7 formas de aumentar la productividad de los documentos

PDF se ha hecho un nombre como el formato de archivo universal porque muestra compatibilidad multiplataforma y una excelente seguridad de archivos. Los empleados que usan archivos PDF para compartir contenido ahorran un tiempo valioso porque no tienen que preocuparse por el formato de los archivos. Además, debido al pequeño tamaño de los archivos PDF, se comparten rápidamente. Los empleados que son eficientes en el lugar de trabajo tienen más probabilidades de ganarse el respeto de la empresa y las posibilidades de su promoción son altas.

Sin duda, PDF es una de las principales razones detrás del éxito de los empleados, pero los cambios en dichos archivos no se pueden realizar fácilmente sin un potente editor de PDF. Este artículo presentará la mejor herramienta para resolver problemas relacionados con PDF, lo que lo ayudará a mejorar la productividad de los documentos .

7 formas de aumentar la productividad de Manejar archivos PDF

A todos les gusta sobresalir en la vida, especialmente en el lugar de trabajo. Algunos trabajan duro para llegar a la cima, mientras que otros trabajan inteligentemente. Si también está buscando formas de aumentar la productividad de los documentos, se encuentra en el lugar correcto. En esta sección se proporcionan las 7 formas principales de mejorar la productividad de los documentos con archivos PDF.

1. Modificaciones fáciles en el texto

Modificar texto en Word o PowerPoint es ajetreado porque el formato del archivo cambia cuando agrega texto adicional. Por el contrario, PDF no presenta tal inconveniente porque conserva el formato del archivo. Debido a este atributo de PDF, puede mejorar la eficiencia de su trabajo. Sin embargo, la mayoría de los principales sistemas operativos no tienen una herramienta integrada que pueda ayudar a editar el texto de un PDF.

La única solución innovadora es UPDF porque le permite realizar tantos cambios de documentos como desee. No tiene que crear nuevos acuerdos desde cero porque los cambios se pueden realizar fácilmente en archivos preexistentes.

¿Cómo modificar el texto en un PDF?

Para aumentar la productividad del trabajo, siga los pasos a continuación para cambiar el texto en PDF usando esta herramienta intuitiva:

Abra el archivo PDF en UPDF y acceda al icono "Editar PDF" en el panel de herramientas de la izquierda. Coloque el cursor sobre el texto que desea modificar.
Aparecerá un límite púrpura alrededor del texto cuando seleccione el texto. Al hacer doble clic, aparecerá una barra de herramientas alrededor del texto desde donde puede editar o modificar el estilo del texto, la fuente, el tamaño, el color y más.

2. Rellenar y firmar rápidos

Los formularios se utilizan principalmente en las oficinas para recopilar información de los empleados, realizar encuestas y mantener registros. Los formularios que circulan entre una oficina y otra siempre tienen formato PDF porque este formato de archivo no detecta el malware. Dichos formularios PDF son fácilmente editables, por lo que no es necesario imprimirlos para completarlos con UPDF.

Además, también es posible firmar un formulario PDF porque admite firmas electrónicas. Por lo tanto, PDF es el mejor formato que puede mejorar la productividad de su documento al permitirle completar los formularios sin alterar los formatos de los formularios. Con una herramienta como UPDF, puede completar un formulario PDF en segundos y agregar firmas electrónicas y manuscritas.

¿Cómo puedo completar y firmar archivos PDF más rápido?

Se proporcionan las siguientes instrucciones para completar los formularios PDF y agregarles una firma mediante UPDF:

Rellenar formularios PDF

Inicie UPDF y presione el botón "Abrir archivo". Seleccione el formulario que desea llenar y presione el botón "Abrir".
Cuando se abre el formulario, automáticamente se volverá rellenable.
Seleccione el cuadro que desea completar y comience a ingresar datos. También puede marcar la casilla de verificación con un clic de señal.

Firmar el PDF

Haga clic en el ícono "Comentario" en el panel izquierdo y lleve el mouse a la herramienta "Firma".
Luego, toque el botón "Crear firma" y elija el método para agregar un letrero.
Dibuja tu signo y presiona el botón "Crear". Colóquelo en el PDF y presione "Ctrl/Command + S" para guardar los cambios.

mejorar la productividad firmando pdf más rápido

3. Combinar archivos rápidamente

Manejar demasiados documentos es problemático porque hay posibilidades de que se salte los archivos esenciales. Además, enviar varios archivos uno por uno no aumenta la productividad. En cambio, te complica las cosas. Es mejor fusionar todos los archivos en un solo formato de documento seguro.

El formato confiable para mejorar las cosas es PDF porque no hay posibilidades de pérdida de datos y también se necesita menos tiempo para compartir. Para combinar varios archivos del mismo formato o de diferentes formatos en un solo archivo PDF, puede utilizar UPDF. Esto será beneficioso para almacenar todos los documentos de oficina esenciales, como informes de tareas, cheques, facturas y otras cosas en un solo lugar.

¿Cómo combino archivos juntos?

Puede combinar imágenes y documentos PDF en un solo archivo PDF siguiendo las instrucciones proporcionadas:

Después de iniciar UPDF, seleccione el botón "Lote" y presione la pestaña "Combinar".
Ahora, haga clic en el botón "Agregar archivos" y elija los documentos que desea agregar o elija la opción "Agregar carpetas" del menú desplegable para agregar una carpeta completa.
Una vez que se abre el archivo, toque la opción "+ Agregar archivos" y presione la opción "Agregar archivos" para agregar más documentos si lo desea.
Finalmente, haga clic en el botón "Aplicar" en la esquina inferior derecha y guarde el archivo combinado en la ubicación deseada de la computadora.

4. Mejorar la colaboración para mejorar la productividad

Para mejorar la eficiencia del trabajo, debe tener sus documentos en un formato que sea fácil de compartir y compatible con múltiples plataformas. PDF es el que muestra compatibilidad multiplataforma, lo que significa que puede trabajar en este formato en cualquier sistema operativo. Además, ver archivos PDF es más fácil que otros formatos de documentos como HTML o XML.

Puede tomar la ayuda de UPDF para sobresalir en su lugar de trabajo porque funciona maravillosamente como un anotador de PDF . Con la ayuda de esta herramienta, puede enviar el proyecto completo al cliente a través de un solo enlace. Además de esto, UPDF también planea lanzar un servicio de almacenamiento en la nube que lo ayudará a almacenar datos adicionales.

Cómo anotar y compartir archivos PDF usando UPDF

Para aprender a anotar y compartir archivos PDF usando UPDF, lea atentamente los pasos indicados a continuación:

Anotar archivos PDF

Después de abrir el archivo PDF en UPDF, seleccione la herramienta "Comentario" para habilitar la función de anotación.
Haga clic en el icono "Cuadro de texto" en la barra de herramientas de navegación y elija el estilo, la fuente y el tamaño del texto.
Después de eso, seleccione la parte del PDF donde desea agregar el comentario.
Del mismo modo, puede utilizar otras funciones de anotación como marcas de texto, formas o pegatinas.

mejorar la eficiencia anotando archivos PDF

Compartir un PDF a través de un enlace

Para compartir el archivo anotado, seleccione el icono "Compartir este archivo con otros".
Seleccione el tiempo de caducidad del enlace haciendo clic en el menú desplegable "Tiempo de caducidad" y luego presione el botón "Crear".
Una vez que la herramienta genere un enlace para usted, cópielo y compártalo.

aumentar la eficiencia compartiendo archivos PDF

5. Proporcione alta seguridad con contraseñas

Ciertos datos del lugar de trabajo son muy sensibles porque contienen información confidencial sobre la empresa y los empleados. No puede poner en peligro la privacidad de su empresa confiando en tales formatos de documentos, que son fáciles de piratear. Es aconsejable usar archivos PDF para proteger documentos importantes porque se les pueden agregar contraseñas fácilmente.

Si desea agregar una contraseña a sus archivos PDF , pruebe con UPDF. Se pueden agregar dos tipos de contraseñas con esta herramienta. Una es una contraseña de documento abierto que impide que la persona abra el archivo, mientras que la otra es una contraseña de permiso que restringe la impresión y edición del documento. Ambas contraseñas funcionan como una mano amiga para mejorar la eficiencia y la productividad.

¿Cómo agregar una contraseña al documento usando UPDF?

Como se discutió anteriormente, puede agregar dos tipos de contraseñas al PDF para aumentar su seguridad. Para aprender cómo puede realizarlo, siga los pasos dados:

Abrir contraseña

Inicie UPDF y, mediante el método de arrastrar y soltar, agregue el archivo.
Mueva el mouse a la herramienta "Proteger con contraseña" y elija la opción "Abrir documento".
Aparecerá una nueva ventana donde deberás agregar la contraseña.
También puede establecer el nivel de cifrado accediendo a la opción "Más opciones".
Luego, presione el botón "Aplicar" para agregar una contraseña de documento abierto.

Contraseña de permisos

Si desea agregar una contraseña de permiso, acceda a la sección "Permisos" y configure la contraseña.
Después de eso, toque la opción "Más opciones" y ajuste las funciones "Impresión permitida", "Cambios permitidos" y "Nivel de cifrado".
Presione el botón "Aplicar" y luego la opción "Guardar" para guardar el documento en su dispositivo.

como aumentar la productividad en el lugar de trabajo

6. Los archivos PDF se pueden convertir fácilmente a otros formatos

Considere que tiene todos los datos de sus empleados en un archivo PDF y su empleador exige los datos en un archivo de Excel. No tiene que preocuparse por eso porque PDF no es un formato rígido que no se puede cambiar a otros formatos de archivo. Puede cambiarlo fácilmente a Word, HTML o JPEG. Sin embargo, los formatos de archivo como JPG o GIF no se pueden cambiar fácilmente a los formatos de archivo populares de Office.

Para aumentar la eficiencia de su trabajo, intente utilizar UPDF, que cambia fácilmente los archivos PDF a otros formatos. Es el convertidor perfecto que le permite convertir archivos en los principales formatos de archivo de Office. Además, puede cambiar el documento a una imagen y formato de archivo de texto enriquecido. Si desea archivar sus documentos, también puede cambiar el archivo PDF a PDF/A usando UPDF.

¿Cómo puedo convertir archivos PDF a otros formatos?

Las instrucciones para convertir archivos PDF a otros formatos utilizando UPDF, que lo ayudarán a aumentar la eficiencia en el lugar de trabajo, se encuentran a continuación:

Agregue el archivo PDF a la herramienta UPDF y haga clic en el icono "Exportar PDF" en la barra de herramientas izquierda de la herramienta.
Elija el formato preferido de la lista de múltiples formatos que apareció.
Verá una pequeña ventana "Exportar" en su pantalla; acceda al menú desplegable "Intervalo de páginas" para seleccionar páginas pares o impares. Si desea convertir todo el PDF, elija la opción "Todas las páginas".
Ahora, toque el botón "Exportar" y guarde el archivo en el destino deseado.

aumentar la productividad mediante la conversión de archivos PDF

7. Proceso por lotes de permisos

En las oficinas, debe realizar múltiples tareas simultáneamente, como convertir documentos a otros formatos, combinar datos de empleados en un solo archivo e insertar un solo documento en varios archivos. Para mejorar la productividad de los documentos, debe hacer que su velocidad de trabajo sea súper rápida para completar el trabajo en un tiempo limitado. Sin embargo, un ser humano no es una máquina que pueda hacer todas esas cosas en un abrir y cerrar de ojos.

¿Se pregunta cómo aumentar la productividad en el lugar de trabajo con archivos PDF? Deje de estresarse porque los archivos PDF son fáciles de convertir, combinar e insertar debido a su pequeño tamaño. Se puede usar una herramienta avanzada como UPDF para combinar y convertir varios documentos con solo unos pocos clics. Además de estas funciones, también puede insertar un solo documento en varios archivos sin alterar su formato.

¿Cómo realizo procesos por lotes usando UPDF?

Sin ninguna ayuda profesional, puede realizar el proceso por lotes siguiendo las instrucciones a continuación:

Conversión por lotes : seleccione la función "Por lotes" en la interfaz de UPDF y continúe con la pestaña "Convertir". Ahora, presione el botón "Agregar archivos" y elija los archivos que desea agregar o agregue una carpeta completa con la opción "Agregar carpeta". Después de agregar todos los archivos, vaya a la opción "Formato de salida" y seleccione el formato de archivo requerido. También puede ajustar la opción "Configuración de diseño" y tocar el botón "Aplicar" para completar el proceso de conversión.

Combinar por lotes : para combinar varios archivos, haga clic en la herramienta "Combinar" y, en el menú desplegable de "Agregar archivos", elija la opción "Agregar archivos" o "Agregar carpeta". Seleccione los archivos o la carpeta y presione el botón "Aplicar" para combinar todos los archivos en un solo archivo PDF.

Inserción por lotes : para insertar un solo archivo en varios documentos, acceda a la función "Insertar" y elija la opción deseada en el menú desplegable "Agregar archivos". Ahora agregue los documentos en los que desea agregar el archivo cuestionado. Posteriormente, presione la opción "Insertar archivo" y elija el archivo respectivo. Establezca la ubicación donde desea agregar ese archivo y presione el botón "Aplicar".

aumentar la eficiencia en el lugar de trabajo mediante el proceso por lotes

Conclusión

En este artículo, hemos hecho todo lo posible para responder cómo aumentar la productividad de los documentos en el lugar de trabajo. En resumen, UPDF es la mejor opción para manejar archivos PDF, que es el formato de archivo universal utilizado en la mayoría de los lugares de trabajo. A través de esta herramienta rentable, puede combinar todos los datos de la empresa en un solo archivo y agregarle la contraseña para que ningún tercero pueda acceder a él.

Además, también te ayuda a fortalecer la colaboración con tu cliente. Sin demora, puede administrar múltiples documentos de manera muy profesional. Por lo tanto, comience a usar UPDF ahora para destacarse en su lugar de trabajo.

¿Cómo mejora la productividad y la eficiencia de manejar los archivos en el trabajo?