Arbeitszeugnis Formulierungen verstehen: Noten erkennen und Zeugnis prüfen

Wer sein Arbeitszeugnis bewerten oder professionell prüfen lassen möchte, sollte deshalb nicht nur nach einer Schlussnote suchen. Liegt das Arbeitszeugnis als PDF vor, können Sie mit UPDF AI bewertende Aussagen herausarbeiten, fehlende Bereiche erkennen und auffällige Stellen anschließend direkt in einer PDF-Arbeitskopie markieren. Die KI erleichtert den ersten Überblick, ersetzt aber keine verbindliche arbeitsrechtliche Prüfung.

Arbeitszeugnis-Noten: die Zufriedenheitsskala

Die zusammenfassende Leistungsbewertung folgt häufig einer sogenannten Zufriedenheitsskala. Verstärker wie „stets“, „voll“ und „vollsten“ verändern dabei die übliche Einordnung.

Das Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 18. November 2014 – 9 AZR 584/13, ordnet „zur vollen Zufriedenheit“ grundsätzlich einer durchschnittlichen Leistung und damit der Note „befriedigend“ zu. Für eine gute Bewertung kommt üblicherweise ein zeitlicher Verstärker wie „stets“, „immer“ oder „durchgehend“ hinzu.

Arbeitszeugnis mit UPDF als PDF prüfen

Möchten Sie die Formulierungen nicht nur nachschlagen, sondern direkt im eigenen Dokument überprüfen, können Sie UPDF kostenlos herunterladen und das Arbeitszeugnis als separate Arbeitskopie öffnen.

Ein sinnvoller Ablauf besteht aus vier Schritten:

1. Original sichern und Textzugriff prüfen

Bewahren Sie das unveränderte Arbeitszeugnis auf und erstellen Sie für Markierungen und Kommentare eine Kopie. Prüfen Sie, ob sich der Text auswählen und durchsuchen lässt.

Handelt es sich um ein eingescanntes Zeugnis, kann die OCR-Funktion das Dokument durchsuchbar machen. Kontrollieren Sie das Ergebnis insbesondere bei Namen, Datumsangaben sowie Wörtern wie „stets“, „voll“ oder „vollsten“. Ein einziger falsch erkannter Verstärker kann die vermeintliche Bewertung verändern.

Eine Anleitung finden Sie unter PDF mit OCR bearbeitbar machen.

2. Zeugnis in Bereiche gliedern lassen

Öffnen Sie UPDF AI und fordern Sie zunächst keine pauschale Note an. Lassen Sie das Dokument stattdessen nach seinem Aufbau analysieren:

Gliedere dieses Arbeitszeugnis in Person und Beschäftigungsdauer, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Sozialverhalten, Gesamtbewertung und Schlussabschnitt. Zitiere zu jedem Bereich die relevanten Formulierungen wörtlich.

Dadurch wird sichtbar, ob ein Abschnitt vollständig fehlt oder im Verhältnis zu den übrigen Teilen auffällig knapp ausfällt.

3. Formulierungen mit Originalzitaten untersuchen

Im zweiten Schritt können Sie UPDF AI gezielt nach wertenden Aussagen fragen:

Liste alle bewertenden Aussagen dieses Arbeitszeugnisses auf. Nenne jeweils das Originalzitat, eine vorsichtige Einordnung und eine Frage, die zur weiteren Prüfung geklärt werden sollte. Triff keine rechtliche Schlussfolgerung.

Weitere sinnvolle Prompts sind:

Prüfe, ob Aussagen zu Fachwissen, Arbeitsqualität, Arbeitstempo, Eigeninitiative, Belastbarkeit, Zuverlässigkeit und Sozialverhalten vorhanden sind. Führe fehlende Punkte separat auf.

Vergleiche die Tätigkeitsbeschreibung mit der Leistungsbewertung. Welche wichtigen Aufgaben oder Verantwortungsbereiche werden in der Bewertung nicht mehr erwähnt?

Nenne widersprüchliche oder ungewöhnlich zurückhaltende Formulierungen. Begründe jede Auffälligkeit anhand des konkreten Wortlauts.

Wer regelmäßig Arbeitszeugnisse oder ähnliche Bewerbungsunterlagen prüft, kann in UPDF 3.0 eine eigene Schnellaktion mit einem festen Prüfschema anlegen. So lässt sich derselbe strukturierte Analyseauftrag wiederverwenden, ohne ihn jedes Mal neu zu formulieren.

4. Auffällige Passagen markieren

Markieren Sie relevante Stellen anschließend in der PDF-Arbeitskopie. Beispielsweise können Sie eine Farbe für eindeutig positive Aussagen und eine zweite Farbe für unklare oder widersprüchliche Stellen verwenden. Kommentare eignen sich für konkrete Rückfragen oder Änderungsvorschläge.

So bleibt die KI-Auswertung direkt mit dem Original verbunden. Die kommentierte Arbeitskopie kann anschließend als Grundlage für ein Gespräch mit dem Arbeitgeber, dem Betriebsrat oder einer Beratungsstelle dienen.

Weitere Möglichkeiten zeigt der Leitfaden zum Kommentieren und Markieren von PDF-Dateien.

Diese fünf Bereiche sollten Sie gemeinsam kontrollieren

Eine Arbeitszeugnisnote allein sagt wenig darüber aus, ob das gesamte Dokument vollständig und stimmig ist. Prüfen Sie deshalb fünf Bereiche:

Auslassungen sind nicht automatisch negativ. Sie sollten aber hinterfragt werden, wenn ein Bereich für die konkrete Stelle erkennbar wichtig war. Bei einer Führungskraft wären beispielsweise Personalverantwortung und Führungsverhalten wesentlich; bei einer Position mit regelmäßigem Kundenkontakt sollte das Verhalten gegenüber Kunden nicht ohne nachvollziehbaren Grund fehlen.

Typische Arbeitszeugnis-Formulierungen einordnen

Nicht jede Formulierung im Arbeitszeugnis besitzt eine feststehende Übersetzung. Die folgenden Beispiele zeigen deshalb nicht nur eine mögliche Bedeutung, sondern auch, was zusätzlich geprüft werden sollte.

Gerade im Internet kursieren zahlreiche Listen mit angeblichen Geheimcodes. Solche Übersetzungen sollten nicht ungeprüft übernommen werden. Im Verfahren BAG 9 AZR 386/10 entschied das Bundesarbeitsgericht beispielsweise, dass die Wendung „kennen gelernt“ nicht automatisch bedeutet, die anschließend genannten positiven Eigenschaften seien in Wahrheit nicht vorhanden gewesen.

Rechtliche Anforderungen an ein Arbeitszeugnis

Nach § 109 Gewerbeordnung haben Arbeitnehmer bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis.

Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit. Bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis kommen Bewertungen der Leistung und des Verhaltens hinzu.

Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Aussagen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als die aus Wortlaut oder äußerer Form erkennbare Bewertung zu vermitteln. Maßgeblich sind dabei sowohl die Zeugniswahrheit als auch die Zeugnisklarheit. Ein Zeugnis soll das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren, darf aber auch keine unzutreffend positive Bewertung enthalten.

Das Bundesarbeitsgericht betrachtet „zur vollen Zufriedenheit“ grundsätzlich als durchschnittliche Bewertung. Wer gerichtlich eine bessere Gesamtbewertung verlangt, muss daher regelmäßig Tatsachen darlegen und gegebenenfalls beweisen, die eine überdurchschnittliche Leistung rechtfertigen. Bei einer unterdurchschnittlichen Bewertung muss dagegen der Arbeitgeber die schlechtere Leistung begründen können.

Ist ein elektronisches Arbeitszeugnis als PDF zulässig?

Nach § 109 Abs. 3 GewO kann das Zeugnis mit Einwilligung des Arbeitnehmers elektronisch erteilt werden.

Dafür genügt nicht automatisch jede PDF mit einer eingescannten handschriftlichen Unterschrift. Nach § 126a BGB muss der Aussteller der Erklärung grundsätzlich seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.

Erhalten Sie lediglich einen Scan oder eine PDF mit eingefügtem Unterschriftenbild, sollten Sie deshalb klären, ob zusätzlich ein formgerechtes Zeugnis ausgestellt wird. Die Bearbeitung einer Arbeitskopie in UPDF verändert ebenfalls nicht, wer das Zeugnis ausgestellt hat oder ob die vorgeschriebene Form eingehalten wurde.

Wann eine Korrektur sinnvoll ist

Eine Rückfrage oder ein Korrekturwunsch ist insbesondere sinnvoll, wenn:

• Name, Funktion oder Beschäftigungsdauer falsch sind,
• wesentliche Aufgaben oder Verantwortungsbereiche fehlen,
• Leistungs- und Verhaltensbewertung einander widersprechen,
• sachlich falsche Aussagen enthalten sind,
• das Zeugnis unklar oder missverständlich formuliert ist,
• die äußere Form die weitere Bewerbung unnötig erschwert.

Verlangen Sie nicht nur allgemein ein „besseres Zeugnis“. Nennen Sie die betreffende Passage, erklären Sie den sachlichen Fehler und schlagen Sie gegebenenfalls eine zutreffende Formulierung vor. Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen, Projektunterlagen, Tätigkeitsbeschreibungen oder E-Mails können helfen, den Änderungswunsch zu begründen.

Bei einer deutlich negativen Bewertung, einem Streit über die Schlussnote oder einem Zeugnis, das für eine wichtige Bewerbung benötigt wird, kann eine Prüfung durch den Betriebsrat, eine Gewerkschaft, einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder eine andere qualifizierte Beratungsstelle sinnvoll sein.

Datenschutz bei der digitalen Zeugnisprüfung

Arbeitszeugnisse enthalten Namen, Beschäftigungszeiträume, Arbeitgeberdaten und Informationen zum beruflichen Werdegang. Verwenden Sie für die Analyse nur die Daten, die wirklich benötigt werden.

Nicht erforderliche Angaben können Sie in einer separaten Kopie schwärzen. Bewahren Sie das unveränderte Original getrennt auf und teilen Sie kommentierte Fassungen nur mit Personen, die an der Prüfung beteiligt sind. Hinweise zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung von UPDF.

Was UPDF AI leisten kann – und wo die Grenze liegt

UPDF AI kann:

• bewertende Aussagen im PDF auffinden,
• Zeugnisbereiche strukturieren,
• Formulierungen mit Originalzitaten zusammenstellen,
• mögliche Widersprüche und Auslassungen sichtbar machen,
• konkrete Rückfragen vorbereiten.

UPDF AI kennt jedoch nicht automatisch die tatsächlich erbrachten Leistungen, internen Zielvereinbarungen, vollständigen Aufgaben, Beweise oder Umstände der Beendigung. Die KI-Auswertung ist deshalb keine verbindliche Benotung und keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen zu Arbeitszeugnis-Formulierungen

Fazit

Arbeitszeugnis-Formulierungen sollten gemeinsam mit Tätigkeiten, Leistung, Sozialverhalten und möglichen Auslassungen bewertet werden. Die Zufriedenheitsskala bietet eine erste Orientierung, reicht aber nicht für eine vollständige Beurteilung.

Mit UPDF AI können Sie relevante Aussagen strukturiert herausarbeiten und unklare Stellen anschließend direkt in einer PDF-Arbeitskopie kommentieren. Für eine verbindliche rechtliche Einschätzung bleibt eine qualifizierte Beratung erforderlich.

Möchten Sie Ihr Arbeitszeugnis und andere Bewerbungsunterlagen als PDF prüfen, kommentieren und verwalten, können Sie UPDF kostenlos herunterladen. Informationen zu den verfügbaren Funktionen und Tarifoptionen finden Sie auf der UPDF-Preisseite.