Das Tutorial für den UPDF Unternehmensplan

Hast du ein Unternehmen, in dem dein Team in Sachen Berechtigungsmanagement häufig zusammenarbeiten muss? UPDF bietet einen umfassenden Unternehmensplan mit einer Lösung für die verschiedensten betrieblichen Probleme.

Mit einem umfassenden Unternehmensmanagement Dashboard, das Teams, KMUs und Kooperationen zur Verfügung steht, kannst du deine Lizenzen und die Autorisierung deiner Mitglieder effizient verwalten. Dies kann effektiv dazu beitragen, die virtuellen Vermögenswerte deines Unternehmens zu schützen und die Dokumentenproduktivität deines Teams zu verbessern.

1. Unterschiede zwischen dem Einzelplan und dem Unternehmensplan

Es gibt einige wesentliche Unterschiede zwischen unserem Einzelpersonen- oder Einzelplan und unserem Unternehmensplan. Falls du die beiden miteinander verwechseln solltest, lass uns ihre Vorteile im Folgenden kurz diskutieren, um die Sache einfacher und transparenter zu machen:

Für den Einzelplan

• Persönliche Nutzung: Wenn du einen Einzelplan bei UPDF nutzt, gilt dieser ausschließlich unter Bedingungen, unter denen du das Tool für den persönlichen Gebrauch benötigst.
• Benutzerbeschränkung: Einzelkonten erlauben nur einem einzigen Benutzer, die Dienste von UPDF zu nutzen.
• Gerätebeschränkung: Außerdem kannst du dich mit demselben Konto auf 4 verschiedenen Geräten gleichzeitig bei UPDF anmelden, darunter 2 Desktops und 2 Mobilgeräten.

Für den Unternehmensplan

• Unternehmensmanagement-Dashboard: Unternehmen steht ein umfassendes Unternehmensmanagement Dashboard zur Verfügung, über das alle Lizenzen, Mitglieder und die virtuellen Assets des Unternehmens usw. verwaltet werden.
• Flexible Lizenzverwaltung: Mit der flexiblen Verwaltung von Lizenzen wird die Kontrolle der Berechtigungen und die Zuweisung von Aufgaben viel einfacher.
• Benutzerbeschränkung: Es gibt keine Mitgliederlimits für die Einladung zum Beitritt zu einem Unternehmen. Das bei UPDF gekaufte Paket deckt in der Regel die Anzahl der autorisierten und online verfügbaren Nutzer ab. Wenn du zum Beispiel 10 Lizenzen gekauft hast, darfst du 10 Benutzer gleichzeitig online haben. Personen, die aus dem Unternehmen austreten, können die Anzahl deiner Lizenzen beeinträchtigen. In solchen Fällen wäre es sinnvoll, die Lizenz zu deaktivieren und sie einem neuen Nutzer zu geben, damit du deine Lizenzen behalten kannst.
• Gerätebeschränkung: Außerdem können Nutzer des Unternehmenstarifs den Dienst auf drei Geräten gleichzeitig nutzen, darunter 1 Desktop und 2 Mobilgeräte. Beachte jedoch, dass sich Nutzer, die ihr Unternehmenskonto auf dem Mac aktivieren möchten, vom Windows-Konto abmelden müssen.

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2. Ein Unternehmen erstellen

• 2.1 Ein Unternehmen gründen

Folge dem Link, um den Prozess der Unternehmensgründung zu starten.

Alternativ kannst du ein Unternehmen auch über die Windows-Anwendung erstellen. Starte UPDF auf deinem Windows-Gerät und klicke auf „Anmelden“, um dich mit deinem Konto bei UPDF anzumelden. Im mittleren Bereich deines Kontos findest du die Option „Unternehmen erstellen“.

Wenn du auf die entsprechende Seite gelangst, gibst du als erstes den „Unternehmensnamen“ ein. Wähle anschließend den „Branchentyp“ aus und wähle die „Anzahl der Mitarbeiter“, um dich für den Unternehmensplan anzumelden.

Klicke auf „Weiter“, um zu den nächsten Seiten zu gelangen.

• 2.2 Administratorkonto erstellen

Auf der nächsten Seite gibst du das E-Mail-Konto an, das als Administrator mit den exklusiven Verwaltungsrechten für das Unternehmensmanagementsystem fungieren soll.

Klicke auf die Schaltfläche „Weiter“, nachdem du die E-Mail-Adresse eingegeben hast. Überprüfe den an deine E-Mail gesendeten Code und bestätige die Einrichtung des Unternehmenskontos bei UPDF.

Lege den Namen und das Passwort des Kontos unter „Erstellen“ fest. Befolge die Anweisungen auf dem Bildschirm und schließe die Einrichtung deines Kontos erfolgreich ab.

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3. Geh ins Enterprise Management Dashboard

Da das Unternehmen unter dem UPDF-Unternehmensplan erstellt wird, kannst du entweder das Enterprise Management Dashboard betreten oder den Prozess einleiten, indem du deine Mitarbeiter über eine Einladung per E-Mail einlädst.

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4. Was im Dashboard steht?

Nachdem du das Dashboard aufgerufen hast, findest du auf der linken Seite drei Hauptmenüs:

4.1. Unternehmensüberblick

Wenn du dich im Unternehmens-Dashboard befindest, kannst du dir auf der Registerkarte „Unternehmensübersicht“ einen Überblick über das Unternehmen verschaffen. Sieh dir die Liste der Lizenzen und Mitglieder in den Optionen „Lizenzansicht“ und „Mitgliederansicht“ an. Du kannst auch die verfügbaren Optionen im Bereich „Schnelleingabe“ nutzen, um dein Unternehmenskonto ganz einfach zu verwalten.

4.2. Mitgliederverwaltung

Gehe auf der linken Seite zum Bereich „Mitgliederverwaltung“. Du kannst die verfügbare Datenbank durchsuchen, indem du im oberen Bereich der Suchfunktion nach dem jeweiligen Mitglied suchst. Wenn du deine Sucheinstellungen zurücksetzen möchtest, klicke auf die Schaltfläche direkt unter dem Suchbereich. Du kannst auch Mitglieder hinzufügen, Mitglieder entfernen, Mitglieder autorisieren und deautorisieren.

4.3. Unternehmenseinstellungen

Über die Registerkarte „Unternehmenseinstellungen“ auf der linken Seite gelangst du zu den Details des Unternehmens, das du für dein Unternehmenskonto angegeben hast.

Du kannst den Namen, die Branchenzugehörigkeit und die Anzahl der Mitarbeiter jederzeit ändern.

Wenn du die Unternehmensinformationen oder -daten löschen willst, klicke auf die Schaltfläche „Unternehmen auflösen“, um das Unternehmenskonto in UPDF zu löschen.

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5. UPDF Enterprise Plan kaufen

5.1 Lizenz kaufen

Als Nächstes muss ein Unternehmensplan bearbeitet werden. Danach kann das Unternehmen ein vollständiges Konto erstellen, um die Lizenzen von UPDF und die Berechtigungen aller Mitarbeiter im Dashboard zu verwalten.

• Klicke im Dashboard Unternehmensübersicht auf die Option „Lizenzen kaufen“. Dies führt dich zur Kassenseite für Unternehmen.

• Stelle sicher, dass du dich mit einer gültigen E-Mail-Adresse anmeldest. (Hinweis: Es ist wichtig, auf die Korrektheit der E-Mail-Adresse zu achten, da du eine Bestätigungsmail an die für den Kauf des Unternehmensplans angegebene Adresse erhältst, die die Bestellinformationen und den Einlösecode enthält).
• Wähle die Anzahl der Nutzer aus, die Teil des Unternehmenstarifs sind, den das Unternehmen kauft, und bearbeite dann die Zahlung.

Hinweis: Um den Prozess besser zu verstehen, kann der Plan bis zu einer Anzahl von 10 Nutzern direkt auf der Website gekauft werden. Bei mehr als 10 Nutzern musst du dich jedoch an unseren Vertrieb wenden, um den Unternehmensplan mit einem Rabatt für Volumenlizenzen zu erwerben.

5.2 Den Einlösecode erhalten

• Erhalte den Einlösecode auf der Seite mit der Bestellbestätigung

Wenn du die Zahlung für den Unternehmensplan abwickelst, wird dir eine Seite angezeigt, auf der der Erfolg deiner Bestellung bestätigt wird. Sie sieht wie folgt aus. Der Unternehmens-Einlösecode wird auf dem nächsten Bildschirm angezeigt. Du kannst ihn dann einfach kopieren und speichern.

• Hol dir den Einlösecode aus deinem Postfach

Um den Einlösecode für die weitere Nutzung des UPDF Unternehmensplans zu erhalten, überprüfe die E-Mail, die du während des Prozesses erhalten hast. Suche nach der E-Mail mit dem Namen „UPDF Bestellbestätigung“. Wenn du die E-Mail öffnest, rufst du den Einlösecode und die Bestellinformationen ab:

Wichtiger Hinweis: Bewahre den Einlösecode auf und gib ihn nicht weiter, da er der einzige Nachweis für die Aktivierung der UPDF Unternehmensmitgliedschaft ist.

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6. Eine Lizenz einlösen

Klicke auf die Schaltfläche „Einlösen“, um den Code einzugeben, der dir in der Bestätigungs-E-Mail mitgeteilt wurde. Nachdem du den Code eingegeben hast, klicke auf „Einlösen“, um dein Unternehmenskonto für UPDF zu aktivieren.

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7. Lade Mitglieder ein, um deinen Unternehmen beizutreten

Mit dem UPDF Enterprise Dashboard kannst du auf drei Arten Mitglieder hinzufügen: Einladung teilen, manuell hinzufügen und Batch-Import. Um ein Mitglied hinzuzufügen, klicke auf die Schaltfläche „Mitglied hinzufügen“ und wähle die gewünschte Option aus dem Dropdown-Menü.

• Einladung teilen: Du kannst Mitglieder hinzufügen, indem du den Link kopierst und ihn mit ihnen über Kommunikations-Apps teilst. Außerdem kannst du die E-Mails deiner Teammitglieder durch Kommas getrennt hinzufügen und ihnen eine Einladung schicken, indem du auf die Schaltfläche „Einladung senden“ drückst.
• Manuell hinzufügen: Um die Teammitglieder hinzuzufügen, gibst du Details wie Konto, Passwort, Vorname, Nachname, E-Mail und Telefon ein. Du kannst auch eine Autorisierung erteilen, indem du das Kästchen „Autorisierung“ aktivierst. Klicke dann auf „OK“, um sie erfolgreich hinzuzufügen.
• Stapelweiser Import: Du kannst Hunderte von Mitarbeitern gleichzeitig hinzufügen, indem du die Excel-Datei importierst. UPDF bietet auch eine Vorlage für die Mitarbeitertabelle, die du herunterladen und an dein Unternehmen anpassen kannst.

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8. Wie du eine Einladung annimmst?

Wenn du eine Einladung zur Teilnahme am Unternehmensmanagementsystem deines Unternehmens in UPDF erhalten hast, bekommst du hierfür eine entsprechende E-Mail. Wenn du die E-Mail öffnest, klicke auf „Details anzeigen“, um die Details der Einladung zu sehen.

Auf dem nächsten Bildschirm kannst du auf die Schaltfläche „Annehmen“ klicken, um die Einladung anzunehmen und dich für UPDF anzumelden. Melde dich dann für dein Unternehmenskonto an, indem du den Anweisungen folgst.

Wenn ich ein persönliches Konto bei UPDF habe, kann ich trotzdem dem Unternehmen beitreten?

Ja, es ist durchaus möglich, gleichzeitig einem Unternehmenskonto beizutreten; allerdings ist das persönliche Konto völlig getrennt vom Unternehmenskonto. Die Vorteile dieser Konten werden nicht gegenseitig geteilt, da du dich in jedes der Konten einloggen kannst, um mit UPDF zu arbeiten.

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9. Mitgliederverwaltung und Lizenzautorisierung

• Mitglied hinzufügen

Wenn du auf die Schaltfläche „Mitglied hinzufügen“ klickst, kannst du den Prozess zum Einladen oder Hinzufügen deiner Mitarbeiter mit drei Methoden einleiten (Einladung teilen, manuell hinzufügen und stapelweiser Import), wie wir im Abschnitt „Mitglieder einladen, deinem Unternehmen beizutreten“ oben erklärt haben.

• Mitglied entfernen

Du kannst ein Mitglied auch entfernen, indem du es auswählst und auf die Schaltfläche „Mitglied entfernen“ klickst.

• Lizenzen autorisieren und deautorisieren

Autorisiere und deautorisiere ein Mitglied entsprechend den verfügbaren Optionen im Dashboard Mitgliederverwaltung.

• Du kannst die Berechtigung für deine Mitglieder einfach ein- oder ausschalten.
• Alternativ kannst du das Mitglied auch auswählen und dann auf die Schaltflächen „Autorisieren“ oder „Deautorisieren“ klicken, um die gleiche Funktion zu erreichen.

Spitze: Wenn ein Nutzer aus deinem Unternehmen ausscheidet, kannst du ihn mit nur einem Klick seine Lizenz entziehen. Auch die Autorisierung neuer Nutzer ist nur einen Knopfdruck entfernt, was sich für Unternehmen als äußerst praktisch erweist.

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10. UPDF herunterladen und mit deinem Unternehmenskonto verwenden

Wenn du ein autorisierter Nutzer eines Unternehmens bist, das einen Unternehmensplan bei UPDF hat, kannst du alle Vorteile dieses Plans exklusiv nutzen. Du musst UPDF auf dein Gerät herunterladen und dich mit deinem autorisierten Unternehmenskonto anmelden.

Wenn du UPDF erfolgreich heruntergeladen hast, starte es und wähle die Schaltfläche „Anmelden“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms. Folge den Anweisungen auf dem Bildschirm, um dich erfolgreich mit dem autorisierten Enterprise-Konto anzumelden.

Wenn der Administrator die Autorisierung für dein Konto erteilt hat, findest du den Plan unter dem Label „Autorisiert“ an der gleichen Stelle, an der du dich bei UPDF angemeldet hast. Du kannst dich ganz einfach auf mehreren Geräten bei deinem Unternehmenskonto anmelden und alle Vorteile des Dienstes nutzen.