Wie gut ist PDF24 wirklich? Unser Praxistest

PDF24 gehört in Deutschland zu den bekanntesten Namen rund um PDF-Dateien. Das hat einen nachvollziehbaren Grund: Viele Werkzeuge lassen sich ohne Registrierung kostenlos im Browser öffnen. Trotzdem beantwortet die große Funktionsliste noch nicht die entscheidende Frage: Passt PDF24 auch zum eigenen Arbeitsablauf?

Für diesen Vergleich haben wir typische Aufgaben betrachtet: PDFs organisieren, konvertieren, per OCR durchsuchbar machen, bearbeiten und unterschreiben. Außerdem unterscheiden wir konsequent zwischen den Online-Tools und dem PDF24 Creator. Genau diese Trennung ist wichtig, weil Plattform, Datenschutz und Bearbeitungstiefe je nach Variante unterschiedlich ausfallen.

Das Wichtigste auf einen Blick

Was ist PDF24?

PDF24 ist keine einzelne Anwendung, sondern eine Produktfamilie. Im Alltag begegnen Nutzern vor allem zwei Varianten: den PDF24 Online Tools und dem PDF24 Creator.

PDF24 Tools im Browser

Die PDF24 Online Tools laufen direkt im Browser. Zum Angebot gehören unter anderem Werkzeuge zum Zusammenfügen, Teilen, Komprimieren, Bearbeiten, Unterschreiben, Schützen, Schwärzen, Konvertieren und Erkennen von Text per OCR. Auch Funktionen wie PDF in PDF/A, PDF zu Word oder Bilder zu PDF sind verfügbar.

Das Konzept ist einfach: Datei auswählen, die jeweilige Aufgabe ausführen und das Ergebnis wieder herunterladen. Für eine schnelle Einzelaufgabe ist das angenehm. Bei längeren Abläufen kann es jedoch bedeuten, dass eine Datei nacheinander in mehrere Werkzeuge geladen und nach jedem Schritt erneut gespeichert wird.

PDF24 Creator für Windows

Der PDF24 Creator ist eine installierbare Desktop-Lösung. Er arbeitet offline, hält Dateien lokal auf dem PC und bietet neben einer Toolbox auch einen virtuellen PDF-Drucker. Damit lassen sich Dokumente aus druckfähigen Anwendungen als PDF ausgeben, Seiten anordnen und zahlreiche klassische PDF-Aufgaben erledigen.

PDF24 im Praxistest

PDF24 deckt sehr viele Aufgaben ab. Für eine faire Beurteilung ist jedoch nicht nur entscheidend, ob ein Werkzeug vorhanden ist. Relevant sind auch die Zahl der Zwischenschritte, die Qualität des Ergebnisses und die Frage, wie gut sich die Datei danach weiterverarbeiten lässt. Deshalb ziehen wir UPDF dort als Vergleich heran, wo im Arbeitsalltag deutliche Unterschiede entstehen: bei der direkten Bearbeitung vorhandener Inhalte, bei plattformübergreifender Nutzung und bei mehrstufigen PDF-Workflows.

PDF zusammenfügen und Seiten organisieren

Beim Zusammenfügen spielt PDF24 seine Stärke aus. Dateien werden in das Werkzeug geladen, in die gewünschte Reihenfolge gebracht und anschließend zu einer neuen PDF kombiniert. Auch für das Teilen, Drehen, Löschen oder Extrahieren von Seiten stehen eigene Werkzeuge bereit. Wer lediglich mehrere Bewerbungsunterlagen in eine Datei bringen oder einzelne Seiten aus einem Bericht herauslösen möchte, kommt damit schnell ans Ziel.

Die Aufteilung in einzelne Werkzeuge bleibt übersichtlich, solange nur eine Aufgabe anfällt. Müssen Seiten zuerst sortiert, danach komprimiert und anschließend geschützt werden, entsteht dagegen ein mehrstufiger Upload-und-Download-Prozess. Im PDF24 Creator ist dieser Ablauf unter Windows lokaler und kompakter. Für das reine Zusammenfügen und Organisieren von Seiten erfüllt PDF24 seinen Zweck daher gut.

PDF in Word und andere Formate konvertieren

Im Praxistest wurde dieselbe PDF-Rechnung mit PDF24 und UPDF in Word umgewandelt. Zwar übernahmen beide Tools die enthaltenen Inhalte, bei PDF24 kam es jedoch zu deutlichen Abweichungen vom Originallayout. Unter anderem wurden Rechnungsdaten und Überschriften verschoben, während der untere Seitenbereich als übergroßes Element dargestellt wurde. Außerdem fehlte teilweise eine sinnvoll bearbeitbare Absatz- und Zeilenstruktur, wodurch spätere Änderungen in Word aufwendiger werden können.

UPDF bewahrte in diesem Test die ursprüngliche Anordnung der Texte, Tabellen und Seitenbereiche deutlich besser. Auch die Dokumentstruktur ließ sich anschließend übersichtlicher bearbeiten. Für PDFs mit komplexem Layout ist UPDF daher die praktischere Wahl, wenn die konvertierte Word-Datei nicht nur lesbar, sondern auch möglichst originalgetreu und gut bearbeitbar sein soll.

Möchten Sie PDFs möglichst originalgetreu in Word oder andere Formate umwandeln? Erfahren Sie hier, wie Sie mit UPDF eine PDF konvertieren, oder testen Sie UPDF direkt kostenlos.

OCR mit PDF24

PDF24 besitzt ein eigenes OCR-Werkzeug. Damit kann eine gescannte oder fotografierte PDF eine durchsuchbare Textebene erhalten. Bei einem deutschen Testdokument sollten nach der Erkennung besonders Umlaute, ß, Zahlen, Tabellen und Zeilenumbrüche kontrolliert werden. Schlechte Scanqualität, schiefe Seiten und handschriftliche Ergänzungen können die Erkennungsrate deutlich verschlechtern.

Für eine einfache Suche oder das Kopieren einzelner Textstellen kann PDF24 OCR ausreichen. Der Unterschied zeigt sich beim nächsten Arbeitsschritt: In UPDF lässt sich der erkannte Inhalt im selben Programm durchsuchen, kontrollieren, direkt bearbeiten und anschließend in andere Formate exportieren. Das ist vor allem bei wiederkehrenden Abläufen praktischer, weil die Datei nicht zwischen mehreren Einzelwerkzeugen hin- und hergeschoben werden muss. Unabhängig vom Werkzeug sollten Layout, Zahlen und Sonderzeichen nach der Erkennung kontrolliert werden.

Mehr erfahren: PDF bearbeitbar machen: normale und gescannte PDFs

PDF bearbeiten

Der Online-Editor von PDF24 kann Text, Formen, Bilder und freie Zeichnungen in eine PDF einfügen. Die offizielle Seite weist für die Bearbeitung vorhandenen Textes jedoch selbst auf den Umweg über eine Word-Konvertierung hin. Damit ist der Editor gut für Ergänzungen, Markierungen oder Überlagerungen geeignet, ersetzt aber nicht in jeder Situation die direkte Änderung bestehender Text- und Bildelemente. Mehr dazu zeigt die Seite PDF bearbeiten.

Dieser Unterschied ist im Alltag relevant. Wer nur Text ergänzen, einen Bereich markieren oder eine Notiz platzieren möchte, kommt mit PDF24 gut zurecht. Soll dagegen ein vorhandener Absatz korrigiert, die Schriftart, Größe, Farbe oder Ausrichtung angepasst, ein Bild ersetzt oder ein Link geändert werden, bietet UPDF mehr Kontrolle: Bestehende Text-, Bild- und Linkelemente lassen sich direkt in der PDF bearbeiten, ohne das Dokument vorher in Word umzuwandeln.

Desktop-Nutzung und Plattformen

Die PDF24 Online Tools funktionieren im Browser und sind dadurch auch auf einem Mac erreichbar. Der lokal arbeitende PDF24 Creator ist jedoch ausschließlich für Windows verfügbar; native PDF24-Apps für macOS, iOS oder Android gehören nicht zum Angebot. UPDF bietet dagegen Anwendungen für Windows, macOS, iOS und Android. Wer PDFs regelmäßig auf mehreren Geräten öffnet, bearbeitet oder kommentiert, erhält damit einen einheitlicheren Workflow und kann zentrale Desktop-Aufgaben auch auf dem Mac lokal erledigen.

Vorteile und Nachteile von PDF24

PDF24 ist damit weder pauschal „die beste kostenlose PDF-Software“ noch nur ein einfacher Online-Konverter. Der Nutzen hängt stark vom Szenario ab. Für eine klar abgegrenzte Aufgabe ist die kostenlose Toolbox überzeugend. Für tägliche Dokumentarbeit mit vielen aufeinanderfolgenden Schritten treten die Grenzen der Einzelwerkzeuge deutlicher hervor.

Ist PDF24 sicher?

PDF24 kann sicher verwendet werden, wenn die passende Variante gewählt und der Inhalt der Datei berücksichtigt wird. Eine pauschale Antwort wäre trotzdem zu kurz, denn Online-Tools und PDF24 Creator verarbeiten Dokumente unterschiedlich.

Sicherheit der Online-Tools

Nach den PDF24-FAQ werden Dateiübertragungen verschlüsselt. Die Verarbeitungsserver befinden sich in Rechenzentren innerhalb der EU; hochgeladene Dateien werden nach Angaben des Anbieters innerhalb einer Stunde automatisch gelöscht und können teilweise auch früher manuell entfernt werden.

Diese Maßnahmen sind positiv. Dennoch verlässt eine Datei bei einem Online-Werkzeug das eigene Gerät. Prüfen Sie deshalb bei Arbeitsverträgen, Personalunterlagen, Gesundheitsdaten, unveröffentlichten Geschäftszahlen oder behördlichen Dokumenten zusätzlich die internen Datenschutz- und IT-Richtlinien. In manchen Organisationen ist das Hochladen vertraulicher Dateien in externe Webdienste unabhängig von der angegebenen Löschfrist nicht erlaubt.

Lokale Verarbeitung mit PDF24 Creator

PDF24 Creator arbeitet auf dem Windows-PC offline. Die Datei muss für die lokalen Creator-Funktionen nicht an den PDF24-Server übertragen werden. Für sensible Dokumente ist das ein wichtiger Vorteil. Voraussetzung ist allerdings, dass Windows verwendet wird und die benötigte Funktion tatsächlich im Creator verfügbar ist.

Für Mac-Nutzer ist eine native Desktop-Lösung wie UPDF eine Alternative, wenn Dokumente lokal geöffnet, bearbeitet, organisiert oder konvertiert werden sollen. Bei UPDF Cloud, Freigabe- oder AI-Funktionen ist wiederum zu beachten, dass diese Online-Dienste eigenen Verarbeitungs- und Datenschutzbedingungen unterliegen.

PDF24 auf dem Mac

Auf einem Mac können die PDF24 Online Tools im Browser genutzt werden. Der PDF24 Creator selbst lässt sich nicht unter macOS installieren. Wenn beim Download eine Datei mit der Endung .exe erscheint und macOS meldet, dass die Anwendung nicht geöffnet werden kann, handelt es sich nicht um einen Installationsfehler: EXE-Dateien sind Windows-Programme.

Von inoffiziellen Download-Portalen oder angeblichen Mac-Versionen des PDF24 Creator ist abzuraten. Nutzen Sie entweder die offizielle Browser-Toolbox oder wählen Sie eine native macOS-Anwendung. Wer häufiger mit vertraulichen Dokumenten arbeitet oder bestehende Inhalte direkt ändern möchte, profitiert meist von einer installierten Mac-App.

PDF24 vs UPDF im direkten Vergleich

PDF24 und UPDF verfolgen unterschiedliche Ansätze. PDF24 stellt viele kostenlose Spezialwerkzeuge bereit. UPDF bündelt Lesen, direkte Bearbeitung, Kommentierung, OCR, Konvertierung, Seitenverwaltung und AI-Unterstützung in einer Anwendung. Deshalb ist nicht die längere Funktionsliste entscheidend, sondern der gewünschte Workflow.

Wann reicht PDF24 aus?

• Sie möchten gelegentlich PDFs zusammenfügen, teilen, drehen oder komprimieren.
• Sie suchen ein kostenloses Werkzeug und können die Datei in einem Browser verarbeiten.
• Sie arbeiten unter Windows und möchten mit PDF24 Creator viele Aufgaben lokal erledigen.
• Sie müssen vorhandene Inhalte nicht regelmäßig direkt bearbeiten.

Wann ist UPDF die passendere Alternative?

• Sie möchten vorhandenen Text, Bilder und Links direkt in einer PDF ändern.
• OCR, Konvertierung, Kommentierung und Seitenverwaltung sollen ohne ständigen Toolwechsel zusammenarbeiten.
• Sie benötigen native Apps für Mac, Windows, iOS und Android.
• Sie möchten lange PDFs zusammenfassen, Fragen zum Dokument stellen oder Inhalte übersetzen.
• Sie arbeiten regelmäßig mit PDFs und möchten einen konsistenten Desktop-Workflow.

Wenn diese Punkte zu Ihrem Arbeitsalltag passen, können Sie UPDF kostenlos herunterladen und mit einer eigenen PDF testen. So sehen Sie direkt, ob die Bearbeitung und Oberfläche besser zu Ihrem Workflow passen.

Häufig gestellte Fragen zu PDF24

Fazit

PDF24 überzeugt durch eine breite Auswahl kostenloser Online-Werkzeuge und einen leistungsfähigen Offline-Creator für Windows. Für gelegentliches Zusammenfügen, Komprimieren oder Konvertieren ist die Lösung oft vollkommen ausreichend. Auch beim Datenschutz bietet der lokale Creator einen klaren Vorteil gegenüber einem Upload in ein Browser-Tool.

Die Grenzen werden sichtbar, wenn vorhandene Inhalte direkt bearbeitet, mehrere Arbeitsschritte verbunden oder Dokumente nativ auf Mac und Mobilgeräten genutzt werden sollen. In diesen Fällen bietet UPDF den konsistenteren Workflow. Der PDF-Editor verbindet Bearbeitung, OCR, Konvertierung, Kommentierung, Organisation und AI-Unterstützung auf Windows, macOS, iOS und Android.

Sie können UPDF kostenlos testen. Wenn die Funktionen zu Ihren regelmäßigen Aufgaben passen, finden Sie die aktuellen Optionen auf der UPDF-Preisseite.