PDF/UA in der Praxis: Gescannte Dokumente zugänglich machen

Eine gescannte PDF besteht zunächst lediglich aus Seitenbildern. Der sichtbare Text lässt sich häufig weder durchsuchen noch auswählen und kann von Screenreadern nicht zuverlässig erfasst werden. Damit solche Dokumente besser zugänglich werden, muss der Text zunächst per OCR erkannt und anschließend in einer strukturierten PDF bereitgestellt werden.

PDF/UA schafft dafür eine technische Grundlage. Welcher Arbeitsweg sinnvoll ist, hängt jedoch von der Ausgangsdatei ab: Ein strukturiertes Word-Dokument lässt sich anders vorbereiten als ein alter Vertrag, eine Broschüre oder ein mehrseitiger Scan.

UPDF für Windows bietet für gescannte Dateien einen praktischen Ablauf: Die Software erkennt den Text per OCR und kann das Ergebnis direkt als PDF/UA speichern. In unserem Test erfüllte die exportierte Datei die automatisch prüfbaren PDF/UA- und WCAG-Anforderungen in PAC 2026. Eine zusätzliche Qualitäts- und Praxiskontrolle bleibt dennoch wichtig.

Was ist PDF/UA?

„UA“ steht für „Universal Accessibility“. PDF/UA ist der gebräuchliche Name für die ISO-Normenfamilie 14289. Sie beschreibt technische Anforderungen an PDF-Dokumente, damit deren Inhalte von Screenreadern und anderen assistiven Technologien besser verarbeitet werden können.

Ein gewöhnliches PDF legt in erster Linie fest, wie eine Seite aussieht. Für einen Menschen ist visuell erkennbar, was eine Überschrift, ein Absatz, eine Tabelle oder eine Bildunterschrift ist. Ein Screenreader benötigt dafür zusätzliche Strukturinformationen.

Diese Informationen werden unter anderem durch PDF-Tags bereitgestellt. Sie kennzeichnen beispielsweise:

• Überschriften und Absätze,
• Listen und Listeneinträge,
• Tabellen und Tabellenüberschriften,
• Abbildungen und Alternativbeschreibungen,
• Links und Formularfelder,
• die logische Reihenfolge der Inhalte.

Zusätzlich sollten die Dokument- und Inhaltssprache korrekt festgelegt sein. Ob die erforderlichen Strukturinformationen tatsächlich vorhanden und technisch korrekt umgesetzt sind, lässt sich anschließend mit einem Accessibility-Checker überprüfen. Die PDF Association erklärt ausführlich, wie Tagged PDF und PDF/UA den Zugang zu Dokumentinhalten unterstützen.

Welcher Weg passt zu Ihrer Ausgangsdatei?

Nicht jedes Dokument sollte auf dieselbe Weise verarbeitet werden.

Ausgangsdatei	Empfohlener Arbeitsweg
Strukturiertes Word- oder Office-Dokument	Überschriften, Listen, Tabellen und Alternativtexte in der Quelldatei richtig anlegen und anschließend barrierefrei exportieren
Digital erstellte PDF ohne brauchbare Tags	Struktur, Tags und Lesereihenfolge mit einer spezialisierten Anwendung nachbearbeiten
Gescannte PDF	Unter Windows OCR durchführen und das Ergebnis mit UPDF als PDF/UA speichern
Komplexes Formular oder mehrspaltiges Dokument	Automatische Verarbeitung mit manueller Reparatur und professioneller Prüfung kombinieren
Bereits vorhandene PDF/UA	Technische Prüfung und manuellen Praxistest durchführen

Diese Unterscheidung ist wichtig, weil das Speichern in einem neuen Format nicht automatisch alle Barrieren des Ausgangsdokuments beseitigt.

Warum gescannte PDFs besonders problematisch sind

Bei einem Scan besteht jede Seite zunächst aus einem Bild. Auf dem Bildschirm sieht der Inhalt zwar wie normaler Text aus, technisch fehlen jedoch Buchstaben, Wörter und Absätze.

Dadurch entstehen typische Einschränkungen:

• Text kann nicht markiert oder kopiert werden.
• Die Suchfunktion findet keine Namen oder Begriffe.
• Screenreader erkennen häufig nur ein Bild.
• Inhalte lassen sich nicht sinnvoll vorlesen.
• Zahlen und Textstellen müssen manuell übertragen werden.
• Das Dokument kann kaum weiterbearbeitet werden.

OCR steht für „Optical Character Recognition“, also optische Zeichenerkennung. Die Technologie analysiert die Seitenbilder und erzeugt daraus eine maschinenlesbare Textebene.

Damit wird aus einem reinen Scan eine Datei, deren Text grundsätzlich durchsucht, ausgewählt und weiterverarbeitet werden kann. OCR allein erzeugt jedoch noch keine perfekte Überschriftenstruktur, Lesereihenfolge oder vollständige Alternativtexte.

Gescannte PDF unter Windows als PDF/UA speichern

UPDF für Windows kann OCR-Ergebnisse als PDF/UA-Datei ausgeben. Der Arbeitsablauf eignet sich besonders für textbasierte Briefe, Verträge, Berichte, Lernmaterialien und eingescannte Verwaltungsunterlagen.

Systemhinweis: Die Option „Als PDF/UA speichern“ ist derzeit nur in UPDF für Windows und innerhalb der OCR-Funktion verfügbar. UPDF für Mac, iOS und Android bietet diese Option aktuell nicht an.

Schritt 1: Scan in UPDF öffnen

Starten Sie UPDF für Windows und öffnen Sie die gescannte PDF-Datei.

Kontrollieren Sie vor der Texterkennung:

• Sind alle Seiten vorhanden?
• Sind die Seiten korrekt ausgerichtet?
• Ist der Text ausreichend scharf?
• Sind Seitenränder abgeschnitten?
• Enthält das Dokument Handschrift oder ungewöhnliche Schriftarten?

Eine gute Scanqualität verbessert die Wahrscheinlichkeit einer korrekten OCR-Erkennung.

Schritt 2: OCR-Texterkennung starten

Öffnen Sie die OCR-Funktion und wählen Sie die Sprache des Dokuments. Bei einem deutschen Dokument sollte „Deutsch“ ausgewählt werden, damit Umlaute und typische Wortformen möglichst zuverlässig erkannt werden.

Legen Sie außerdem fest, ob alle Seiten oder nur ein bestimmter Seitenbereich verarbeitet werden sollen.

Schritt 3: OCR-Ausgabe auswählen

Wählen Sie einen geeigneten OCR-Modus. Für Dokumente, die anschließend durchsucht und gegebenenfalls bearbeitet werden sollen, können Sie beispielsweise „Editierbares PDF (Doppelschicht-OCR)“ verwenden.

Abhängig vom Dokument können unterschiedliche Ergebnisse sinnvoll sein. Prüfen Sie deshalb, ob die Datei vor allem bearbeitbar sein oder das ursprüngliche Erscheinungsbild möglichst genau bewahren soll.

Schritt 4: PDF/UA aktivieren

Öffnen Sie in den OCR-Einstellungen die Layout-Einstellungen. Aktivieren Sie dort unter „Allgemeine Hilfswerkzeuge“ die Option:

„Als PDF/UA speichern“

Je nach Dokument können Sie außerdem folgende Einstellungen anpassen:

• Bilder bewahren,
• Seitenzahlen sowie Kopf- und Fußzeilen bewahren,
• Text- und Hintergrundfarben bewahren,
• Bildauflösung festlegen.

Schritt 5: Datei umwandeln

Klicken Sie auf „Umwandeln“. UPDF führt die Texterkennung durch und speichert das Ergebnis als PDF/UA-Datei.

Verwenden Sie einen neuen Dateinamen, damit der Originalscan erhalten bleibt, beispielsweise: Vertrag_PDF-UA.pdf

Schritt 6: Dokumenttitel ergänzen

Der Dateiname und der interne Dokumenttitel sind zwei unterschiedliche Angaben. Screenreader und Prüfprogramme lesen den Titel aus den PDF-Metadaten und nicht aus dem Namen der Datei.

Falls PAC nach dem Export Unknown Title anzeigt, können Sie den Titel in UPDF ergänzen:

1. Öffnen Sie die exportierte PDF.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Seite.
3. Wählen Sie „Eigenschaften“.
4. Öffnen Sie den Bereich „Info“.
5. Tragen Sie unter „Titel“ eine aussagekräftige Bezeichnung ein.
6. Speichern Sie die Datei.

PDF/UA-Ergebnis mit PAC prüfen

Für unseren Test wurde ein zweiseitiges gescanntes Dokument mit UPDF für Windows per OCR verarbeitet und als PDF/UA ausgegeben. Die Metadaten der erzeugten Datei kennzeichneten das Dokument als PDF/UA-1.

Anschließend wurde die Datei mit dem kostenlosen PDF Accessibility Checker PAC 2026 geprüft. Die automatisch prüfbaren PDF/UA- und WCAG-Anforderungen wurden ohne Fehler abgeschlossen.

PAC erkannte unter anderem:

• 52 PDF-Tags,
• eine vorhandene Strukturhierarchie,
• Strukturelemente,
• Rollenzuordnungen,
• Alternativbeschreibungen,
• Sprachinformationen,
• Dokumentmetadaten.

Nach Ergänzung eines Dokumenttitels zeigte PAC weiterhin eine Warnung in der separaten Qualitätsprüfung, jedoch keinen Fehler in der PDF/UA- oder WCAG-Prüfung.

Testergebnis: Die mit UPDF erzeugte Datei erfüllte die von PAC automatisch geprüften PDF/UA- und WCAG-Anforderungen. Die separate Qualitätsprüfung zeigte weiterhin einen Hinweis. Das bestätigt die technische PDF/UA-Ausgabe, ersetzt aber keine vollständige manuelle Bewertung der praktischen Barrierefreiheit.

Was verbessert der PDF/UA-Export eines Scans?

Die Kombination aus OCR und PDF/UA-Ausgabe kann mehrere praktische Verbesserungen schaffen.

Text kann durchsucht werden

Nutzer können Namen, Aktenzeichen, Rechnungsnummern oder andere Angaben innerhalb der Datei finden.

Text kann ausgewählt werden

Erkannte Inhalte lassen sich markieren, kopieren und in anderen Anwendungen weiterverwenden.

Screenreader erhalten eine Textgrundlage

Assistive Technologien können die erkannte Textebene grundsätzlich besser verarbeiten als ein reines Seitenbild.

Inhalte lassen sich weiterbearbeiten

Abhängig vom gewählten OCR-Modus kann der erkannte Text anschließend kontrolliert und korrigiert werden.

Die Datei erhält Strukturinformationen

Der PDF/UA-Export schafft eine bessere technische Grundlage für die weitere Prüfung und Nachbearbeitung.

Diese Vorteile sind besonders bei einfachen, überwiegend textbasierten Dokumenten relevant.

Wann reicht der automatische Export nicht aus?

Auch eine durchsuchbare und technisch als PDF/UA gekennzeichnete Datei kann weiterhin Barrieren enthalten.

Mehrspaltige Seiten

Bei Broschüren und Zeitschriften kann die technische Lesereihenfolge von der sichtbaren Reihenfolge abweichen. Ein Screenreader springt dann möglicherweise zwischen den Spalten.

Komplexe Tabellen

OCR kann den Text in den Zellen erkennen, aber nicht immer die korrekte Beziehung zwischen Überschriften, Zeilen und Spalten herstellen.

Bilder und Diagramme

Die Texterkennung erzeugt nicht automatisch eine inhaltlich passende Beschreibung eines Bildes oder Diagramms.

Formulare

Formularfelder benötigen verständliche Bezeichnungen, eine logische Tastaturreihenfolge und erkennbare Hinweise zu Pflichtfeldern.

Handschrift und schlechte Bildqualität

Handschriftliche Einträge, Schatten, Falten und unscharfe Scans können deutliche Erkennungsfehler verursachen.

Technische und mathematische Inhalte

Formeln, Sonderzeichen und technische Zeichnungen benötigen häufig eine gesonderte Prüfung.

Bei solchen Dateien sollte der PDF/UA-Export als Ausgangspunkt und nicht als abgeschlossene Barrierefreiheitsprüfung verstanden werden.

PDF/UA richtig kontrollieren

Eine zuverlässige Prüfung besteht aus mehreren Ebenen.

1. Sichtprüfung

Kontrollieren Sie, ob Seiten, Bilder, Tabellen und Umbrüche vollständig dargestellt werden.

2. OCR-Prüfung

Vergleichen Sie erkannte Inhalte mit dem Originalscan. Achten Sie besonders auf:

• Namen,
• Zahlen,
• Datumsangaben,
• Währungen,
• Aktenzeichen,
• Fachbegriffe,
• Umlaute und Sonderzeichen.

3. Automatische PDF/UA-Prüfung

Ein Werkzeug wie PAC kann zahlreiche technische PDF/UA- und WCAG-Anforderungen automatisch überprüfen.

4. Struktur- und Lesereihenfolge prüfen

Nutzen Sie die Strukturansicht oder Screenreader-Vorschau des Prüfprogramms. Kontrollieren Sie, ob Überschriften, Absätze, Listen und Tabellen in einer verständlichen Reihenfolge erscheinen.

5. Manuelle Qualitätskontrolle

Automatische Prüfungen können erkennen, ob ein Alternativtext vorhanden ist. Ob dieser den Inhalt eines Bildes sinnvoll beschreibt, muss jedoch ein Mensch beurteilen.

PDF/UA und rechtliche Anforderungen in Deutschland

Für öffentliche Stellen des Bundes ergeben sich Anforderungen an digitale Barrierefreiheit unter anderem aus dem Behindertengleichstellungsgesetz und der BITV 2.0.

Auch bestimmte Produkte und Dienstleistungen, die unter das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz fallen, können barrierefreie Dokumente erfordern. Das kann beispielsweise elektronische Tickets oder Produktanleitungen im PDF-Format betreffen.

Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit erläutert die geltenden Zusammenhänge und verweist auf die Anforderungen der EN 301 549.

PDF/UA, PDF/A, PDF/X und PDF/E: Welches Format brauchen Sie?

UPDF unterstützt neben der PDF/UA-Ausgabe im Windows-OCR-Workflow auch das Speichern als PDF/A, PDF/X und PDF/E. Diese Formate verfolgen unterschiedliche Ziele.

Format	Hauptzweck	Typische Anwendung	Unterstützung in UPDF
PDF/UA	Barrierefreie Nutzung	Zugängliche Dokumente für Screenreader und andere assistive Technologien	OCR-Ergebnisse unter Windows als PDF/UA speichern
PDF/A	Langzeitarchivierung	Verträge, Rechnungen, Akten und Forschungsunterlagen langfristig aufbewahren	PDF direkt als PDF/A speichern
PDF/X	Professioneller Druckdatenaustausch	Broschüren, Plakate und andere Druckdateien vorbereiten	PDF direkt als PDF/X speichern
PDF/E	Technische Dokumente	Zeichnungen, Bauunterlagen und Engineering-Dokumente austauschen	PDF direkt als PDF/E speichern
Standard-PDF	Allgemeine Bearbeitung und Weitergabe	Dokumente bearbeiten, kommentieren, teilen oder schützen	Normale PDF-Funktionen ohne spezielles Archivierungs- oder Austauschziel

PDF/UA konzentriert sich auf Zugänglichkeit. PDF/A dient dagegen der langfristigen und reproduzierbaren Aufbewahrung. PDF/X ist für standardisierte Druckabläufe vorgesehen, während PDF/E technische und ingenieurbezogene Dokumente adressiert.

Eine PDF/A-Datei ist nicht automatisch barrierefrei. Ebenso erfüllt eine PDF/UA-Datei nicht automatisch jede Archivierungsanforderung.

Häufige Fehler beim Umgang mit PDF/UA

PDF/UA nur als Dateiformat betrachten

PDF/UA besitzt keine eigene Dateiendung. Die Datei endet weiterhin auf .pdf. Entscheidend sind die enthaltenen Strukturinformationen und deren korrekte Verwendung.

OCR mit vollständiger Barrierefreiheit gleichsetzen

OCR macht Bildtext maschinenlesbar. Sie erzeugt nicht automatisch eine perfekte Lesereihenfolge, hochwertige Alternativtexte oder vollständige Tabellenstrukturen.

Nur die grüne PDF/UA-Anzeige betrachten

Eine bestandene automatische Prüfung ist wichtig, deckt aber nicht jede qualitative oder inhaltliche Anforderung ab. Beachten Sie auch Warnungen und die separate Qualitätsprüfung.

Das Ausgangsdokument ignorieren

Wenn die Quelldatei noch vorhanden und bereits gut strukturiert ist, sollte möglichst von dieser Datei aus gearbeitet werden. Eine nachträgliche Reparatur im PDF ist häufig aufwendiger.

Plattformunterschiede übersehen

Die PDF/UA-Ausgabe innerhalb der OCR-Funktion steht aktuell nur in UPDF für Windows zur Verfügung.

FAQ zu PDF/UA

Fazit

PDF/UA ist besonders relevant, wenn PDF-Dokumente nicht nur visuell dargestellt, sondern auch durchsucht, vorgelesen und mit assistiven Technologien genutzt werden sollen.

Bei gescannten Dokumenten beginnt dieser Weg mit einer zuverlässigen OCR-Texterkennung. UPDF für Windows kann den erkannten Inhalt anschließend als PDF/UA speichern. In unserem Test erfüllte die erzeugte PDF/UA-1-Datei die automatisch prüfbaren PDF/UA- und WCAG-Anforderungen in PAC 2026.

Der erfolgreiche Export ersetzt jedoch keine vollständige Qualitätskontrolle. Prüfen Sie OCR-Fehler, Lesereihenfolge, Dokumenttitel, Alternativbeschreibungen und komplexe Strukturen. Bei amtlichen, veröffentlichten oder rechtlich relevanten Dokumenten sollte das Ergebnis zusätzlich fachlich bewertet werden.

Möchten Sie einen eigenen Scan testen? Laden Sie UPDF für Windows herunter, führen Sie die OCR-Texterkennung aus und aktivieren Sie anschließend „Als PDF/UA speichern“.

Wenn Sie UPDF regelmäßig für OCR, PDF-Bearbeitung und spezielle Ausgabeformate einsetzen möchten, finden Sie auf der Seite zu den UPDF-Abonnements und Preisen eine Übersicht der verfügbaren Optionen.