PDFをExcelに貼り付けるには？シートに表示する方法と添付する方法

文原悟司

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点検一覧の横に報告書の図表を載せるなら、PDFのページを画像にして貼り付けます。報告書を参照用に添えるだけなら、オブジェクトとして埋め込み、表紙かアイコンを表示できます。操作にはWindowsのデスクトップ版Excelを使います。

画像・オブジェクト・アイコンの使い分け

貼り付け方	シートに表示されるもの	向いている用途
画像	挿入したページや図表	表の横に資料を並べる、内容を紙に印刷する
オブジェクト（プレビュー表示）	PDFの1ページ目	表紙を目印にして、ダブルクリックでPDF全体を開く
オブジェクト（アイコン表示）	添付ファイルのアイコン	管理表で場所を取らずに、参照用のPDFを添付する

PDF内の数値をセルに取り込んで集計する場合は、PDFを編集可能なExcelに変換する方法を使います。

ExcelにPDFをオブジェクトとして挿入する

この手順では、PDF全体をブックに添付します。シートに出るのは1ページ目のプレビューかアイコンです。共有先で全ページを読むには、添付をダブルクリックして開けるPDFアプリが必要です。

添付先のセルを選び、［挿入］タブの［テキスト］グループから［オブジェクト］を開きます。
［ファイルから作成］タブで［参照］を選び、PDFを指定します。
PDFのコピーをブックに保存するには、［ファイルにリンク］をオフにします。表紙を表示する場合は［アイコンで表示］をオフにし、添付アイコンだけを置く場合はオンにします。

［OK］をクリックして、プレビューまたはアイコンを置きたい位置に移動し、ブックを保存します。ブックを開き直して添付をダブルクリックし、PDFが開いて最終ページまで読めることを確認します。

共有フォルダーの原本を参照させたいときは、［ファイルにリンク］をオンにします。原本を移動するとリンクが切れます。共有前に、相手がそのフォルダーにアクセスできることも確かめておきます。

複数ページのPDFを画像にしてExcelに貼り付ける

2ページ目以降もシートに載せるには、ページごとに画像を書き出します。細い罫線や小さな文字が多い報告書には、輪郭がにじみにくいPNGが向いています。

PDFをページごとにPNGで書き出す

Windows版UPDFでPDFを開き、［ツール］の変換機能から［画像］を選びます。
画像形式をPNGにし、書き出すページ範囲を指定します。全ページを並べる場合は、全ページを対象にします。

変換を実行して保存先を選びます。出力先で、指定したページ数と画像の枚数が合っていることを確認します。

余白が広いと、シートに収めたときに図や文字が小さくなります。PDFのコピーを作り、UPDFのページの切り抜き機能で余白を詰めてから画像にすると、図や文字に使える面積が広がります。

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Excelに画像を挿入して並べる

何枚も印刷する予定なら、まず文字の細かい1ページで試します。印刷プレビューで読める大きさが分かってから残りを並べると、調整し直す手間が省けます。

Excelの［挿入］タブで［画像］を選び、デバイスに保存したPNGを挿入します。セル内かセルの上かを選べる版では、自由に並べやすいセルの上への配置を選びます。
PDFのページ順に画像を配置します。サイズは角のハンドルで調整し、印刷する場合は［ファイル］→［印刷］で、細かい文字や表の見出しが読める大きさか確認します。画像の順序と位置が決まったらブックを保存します。

元のPNGでは読めるのに、Excelに入れると文字がぼやける場合は、［ファイル］→［オプション］→［詳細設定］の画像のサイズと画質に関する設定で、対象ブックの画像圧縮をオフにしてから、元のPNGを挿入し直します。PNGの時点でぼやけていたら、PDFと見比べます。PDFの文字が読めるなら、ぼやけた画像を引き伸ばすより、必要な箇所に絞って書き出し直します。貼り直したら、印刷プレビューで文字を読めるか確かめます。