XDW in PDF umwandeln: Die 4 kostenlosen Tools

XDW-Dateien lassen sich kaum noch öffnen. Wer heute noch mit alten Fuji-Xerox-DocuCentre-Scans arbeitet, steht vor einem Problem: Dieses veraltete Format ist auf den meisten Geräten nicht mehr nutzbar. Die Lösung? XDW zu PDF konvertieren – dem De-facto-Standard für Dokumente im deutschen Büroalltag. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 4 kostenlose Online-Konverter und erklären, wie Sie die konvertierten PDFs anschließend professionell bearbeiten.

Teil 1: Was ist XDW?

XDW ist das proprietäre Dateiformat von Fuji Xerox DocuCentre-Scannern und -Kopierern – ein Relikt aus den 2000er-Jahren, das heute in den meisten deutschen Büros noch in Archiven liegt. Die Dateien enthalten gescannte Dokumente, Bilder und sogar eingebettete Webseiten. Das Problem: XDW lässt sich nur mit DocuWorks öffnen – Software, die Fuji Xerox längst nicht mehr aktiv vertreibt. Für Unternehmen, die auf langfristige Dokumentenspeicherung angewiesen sind (z. B. für Steuerunterlagen oder Rechnungsarchive), ist das ein echtes Problem – denn ohne Konvertierung droht der Datenverlust.

Wie öffnen Sie eine XDW-Datei?

Der einfachste Weg, XDW-Dateien zu öffnen, ist das Herunterladen der Programme DocuWorks oder DocuWorks Viewer Light von Fuji Xerox. Diese Programme wurden speziell für das Öffnen dieser Dateitypen entwickelt und bieten den Benutzern eine einfache Möglichkeit, diese Dateien zu bearbeiten.

Teil 2: XDW zu PDF: Die 4 besten Online-Konverter im Test

Da XDW ein proprietäres Format ist, bietet Adobe Acrobat oder Microsoft Word keine native Unterstützung. Die schnellste Lösung sind deshalb kostenlose Online-Konverter. Wir haben die 4 beliebtesten Tools getestet – alle funktionieren ohne Installation und direkt im Browser.

1. Herokuapp

• Schritt 1: Besuchen Sie die Online-Website von Herokuapp
• Schritt 2: Wählen Sie entweder Dateien von Ihrem PC, Google Drive oder Dropbox aus, oder ziehen Sie alternativ die Dateien auf die Website.
• Schritt 3: Klicken Sie auf "Anzeigen und Konvertieren".
• Schritt 4: Laden Sie die erstellte PDF-Datei herunter.

2. Aconvert

• Schritt 1: Wählen Sie im XDW-zu-PDF-Konverter entweder Ihre Dateien aus, indem Sie auf "Dateien auswählen" klicken, oder kopieren und fügen Sie die URL Ihrer Dateien ein.
• Schritt 2: Klicken Sie auf "Dateien konvertieren".
• Schritt 3: Drücken Sie auf das Download-Symbol neben der Ausgabedatei.

3. Convertio

• Schritt 1: Besuchen Sie die Convertio-Online-Website und wählen Sie das Tool "XDW zu PDF-Konverter".
• Schritt 2: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Dateien auswählen" und wählen Sie Ihre Datei vom Gerät aus, oder ziehen Sie Ihr Dokument auf die Website. (Maximale Dateigröße 100 MB)
• Schritt 3: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Konvertieren" und laden Sie die Datei anschließend herunter. Mit diesem Tool können Sie auch weitere Dateien zur Liste hinzufügen und diese gemeinsam konvertieren.

4. OnlineConvertFree

• Schritt 1: Klicken Sie auf "Datei auswählen" oder ziehen Sie Ihre Dateien in das blaue Feld.
• Schritt 2: Drücken Sie "Konvertieren".
• Schritt 3: Klicken Sie auf die heruntergeladene Datei neben der konvertierten Datei oder alternativ auf "Alle als ZIP herunterladen", um mehrere Dateien herunterzuladen.

Alle vier dieser Online-Tools haben den Vorteil, dass sie von jedem Gerät aus genutzt werden können. Allerdings müssen Sie bei der Auswahl eines XDW-zu-PDF-Konverters sicherstellen, dass Sie wissen, ob Sie sich anmelden müssen oder nicht, da dies bedeuten kann, dass Sie mehr Schritte unternehmen müssen, um Ihre Dateien zu konvertieren.

Teil 3: PDF nach der Konvertierung bearbeiten: So geht's

Nach dem XDW-zu-PDF-Export haben Sie erst die halbe Miete gewonnen. Denn ein gescanntes PDF ist zunächst nur ein Bild – nicht durchsuchbar und nicht bearbeitbar. Für die Weiterverarbeitung im Büroalltag brauchen Sie deshalb ein leistungsstarkes PDF-Tool.

Mit UPDF können Sie konvertierte XDW-PDFs in Sekundenschnelle aufbereiten:

• OCR für gescannte XDW-PDFs
  XDW-Dateien sind im Grunde nur Bilder. Mit der OCR-Funktion von UPDF werden diese in durchsuchbare, bearbeitbare Texte umgewandelt – inklusive deutscher Umlaute (ä, ö, ü) und Fraktur-Schriftarten, die bei alten Xerox-Scans häufig vorkommen. Unterstützt werden 38 Sprachen.
• PDF mit KI übersetzen
  Gerade für internationale Unternehmen oder Behörden ist die KI-Übersetzung praktisch: XDW-PDFs lassen sich in Sekunden ins Deutsche oder ins Englische übersetzen – ohne externe Übersetzungsbüros.
• Lange Dokumente zusammenfassen
  XDW-Archive enthalten oft hunderte Seiten. Die Zusammenfassungsfunktion komprimiert diese auf die wichtigsten Kernpunkte – ideal für Compliance-Checks oder Jahresabschluss-Reviews.

Teil 4: Warum XDW zu PDF konvertieren? 4 entscheidende Gründe

Wer in Deutschland Dokumente langfristig speichern muss – sei es für das Finanzamt, Datev oder interne Audits – kommt an PDF nicht vorbei. XDW als proprietäres Xerox-Format scheitert an modernen Anforderungen:

1. Keine Langzeitarchivierung: PDF/A erfüllt deutsche DIN-Standards für Behörden – XDW nicht
2. Keine Software verfügbar: DocuWorks wird nicht mehr vertrieben
3. Keine Smartphone-Nutzung: XDW lässt sich auf iPhone/Android nicht öffnen
4. Keine Bearbeitung: Selbst Textkorrekturen sind unmöglich

Wenn Sie sich für UPDF entscheiden, um alle Ihre PDF-Dateien zu bearbeiten, werden Sie bald feststellen, dass Sie sowohl bei der Erstellung neuer Inhalte als auch bei der Bearbeitung bereits vorhandener Inhalte Zeit sparen, da KI zu einem hilfreichen Assistenten auf Ihrem Weg wird.

Fazit

XDW war einst der Standard für Xerox-Scanner – heute ist es ein digitales Sackgasse. Wer seine alten Scans nicht verlieren will, muss handeln: XDW zu PDF konvertieren und anschließend mit einem professionellen Tool wie UPDF aufbereiten. Ob OCR für durchsuchbare Archive, KI-Übersetzungen für internationale Projekte oder einfach nur das Hinzufügen von Anmerkungen – UPDF deckt alle Anforderungen des modernen Dokumenten-Managements ab.

Der erste Schritt: Konvertieren Sie Ihre XDW-Dateien mit einem der 5 oben genannten Tools. Der zweite Schritt: Laden Sie UPDF herunter und machen Sie Ihre PDFs wirklich nutzbar.