Was ist OCR (Optical Character Recognition): Die Einführung

Stell dir vor, du möchtest einen Artikel aus einer Zeitschrift digitalisieren. Alle Informationen per Hand abzutippen und zu drucken würde ewig dauern. Mit einem Scanner (oder einer Kamera) und einer OCR-Software kannst du jedoch in kürzester Zeit alles in ein digitales Format umwandeln. Aber was ist eigentlich OCR? In diesem Artikel erfährst du alles über OCR, ihre Vorteile und wie du sie optimal nutzen kannst. Zusätzlich stellen wir dir eine hervorragende OCR-Software vor, mit der du bildbasierte PDFs in durchsuchbare und bearbeitbare Dokumente verwandeln kannst.

Teil 1: Was ist OCR?

Die erste Frage, die sich stellt, ist, wofür OCR steht. OCR ist die Abkürzung für „Optical Character Recognition“, auf Deutsch optische Zeichenerkennung. Es handelt sich dabei um eine Methode, um Text in gescannten Dokumenten und Bildern zu erkennen und in einen bearbeitbaren Code umzuwandeln. Einfach gesagt: OCR ermöglicht es, Text aus gescannten Dateien und Fotos zu extrahieren.

OCR-Systeme bestehen aus Software- und Hardwarekomponenten, die physische Dokumente in maschinenlesbaren Text verwandeln. Sobald ein Dokument im OCR-PDF-Format gespeichert ist, lässt es sich wie ein Textverarbeitungsdokument bearbeiten, inklusive Stil- und Designanpassungen. Beispielsweise erstellt ein Drucker beim Einscannen eines Dokuments eine digitale Bilddatei im PDF- oder JPG/TIFF-Format, die jedoch nur ein Abbild des Originals ist. Mit OCR-Software kann dieser Scan in eine bearbeitbare Textdatei umgewandelt werden.

Diese digitalen Textversionen sind besonders nützlich für Leser, die Schwierigkeiten beim Lesen haben, da sie mit unterschiedlichen Softwareanwendungen verwendet werden können, um das Leseverständnis zu fördern. Lass uns nun tiefer in die Funktionsweise von OCR eintauchen und entdecken, was diese Technologie so leistungsfähig macht.

Teil 2: Welches Tool ist das beste für OCR?

Hast du wichtige digitale Dokumente in gescannter oder Bildform und möchtest sie in bearbeitbare PDF-Dokumente umwandeln? Normalerweise scannt man Dokumente in Papierform ein, um sie mit anderen Nutzern zu teilen. Das Problem? Gescannte Dokumente lassen sich nicht bearbeiten. Mit OCR (Optical Character Recognition) kannst du diese Dokumente jedoch in bearbeitbare und durchsuchbare PDF-Dokumente umwandeln, da es Text aus gescannten Dokumenten und Bildern erkennt und extrahiert. Heute stellen wir dir das beste Tool auf dem Markt vor, mit dem du deine gescannten Dokumente und Bilder mit OCR bearbeiten kannst.

Für die Anwendung von OCR auf gescannte Dokumente und Bilder gibt es viele Tools. UPDF ist die ideale Wahl für die OCR deiner Dokumente, da es schnelle, umfassende und detaillierte Ergebnisse liefert. UPDF bietet mehrere Möglichkeiten, die neuen Dokumente an deine Bedürfnisse anzupassen, wenn du OCR anwendest.

Hauptfunktionen

• OCR gescannter PDFs: Mit UPDF kannst du OCR an gescannten Dokumenten in über 25 Sprachen durchführen. Außerdem kannst du deine neuen Dokumente an deine Wünsche anpassen. Du kannst das Layout bearbeiten, die Bildqualität auswählen, den Seitenbereich bestimmen und den Dokumententyp auswählen.
• PDF bearbeiten: Wenn du UPDF verwendest, kannst du das Dokument bearbeiten, indem du Text, Bilder und Links hinzufügst oder entfernst. Text kann direkt oder in einem Textfeld hinzugefügt werden, während Links zu internen Seiten oder externen Websites führen können. Bilder können gedreht, beschnitten oder entfernt werden.
• PDF mit Kommentaren versehen: Mit dieser Funktion kannst du den Text in PDF-Dateien hervorheben, durchstreichen oder unterstreichen. Zur Vereinfachung kannst du Haftnotizen, verschiedene Formen und Kommentare in die PDF-Dateien einfügen.

Teil 3: OCR für Dokumente in UPDF durchführen

Willst du wissen, wie du dein gescanntes Dokument mit OCR bearbeiten kannst? Befolge diese Schritte, um deine gescannten Dokumente in UPDF mit OCR zu versehen:

Schritt 1: Zugriff auf das OCR-Tool

Öffne dein gescanntes Dokument in UPDF und klicke auf die Option „Text mit OCR erkennen“ in der rechten Seitenleiste des Tools.

Schritt 2: Präferenz festlegen und Eigenschaften definieren

Nachdem du auf die Option geklickt hast, öffnet sich ein Fenster, in dem du deine Einstellungen für die Option „Durchsuchbares PDF“ festlegen musst. Zu diesen Einstellungen gehören Dokumenttyp, Layout, Sprache, Bildauflösung und Seitenbereich.

Schritt 3: OCR erfolgreich durchführen

Tippe auf „OCR durchführen“, um den Prozess zu starten. Lege den Namen und den Speicherort des neuen Dokuments fest. Danach wird ein Fortschrittsbalken auf dem Bildschirm angezeigt, und wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird dein neues bearbeitbares Dokument automatisch geöffnet.

Teil 4: Wie funktioniert optische Zeichenerkennung?

Die optische Zeichenerkennung (OCR) arbeitet mit Scannern zusammen, um gedruckte Dokumente zu verarbeiten. Nach dem Scannen wird das Dokument von der OCR-Software in eine schwarz-weiße Version umgewandelt.

Das gescannte Bild analysiert dunkle und helle Bereiche: Dunkle Bereiche werden als Zeichen erkannt, die identifiziert werden müssen, während helle Bereiche als Hintergrund dienen. Zur Erkennung der Zeichen betrachtet die Software jeweils ein Wort, ein Zeichen oder einen Textblock. Die Identifikation der Zeichen erfolgt dann über zwei verschiedene Methoden.

• Mustererkennung.
• Merkmalerkennung.

Mustererkennung

Die Mustererkennung wird verwendet, wenn der OCR-Anwendung Textmuster mit verschiedenen Schriftarten und Formaten zur Verfügung gestellt werden, um die Zeichen in den Dokumenten oder Bilddateien zu identifizieren und zuzuordnen.

Merkmalerkennung

Bei der Merkmalerkennung analysiert die OCR-Software die spezifischen Merkmale eines Zeichens, wie gekreuzte Linien, schräge Linien und Krümmungen, um Buchstaben und Zahlen zu identifizieren. So wird etwa der Buchstabe „A“ als zwei gerade Linien mit einer horizontalen Linie in der Mitte erkannt. Sobald ein Zeichen erkannt ist, wandelt der Computer es in ASCII-Code um, damit es weiterverarbeitet werden kann.

Zusätzlich analysiert die OCR-Software die Struktur des Bildes und teilt die Seite in Textblöcke, Tabellen oder Bilder auf. Zeilen werden in Wörter, dann in Zeichen unterteilt, die anhand von Mustern analysiert werden. Nach der Analyse zeigt die Software den erkannten Text basierend auf den besten Übereinstimmungen an.

Teil 5: Anwendungsfälle der optischen Zeichenerkennung ( OCR )

Im Jahr 2021, in dem alles digital und technologisch fortgeschritten ist, wird die OCR-Technologie von verschiedenen Unternehmen eingesetzt, um die Effizienz der Geschäftsprozesse zu verbessern, die Zugänglichkeit zu erhöhen und die Zufriedenheit der Kunden zu steigern.

Im Folgenden findest du einige der bekanntesten Anwendungen von OCR in der heutigen Industrie.

OCR-Technologie im Gesundheitsministerium

Die OCR-Technologie hat viele Vorteile für Fachkräfte im Gesundheitswesen. So ermöglicht sie beispielsweise, dass die Krankengeschichte der Patienten sowohl für Ärzte als auch für Patienten digital zugänglich ist.

Außerdem können die Patientenakten, wie z. B. Behandlungs-, Röntgen-, Blutuntersuchungs-, Krankenhaus- und Versicherungsunterlagen, mithilfe der OCR-Technologie durchsucht, gescannt und gespeichert werden.

Deshalb kann die optische Zeichenerkennung die Arbeitsabläufe straffen und den Arbeitsaufwand im Krankenhaus verringern, während die Krankenakten auf dem neuesten Stand bleiben.

OCR-Technologie in der Kommunikation

Die häufigste Anwendung von OCR ist die Digitalisierung von Dokumenten und Büchern, um die Kommunikation von Mensch zu Mensch effizienter zu gestalten. Ein Beispiel dafür ist die OCR-Technologie von Google Translate, mit der du jeden Text in jede Sprache übersetzen kannst.

OCR-Technologie im Bankwesen

Ein Beispiel für den Einsatz von OCR in der Bankgewerbe sind mobile Banking-Apps, mit denen Schecks elektronisch eingereicht und innerhalb weniger Tage mit OCR-basierten Scheckeinreichungsfunktionen verarbeitet werden können.

Eine weitere Anwendung von OCR im Bankensektor besteht darin, die Daten der Kunden zu verfolgen und zu analysieren, einschließlich persönlicher und sicherheitsrelevanter Daten.

Bankgeschäfte sind durch eine große Anzahl von Dateneingaben im Zusammenhang mit den Kontoauszügen gekennzeichnet. OCR-basierte Technologie kann dazu beitragen, dass der Arbeitsablauf reibungslos abläuft und die Texterkennung jedes Mal mit hoher Genauigkeit erfolgt.

Darüber hinaus kann OCR auch bei der Erfassung sensibler Informationen in Gehaltsabrechnungen und Hypothekenanträgen nützlich sein.

OCR-Technologie in Rechtsangelegenheiten

Sie ermöglicht es Anwaltskanzleien, Dokumente wie eidesstattliche Erklärungen, Akten, Urteile, Testamente und Erklärungen u.a. digitalisiert zu drucken. PDF in der Rechtsbranche ist weit verbreitet.

OCR-Technologie in der Versicherung

OCR kann auch der wachsenden Versicherungsbranche helfen. Insbesondere kann OCR die Bearbeitung von Versicherungsansprüchen automatisieren, um Transaktionen zu beschleunigen.

Teil 6: Die Vorteile der optischen Zeichenerkennung ( OCR )

OCR, oder Optical Character Recognition, bietet verschiedene Vorteile, von denen viele in diesem Artikel behandelt wurden. Aber die wichtigsten Vorteile von OCR werden im Folgenden zur Information genannt.

• Genauigkeit: Durch die softwarebasierte optische Zeichenerkennung werden menschliche Fehler vermieden, was zu einer höheren Genauigkeit führt.
• Erschwinglich: Die OCR-Technologie benötigt keine großen Ressourcen, was die Kosten für die Verarbeitung und damit auch die Gesamtkosten eines Unternehmens senkt.
• Verbesserte Kundenzufriedenheit Die Verfügbarkeit von durchsuchbaren Informationen für Kunden sorgt für ein positives Erlebnis und erhöht die Kundenzufriedenheit.
• Nicht zuletzt steigert sie die Produktivität: Die Zugänglichkeit von durchsuchbaren Daten schafft eine zugängliche, stressfreie Umgebung für die Mitarbeiter, sodass sie sich auf die Hauptziele konzentrieren können, was die Effizienz und Produktivität eines jeden Unternehmens steigert.

Fazit

Dank der Weiterentwicklung des maschinellen Lernens geht OCR heute weit über die reine Datenerfassung hinaus und bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten in unterschiedlichen Branchen. Für Nutzer eröffnen sich durch die OCR-Funktion zahlreiche Vorteile im digitalen Alltag. Mit UPDF ist der Zugang zu dieser Funktion deutlich einfacher geworden, sodass gescannte Dokumente mühelos bearbeitet und durchsucht werden können.