Wie Sie Dropdown-Listen in Excel erstellen: Der Leitfaden!

Daten manuell in Excel-Arbeitsmappen einzugeben und zu suchen, kann eine Menge Zeit kosten. Zu einer der effektivsten und bewährtesten Lösungen, Ihre Datenverwaltung zu optimieren, zählt die Erstellung einer Dropdown-Liste in Excel – allem voran, weil sie relativ einfach ist. Mit dieser Funktion können Sie Unannehmlichkeiten und Zeitverschwendung bei der Dateneingabe weitestgehend vermeiden.

Dropdown-Listen in Tabellenkalkulationen werden verwendet, um Daten aus bereits definierten Zellen einzugeben. Der Hauptzweck von Dropdown-Liste besteht darin, diese für den Benutzer dadurch einzugrenzen. Lesen Sie diesen Artikel also bis zum Ende und finden Sie die verschiedenen Möglichkeiten heraus, wie Sie eine Dropdown-Liste in Excel erstellen können!

Teil 1. Wie Sie eine Dropdown-Liste in Excel mit und ohne Datenvalidierung erstellen?

Das Erstellen einer Dropdown-Liste in Excel kann die Dateneingabe und -organisation erheblich verbessern. Unabhängig davon, ob Sie die Datenvalidierung bevorzugen oder alternative Methoden erkunden möchten, gibt es hierfür mehrere Möglichkeiten. Hier möchten wir Ihnen die beiden grundlegenden Methoden vorstellen:

Mit Datenvalidierung

Beim Erstellen einer Dropdown-Liste in Excel kann die Datenvalidierungsmethode eine zuverlässige und unkomplizierte Lösung bieten. Führen Sie dafür die folgenden Schritte aus:

Schritt 1: Beginnen Sie damit, die Excel-Tabelle auf Ihrem Computer zu suchen und auf sie zuzugreifen. Tragen Sie anschließend alle nötigen Daten in die Zellen ein, für die Sie eine Dropdown-Listenfunktion hinzufügen möchten.

Schritt 2: Gehen Sie nun zur Registerkarte „Daten“ und wählen Sie dann die Option „Datenvalidierung“ aus der Gruppe „Datenwerkzeuge“ aus. Dadurch wird ein Fenster „Datenvalidierung“ geöffnet. Wählen Sie dann im Abschnitt „Validierungskriterien“ die Option „Liste“ im Feld „Zulassen“ aus. Stellen Sie anschließend sicher, dass das Feld „In-Zelle-Dropdown“ aktiviert ist.

Schritt 3: Wählen Sie im Feld „Quelle“ einen Zellenbereich aus, der in der Dropdown-Liste angezeigt werden soll. Drücken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“, um die Änderungen zu bestätigen.

Ohne Datenvalidierung

Wenn Sie die Datenvalidierung jedoch umgehen, eröffnen sich verschiedene neue Methoden, wenn Sie nach einem alternativen Ansatz zur Erstellung einer Dropdown-Liste in Excel suchen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Dropdown-Liste ohne Verwendung der Datenvalidierungsfunktion einzufügen:

Anleitung: Bewegen Sie den Cursor und wählen Sie die letzte Zelle aus, in der die Daten enden. Um nun eine Dropdown-Liste anzuwenden, drücken Sie die „Alt“-Taste und die Abwärtspfeiltaste auf Ihrer Tastatur.

Teil 2. Wie Sie eine Dropdown-Liste in Excel von einem anderen Blatt aus erstellen?

Die Verwaltung einer Dropdown-Liste in Excel von einem anderen Blatt aus kann nützlich sein, um die Dateneingabe zu überblicken und die Konsistenz sicherzustellen. Durch die Verknüpfung der Dropdown-Liste mit einem separaten Blatt können Sie die Optionen der Liste einfach aktualisieren und verwalten, ohne die Daten im Hauptblatt direkt bearbeiten zu müssen. Führen Sie dafür die folgenden Schritte aus:

Schritt 1: Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe und fügen Sie die Daten hinzu, die Sie für die Erstellung Ihrer Dropdown-Liste verwenden möchten. Wählen Sie nun die gesamte Spalte aus, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken. Die Auswahl der gesamten Spalte ist jedoch wichtig, damit alle neuen Daten, die Sie später hinzufügen, in die Dropdown-Liste aufgenommen werden.

Schritt 2: Geben Sie dem Bereich im Feld „Name“ einen Namen, den Sie später als Referenz verwenden können. Wenn Sie beispielsweise eine Dropdown-Liste mit Kleidungsstücken erstellen, können Sie den Bereich „UPDF“ nennen. Drücken Sie anschließend die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, wenn Sie fertig sind.

Schritt 3: Gehen Sie dann zum Blatt und wählen Sie die Zelle aus, in der die Dropdown-Liste angezeigt werden soll. Wählen Sie anschließend im Menüband die Registerkarte „Daten“ aus. Suchen Sie im Abschnitt „Datenwerkzeuge“ das Werkzeug „Datenvalidierung“ und fahren Sie damit fort.

Schritt 4: Wenn das Dialogfeld „Datenvalidierung“ geöffnet wird, bleiben Sie auf der Registerkarte „Einstellungen“. Wählen Sie jedoch im Abschnitt „Zulassen“ die Option „Liste“ aus dem Dropdown-Menü aus. Geben Sie anschließend im Abschnitt „Quelle“ das Gleichheitszeichen gefolgt vom Namen des in Schritt 2 erstellten Bereichs ein. Wenn Sie Ihren Bereich beispielsweise „UPDF“ genannt haben, geben Sie „=UPDF“ ein. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „OK“, um die Dropdown-Liste zu erstellen.

Teil 3. Wie Sie eine Dropdown-Liste in Excel mit Mehrfachauswahl erstellen?

Die Erweiterung der Dateneingabemöglichkeiten in Excel wird durch die Erstellung einer Dropdown-Liste mit potenziell mehreren Optionen erleichtert. Diese Funktion lässt Sie mehrere Elemente aus einer vordefinierten Liste auswählen, was Flexibilität und Effizienz bei verschiedenen Aufgaben wie Projektmanagement, Umfragen und Datenorganisation bietet. Sehen Sie sich die folgenden Schritte an:

Schritt 1: Öffnen Sie zunächst das gewünschte Excel-Arbeitsblatt. Wählen Sie anschließend die Zellen aus, die Sie in die Liste aufnehmen möchten. Suchen Sie nun das „Namensfeld“ links neben der Formelleiste. In diesem Feld wird die von Excel erstellte Standardzellenadresse der aktiven Zelle angezeigt. Klicken Sie anschließend in das „Namensfeld“ und geben Sie einen Namen für Ihre Liste ein.

Achten Sie darauf, dass der Name mit einem Buchstaben beginnt und keine Leerzeichen enthält. Drücken Sie anschließend die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, um den Namen der Liste zu bestätigen.

Schritt 2: Wählen Sie anschließend die Zelle oder Zellen aus, in denen die Dropdown-Liste angezeigt werden soll. Navigieren Sie in Excel oben auf dem Bildschirm zur Registerkarte „Daten“. Klicken Sie anschließend auf das Icon „Datenvalidierung“ im Abschnitt „Datenwerkzeuge“. Das Dialogfeld „Datenvalidierung“ wird an dieser Stelle angezeigt.

Schritt 3: Wählen Sie nun im Abschnitt „Zulassen“ des Dialogfelds „Liste“ aus dem Dropdown-Menü aus. Klicken Sie anschließend in das Feld „Quelle“. Fügen Sie hier das Gleichheitszeichen ein und geben Sie dann den Namen Ihres Zellbereichs ein.

Schritt 4: Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „OK“, um das Dialogfeld zu schließen. Starten Sie anschließend mit der Tastenkombination „ALT+F11“ den Visual Basic-Editor. Stellen Sie sicher, dass der Projekt-Explorer sichtbar ist. Wählen Sie im Fenster „Projekt-Explorer“ das Excel-Arbeitsblatt aus, das Ihre Dropdown-Liste enthält.

Schritt 5: Kopieren Sie anschließend den folgenden Code und fügen Sie ihn in das Codefenster ein.

Option Explicit

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Destination As Range)

Dim DelimiterType As String

Dim rngDropdown As Range

Dim oldValue As String

Dim newValue As String

DelimiterType = ", "

If Destination.Count > 1 Then Exit Sub

On Error Resume Next

Set rngDropdown = Cells.SpecialCells(xlCellTypeAllValidation)

On Error GoTo exitError

If rngDropdown Is Nothing Then GoTo exitError

If Intersect(Destination, rngDropdown) Is Nothing Then

   'do nothing

Else

  Application.EnableEvents = False

  newValue = Destination.Value

  Application. Undo

  oldValue = Destination.Value

  Destination.Value = newValue

    If oldValue = "" Then

      'do nothing

    Else

      If newValue = "" Then

        'do nothing

      Else

        Destination.Value = oldValue & DelimiterType & newValue

        ' add new value with delimiter

      End If

    End If

End If

exitError:

  Application.EnableEvents = True

End Sub

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)

End Sub

Schritt 7: Schließen Sie am Ende den Visual Basic Editor (VBE). Sie sollten nun in der Lage sein, mehrere Elemente aus Ihrer Dropdown-Liste auszuwählen.

Teil 4. Wie Sie eine Excel-Dropdown-Liste mit Suchvorschlägen erstellen?

Excel-Dropdown-Listen sind ein leistungsstarkes Tool für die Datenvalidierung. Aber was ist, wenn Sie sie durch das Hinzufügen von Suchvorschlägen weiter verbessern möchten? Mit Kreativität können Sie eine Excel-Dropdown-Liste mit Suchvorschlägen erstellen, um die Benutzerfreundlichkeit zu optimieren. Hier sind die Schritte dafür:

Schritt 1: Gehen Sie zu Beginn auf die Registerkarte „Entwickler“ in der Excel-Menüleiste. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Einfügen“ in der Gruppe „Steuerelemente“. Suchen Sie dann im Dropdown-Menü den Abschnitt „ActiveX-Steuerelemente“ und suchen Sie dann das Icon „Combo Box (ActiveX Control)“ und wählen Sie es aus.

Schritt 2: Bewegen Sie den Cursor in den Tabellenbereich und klicken Sie an eine beliebige Stelle, um ein Kombinationsfeld einzufügen. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf das Kombinationsfeld und wählen Sie die Option „Eigenschaften“ aus. Navigieren Sie im Dialogfeld zur Kategorie „Alphabetisch“ und nehmen Sie die folgenden Änderungen vor:

• Setzen Sie „AutoWordSelect“ auf „Falsch“.
• Setzen Sie „LinkedCell“ auf B2.
• Setzen Sie „MatchEntry“ auf 2 – fmMatchEntryNone.

Schritt 3: Schließen Sie dieses Dialogfeld, kehren Sie zur Registerkarte „Entwickler“ zurück und klicken Sie auf „Entwurfsmodus“. Dadurch können Sie Text in das Kombinationsfeld eingeben. Da Zelle B2 mit dem Kombinationsfeld verknüpft ist, wird jeder Text, den Sie in das Kombinationsfeld eingeben, in Echtzeit in B2 angezeigt.

Schritt 4: Nachdem das Suchfeld eingerichtet ist, fügen Sie die folgende Formel in Zelle F3 ein und ziehen Sie sie für die gesamte Spalte nach unten (F3:F22).

• =--ISNUMBER(IFERROR(SEARCH($B$2,E3,1),""))

Schritt 5: Fügen Sie die Formel in Zelle G3 ein und ziehen Sie sie für die gesamte Spalte nach unten (G3:G22).

• =IF(F3=1,COUNTIF($F$3:F3,1),"")

Schritt 6: Fügen Sie die folgende Formel in Zelle H1 ein und ziehen Sie sie für die gesamte Spalte (H3:H22) nach unten:

• =IFERROR(INDEX($E$3:$E$22,MATCH(ROWS($G$3:G3),$G$3:$G$22,0)),"")

Schritt 7: Nachdem die Hilfsspalten eingerichtet sind, müssen wir einen dynamischen benannten Bereich erstellen. Gehen Sie zur Registerkarte „Formeln“ und klicken Sie in der Gruppe „Definierte Namen“ auf „Namensverwaltung“.

Schritt 8: Klicken Sie im Dialogfeld „Namensverwaltung“ auf „Neu“, um das Dialogfeld „Neuer Name“ zu öffnen. Geben Sie dann im Feld „Name“ „DropDownList“ ein. Geben Sie im Feld „Bezieht sich auf“ die folgende Formel ein und schließen Sie das Dialogfeld.

• =$H$1:INDEX($H$1:$H$20,MAX($G$1:$G$20),1)

Schritt 9: Klicken Sie abschließend mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte des Arbeitsblatts und wählen Sie „Code anzeigen“ aus. Kopieren Sie dann im VBA-Fenster den folgenden Code und fügen Sie ihn ein.

Private Sub ComboBox1_Change()

ComboBox1.ListFillRange = "DropDownList"

ComboBox1.DropDown

End Sub

Teil 5. Wie Sie eine Dropdown-Liste in Excel mit Farbe erstellen?

Um die visuelle Attraktivität Ihrer Excel-Tabellen zu verbessern, können Sie Dropdown-Listen mit Farbcodierung erstellen. Durch Hinzufügen von Farbe zu Ihren Dropdown-Listen können Sie sie optisch besser unterscheidbar und einfacher zu navigieren machen. Befolgen Sie dafür diese Schritte:

Schritt 1: Erstellen Sie zunächst eine Datenliste und legen Sie einen Bereich fest, in dem Sie die Dropdown-Listenwerte platzieren möchten. Klicken Sie anschließend auf die Registerkarte „Daten“, wählen Sie dann „Datenvalidierung“ aus und wählen Sie erneut „Datenvalidierung“ aus dem Dropdown-Menü aus. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenvalidierung“ auf die Registerkarte „Einstellungen“ und wählen Sie „Liste“ aus dem Dropdown-Menü „Zulassen“ aus.

Schritt 2: Wählen Sie als Nächstes die Option „Quelle“, geben Sie den Zellbereich ein und klicken Sie auf „OK“. Nun sollte die unten abgebildete Dropdown-Liste angezeigt werden. Um der Dropdown-Liste Farbe zu verleihen, wählen Sie die Zellen aus, in denen sich die Dropdown-Liste befindet. Gehen Sie dann zur Registerkarte „Start“, klicken Sie auf „Bedingte Formatierung“ und wählen Sie anschließend „Neue Regel“ aus.

Schritt 3: Klicken Sie im angezeigten Dialogfeld „Neue Formatierungsregel“ auf die Option „Nur Zellen formatieren, die enthalten“ im Abschnitt „Regeltyp auswählen“. Wählen Sie im Abschnitt „Zellen formatieren mit“ „Bestimmter Text“ aus der ersten Dropdown-Liste und die gewünschte Option aus der zweiten Dropdown-Liste aus. Klicken Sie nach Bestätigung aller Regeleinstellungen auf die Schaltfläche „Format“.

Schritt 4: Klicken Sie im Dialogfeld „Neue Formatierungsregel“ auf die Registerkarte „Füllen“ und wählen Sie die gewünschte Farbe aus. Klicken Sie anschließend auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen. Bestätigen Sie anschließend die neue Regel, indem Sie auf die Schaltfläche „OK“ klicken. Die Zellen werden dann gemäß der von Ihnen festgelegten Regel gefüllt.

Teil 6. Wie Sie eine Dropdown-Liste in Excel mit einer WENN-Anweisung erstellen?

Wie Sie wissen, bietet Excel eine nützliche Funktion namens Datenvalidierung, mit der Sie Dropdown-Listen für eine optimierte Dateneingabe erstellen können. Durch die Einbindung der WENN-Anweisung können Sie diese Funktionalität weiter ausbauen, indem Sie die verfügbaren Optionen auf der Grundlage bestimmter Bedingungen ändern. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Dropdown-Liste mit einer WENN-Anweisung in Excel erstellen:

Schritt 1: Klicken Sie zunächst auf die gewünschte Zelle, in der Sie die Dropdown-Liste hinzufügen möchten. Gehen Sie dann in der Multifunktionsleiste oben auf dem Bildschirm zur Registerkarte „Daten“. Wählen Sie im Abschnitt „Datenwerkzeuge“ die Option „Datenvalidierung“ aus.

Schritt 2: Wählen Sie dann im angezeigten Dialogfeld „Datenvalidierung“ die Option „Liste“ aus dem Dropdown-Feld „Zulassen“ aus. Geben Sie im Feld „Quelle“ die Formel ein, die die verfügbaren Bereichsnamen angibt.

• =IF(C2="Show Fruit", ShowMeat, ShowFruit)

Schritt 3: Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „OK“, um die Einstellungen für die Datenvalidierung zu bestätigen. Nun sehen Sie einen kleinen Dropdown-Pfeil neben der ausgewählten Zelle. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, um die Liste der verfügbaren Früchte zu öffnen.

Schritt 4: Wenn Sie jedoch zur Fleischliste wechseln möchten, klicken Sie auf „Fleisch anzeigen“ oder eine entsprechende Option. Klicken Sie nach Auswahl der Option „Fleisch zeigen“ erneut auf den Dropdown-Pfeil. Hier sehen Sie, dass die Liste geändert wurde und nun die Fleischoptionen anzeigt, während sich der oberste Wert im Dropdown-Feld in „Obst anzeigen“ oder eine entsprechende Angabe geändert hat.

Teil 7. Wie Sie Daten aus PDF in Excel extrahieren, wenn Sie eine Dropdown-Liste in Excel erstellen?

UPDF ist ein leistungsstarkes PDF-Editor-Tool, das eine bequeme Lösung zum Extrahieren von Daten aus PDF-Dateien bietet. Wenn die Dateien Dropdown-Listen enthalten, kann dieses Tool sie in das Excel-Format umwandeln. Mit UPDF können Sie Informationen aus PDF-Dokumenten einfach abrufen und in eine Excel-Tabelle übertragen. Darüber hinaus gewährleistet dieses Tool Genauigkeit und Effizienz, sodass Ihre Daten nicht beschädigt werden.

UPDF lässt Sie Daten schnell extrahieren und beliebige Änderungen am Dateninhalt vornehmen – es gibt Ihnen die volle Kontrolle über die konvertierte Datei. Ob Sie nun Daten aus Formularen oder anderen PDF-Dokumenten mit Dropdown-Listen extrahieren müssen, UPDF vereinfacht den Prozess durch eine höhere Produktivität.

Wie Sie PDFs in Excel-Tabellen umzuwandeln

Wenn Sie Ihre PDF-Dateien umwandeln möchten, befolgen Sie die folgenden detaillierten Schritte:

Schritt 1: Öffnen Sie die PDF-Datei mit den erforderlichen Daten

Suchen Sie das UPDF-Tool auf Ihrem Gerät und öffnen Sie es mit einem Doppelklick. Tippen Sie nun auf die Option „Datei öffnen“, um die gewünschte Datei mit der Dropdown-Liste zu suchen und zu importieren.

Schritt 2: Wählen Sie das Dateiformat aus, in das PDF umgewandelt werden soll

Nachdem die Datei geöffnet wurde, bewegen Sie den Cursor zur rechten Seitenleiste und wählen Sie die Option „PDF exportieren“. Wählen Sie aus den verfügbaren unterstützten Formaten das Format „Excel (.xlsx)“ aus.

Schritt 3: Passen Sie die Konvertierungseinstellungen an

Wählen Sie hier das „Ausgabeformat“ als Excel, wählen Sie den „Seitenbereich“ aus und tippen Sie auf die Schaltfläche „Exportieren“. Wählen Sie im neuen Fenster den Zielordner aus und speichern Sie Ihre Datei im Excel-Format.

Fazit

Das Erstellen einer Dropdown-Liste in Excel ist ein einfacher Vorgang, der Ihre Dateneingabe- und Analysefunktionen erheblich verbessern kann. Wenn Sie die in unserem ausführlichen Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie ganz einfach Dropdown-Listen erstellen und die Effizienz Ihrer Tabellenkalkulationen verbessern. Denken Sie vor dem Einrichten jedoch daran, die Listenelemente und ihre Relevanz für Ihre Daten sorgfältig zu prüfen.

Wenn Sie bereits über PDF-Dateien mit Dropdown-Listen verfügen, die Sie in das Excel-Format umwandeln müssen, empfehlen wir Ihnen außerdem UPDF. Dieses Tool bietet eine praktische und benutzerfreundliche Lösung zum Umwandeln von PDF-Dateien, das komplexe Dateikonvertierungsmethoden ab sofort überflüssig macht.