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Wie Sie ein Word-Dokument in Excel einfügen – die 5 besten Methoden

Manchmal bietet es sich an, Inhalte aus anderen Dateiformaten in ein Excel-Dokument einzubetten. Heute möchten wir uns insbesondere damit auseinandersetzen, wie Sie Word in Excel einfügen können. Tatsächlich stehen Ihnen hierfür mehrere Methoden zur Auswahl, die alle Ihre Vor- und Nachteile haben.

Ob Text, Tabellen, Diagramme oder Bilder, in diesem Artikel möchten wir Ihnen alle effizienten Methoden vorstellen, um Ihre Word-Inhalte effektiv in Excel zu bekommen. Legen wir also gleich los, damit Sie Ihre Excel-Dateien ab sofort perfekt darstellen können!

Teil 1. Wie Sie Word in Excel einfügen können

Eine der besten Funktionen der Microsoft Office-Tools ist das Einbetten eines Dokuments in ein anderes. Wenn Sie die Datei dann mit anderen Personen teilen, muss diese nicht erst auf die Originaldatei zugreifen, um die Daten einsehen zu können. Beim Einbetten wird eine Instanz einer Datei in eine andere integriert, die innerhalb dieser zweiten Datei dadurch angezeigt werden kann.

Beim Einbetten bleibt die Datenintegrität in der ursprünglichen Word-Datei zudem erhalten, selbst wenn die Daten in der Excel-Datei aktualisiert werden, was sie für Unternehmenszwecke außerordentlich hilfreich und sicher macht. Hier sind verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Word-Dateien in eine Excel-Datei einbetten können.

1. Über Paste Special

Paste Special ist eine Funktion in Excel, mit der Sie Dinge unter Beibehaltung ihrer Formatierung in ein Arbeitsblatt einfügen können. Hier sind die Schritte, wie Sie Text aus Word in die Excel-Datei mit Paste Special einbetten:

  • Nachdem Sie den Text mit Strg + C aus Word kopiert haben, wechseln Sie zu Excel und gehen Sie in die Registerkarte Start. Wählen Sie unter der Option Zwischenablage/Einfügen die Option Paste Special einfügen. Dort müssen Sie die Option Formatierter Text auswählen und Ihr Text aus Word wird so wie er ist in Excel eingebettet.
Word in Excel einfügen mit Paste Special

2. Über Objekt einfügen

Unsere zweite Methode ist das Einfügen eines Objekts, bei der das Word-Dokument in Ihre Excel-Tabelle ebenfalls ohne Kopieren oder Einfügen eingebettet wird. Beachten Sie jedoch, dass Ihre Excel-Datei beim Einbetten zu vieler Dateien relativ groß werden kann, was sich negativ auf die Ladegeschwindigkeit auswirkt. Falls Sie es jedoch nicht übertreiben, sind hier die Schritte, wie Sie mithilfe von Objekt einfügen Word in Excel einfügen können, nachdem Sie Ihre Word-Datei erstellt und gespeichert haben:

Öffnen Sie das Excel-Arbeitsblatt und gehen Sie auf die Registerkarte Einfügen; gehen Sie nun zur Gruppe Text und klicken Sie auf Objekt. Dort müssen Sie „Aus Datei erstellen“ wählen.

Word-Dokument in Excel einfügen mit Objekt einfügen
  • Mit der Option Durchsuchen können Sie nun die Word-Datei auf Ihrem PC auswählen, die Option „Als Icon anzeigen“ aktivieren oder deaktivieren und dann auf OK klicken.

Jetzt ist die Word-Datei eingebettet und Sie können sie an eine beliebige Stelle innerhalb der Tabelle ziehen.

3. Über Link einfügen

Bei der dritten Methode erstellen Sie zunächst Ihr Word-Dokument und bearbeiten es nach Belieben. Anschließend können Sie es mithilfe von UPDF über Einfügen eines Links in Excel einbetten. Das ist nicht nur super einfach, sondern bewahrt auch die Integrität Ihrer Daten, da Ihr Word in ein PDF umgewandelt wird. Außerdem bleibt Ihr ursprüngliches Word-Dokument auf Ihrem Gerät gespeichert, damit Sie es später überarbeiten oder wiederverwenden können. Laden Sie UPDF doch gleich herunter und probieren Sie es aus!

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Einfügen von Word in PDF durch Einfügen eines Links mit UPDF

Im Gegensatz zu vielen anderen Programmen sorgt UPDF dafür, dass Sie Ihre Dateien sofort teilen und einbetten können, ohne dass es zu Formatierungs- oder Berechtigungsproblemen kommt. Darüber hinaus bietet UPDF noch viele weitere Vorteile:

  • Andere Personen können Ihre Datei überall öffnen, sollten Sie den Hyperlink weitergeben.
  • Sie können die Datei bearbeiten, ohne dass sich die Formatierung ändert.
  • Ein PDF in Excel bedeutet, dass niemand die Informationen ändern kann.
  • PDFs bewahren die Formatierung bei, sodass keine Anzeige- oder Platzierungsprobleme in Excel auftreten.

Lassen Sie uns jetzt sehen, wie Sie all diese Vorteile in ein paar simplen Schritten genießen können:

Erstellen Sie Ihr Word-Dokument und bearbeiten Sie Ihren Text mit allen gewünschten Formatierungen. Wenn Sie das Dokument speichern, verwenden Sie die Option „Als PDF speichern“.

  • Starten Sie UPDF, indem Sie auf das UPDF-Icon auf Ihrem Computer klicken, klicken Sie auf die Schaltfläche „Datei öffnen“, um die PDF-Datei hochzuladen, und wählen Sie dann im Menü auf der rechten Seite „Diese Datei für andere freigeben“. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Erstellen“. Das Tool benötigt einige Sekunden, um einen Link zum Teilen zu erstellen. Kopieren Sie ihn, indem Sie ihn markieren und die Tastenkombination Strg + C drücken. Das war’s auch schon mit UPDF!
Datei mit anderen auf UPDF teilen, um ein Word-Dokument in Excel einzufügen
  • Öffnen Sie dann das Excel-Dokument und markieren Sie die Zelle, in die Sie die Word-Datei einbetten möchten. Gehen Sie auf die Registerkarte Einfügen, wählen Sie „Link“ und fügen Sie den Link ein, den Sie in die Adresse kopiert haben. Drücken Sie auf OK, und Sie sind fertig!

Laden Sie UPDF am besten gleich herunter und probieren Sie diese und viele weitere Funktionen gleich aus – und falls Sie mit der Testversion zufrieden sind, können Sie jederzeit gerne mit diesem exklusiven Rabatt auf die Pro-Version upgraden!

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Teil 2. Wie Sie eine Word-Tabelle in Excel umwandeln

Manchmal enthalten Word-Dateien nicht nur reinen Text, sondern auch Tabellen, die Sie möglicherweise in Excel einfügen müssen. in diesem Fall sollten Sie Ihre Word-Datei konvertieren. Hierbei wird die Tabelle unter Beibehaltung ihrer Integrität in Excel-Tabellen eingefügt, sodass es zu keinem Datenverlust oder Formatierungsproblemen kommt. Im Folgenden finden zwei Methoden mit jeweils einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Umwandeln von Tabellen aus Word-Dokumenten in Excel-Tabellen.

1. Über Kopieren und Einfügen

Die einfachste Methode, eine Word-Tabelle in eine Excel-Datei umzuwandeln, ist durch Kopieren und Einfügen. Sie kopieren einfach die Tabelle aus einer Word-Datei und fügen sie in Ihre Excel-Tabelle ein – das war’s auch schon. Beachten Sie jedoch, dass es bei dieser Methode manchmal zu Problemen kommen kann. Bevor wir auf diese eingehen, lassen Sie uns jedoch kurz die Schritte für die Kopieren-Einfügen-Methode durchgehen:

Gehen Sie zu einem MS Word-Dokument und erstellen Sie Ihre Tabelle, die Sie dann mit Ihren gewünschten Daten füllen. Da Sie Word verwenden, können Sie diverse Textformatierungsoptionen nutzen, um Ihre Tabelle ansprechend zu gestalten. Nach der Erstellung Ihrer Tabelle markieren Sie sie und kopieren sie mit der rechten Maustaste oder drücken Strg + C.

  • Öffnen Sie nun eine Excel-Tabelle und klicken Sie auf die Zelle, die die obere linke Zelle Ihrer Word-Tabelle werden soll. Drücken Sie Strg + V oder klicken Sie mit der rechten Maustaste, um Ihre Tabelle einzufügen. Excel fügt anschließend die gesamte Tabelle mit sämtlichen Daten ein.
Strg + V drücken oder die Rechtsklick-Methode verwenden, um Ihre Tabelle einzufügen und eine 
Word-Tabelle in Excel umzuwandeln

Das mag auf den ersten Blick ziemlich simpel erscheinen, doch wie oben erwähnt, gibt es einige Einschränkungen:

  • Es ist nicht die effektivste Lösung für größere Tabellen
  • Mehrere Tabellen auf diese Weise manuell einzufügen, kann schnell mühselig werden
  • Beim Einfügen in Excel können die Formatierungen der Word-Tabelle manchmal verloren gehen und es wird nur normal formatierter Text eingefügt.
  • Sie können die Formatierungsoptionen in Word nutzen, doch das ist bei mehreren Tabellen ebenfalls mühsam und zeitaufwändig.
  • Manchmal werden die Tabellendaten zwar ins Arbeitsblatt übertragen, aber die Zeilen- und Spaltengrößen werden nicht entsprechend angepasst, sodass Ihre Excel-Tabelle unordentlich aussieht. In diesem Fall müssen Sie die Excel-Tabelle nochmals bearbeiten.

2. Über einen PDF-Konverter

Anstatt der Kopieren-Einfügen-Methode, die manchmal für Frust und Probleme sorgen kann, können Sie als bessere Alternativlösung den UPDF PDF-Konverter in Betracht ziehen. UPDF ist ein intelligentes Tool, das verschiedene Dateiformate in und aus PDF-Dateien umwandeln kann. Das bedeutet: Wenn Sie mit UPDF ein PDF mit einer Tabelle konvertieren, wandelt das Tool auch diese Tabelle automatisch in Excel um. Außerdem ist die Verwendung des Programms sehr einfach, wie Sie an den folgenden Schritten gleich sehen werden:

Erstellen Sie die Tabelle in einem Word-Dokument und speichern Sie sie dann als PDF. Sie können die Option Speichern unter verwenden und PDF aus der Dropdown-Liste auswählen. Alternativ können Sie auch Online MS Word verwenden.

  • Gehen Sie nun zu UPDF und öffnen Sie diese Datei, indem Sie sie durchblättern oder in UPDF ziehen. Nachdem sich die Datei geöffnet hat, müssen Sie die Option PDF exportieren aus dem Menü auf der rechten Seite wählen und darin Excel auswählen.
PDF in Excel exportieren, um Word in Excel einzubetten
  • Bestätigen Sie die Details der Ausgabedatei und klicken Sie auf „Exportieren“. Nun wird Ihre Excel-Datei innerhalb weniger Sekunden erstellt.
  • Suchen Sie nun die neu erstellte Excel-Datei und öffnen Sie sie mit MS Excel. UPDF wird daraufhin alle Tabellenwerte perfekt in dieses Tabellenformat umgewandelt haben.

In diesem Beispiel haben wir zwar nur eine kleine Tabelle gezeigt, allerdings funktioniert dieser Prozess mit Tabellen jeder Größe und auch mit mehreren Tabellen und unterschiedlichen Zeilen- oder Spaltenanzahlen einwandfrei. Das sorgt nicht nur für mehr Komfort und weniger Aufwand, auch wird die Datenintegrität stets beibehalten.

Fazit

Damit hätten Sie gelernt, wie Sie ein Word-Dokument in Excel einfügen können. Machen Sie sich das Leben ein Stück weit leichter mit den obigen Methoden und lassen Sie Ihre Kalkulationstabellen ab sofort perfekt aussehen mit jederzeit perfekt formatierten kopierten Word-Inhalten!

Und wie gesagt – falls Sie auf die Methoden mit PDF-Dateien zurückgreifen möchten oder prinzipiell häufig mit PDFs arbeiten, würde sich UPDF als ideale Lösung anbieten. UPDF lässt Sie nicht nur Dateien von PDF in andere Formate umwandeln, sondern Ihre PDFs auch effektiv und individuell bearbeiten, während jederzeit Benutzerkomfort und Einfachheit im Vordergrund stehen. Steigern Sie Ihre PDF-Effizienz mit UPDF und laden Sie sich dieses praktische Tool noch heute herunter!

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