Der beste Weg, um gescannte PDFs in Word umzuwandeln

Wie wandelst du eine gescannte PDF-Datei ins Word-Format um, damit sie mit dieser Microsoft-Software bearbeitet werden kann? Die Umwandlung einer gescannten oder nicht bearbeitbaren PDF-Datei erfordert ein spezielles Verfahren namens OCR oder optische Zeichenerkennung. Sobald du dein Dokument mit OCR verarbeitet hast, kannst du die PDF-Datei in eine Word-Datei umwandeln. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten, doch in diesem Artikel wollen wir uns auf die effektivsten und praktischsten Wege konzentrieren, um gescannte PDFs auf Windows und Mac in Word umzuwandeln.

Was ist eine gescannte PDF-Datei?

Ein PDF-Dokument kann durch das Einscannen eines Papierdokuments in eine elektronische Version erstellt werden. Dazu nimmst du einen Scanner oder ein ähnliches Gerät, das ein Bild eines Papierdokuments erfassen und es als elektronische PDF-Datei speichern kann. Wenn ein Scanner dieses gescannte Bild erstellt, bildet er jedoch nicht jedes Zeichen eines jeden Wortes ab. Er macht lediglich einen „Schnappschuss“ des Papierdokuments. Die mit dem Scanner gelieferte Software wandelt das Foto dann in ein PDF-Dokument um - sprich in ein „gescanntes“ PDF-Dokument.

Der Inhalt eines gescannten PDFs kann leider nicht durchsucht oder verändert werden. Um jedes Zeichen auf einer PDF-Seite elektronisch zu erkennen und es dann in ein bearbeitbares Format umzuwandeln, ist eine sogenannte OCR-Software notwendig. Ganz kurz und knapp gefasst erkennt und extrahiert diese OCR-Software den Text aus dem Bild-PDF.

Der beste Konverter für gescannte PDFs in Word

Mit der Unterstützung von über 38 OCR-Sprachen ist UPDF definitiv eines der vielseitigsten und leistungsstärksten Umwandlungsprogramme für Windows und Mac. Denke daran: Die Umwandlung eines gescannten Dokuments mit OCR erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit. Aus diesem Grund nutzt UPDF eine leistungsstarke OCR-Funktion für all seine Umwandlungen, wonach das resultierende PDF-Dokument dasselbe Layout und dieselbe Formatierung des Originaldokuments aufweist.

Sehen wir uns kurz einige der wichtigsten Funktionen von UPDF an und wie du dieses umfassende PDF-Konvertierungstool von Superace nutzen kannst.

Funktionen für die Umwandlung

Spezielles PDF-Umwandlungs-Tool, das viele gängige Ausgabeformate wie Word, Excel, PPT, Bildformate, HTML, XML, Text und RTF unterstützt.
OCR-Funktion, um gescannte PDFs in ein bearbeitbares Word-Format umzuwandeln.
Das Format wird bei der Konvertierung konsistent gehalten - es sind nur minimale manuelle Korrekturen erforderlich.

Weitere Funktionen

All-in-One-Lösung. Du kannst mit UPDF außerdem PDF-Dokumente bearbeiten, Kommentare zu PDF-Dokumenten hinzufügen, PDF-Dokumente schützen usw.

Wie kann ich mit der OCR-Funktion gescannte PDF-Dateien in bearbeitbare Word-Dokumente umwandeln?

Willst du ein gescanntes PDF-Dokument in Text umwandeln, damit du es überall verwenden und leicht bearbeiten kannst? Anstatt den Text deines PDFs mühsam abzutippen, kannst du ihn stattdessen mit dem OCR-Tool von UPDF ganz einfach in ein bearbeitbares Word-Dokument umwandeln. Das macht UPDF zu einer hervorragenden Option, um die Textdaten deines Dokuments zu erhalten. Wie das geht, erfährst du in den unten aufgeführten Schritten:

Schritt 1: OCR-Dokumententyp definieren

Gehe nach dem Öffnen der PDF-Datei auf die Schaltfläche „Text mit OCR erkennen“ auf der rechten Seite. Wähle im Abschnitt „Dokumenttyp“ die Option „Durchsuchbares PDF“ und fahre mit dem Prozess fort.

Schritt 2: Die Layout-Einstellungen festlegen

Der erste Parameter für das OCR-Tool sind die „Layout“-Einstellungen. Es stehen dir drei Stück zur Verfügung, die wie folgt lauten:

Nur Text und Bilder: Bei dieser Layout-Einstellung werden der gesamte Text und die Bilder in einem PDF-Dokument gespeichert. Die Datei, die erstellt wird, ist kleiner als das Original und hat keine besondere Formatierung.
Text über dem Seitenbild: Dieser Modus ist das Standardlayout, das während des OCR-PDF-Prozesses eingestellt wird, und enthält die Bilder und Illustrationen entsprechend der Originaldatei. Diese Dateien sind zwar groß, unterscheiden sich aber nicht so sehr vom ursprünglichen PDF-Dokument.
Text unter dem Seitenbild: In diesem Modus bleibt die gesamte Bildstruktur des ursprünglichen PDF-Dokuments erhalten. Der Text befindet sich unter der Bildebene des Dokuments, kann also nicht bearbeitet werden, ist aber durchsuchbar.

Wenn du fertig bist, gehst du zum Abschnitt „Dokumentsprache“, wo du die Sprache auswählen musst, die erkannt werden soll. Du kannst eine beliebige Sprache aus den 38 Optionen im Menü auswählen.

Gehe weiter zum Abschnitt „Bildauflösung“ und stelle den gewünschten Wert ein, indem du dir einen im Menü verfügbaren Wert aussuchst. Wenn du dir nicht sicher bist, kannst du auf die Schaltfläche „Optimale Auflösung erkennen“ klicken und fortfahren.

Schritt 3: Gescannte PDFs in bearbeitbares Word umwandeln

Als Nächstes gibst du den Seitenbereich an, in dem du die Funktion ausführen möchtest, und klickst auf „OCR durchführen“. Lege den gewünschten Speicherort für das umgewandelte Dokument fest, damit es in bearbeitbaren Text umgewandelt werden kann.

Gescanntes PDF in bearbeitbares Word mit OCR umwandeln

Du kannst die PDF-Datei jetzt bearbeiten. Wenn du es aber in das Word-Format umwandeln möchtest, kannst du die UPDF Export PDF-Funktion verwenden, um PDF in das Word-Format zu konvertieren. Hier sind die Schritte zum Umwandeln von PDF in Word:

Öffne die PDF-Datei in UPDF und klicke auf „PDF exportieren“ in der rechten Symbolleiste.
Wähle das Format „Word“ und klicke dann im Pop-up-Fenster auf „Exportieren“.
Benenne die Datei und speichere sie in dem Ordner auf deinen Geräten.

Einige Schriftarten werden möglicherweise nicht genau umgewandelt, vor allem wenn deine gescannte Datei Handschrift enthält, aber der Inhalt wird der gescannten Kopie so nahe wie möglich kommen.

Video-Tutorial zum Umwandeln von gescannten PDF-Dateien in Word

Was sind die häufigsten Probleme beim Umwandeln von gescannten PDF-Dateien in Word?

Im Allgemeinen kann die OCR-Engine die meisten gescannten PDF-Dateien problemlos umwandeln. Allerdings sind nicht alle gescannten Dateien gleich. Wenn du mit gescannten Dateien arbeitest, solltest du zuallererst sicherstellen, dass du die OCR-Option im Programm aktiviert hast.

Bevor du eine gescannte Datei öffnest und umwandelst, gehst du zu den OCR-Einstellungen und wählst „Mit OCR umwandeln“. Wenn die Datei nicht konvertiert werden kann, könnte möglicherweise der Abstand zwischen den Zeichen im Dokument zu gering sein, weshalb die OCR nicht jedes Zeichen erkennen kann.

Weiterhin könnten eine schlechte Bildqualität des gescannten Dokuments, eine Mischung aus verschiedenen Schriftarten im gescannten Dokument, sowie kursive und unterstrichene Schriften, die die Klarheit und Form der einzelnen Zeichen beeinträchtigen können, das OCR-Ergebnis verschlechtern. All das es schwieriger machen, dass die von der OCR-Software „erkannten“ Zeichen mit dem Zeichen auf dem gescannten Papier übereinstimmen.

Mit der OCR-Funktion von UPDF brauchst du dir jedoch keine Sorgen machen, da dir unser Programm in der überwältigenden Mehrheit der Fälle perfekte Ergebnisse und hohe Genauigkeit bietet. Probiere es jetzt aus!

FAQs über gescannte PDFs

Was ist OCR (Optical Character Recognition)?

Der Prozess der Umwandlung eines Textbildes in ein maschinenlesbares Textformat wird als optische Zeichenerkennung (OCR) bezeichnet. Wenn du zum Beispiel ein Formular oder eine Quittung scannst, speichert dein Computer diesen Scan als Bilddatei. Mit einem Texteditor kannst du die Wörter in dieser Bilddatei nicht ändern, suchen oder zählen. Du kannst jedoch OCR verwenden, um das Bild in ein Textdokument umzuwandeln und den Inhalt als Textdaten zu speichern.

Ein Großteil der Geschäftsabläufe in Unternehmen beinhaltet die Beschaffung von Informationen aus Printmedien. Zu diesen Geschäftsprozessen gehören Papierformulare, Rechnungen, eingescannte juristische Dokumente und gedruckte Verträge. Diese riesigen Mengen an Papierkram erfordern jedoch viel Zeit und Platz für die Aufbewahrung und Bearbeitung. Eine papierlose Dokumentenverwaltung ist zwar der richtige und moderne Weg, allerdings kann das Einscannen tausender Dokumente in Bildformate auch zu Problemen führen. Schließlich erfordert dieses Verfahren manuelle Arbeit und kann zeitaufwändig und ineffizient sein.

Außerdem werden bei der Digitalisierung dieses Dokumenteninhalts nur Bilddateien erzeugt, die den Text der Papierdokumente enthalten. Bildtexte können von Textverarbeitungsprogrammen jedoch nicht auf die gleiche Weise verarbeitet werden wie Textdokumente. Dieses Problem wird durch die OCR-Technologie gelöst, die Textbilder in Daten und Dateien umwandelt, die andere Geschäftsanwendungen auswerten können. Die Daten können dann für Analysen verwendet werden, um Abläufe zu rationalisieren, Verfahren zu automatisieren und die Produktivität zu steigern.

Was ist eine native PDF-Datei?

Ein natives PDF ist ein PDF eines Dokuments, das „digital geboren“ wurde, d.h. es wurde aus einer elektronischen Version des Dokuments und nicht aus einer gedruckten Version erstellt. Ein gescanntes PDF eines gedruckten Dokuments hingegen, wenn du zum Beispiel Seiten aus einer gedruckten Zeitschrift einscannst und die Datei als PDF speicherst.

Was ist der Unterschied zwischen einem gescannten PDF und einem nativen PDF?

Willst du die Unterschiede zwischen einem gescannten PDF und einem nativen PDF wissen? Gescannte PDFs sind PDFs, die aus gescannten Bildern eines bestimmten Dokuments bestehen. Da es sich bei einem gescannten PDF um eine Sammlung von Bildern handelt, kann der Nutzer den Text oft nicht durchsuchen. Native PDFs hingegen sind PDFs von Dokumenten, die digital „geboren“ wurden, d.h. das PDF wurde aus einer ursprünglichen elektronischen Version des Dokuments, z.B. einem Microsoft Word-Dokument, erstellt. Immer mehr Inhalte in den ProQuest-Datenbanken sind digital „geboren“ und somit als native PDF im PDF-Format verfügbar (einige vollständige Texte sind nur in ASCII/HTML verfügbar). Der prozentuale Anteil der „digital geborenen“ Inhalte in den ProQuest-Datenbanken wächst von Jahr zu Jahr.

Welche Arten von gescannten PDFs gibt es?

Gescannte PDFs werden in drei Kategorien eingeteilt.

Bild-PDFs - Die häufigste Art von PDF ist ein Bild-PDF. Dies ist der Fall, wenn ein Papierdokument in eine PDF-Datei gescannt wird.
Scannbare PDFs mit durchsuchbarem Text - Dieses gescannte PDF-Dokument kann versteckten Text hinter dem Bild enthalten.
Gescannte PDFs mit gemischtem Inhalt - Diese PDFs können gescannte Fotos und elektronisch erzeugte PDF-Elemente enthalten.

Fazit

Anhand der obigen Ausführungen zur Umwandlung von gescannten PDFs in Word kannst du erkennen, dass UPDF der beste Konverter für gescannte PDFs in Word ist. Er ist erschwinglich, genau, engagiert, vielseitig und darüber hinaus für Windows-, Mac-, iOS- und Android-Systeme verfügbar. Außerdem kannst du PDFs in verschiedene andere Formate umwandeln, damit die Dateien in den jeweiligen Anwendungen bearbeitet werden können. Probiere es aus, schließe dich dem UPDF-Team an und nutze ein Tool, auf das sich bereits tausende Nutzer bei ihrem täglichen Dokumenten-Workflow verlassen!