PDFにWordを埋め込む方法｜添付ファイルとして追加する手順

完成したPDFと一緒に、編集可能なWord文書も取引先や社内メンバーへ渡したいことがあります。その場合は、Word文書を別送するのではなく、既存のPDFへ添付ファイルとして追加すると、関連資料を一つのファイルにまとめられます。

この記事で扱う「PDFにWordを埋め込む」とは、Word文書をPDFの添付ファイルとして追加する操作です。Wordの内容をPDFページへ変換したり、PDF本文と連続したページとして結合したりする操作ではありません。

ここでは、UPDFとAdobe Acrobatを使ってPDFにWord文書を添付する手順を紹介します。添付した文書を相手が開くための条件や、添付ファイルが表示されない場合の確認方法もあわせて解説します。

1. PDFにWordを埋め込む前に知っておきたいこと

Word文書を添付ファイルとして埋め込んでも、その内容がPDFのページ上に展開されるわけではありません。PDFには添付を示すアイコンや添付ファイルの一覧が表示され、そこから元のWord文書を開く仕組みです。Wordの内容を閲覧用の固定ページにしたい場合は、添付ではなくWordをPDFに変換します。

添付ファイルの表示方法は、受信側が使うPDF閲覧ソフトによって異なります。ブラウザのPDF表示機能や一部の閲覧ソフトで添付が見つからない場合は、添付ファイルに対応したデスクトップアプリでPDFを開いてください。

受信者が添付したWord文書を開くには、その端末にWord文書を開けるアプリが必要です。また、提供元が不明な添付ファイルは開かず、送信者とファイルの内容を確認してから操作してください。

2. UPDFでPDFにWordを添付する方法

UPDFでは、PDF上の任意の位置にWord文書を添付し、添付アイコンからファイルを管理できます。添付後は、ファイルを開く、端末へ保存する、コピーする、削除するといった操作が可能です。アイコンの種類や色、不透明度を変え、必要に応じて備考も追加できます。

以下は、UPDF for Windowsで確認できる操作の流れです。UPDFはWindows、macOS、iOS、Android向けに提供されていますが、添付機能の入口や画面構成はプラットフォームやバージョンによって異なる場合があります。

UPDFの概要を第三者の視点でも確認したい場合は、この記事も参考にできます。ただし、実際の操作手順や対応状況は、UPDFの現在の画面と公式案内を優先してください。

まずUPDFを起動し、添付先のPDFを開きます。作業前に元のPDFを複製しておくと、添付前の状態も残せます。

① PDFを開いて「ファイルを添付」を選ぶ

UPDFで対象のPDFを開き、注釈ツールからファイルを添付する機能を選びます。続いて、PDF上で添付アイコンを配置する位置を指定します。

項目名やアイコンの位置が異なる場合は、注釈に関するツール一覧からクリップ型の添付アイコンを探してください。

② Word文書を配置して保存する

PDF上で添付アイコンを置きたい位置をクリックし、端末から添付するWord文書を選びます。ファイルを選択すると、その位置に添付アイコンが追加されます。

必要に応じてアイコンの種類、色、不透明度や備考を設定します。最後にPDFを保存し、いったん閉じてから開き直し、添付ファイルが一覧またはアイコンから開けることを確認してください。

添付後のPDFでは、ファイルを開くほか、保存や削除も行えます。受信側での確認方法を詳しく知りたい場合は、PDFから添付ファイルを保存・開く手順も参照してください。

3. Adobe AcrobatでPDFにWordを添付する方法

Adobe Acrobatのデスクトップ版でも、Word文書をPDFの添付ファイルとして追加できます。添付したファイルはPDFと一緒に移動するため、関連資料をまとめて受け渡す場合に利用できます。

Adobe Acrobatは、バージョンによって画面構成やメニューの位置が変わることがあります。以下では現在の公式案内に沿った流れを説明し、旧画面の既存画像は操作の参考として残します。

① PDFを開いて添付機能を選ぶ

Adobe Acrobatのデスクトップ版で対象のPDFを開き、グローバルバーの「編集」を選択します。右側のパネルで「コンテンツを追加」を確認し、「その他」から「ファイルを添付」を選びます。

項目が見つからない場合は、利用中のAcrobatが最新版かを確認し、現在のAdobe公式ヘルプでメニュー位置を確認してください。

※この画像は旧画面を含む可能性があります。現在の入口を画像内の「ツール」だけに限定せず、実際の画面と上記手順を優先してください。

② Word文書を追加して保存する

ファイル選択画面で添付するWord文書を指定し、「開く」を選びます。追加が完了したらPDFを保存し、添付ファイルの一覧から文書を確認します。

Windowsでは「メニュー」から「表示」→「表示切り替え」→「サイドパネル」→「添付ファイル」、macOSでは「表示」→「表示切り替え」→「サイドパネル」→「添付ファイル」の順に開くと、添付ファイルを確認できます。保存や削除の項目が見つからない場合は、使用中のバージョンに対応するAdobe公式ヘルプを参照してください。

※画像と現在の画面でメニュー位置が異なる場合があります。旧画像を唯一の操作経路として扱わないでください。

4. UPDFとAdobe Acrobatの違い

どちらもWord文書をPDFへ添付できますが、添付後の調整方法や対応環境、ライセンスの確認方法が異なります。ここでは、今回の作業に関係する項目だけを比較します。

PDFにWord文書をたまに添付する場合は、まず手元の環境で操作しやすい製品を選びましょう。無料版や体験環境を利用する場合も、添付したファイルを保存できるか、受信側で開けるかまで確認してから共有すると安心です。

PDFの編集、注釈、添付ファイルの整理を日常的に行う場合は、操作画面の分かりやすさ、使用するOS、必要な管理機能を比較して選びましょう。複数のプラットフォームでUPDFを使う場合は、料金、利用可能な端末数、無料版の制限が変更される可能性があります。UPDF Proを購入したい方は、公式料金ページで最新の利用条件を確認してから購入を判断してください。

5. PDFへのWord埋め込みに関するよくある質問

① Wordを添付する方法とPDFに変換する方法の違いは？

Wordを添付する方法は元のWord文書をPDF内にファイルとして保持し、PDFへの変換はWordの内容をPDFページとして表示する方法です。編集可能な原稿も一緒に渡したい場合は添付、閲覧時のレイアウトを固定したい場合は変換が向いています。両方が必要なら、変換後のPDFに元のWord文書を添付する方法もあります。

② PDFに添付したWord文書は誰でも開けますか？

誰でも同じ方法で開けるとは限りません。受信者には、PDFの添付ファイルを表示できる閲覧ソフトと、Word文書を開けるアプリが必要です。送信前に別の端末でPDFを開き、添付ファイルが表示されるかを確認しておくと、共有後のトラブルを減らせます。

③ 添付ファイルが表示されないときはどうすればよいですか？

まず、ブラウザではなく添付ファイルに対応したデスクトップ版のPDFソフトで開いてください。次に、添付ファイルパネルやPDF上の添付アイコンを確認します。それでも見つからない場合は、送信者側で保存後のPDFを開き直し、添付が残っているかを確認してから再送します。

④ PDFに添付したWord文書を削除できますか？

削除できます。UPDFでは添付アイコンまたは添付ファイルの一覧から対象を選び、削除後にPDFを保存します。Adobe Acrobatでは添付ファイルパネルから対象を削除できますが、メニュー位置はバージョンによって異なる場合があります。元に戻せるよう、削除前のPDFは別に保管してください。

6. まとめ

Word文書をPDFへ添付すると、閲覧用のPDFと編集可能な元文書を一つにまとめて共有できます。ただし、WordをPDFページへ変換する操作とは結果が異なり、受信側には添付ファイルとWord文書を開ける環境が必要です。

一時的な添付作業であれば、手元の環境で使いやすく、保存後の確認まで行える製品を選びましょう。PDFの編集、注釈、添付ファイルの管理を繰り返し行う場合は、必要な機能、対応OS、ライセンス条件を比較することが大切です。

UPDFでは、PDF上の位置を指定してWord文書を添付し、アイコンや備考を調整できます。まず実際のPDFで添付から保存、再表示までを試し、共有相手の環境でも開けることを確認してください。