PDFのコメントを見る方法｜一覧表示と絞り込みの手順

同僚や取引先から「PDFにコメントを入れたので確認してください」と連絡が来たものの、ファイルを開いても、どこに何が書かれているのか分からない。付箋やハイライトは見えているのに、指摘の内容を読めず困っていませんか。

まず確認したいのは、相手がどの箇所に、どのような指摘を書き込んだかです。この記事では、PDFのコメントを表示して本文と見比べる方法を紹介します。コメントが多い場合に、投稿者やキーワードから必要な指摘を探す方法も解説します。

コメントを一覧で確認・絞り込む方法

複数の人が確認した提案資料などでは、コメントをページごとに探すより、一覧から確認すると見落としを減らせます。UPDFのWindows版では、左側のコメントパネルで内容を確認し、種類や投稿者で絞り込んだり、コメント内のキーワードを検索したりできます。

一覧からコメントと本文の位置を確認する

ここでは、担当者の確認メモが付いた提案資料を例に説明します。手元のコメント付きPDFでも同じ流れで確認できます。

1. UPDFで、コメントが保存されているPDFを開きます。
2. 画面左側のコメントパネルを開きます。上部の注釈ツールを開く操作とは区別してください。
3. 一覧から確認したいコメントを選び、コメントの本文と、PDF内の該当箇所を確認します。

付箋のアイコンだけが見えているときも、一覧に表示される文字を確認すれば、指摘の内容を読み取れます。すべてを読みたい場合は、検索や絞り込みが残っていない状態で一覧を確認してください。

投稿者や種類でコメントを絞り込む

自分に関係する指摘だけを読みたいときは、投稿者で絞り込む方法が便利です。付箋だけを探したい場合は、注釈の種類を条件にできます。

1. コメントパネルのフィルターを開き、「注釈をフィルター」で表示しない項目のチェックを外します。提案資料では、種類とカラーはすべて選択したまま、投稿者「部門担当」のチェックを外し、「総務担当」だけを残します。

2. 「適用」を押し、一覧に表示されるコメントの投稿者が、選んだ条件と一致するか確認します。

指定した投稿者のコメントをまとめて確認できます。他の人の指摘も読むときは、絞り込みの条件を解除してから一覧に戻ります。

コメント内のキーワードを検索する

どのページの指摘か分からなくても、コメントに含まれる言葉から探せます。PDF本文の検索と、コメント内の検索は対象が異なります。

1. 必要に応じて絞り込みを解除し、コメントパネルの検索欄に探したい言葉を入力します。提案資料では「会議室」を入力します。
2. 表示された一致するコメントを読み、必要な指摘を確認します。入力した言葉を消すと、検索による絞り込みを解除できます。

無料の閲覧ソフトでコメントを確認する

コメントを読むために、PDF本文を編集する必要はありません。無料のAdobe Reader（Acrobat Reader）でも、コメントを一覧で確認できます。すでに使っている場合は、まずこの方法で開いてみましょう。

1. Acrobat Readerでコメント付きのPDFを開きます。
2. 画面右側の「コメントの編集、削除、返信」を選び、コメントパネルを開きます。
3. 一覧のコメントを選び、コメントの文字と、対応するPDFの位置を確認します。

コメント一覧を開いたまま本文を読み進めれば、指摘を確認しながら資料を見直せます。以前の画面とボタンの位置が異なる場合は、コメントパネルを開く入口を確認してください。

Macのプレビューでハイライトとメモを確認する

Macでは、標準アプリの「プレビュー」でメモやハイライトを確認できます。別のPDFソフトを利用していない場合の、身近な確認方法です。

1. コメント付きPDFをプレビューで開きます。
2. メニューバーの「表示」から「ハイライトとメモ」を選び、サイドバーを表示します。
3. 確認したい項目を選びます。ページ上のメモをクリックすると、その内容を確認できます。

サイドバーは、メモとその位置を探すために使います。注釈の種類によって扱いが異なるため、読みたい内容が確認できない場合は、同じPDFをAcrobat Readerなどのコメント対応ソフトでも開いて確認しましょう。

コメントが見つからないときに確認すること

一覧を開いても目的のコメントがないときは、表示条件とファイルを先に確認します。コメントが削除されたと決めつける前に、次の点を見直してください。

• 検索・絞り込み：検索語や投稿者・種類の条件が残っていないか確認します。条件に合わないコメントは一覧に表示されません。
• ファイルの版：コメントを書き込む前のPDFではなく、相手がコメントを保存した後のファイルを開いているか確認します。
• マークと文字：色付きのハイライトだけでなく、付箋やコメント本文が実際に付いているかを確認します。文字のメモがないハイライトもあります。

それでも見つからない場合は、作成者にも同じファイルを開いて確認してもらいましょう。表示条件の問題か、保存されたファイルの違いかを切り分けやすくなります。

よくある質問

まとめ

PDFのコメントを読むときは、まず利用中のアプリでコメント一覧やメモのサイドバーを開き、文字の内容と本文の位置を確認しましょう。読むだけなら、Acrobat ReaderやMacのプレビューから始められます。

指摘が多い資料では、投稿者やキーワードから必要なコメントを探せると、確認作業を進めやすくなります。Windows版UPDFの一覧・絞り込み・検索を使い、確認したい指摘に合わせて表示を切り替えてみてください。