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¿Cómo extraer datos de PDF a Excel? [4 soluciones fáciles]

Hoy en día tratamos a diario con archivos PDF cuando se trata de nuestro trabajo y otras tareas personales. Y con esas tareas, hay situaciones en las que se requiere que analicemos gráficos, tablas y estimemos cálculos.

Aquí es donde tenemos que exportar los datos a una hoja de cálculo Excel y hacer todo el trabajo.

En este blog, aprenderás 4 formas sencillas de extraer datos de PDF a Excel para que puedas ser más eficiente en tus tareas y trabajar de forma inteligente en lugar de dura.

Lee hasta el final para saber más sobre una herramienta extra que puede llevar tu productividad al siguiente nivel.


Parte 1. 4 soluciones prácticas para extraer datos de PDF a Excel

Conozcamos las 4 formas sencillas para extraer datos de PDF a Excel.

Estas 4 soluciones dependerán de diferentes escenarios, por lo que puedes utilizarlas en función de la naturaleza del problema.

Situación 1: Convertir PDF a Excel sin perder el formato

En esta situación, querrías simplemente importar datos de PDF a Excel sin perder el formato. Solo quieres que las cosas permanezcan tal y como las vio en el PDF. Por lo tanto, aquí es donde tendrá que utilizar herramientas completas de edición y conversión de PDF como UPDF.

UPDF es una sencilla herramienta de edición de PDF que también puede ayudarte a pasar PDF a varios formatos de archivo, incluido Excel.

Estos son los pasos para utilizar su potente función de conversión.

Paso 1. Descarga, inicia UPDF y haz clic en Abrir archivo. Selecciona el archivo PDF que deseas convertir en una hoja de cálculo Excel.

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Paso 2. Una vez abierto el archivo PDF con UPDF, selecciona el icono Exportar PDF en el panel derecho. A continuación, entre las opciones, selecciona Excel (.xlsx).

Paso 3. Aparecerá una ventana emergente en la que podrás especificar Formato de salida Rango de páginas que deseas convertir. Haz clic en el botón Exportar cuando hayas terminado.

Y ya está. Ya tienes tu archivo PDF convertido con éxito en una hoja de cálculo Excel, conservando su formato.

Es fácil poner en marcha tu proceso de trabajo en UPDF y lo mejor es que empezar es gratis.

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Situación 2: Transferir partes específicas de datos a Excel

En esta situación, es probable que desees transferir solo algunas partes de los datos tabulares de PDF a Excel. Para ello, puedes copiarlos y pegarlos individualmente.

Sigue estos pasos para aprender a hacerlo.

  • Paso 1. Abre PDF y resalta los datos tabulares de una tabla específica. Puedes hacer clic con el botón derecho y seleccionar Copiar o simplemente pulsar Ctrl + C.
  • Paso 2. Abre una nueva hoja de cálculo de Excel y, en cualquier celda, haz clic con el botón derecho y selecciona Pegar Ctrl + V.

Así de sencillo. Probablemente la solución más fácil de esta lista.

Sin embargo, la desventaja de utilizar este método es que puede ser un proceso tedioso y llevar mucho tiempo copiar y pegar individualmente cada dato. Además, puede dar lugar a errores.

Situación 3: Importar datos de PDF a Excel al instante

Este método es muy sencillo y no te quitará mucho tiempo. Puedes importar datos de PDF a Excel directamente siguiendo algunos pasos en tu archivo Excel.

Paso 1. Abre una nueva hoja de cálculo Excel y ve a la pestaña Datos.

Paso 2. Selecciona Obtener datos, Desde archivo y Desde PDF.

Paso 3. Selecciona el archivo PDF que deseas importar y haz clic en Importar.

Paso 4. Verás una vista previa del PDF en la ventana emergente del Navegador, a continuación puedes seleccionar la tabla y hacer clic en Cargar, para importar la tabla a tu hoja de cálculo Excel.

Es un método rápido que puede utilizar sin necesidad de software de terceros. Sin embargo, no es una opción ideal para extraer datos a granel y puede dar lugar a errores de formato, como se muestra en la siguiente ilustración.

Situación 4: Extraer tablas PDF con herramientas de extracción

Puede que prefieras utilizar una herramienta de extracción de tablas que solo requiera importar datos de una tabla específica en lugar de todo el PDF.

Para ello, puedes utilizar herramientas fiables de extracción de tablas PDF y hay muchas de ellas disponibles en línea. Pero para este blog, vamos a cubrir una herramienta de extracción popular llamada Tabula.

Estos son los pasos que puedes seguir para aprender a extraer una tabla con Tabula.

  • Paso 1. Inicia Tabula y carga un archivo PDF que contenga la tabla que deseas extraer.
  • Paso 2. Puedes navegar por tus páginas PDF y, a continuación, dibujar un recuadro alrededor de la tabla haciendo clic y arrastrando el cursor.
  • Paso 3. Haz clic en Vista previa y exportación de los datos extraídos para comprobar si la tabla que has seleccionado son los datos que deseas extraer por completo.
  • Paso 4. Por último, haz clic en el botón Exportar y podrás guardar tus datos como un archivo de hoja de cálculo Excel.

Utilizar herramientas de extracción de tablas PDF como Tabula, PdfTables y Camelot, puede ayudarte a extraer rápidamente los datos de una tabla.

No obstante, hay que tener en cuenta que estas herramientas solo funcionan bien con PDF nativos y no escaneados. Además, a veces pueden contener errores de formato, por lo que no son la solución ideal a largo plazo.

¿Cuál es la solución ideal?

De las 4 soluciones sencillas comentadas anteriormente, debes considerar el método que te resulte fiable a largo plazo y que haga más eficaz tu proceso de trabajo.

Para ello, es mejor extraer datos de PDF a Excel con UPDF, ya que ofrece un montón de funciones de edición que pueden ayudarte a modificar PDF y seguir exportándolos varias veces a Excel con solo pulsar un botón.

Puede descargar UPDF gratis y empezar a explorar estas funciones inmediatamente, pero sigue leyendo para saber más sobre UPDF.

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Parte 2. UPDF - Más de extraer datos de PDF a Excel

A la hora de plantearte un flujo de trabajo a largo plazo cuando trabajas con varios archivos PDF, necesitas algo más que saber cómo extraer datos de un PDF a Excel. Necesitas el paquete completo.

UPDF es una herramienta fiable de edición de PDF que puede ayudarte a conseguir muchos de tus objetivos relacionados con documentos gracias a su interfaz fácil de usar.

Algunas de las funciones comunes de UPDF son:

  • Ver PDF en cómodos modos de lectura
  • Editar PDF y guardar los cambios al instante
  • Organizar PDF reorganizando, insertando y eliminando páginas
  • Anotar PDF utilizando herramientas como resaltadores, rotuladores, pegatinas, sellos, etc.
  • Guardar PDF de forma segura en UPDF Cloud
  • Rellenar y firmar formularios al instante
  • Pasar PDF a varios formatos de archivo, como Excel, Word, PowerPoint, TXT, HTML, etc.
  • UPDF Editor, extraer datos de PDF a Excel

¡Entonces descarga gratis UPDF en tu dispositivo ya!

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Pero eso no es todo... ¡Puedes conseguir aún más con IA!

Si preguntabas si habría alguna forma de no exportar datos tabulares a Excel y analizarlos tú mismo en tu archivo PDF, no estás soñando.

UPDF AI puede elevar tu productividad a otro nivel ayudándote a analizar tablas, gráficos, etc., y haciéndote comprender mejor datos complejos.

UPDF cuenta con un asistente de IA que te ayudará a:

  • Resumar textos, párrafos, tablas y gráficos en segundos.
  • Explicar contenido específico con todo detalle.
  • Traducir texto a varios idiomas compatibles.
  • Reescribar contenidos y aportar ideas de redacción para poder optimizarlos.

Solo tienes que resaltar la tabla o el gráfico, hacer clic con el botón derecho y pedir a UPDF AI que lo analice por ti. Así de sencillo, te ahorrará tiempo y será más eficiente a la hora de alcanzar tus objetivos.

Ojo:

UPDF AI está disponible en Windows y Mac. Puedes comprar la función AI y hacer clic en el botón de abajo para probarlo (junto con las otras funciones relacionadas).

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Parte 3. Preguntas frecuentes sobre cómo pasar datos de PDF a Excel

Q1. ¿Cómo importar datos de PDF a Excel?

Si deseas extraer formato de texto de PDF escaneados, lo ideal es utilizar una herramienta PDF con capacidad de OCR como UPDF. Puedes realizar esta función siguiendo estos pasos:

  • Inicia UPDF y abre PDF
  • Selecciona Reconocer texto mediante OCR a la derecha
  • En la ventana emergente, selecciona PDF con opción de búsqueda
  • Selecciona Realizar OCR
  • Haz clic y selecciona el texto que deseas extraer

Q2. ¿Cuál es el mejor programa para pasar datos de PDF a Excel?

UPDF es la opción ideal para extraer datos de un PDF a Excel. Sigue estos pasos:

  • Inicia UPDF y abre PDF
  • Selecciona Exportar PDF a la derecha
  • En las opciones puedes seleccionar cualquier formato de archivo al que desees transformar

Q3. ¿Por qué se cortan las hojas de Excel al convertirlas a PDF?

La razón más común es que el ancho de las columnas en la hoja de Excel no es suficiente para que quepa todo el texto, por lo que acabará viendo parte del texto cortado cuando lo guarde como PDF. Lo ideal es comprobar los Márgenes de Página. Por otro lado, puedes utilizar la función Crear de UPDF y hacer que tu hoja de cálculo Excel se abra como PDF en la aplicación manteniendo su formato.

UPDF puede ayudarte a analizar tablas y datos como nunca antes...

Las 4 soluciones viables que se discutieron en este blog pueden ayudarte a extraer datos de PDF a Excel.

A pesar de que algunos de ellos tienen sus pros y sus contras, UPDF puede ayudarte a maximizar tu flujo de trabajo y a convertir PDF en hojas de cálculo Excel en segundos.

Además, puedes utilizar las increíbles funciones básicas de UPDF y la IA para aumentar tu productividad de forma masiva mediante el análisis de tus datos.

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