PDFのしおりを自動作成し、見出しから移動できる資料に整える

章や節の多いPDFにしおりを付けたいときは、UPDFで本文の見出しからまとめて自動作成できます。タイトルの入力や移動先の指定を繰り返す手間を減らし、必要な章へ移動しやすいPDFに整えられます。

この記事では、Windows版UPDFでしおりを生成し、必要な箇所を整えて保存する手順を紹介します。手元のPDFで進める方は、下のボタンからUPDFをダウンロードして準備してください。

ファイルの状態に合わせて自動作成の方法を選ぶ

PDFしかない場合は、文字を選択できるかを確かめます。原稿を編集できる場合は、見出しスタイルを利用したPDF出力も選べます。

しおりがほぼそろっていて、数項目だけ足したい場合は、必要な位置にしおりを手動で追加する方法が手軽です。これから多くの章や節を登録する場合は、自動生成から始めると作業を進めやすくなります。

既存のPDFからAIでしおりを自動作成する

元のWordファイルや、タイトル・ページ番号をまとめた一覧がなくても、PDFからしおりを生成できます。以下はWindows版UPDFの手順です。

AIアシスタントを利用できるアカウントでサインインしておきます。UPDF ProとAIアシスタントの利用権は別なので、Proの買い切りライセンスだけでは有料AI機能の利用権は付きません。残したい既存のしおりがある場合は、生成前にPDFを別名保存しておくと元に戻しやすくなります。

UPDFをインストールしたら、次の手順でしおりを生成します。

日本語を選んでしおりを生成する

1. 対象のPDFをUPDFで開き、左側の「しおり」アイコンをクリックしてパネルを表示します。
2. 「AIでブックマークを生成」をクリックし、生成言語を「日本語」に設定します。しおりがすでにある場合は、パネル上部のAI生成アイコンから設定を開きます。

3. 既存のしおりがある場合は、反映方法を選びます。「現在のものを置換」は生成結果への入れ替え、「先頭に挿入」「末尾に挿入」は既存の一覧への追加です。
4. 「生成」をクリックします。処理が終わると、しおりパネルに生成結果が表示されます。

見出し名・親子階層・移動先を整える

生成後の整理では、共有相手が使う見出しの深さに合わせます。章単位で移動できれば十分なのか、小節まで必要なのかを決めておくと、細かな項目をどこまで残すか判断しやすくなります。

1. 本文の章・節が一覧にあるかを見比べます。不要な見出しや繰り返しのヘッダーを拾っている場合は、その項目を削除し、分かりにくい名称は整えます。
2. 同じ階層の章が並び、その下に小節が入っているかを確認します。階層が違う項目は「レベルを上げる」「レベルを下げる」で調整します。たとえば「3.1 付属品と動作の確認」は「第3章 貸出品の準備と発送」の下に置きます。

3. しおりをクリックし、対応する本文の見出しへ移動するか確かめます。途中や末尾の章も確認し、既存の一覧に挿入した場合は同じ項目が重複していないかも見ます。

不足した項目の追加や並べ替えが必要な場合は、PDFのブックマークを編集する方法で操作を確認できます。生成された一覧を使い、読みにくい箇所や移動先が違う項目を中心に調整します。

保存して、開き直したPDFで確認する

調整したPDFを別名で保存します。保存先のファイルを開き直し、しおりが残っていることと、目的の章・節へ移動できることを確かめてください。

共有相手の閲覧ソフトが決まっている場合は、そのソフトでしおりパネルを開き、表示と移動を確認してから渡します。

Word原稿がある場合は、見出しからしおりを付けて出力する

Word原稿が残っているなら、見出しスタイルを使ってPDFにしおりを付けて出力できます。原稿を更新してPDFを作り直す資料にも向いています。以下はWindows版Wordの手順です。

1. 章タイトルに「見出し1」、節タイトルに「見出し2」などの見出しスタイルを設定します。文字を大きくしたり太字にしたりするだけでは、この設定にはなりません。
2. 「ファイル」から「名前を付けて保存」または「コピーの保存」を選び、ファイル形式をPDFにします。
3. PDFの「オプション」で「次を使用してブックマークを作成」にチェックを入れ、「見出し」を選んで保存します。

4. 出力したPDFを開き、見出しに対応するしおりができているか、クリックで目的の位置へ移動できるかを確認します。

以後の見出し追加や変更はWord原稿で行い、PDFを出力し直します。Mac版やWeb版は設定画面が異なります。各版の保存方法はMicrosoftのPDF保存手順にまとまっています。

自動生成がうまくいかないときの対処

• しおりが作られない：文字を選択できないスキャンPDFでは、先にOCRを実行します。日本語の資料なら文書の言語に日本語を含め、本文を検索・選択できる状態にしてから、しおりの生成に戻ります。OCRだけではしおりは作られません。
• 必要な見出しが抜ける・細かすぎる：本文の章・節と照合し、足りない項目を追加します。下位の項目が多い場合は、まず折りたたんで使い、共有時に不要な項目だけ削除します。階層が違う場合は、生成の手順に戻らず、その項目の親子関係を直します。
• 違う位置へ移動する：目的の見出しを画面に表示し、該当するしおりを右クリックして「移動先を設定」で更新します。表紙や前付けがある資料では、印刷されたページ番号とPDFの先頭から数えた位置がずれるため、番号だけでなく本文の見出しを基準に合わせます。

よくある質問

まとめ

しおりの自動作成は、章や節の多いPDFを繰り返し参照したり、ほかの人に共有したりするときに役立ちます。UPDFで見出しからまとめて生成すれば、項目ごとのタイトル入力やページ指定を減らせます。生成結果は必要な見出しの深さに整え、親子階層と移動先を確認してから保存しましょう。

手元のPDFを整理したい方は、下のボタンからUPDFをダウンロードしてください。しおりを付けたいファイルを開き、読み返しや共有に使いやすいPDFに整えてみましょう。