PDFをパスワードで保護する方法｜開く・編集・印刷制限の設定手順

取引先へ送る契約書や見積書、社内だけで共有する資料など、第三者に見られたくないPDFにはパスワードを設定しておくと安心です。ただし、「PDFを開けないようにする」のか、「閲覧は許可して編集や印刷だけを制限する」のかによって、選ぶ設定が異なります。

この記事では、PDFのパスワード保護の種類を整理したうえで、Windows、Mac、iPhoneで設定する方法を紹介します。最後に、設定後の確認ポイントと、パスワードを設定できない場合の対処も確認します。

PDFのパスワード保護は2種類

PDFで一般的に使われるのは、文書を開くためのパスワードと、編集・コピー・印刷などを制限する権限パスワードです。共有相手に何を許可するかを先に決めると、必要な設定を選びやすくなります。

PDFの閲覧者を限定したい場合は「文書を開くパスワード」、閲覧を許可しながら編集・コピー・印刷を制限したい場合は「権限パスワード」を設定します。両方の制限が必要な場合は併用できます。

PDFにパスワードを設定する方法5選

利用している端末やソフトに合わせて方法を選びます。既存のPDFに開くパスワードと権限パスワードをまとめて設定したい場合はPDF編集ソフト、MacやiPhoneで開くパスワードを付けたい場合は標準のプレビュー機能が使えます。

Windowsで開く・権限パスワードを設定する

Windowsで既存のPDFにパスワードを設定する場合は、UPDFを利用できます。文書を開くパスワードと権限パスワードを同じ設定画面で追加できるため、閲覧だけでなく編集・コピー・印刷の範囲も調整できます。

作業前に編集可能な元のPDFを残し、保護したファイルは別名で保存できる状態にしておきましょう。

1. UPDFで保護したいPDFを開きます。
2. 画面右上の保存メニューを展開し、「パスワードを設定してファイルを保護する...」を選択します。



3. 閲覧を制限する場合は、文書を開くパスワードを追加して確認入力します。
4. 編集・コピー・印刷を制限する場合は、権限パスワードを追加し、許可する操作を選びます。



5. 設定を確認し、保護したPDFを別名で保存します。
6. 保存したPDFを閉じてから開き直し、パスワード入力画面と各権限が設定どおりに機能するか確認します。

保存後の確認まで終えて、初めて保護設定が完了したと判断できます。次の項目を確認してください。

• 閲覧確認：正しいパスワードを入力した場合だけPDFを開けるか確認します。
• 権限確認：編集、コピー、印刷が指定した範囲に制限されているか確認します。
• 表示確認：文字、画像、表などが欠けずに表示されるか確認します。
• 原本確認：編集可能な元のPDFが別に残っているか確認します。

Adobe Acrobatで設定する

Adobe Acrobatでは、「すべてのツール」からPDFの保護機能を開き、表示または編集に対するパスワードを設定できます。パスワードを入力して確認し、「適用」を選んだあと、ファイルを保存します。

Adobe Acrobat Readerで設定項目が見つからない場合は、利用している製品と契約プランを確認してください。閲覧用アプリと編集機能を備えたAcrobatでは、利用できる保護機能が異なることがあります。

Macのプレビューで設定する

Macでは標準の「プレビュー」でPDFを開き、「ファイル」＞「書き出す」の順に進みます。「アクセス権」を開くと、文書を開くときにパスワードを要求するか、プリントや変更に所有者パスワードを要求するかを設定できます。

元のPDFを残したい場合は、書き出す際に新しいファイル名を付けます。設定は保存後に有効になるため、作成したコピーを開き直して確認してください。

Microsoft WordからPDFを書き出すときに設定する

Wordで作成中の文書をPDFにして配布する場合は、デスクトップ版WordのPDF出力設定からパスワードを付けられます。「名前を付けて保存」または「エクスポート」でPDFを選び、「オプション」にあるパスワードによる暗号化を有効にして、パスワードを入力します。

この方法はWord文書から新しいPDFを作る場面に適しています。既存のPDFへ後から細かな編集・印刷権限を設定したい場合は、PDF編集ソフトを使う方が分かりやすいでしょう。

iPhoneのプレビューで設定する

iPhoneの「プレビュー」でPDFを開き、ファイル名の横にあるアクションメニューから「ロック」を選びます。「パスワードを要求」をオンにし、パスワードと確認欄に同じ内容を入力して「完了」をタップします。

パスワードを設定していないコピーも残したい場合は、ロックする前にPDFを複製してください。iPhoneでのメニュー表示はiOSのバージョンによって変わることがあるため、現在の画面に表示される項目を確認しながら操作します。

PDFをパスワードで保護するときの注意点

• 元ファイルを残す：保護前の編集可能なPDFを安全な場所に保管し、保護版は別名で保存します。
• パスワードを別経路で共有する：PDFとパスワードを同じメール本文にまとめず、組織のルールに沿って別の連絡手段を使います。
• ファイル名に書かない：ファイル名やメール件名からパスワードが分からないようにします。
• 受信側で確認する：相手のPDF閲覧ソフトでも開けるか、必要な印刷や入力ができるか確認します。
• 安全に保管する：忘れた場合に必ず復旧できるとは限らないため、管理方法を決めてから設定します。

パスワード保護は、誤送信そのものを防ぐ仕組みではありません。送信先、添付ファイル、共有権限を確認したうえで利用してください。機密性が高い文書を、管理主体や保存条件が不明なオンラインサービスへアップロードすることも避けましょう。

PDFにパスワードを設定できないときの確認点

パスワード設定の項目が表示されない、保存後もパスワードを求められない場合は、次の点を順に確認します。

• 閲覧専用アプリを使っていないか：PDFを開くだけのアプリでは、パスワードを追加できないことがあります。
• オンライン版やモバイル版の制限：同じ製品名でも、デスクトップ版とWeb版で利用できる機能が異なる場合があります。
• 元のPDFに既存の保護がないか：編集やセキュリティ設定の変更が制限されている場合は、正しい権限パスワードが必要です。
• 保存先へ書き込めるか：読み取り専用のフォルダーやクラウド同期中のファイルでは、別名保存を試します。
• 保存したファイルを開き直したか：設定画面を閉じただけでは確認できません。保護版を閉じてから再度開きます。

受け取ったPDFの保護を外したい場合は、設定を上書きするのではなく、正当な権限とパスワードがあることを確認したうえで、PDFのロック解除手順を参照してください。パスワード付きPDFを印刷できない場合は、印刷権限と利用するプリンター設定も確認します。

PDFのパスワード保護に関するFAQ

まとめ

PDFをパスワードで保護するときは、まず閲覧を制限したいのか、編集・コピー・印刷を制限したいのかを決めます。前者には文書を開くパスワード、後者には権限パスワードを使い、必要に応じて両方を設定します。

Windowsで既存のPDFを保護するなら、UPDFでパスワードと権限を設定し、保護版を別名で保存できます。設定後は必ずファイルを開き直し、パスワード入力と各権限が意図した状態になっているか確認してください。