Erstellen und Ausfüllen von Formularen auf Windows

Sind Sie es leid, immer wieder Papierformulare auszufüllen und zu scannen? Kein Problem, denn UPDF revolutioniert den Prozess mit seinen ultimativen Funktionen zum Erstellen, Bearbeiten und Ausfüllen von Formularen. Erstellen Sie mühelos Formulare mit Kontrollkästchen, Textfeldern, Schaltflächen, Dropdown-Listen und mehr. Darüber hinaus können Sie mehrere Kopien des Formulars erstellen, die Ausrichtung anpassen und Daten löschen, importieren und exportieren.

Kurz gesagt: Es ist Ihr bester Freund im Umgang mit digitalen Formularen! Dieses Handbuch enthält detaillierte Schritt-für-Schritt-Anweisungen zur Verwendung von UPDF zum Erstellen, Bearbeiten und Ausfüllen von Formularen in PDF-Dateien.

1. Erstellen Sie ausfüllbare Formulare von Grund auf

Wenn Sie ausfüllbare Formulare über UPDF erstellen, müssen Sie die unten dargestellten vereinfachten Schritte befolgen:

Schritt 1. Öffnen Sie nach dem Start von UPDF das Menü „Werkzeuge“ auf der Startseite. Wählen Sie nun die Option „Leer“ und geben Sie die Seitenanzahl, das Papierformat und weitere Einstellungen ein. Klicken Sie anschließend auf „Anwenden“, um fortzufahren.

Schritt 2. Navigieren Sie nach dem Erstellen der leeren PDF-Datei oben links zur Option „Werkzeuge“. Wählen Sie nun im Menü „Werkzeuge“ die Option „Formular“, um eine Liste mit Werkzeugen zur Formularbearbeitung zu öffnen.

• Textfeld

Wenn Sie diese Schaltfläche auswählen, können Sie an einer beliebigen Stelle im Formular ein Textfeld einfügen. Dies geschieht typischerweise, um ein Textfeld über einem bestimmten Feld zu erstellen, in das der Antwortende seine Informationen eintragen soll. Klicken Sie einfach auf das Symbol „Textfeld“ im oberen Menü, gehen Sie zu der gewünschten Stelle und halten Sie die linke Maustaste gedrückt, um einen Bereich zu zeichnen, den der Antwortende ausfüllen kann. Lassen Sie die Maustaste los, wenn Sie fertig sind.

Nachdem Sie ein Textfeld in Ihre leere PDF-Datei eingefügt haben, können Sie dessen Größe mithilfe der gepunkteten Linien um das Feld herum anpassen. Darüber hinaus können Sie die Position des Textfelds per Drag & Drop im PDF-Formular ändern.

Wenn Sie auf das Textfeld doppelklicken, wird rechts dessen Eigenschaftenfenster angezeigt. Dort können Sie allgemeine Eigenschaften, Stil und Aktion ändern.

In den allgemeinen Eigenschaften können Sie die folgenden Optionen ändern:

Name: Sie können das ausgewählte Textfeld umbenennen. Wenn Sie möchten, dass mehrere Textfelder automatisch den gleichen Inhalt anzeigen, wenn eines ausgefüllt wird, geben Sie ihnen einfach den gleichen Namen. Um beispielsweise das zweite Feld automatisch mit dem gleichen Inhalt wie das erste ausfüllen zu lassen, benennen Sie beide Felder „Text1“.

Kurzinfo: Dies ist der Inhalt, der angezeigt wird, wenn Sie mit der Maus über ein Textfeld fahren, und der den Ausfüllern hilft zu verstehen, welche Informationen sie eingeben müssen.

Formularfeld: Aktivieren Sie das Symbol „Gesperrt“, um Änderungen an den Eigenschaften des ausgewählten Textfelds, wie Größe und Position, zu verhindern. Zusätzlich können Sie die Feldeinstellungen wie folgt anpassen:

• Nur Lesen: Verhindert, dass Benutzer Informationen eingeben.
• Erforderlich: Stellt sicher, dass Benutzer das Feld vor dem Absenden ausfüllen müssen.
• Sichtbar: Das Feld ist sowohl sichtbar als auch ausfüllbar.
• Versteckt: Das Feld ist für Benutzer nicht sichtbar.
• Sichtbar, wird aber nicht gedruckt: Das Feld wird auf dem Bildschirm angezeigt, erscheint jedoch nicht in Ausdrucken.
• Versteckt, aber druckbar: Das Feld ist auf dem Bildschirm nicht sichtbar, wird aber beim Drucken angezeigt.

Standardwert: Sie können einen Standardwert für das Feld festlegen, wenn der Inhalt festgelegt und im Voraus bekannt ist. Benutzer können den Standardwert jederzeit löschen und bei Bedarf einen eigenen Wert eingeben.

Sie können außerdem die folgenden Einstellungen konfigurieren:

• Rechtschreibung prüfen: Aktiviert die Rechtschreibprüfung, um die Richtigkeit der Eingabe des Füllers zu überprüfen.
• Mehrzeilig: Ermöglicht dem Füller, Inhalt über mehrere Zeilen einzugeben, wenn der Text die Feldgröße überschreitet.
• Bei langem Text scrollen: Ermöglicht das Scrollen innerhalb des Feldes, wenn der eingegebene Text länger als der sichtbare Bereich ist.
• Rich-Text-Formatierung zulassen: Ermöglicht Füllern, Formatierungen (wie Fettdruck oder Kursivschrift) auf den Eingabetext anzuwenden.
• Zeichenbegrenzung: Legt eine maximale Anzahl an Zeichen fest, die im Feld zulässig sind.

Im Abschnitt „Stil“ können Sie die Hintergrundfarbe des Textfelds, die Textfarbe für Benutzereingaben, den Schriftstil, die Schriftgröße und die Textausrichtung anpassen. Sie können die Größe des Textfelds auch durch Anpassen von Breite und Höhe ändern.

Sie können auch ein bestimmtes Format für das Textfeld festlegen, z. B. Zahl, Prozent, Datum, Uhrzeit oder andere spezielle Formate. Sobald ein Format ausgewählt ist, können Sie die zugehörigen Eigenschaften anpassen. Wenn Sie beispielsweise „Zahl“ wählen , können Sie Einstellungen wie Dezimalstellen, Trennzeichenstil, Währungssymbol, Symbolposition und negatives Zahlenformat anpassen.

In manchen Fällen, insbesondere bei Zahlenfeldern, müssen Sie Berechnungen durchführen. Sie können dies im Abschnitt „Berechnen“ tun. Dort stehen Ihnen fünf Optionen zur Verfügung: Summe (+) , Produkt (×), Durchschnitt, Minimum und Maximum.

Wenn Sie beispielsweise den Preis durch Multiplikation des Feldes „Einheit“ mit dem Feld „Menge“ berechnen möchten, klicken Sie einfach auf das Textfeld „Preis“, wählen Sie „Produkt (×)“ und wählen Sie anschließend „Einheit“ und „Menge“ aus der Popup-Liste. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb der Liste, um Ihre Einstellungen zu speichern.

Wenn Benutzer jetzt die Menge und den Einzelpreis eingeben, wird der Gesamtpreis automatisch berechnet und basierend auf Ihren Einstellungen im dafür vorgesehenen Feld angezeigt.

• Optionsfeld

Wenn Sie eine einzelne Option aus mehreren Optionen auswählen müssen, eignet sich ein Optionsfeld am besten. Greifen Sie in diesem Fall auf die Option „Optionsfeld“ in der oberen Symbolleiste zu, um sie der PDF-Datei hinzuzufügen. Wenn Sie eine Gruppe dieser Schaltflächen erstellen, sollten die Namen übereinstimmen und nach Option1, Option2, Option3 usw. sortiert sein.

Wenn Sie auf die Schaltfläche doppelklicken, wird auf der rechten Seite ein Eigenschaftenfenster angezeigt, das die folgenden Anpassungsmöglichkeiten bietet:

Wie beim Textfeld gibt es auch hier die Einstellungen für Namens-Tooltip und Formularfeld. Die Funktionen sind dieselben. Für das Optionsfeld gibt es folgende Einstellungen:

• Schaltflächenstil: Wählen Sie aus verschiedenen Schaltflächenstilen wie „√“, „X“, „·“ und anderen, um das Erscheinungsbild des Auswahlindikators anzupassen.
• Optionsfeldauswahl: Geben Sie hier den Auswahlwert ein, um festzulegen, was beim Export des Formulars aufgezeichnet wird. Dies gewährleistet eine genaue Nachverfolgung der Benutzerauswahl.

• Schaltfläche ist standardmäßig aktiviert: Wählt das Optionsfeld beim Öffnen des Formulars vorab aus, Benutzer können jedoch weiterhin eine andere Option auswählen.
• Gleicher Name und Auswahl gleichzeitig ausgewählt: Optionsfelder mit demselben Namen und Auswahlwert werden zusammen ausgewählt, sodass sie im gesamten Formular synchron bleiben.

Sie können auch zum Stilbereich wechseln, um die Rahmenfarbe und Hintergrundfarbe anzupassen und die Größe zu ändern.

• Kontrollkästchen

Mit einem Kontrollkästchen können Sie eine oder mehrere Optionen innerhalb einer bestimmten Frage eines PDF-Formulars auswählen. Nachdem Sie das Kontrollkästchen in der oberen Symbolleiste ausgewählt haben, zeichnen Sie es in das Formular ein und verwalten Sie Position, Größe und andere wichtige Eigenschaften im rechten Bereich. Alle verfügbaren Eigenschaften zum Ändern des Kontrollkästchens sind im folgenden Screenshot dargestellt:

Sie können auch zum Abschnitt „ Stil “ gehen, um das Erscheinungsbild anzupassen, z. B. die Rahmenfarbe, die Hintergrundfarbe und die Größe zu ändern.

• Dropdown-Liste

Mit dieser Option lässt sich ein Dropdown-Menü im Formular erstellen, das den Antwortenden mehrere Optionen zur Auswahl bietet. Klicken Sie einfach oben auf das Dropdown-Symbol, zeichnen Sie das Dropdown-Menü in Ihrem PDF-Formular und doppelklicken Sie anschließend, um das Eigenschaftenfenster zu öffnen.

Sie können das Feld umbenennen, einen Tooltip hinzufügen und die Formularfeldeinstellungen nach Bedarf anpassen.

Fügen Sie anschließend Elemente zur Dropdown-Liste hinzu, indem Sie unter „Element“ die Optionsbezeichnung und gegebenenfalls einen Exportwert eingeben. Klicken Sie auf „+ Element hinzufügen“, um es einzufügen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede weitere Option, die Sie hinzufügen möchten.

Nachdem Sie alle Elemente hinzugefügt haben, können Sie diese sortieren, indem Sie „Elemente sortieren“ aktivieren. Mit dieser Option erfolgt die Sortierung nach dem ersten Buchstaben des Wortes. Wenn Sie manuell sortieren möchten, klicken Sie auf die „Drei Punkte“ hinter jedem Element, um es nach unten oder oben zu verschieben.

Sie haben außerdem folgende Möglichkeiten.

• Benutzer darf benutzerdefinierten Text eingeben: Geben Sie dem Benutzer die Möglichkeit, seinen eigenen Text einzugeben, anstatt aus den vordefinierten Optionen auszuwählen.
• Rechtschreibung prüfen: Aktiviert die Rechtschreibprüfung für die Eingabe des Füllers.
• Ausgewählten Wert sofort übernehmen: Wendet den ausgewählten Wert sofort an, ohne dass der Benutzer außerhalb des Felds klicken muss.

Möchten Sie eine Standardauswahl festlegen? Klicken Sie einfach in der Artikelliste auf den gewünschten Artikel.

Um den Stil der Dropdown-Liste anzupassen, klicken Sie im rechten Bereich auf „Stil“. Dort können Sie Rahmenfarbe, Hintergrundfarbe, Textfarbe, Schriftart und -größe ändern sowie die Größe der Dropdown-Liste anpassen. Sie können außerdem ein Format festlegen und bei Bedarf Berechnungen hinzufügen.

• Listenfeld  

Wenn Ihr PDF-Formular alle Optionen auflisten und gleichzeitig dem Antwortenden die Auswahl einer oder mehrerer Optionen ermöglichen soll, eignet sich eine Listbox ideal. Klicken Sie einfach auf die Listbox, fügen Sie sie durch Ziehen in das Formular ein und doppelklicken Sie, um das Eigenschaftenfenster zu öffnen. Benennen Sie das Formular, fügen Sie den Tooltip hinzu und ändern Sie die Formularfeldeinstellungen.

Geben Sie wie in der Dropdown-Liste Ihren Artikel und Exportwert ein und klicken Sie auf „+ Artikel hinzufügen“, um alle Ihre Optionen hinzuzufügen.

Hier stehen Ihnen außerdem folgende Optionen zur Verfügung:

• Artikel sortieren: Sortiert die Artikelliste automatisch alphabetisch nach dem Anfangsbuchstaben jedes Artikels.
• Mehrfachauswahl: Ermöglicht Benutzern, mehr als eine Option aus der Liste auszuwählen.
• Ausgewählten Wert sofort übernehmen: Wendet den ausgewählten Wert sofort an, ohne dass Sie außerhalb des Felds klicken müssen.

Sie können das Erscheinungsbild anpassen, indem Sie auf den Abschnitt „Stil“ klicken. Dort können Sie die Rahmenfarbe, Hintergrundfarbe, Textfarbe, Schriftstil, Schriftgröße und die Feldgröße ändern.

• Schaltfläche

Dieses Element eignet sich am besten, wenn Sie eine bestimmte Aktion im PDF-Formular hinzufügen müssen. Für dieses Element stehen mehrere Layoutoptionen zur Verfügung, die beim Einrichten des Namens und des Symbols der Schaltfläche angepasst werden können.

Navigieren Sie beim Erstellen einer Aktionsschaltfläche zur Registerkarte „Schaltfläche“, wählen Sie einen Auslöser aus und definieren Sie eine sinnvolle Aktion für das PDF-Formular. Zur weiteren Analyse sehen Sie sich den Screenshot an und legen Sie die Eigenschaften der Schaltfläche entsprechend fest.

Im Bereich „Layout“ stehen Ihnen Optionen wie „Nur Beschriftung“, „Nur Symbol“, „Symbol oben, Beschriftung unten“, „Beschriftung oben, Symbol unten“, „Symbol links, Beschriftung rechts“, „Beschriftung links, Symbol rechts“ und „Beschriftung über Symbol“ zur Verfügung.
Dabei bezieht sich „Beschriftung“ auf den Schaltflächentext und „Symbol“ auf das Bild, das Sie später hochladen können.

Nachdem Sie die Darstellung von Button-Text und Symbol ausgewählt haben, können Sie diese anpassen. Geben Sie den Button-Text ein. Wenn Sie ein Layout mit Symbol gewählt haben, klicken Sie auf „+ Bild hinzufügen“, um das gewünschte Symbol hochzuladen.

Wie bei anderen Optionen können Sie den Stil anpassen, indem Sie auf die Option „Stil“ klicken. Hier können Sie Farbe und Schriftart festlegen und die Größe der Schaltfläche ändern.

Beim Erstellen einer Aktionsschaltfläche ist es wichtig, die gewünschte Aktion festzulegen. Klicken Sie auf die Registerkarte Aktionen und wählen Sie einen Auslöser aus. Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Maustaste gedrückt:
Wird ausgelöst, wenn der Benutzer die Maustaste auf dem Formularfeld drückt, aber bevor er sie loslässt.

Maustaste loslassen:
Wird ausgelöst, wenn der Benutzer die Maustaste loslässt, nachdem er auf das Feld geklickt hat.

Maus in Feld:
Wird ausgelöst, wenn der Mauszeiger über das Formularfeld bewegt wird.

Maus aus Feld:
Wird ausgelöst, wenn der Mauszeiger sich vom Formularfeldbereich wegbewegt oder diesen verlässt.

Feld aktivieren:
Wird ausgelöst, wenn das Feld aktiv oder ausgewählt wird (z. B. wenn ein Benutzer in ein Textfeld klickt, um mit der Eingabe zu beginnen).

Feld deaktivieren:
Wird ausgelöst, wenn das Feld den Fokus verliert, d. h. wenn der Benutzer davon wegklickt oder -tabbert.

Als Nächstes müssen Sie eine Aktion auswählen. Hier sind die verfügbaren Optionen.

Ziel definieren: Springt zu einer bestimmten Seite im selben PDF.

Webverknüpfung öffnen: Öffnet eine URL im Browser.

Formular zurücksetzen: Löscht alle ausgefüllten Formulardaten.

Feld ein-/ausblenden: Zeigt Felder basierend auf Benutzeraktionen an oder blendet sie aus.

Datei öffnen: Öffnet eine andere Datei von Ihrem Gerät.

Daten importieren: Füllt das Formular mit Daten aus einer externen Datei.

Nach der Auswahl müssen Sie auf „Aktion hinzufügen“ klicken, um Felder auszuwählen, die Webseite aufzurufen, das Ziel festzulegen usw., je nach Ihrer Option.

• Bildfeld

Damit Antwortende Bilder in das PDF-Formular einfügen können, können Sie über die Symbolleiste oben ein Bildfeld hinzufügen. Nachdem Sie einen Bereich für das Bildfeld markiert haben, können Sie dessen Eigenschaften im rechten Bereich anpassen.

• Datumsfeld

Wenn Sie ein leeres Datumsfeld für Ihre Antworten hinzufügen möchten, verwenden Sie das Datumsfeld -Symbol oben. Das Erscheinungsbild des Felds lässt sich im Bereich „Stil“ im rechten Bereich anpassen.

• Digitale Unterschrift

Dies ist eines der wichtigen Elemente eines PDF-Formulars, das die Authentizität des Dokuments definiert. Um dies im gesamten PDF-Dokument hinzuzufügen, öffnen Sie das Symbol für die digitale Unterschrift und zeichnen Sie es. Doppelklicken Sie, um die Eigenschaften im rechten Bereich aufzurufen. Dort können Sie die grundlegenden Eigenschaften, das Erscheinungsbild und verschiedene Aktionen verwalten.

Schritt 3. Sobald Sie Ihre Anpassungen vorgenommen haben, navigieren Sie zum Speichern -Symbol oben rechts. Anschließend können Sie die Option „Speichern unter“ wählen , um Ihr Formular an einem bestimmten Ort auf Ihrem Gerät zu speichern.

2. Automatische Erstellung ausfüllbarer PDF-Formulare

Mit UPDF können Sie nicht ausfüllbare PDF-Formulare verwalten, indem Sie sie mithilfe der Option „Formularfeld Erkennung“ mit einem einzigen Klick in ein ausfüllbares Format konvertieren .

Schritt 1. Öffnen Sie das PDF-Formular in Ihrer Windows-Anwendung und öffnen Sie den Bereich „Formular“ über das Symbol „Werkzeuge“ oben links. Rufen Sie in der Symbolleiste oben das Menü „ …Mehr“ auf und wählen Sie die Option „Formularfeld Erkennung“, um Ihr nicht ausfüllbares Formular in ein ausfüllbares PDF zu konvertieren.

Schritt 2. Speichern Sie Ihr konvertiertes PDF-Formular über das Symbol „Speichern“ in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms.

3. PDF-Formulare ausfüllen

Sobald Sie ein PDF-Formular mit UPDF erstellt haben, können Sie oder andere es ebenfalls ausfüllen. Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Sie beim Ausfüllen von PDF-Formularen mit UPDF beachten sollten:

• Das Formular kann nach dem Schließen des Formularmenüs in UPDF ausgefüllt werden.

• Bei Textfeldern müssen Sie den gewünschten Text in das Formular eingeben. Bei Kontrollkästchen und Optionsfeldern tippen Sie auf die entsprechende Option. Darüber hinaus können Sie auch aus Dropdown- und Listenfeldern Ihre gewünschte Auswahl treffen.
• Nachdem Sie alle Formulare ausgefüllt haben, speichern Sie das Formular oder erstellen Sie ein neues Dokument, um Kopien Ihrer PDF-Formulare zu erstellen.

4. Einige wichtige Tipps zum Erstellen und Ausfüllen von PDF-Formularen

Es gibt mehrere weitere erweiterte Funktionen, die Sie beim Erstellen oder Ausfüllen von UPDF-Formularen nutzen können. Entdecken Sie diese wichtigen Tipps zur Optimierung Ihres PDF-Erstellungsprozesses:

Seitenübergreifend duplizieren

Um ein bestimmtes Formularfeld einer Seite auf andere Seiten des PDF-Formulars zu duplizieren, aktivieren und verwenden Sie die Option „Seitenübergreifend duplizieren“. Wenn diese Funktion angezeigt wird, können Sie den Seitenbereich für die Duplizierung des Felds festlegen und den Vorgang mit „OK“ abschließen.cess.

Erstellen mehrerer Formularkopien

Dieser Vorgang kann ausgeführt werden, indem Sie in der oberen Symbolleiste auf die Option „Mehrere Kopien erstellen“ zugreifen , nachdem Sie ein bestimmtes Formularfeld, z. B. ein Dropdown-Menü oder ein Kontrollkästchen, ausgewählt haben. Definieren Sie im angezeigten Eigenschaftenfenster die Anzahl der Felder, die Gesamtgröße und die Position, um am Ende auf „OK“ zu klicken.

Felder ausrichten

UPDF bietet die Möglichkeit, Formulare und Elemente in Ihrem PDF-Formular mit sechs verschiedenen Ausrichtungsoptionen auszurichten. Wählen Sie die entsprechenden Felder aus, navigieren Sie zur Schaltfläche „Ausrichten“ in der oberen Symbolleiste und wählen Sie die entsprechende Option.

Klare Form

Um alle im Formular hinzugefügten Elemente und Details zu löschen, können Sie die Option „Formular zurücksetzen“ über das Symbol „…Mehr“ in der oberen Symbolleiste verwenden.

Daten importieren und exportieren

Um die Daten zum PDF-Formular hinzuzufügen oder daraus zu exportieren, können Sie einfach die Option „Daten importieren“ oder „Daten exportieren“ im Dropdown-Menü des Symbols „…Mehr“ verwenden.