Qual è la differenza tra firma elettronica e firma digitale?

Spesso i due termini "firma elettronica" e "firma digitale", vengono interpretati male dalle persone. Pensano che si tratti degli stessi termini. Lascia che ti dica un dato di fatto, non lo sono. La maggior parte delle volte, le persone li utilizzano senza rendersi conto della differenza tra firma elettronica e firma digitale.

Sebbene le firme elettroniche e digitali possano sembrare la stessa cosa, esistono in realtà delle differenze significative tra di loro. Le aziende utilizzano da molti anni soluzioni di comunicazione elettronica per autenticare le identità digitali.

Anche le firme elettroniche e digitali fanno parte dell'innovazione e svolgono un ruolo fondamentale nell'autenticazione e nella protezione dei documenti. Ma quali sono le caratteristiche che li distinguono? Quali sono le principali differenze tra di loro? Se anche voi pensate che questi termini siano identici, allora questo articolo fa al caso vostro. Ti aiuterà ad imparare come aggiungere una firma elettronica in PDF usando UPDF.

1. Cos'è una firma elettronica?

Lo US Federal ESIGN Act definisce le firme elettroniche come:

"Suono, simbolo o processo elettronico, allegato o logicamente associato ad un contratto o ad altro documento ed eseguito o adottato da una persona con l'intento di firmare il documento."

Lo scopo principale delle firme elettroniche è simile a quello delle firme scritte a mano. Come le firme scritte a mano, anche quelle elettroniche dimostrano la volontà di una persona di accettare qualcosa. Tuttavia, a differenza delle firme elettroniche, vengono firmate su moduli, documenti, contratti o accordi trasmessi elettronicamente.

Come suggerisce la definizione, le firme elettroniche non sono sempre sotto forma di firme, possono essere rappresentate da qualsiasi suono, simbolo o processo associato a una determinata persona.

2. Che cos'è una firma digitale?

Una firma digitale è una sorta di firma elettronica, ma ha una preferenza significativa rispetto a quest'ultima. Le firme digitali vengono utilizzate per proteggere un documento incorporando un'impronta digitale e crittografandola. Se qualcuno tenta di manomettere il documento, la firma digitale verrà invalidata.

Molte persone non sono consapevoli delle firme digitali. Per alcuni, le firme digitali e le firme elettroniche sono la stessa cosa. Tuttavia, le firme digitali sono protette e crittografate in maniera tale che nessuno possa modificare le informazioni nel documento.

Una firma digitale utilizza un ID digitale basato su certificato per identificare la persona che firma un documento.

Inoltre, le firme digitali utilizzano l'algoritmo crittografico per

• Garantire l'autenticità del documento e la sua fonte.
• Autenticare l'identità personale.
• Assicurarsi che le informazioni del documento non vengano modificate.

3. Come funziona una firma elettronica?

Il funzionamento delle firme elettroniche non è diverso da quello delle firme scritte a mano. Tuttavia, le firme elettroniche funzionano su criteri specifici che richiedono di verificare determinate cose prima di firmare documenti elettronicamente.

Devi prima verificare la tua identità, come il tuo nome, numero di carta d'identità, ecc. Una volta ricevuto un documento. Dopo aver verificato le entità richieste, puoi firmare il documento con la tua firma effettiva tramite uno stilo o con il dito su un touch screen.

Puoi anche firmare i documenti aggiungendo un tuo suono o simboli specifici, ecc. Le tecnologie di verifica vengono utilizzate dalle firme elettroniche per verificare che le firme siano autentiche e sicure. In parole semplici, le firme elettroniche funzionano elettronicamente sostituendo le firme scritte a mano.

Le firme elettroniche utilizzano criteri o tecnologie specifici che possono legare la firma all'identità del firmatario. Se è necessaria la sicurezza, le firme elettroniche possono anche utilizzare l'autenticazione a più fattori per proteggere il processo.

Due componenti sono essenziali per le firme elettroniche,

• Il consenso del firmatario a firmare.
• I documenti o record aggiunti sono corretti.

È ovvio che se il firmatario accetta di far funzionare il contratto, non aggiungerà la sua firma elettronica. Inoltre, se le informazioni menzionate nel contratto o nell'accordo non sono corrette, nessuno può firmare i documenti.

4. Come funziona una firma digitale?

Le firme digitali funzionano utilizzando un framework di autenticazione a chiave privata e pubblica. Sono tenuti a dimostrare che un documento digitale non è stato modificato dal momento in cui è stato firmato. Questo viene fatto generando un hash univoco per il documento e quindi crittografandolo utilizzando la chiave privata del mittente.

Le soluzioni di firma digitale sono conformi ai requisiti previsti dalla Public Key Infrastructure (PKI). Una firma digitale funziona così:

L'algoritmo del provider genererà due serie di numeri lunghi noti come chiave pubblica e chiave privata. Una volta generate queste chiavi. Il provider crittografa i documenti utilizzando la chiave privata. D'altra parte, il destinatario decrittograferà lo stesso documento che corrisponde alla chiave pubblica del provider.

Ad esempio, Brad firma un accordo per vendere i suoi servizi di scrittore a un'agenzia di scrittura di contenuti. Firmerà il documento con la sua chiave privata. Una volta ricevuti dall'agenzia, decritteranno il documento abbinando la chiave pubblica di Brad. Se la chiave non corrisponde, significa che non sono la firma di Brad o che il documento è stato manomesso.

Questo invaliderà la firma di Brad. Al contrario, la firma è considerata convalidata se tutto corrisponde ed è nota come firma legalmente vincolante. I documenti sono costituiti da dati necessari per provare il consenso del firmatario e la sua identità.

PKI richiede che le chiavi generate siano archiviate e salvate in modo sicuro. Inoltre, per crittografare le firme digitali sono necessari i servizi di un'autorità di certificazione (CA) affidabile. La firma digitale sicura richiede che tutti i fornitori soddisfino i requisiti di PKI.

5. Quando utilizzare una firma elettronica?

Le applicazioni delle firme autografe sono state trasferite alle firme elettroniche. I luoghi in cui venivano utilizzate le firme autografe ora utilizzano le firme elettroniche per verificare l'identità o la volontà di una persona nei confronti di un determinato accordo o contratto.

Con la digitalizzazione del mondo, anche molte operazioni sono diventate digitali. Le transazioni online hanno sostituito le transazioni di persona. Anche le firme elettroniche sono una di queste. Nel tempo, le firme autografe sono state sostituite da firme elettroniche.

Alcune delle applicazioni delle firme elettroniche includono:

• I contratti di vendita richiedono firme elettroniche.
• Per le risorse umane e l'onboarding dei dipendenti.
• Qualsiasi attività commerciale che richieda ai clienti di firmare elettronicamente le domande di prestito.
• Qualsiasi contratto finanziario.
• Accordi di non divulgazione
• Qualsiasi altro contratto o accordo che richieda il consenso della persona.

6. Quando utilizzare una firma digitale?

È consigliato utilizzare le firme digitali quando si vuole proteggere un documento o un messaggio e non si desidera che qualcuno manometta il documento. Ci sono molte applicazioni delle firme digitali nel mondo di oggi. Puoi utilizzare le firme digitali quando:

• Invi o ricevi un'email sicura con firma digitale.
• Effettui transazioni online sicure.
• Identifichi le persone coinvolte in transazioni online sicure.
• Richiedi file elettronici delle dichiarazioni dei redditi o altre applicazioni correlate.
• Per firmare digitalmente e autenticare documenti Word o Excel.

7. Differenze tra Firma digitale e Firma elettronica

Sebbene le firme digitali e le firme elettroniche possano sembrare identiche a molte persone, esistono differenze chiave significative tra le due. Diamo un'occhiata a queste differenze chiave.

Alcune altre differenze:

1. Le firme digitali sono di due tipi, ovvero Microsoft e Adobe PDF. Considerando che le firme elettroniche sono costituite da quattro tipi, che sono:

• una firma elettronica di base
• firma click-to-sign
• firma elettronica avanzata
• firma qualificata

2. Le firme digitali sono autorizzate dalle autorità di certificazione, governative o non governative. D'altra parte, le firme elettroniche sono autorizzate dalle parti partecipanti o da fornitori specifici.

3. L'obiettivo principale di una firma digitale è crittografare un documento per proteggerlo dall'uso illegale. Considerando che l'obiettivo principale delle firme elettroniche è verificare un documento.

4. È possibile applicare registri di controllo nelle firme digitali per tenere traccia se sono state apportate o meno modifiche al documento. È difficile applicare i registri di controllo alle firme elettroniche.

5. Le firme digitali sono più affidabili rispetto alle firme elettroniche in quanto sono difficili da manomettere. Mentre le firme elettroniche sono un po' suscettibili alla manomissione.

Queste erano alcune differenze chiave tra le firme digitali e le firme elettroniche. Ci sono anche altre grandi differenze tra loro. Ora sai come le firme digitali sono diverse dalle firme elettroniche e come puoi usarle nei tuoi documenti. Se desideri proteggere i documenti, puoi utilizzare le firme digitali. Al contrario, le firme elettroniche possono essere utilizzate solo a scopo di verifica.

8. Come si aggiunge una firma elettronica in PDF?

UPDF è un software con un'interfaccia utente pulita che offre strumenti per la modifica, l'unione, la compressione, l'annotazione ed è compatibile con Windows, Mac, Android e iOS. È in grado di riunire documenti PDF ed eBook di grandi dimensioni in pochissimo tempo ed è in grado di convertire i documenti scansionati in testo modificabile e ricercabile. Inoltre, supporta AI Assistant online e in software in grado di tradurre, riassumere, spiegare e riscrivere il testo.

UPDF supporta l'aggiunta di firme elettroniche e firme digitali ai PDF. Scarica UPDF per completare la firma!

• Trascina e rilascia il PDF nell'area "Apri file" di UPDF per aprirlo.
• Clicca sull'opzione "Commento". Si aprirà un elenco di diverse opzioni di annotazione. Da tale elenco, clicca sull'icona "Firma" e seleziona "Crea firma" per aggiungere un segno elettronico.

• Puoi creare la tua firma in base alla tua scelta. Firma PDF con questo strumento. Puoi scegliere di digitare con una tastiera o disegnare con un mouse o un trackpad.

• Dopo aver selezionato l'opzione desiderata. È possibile creare una firma elettronica e quindi applicarla per aggiungerla al documento.

9. Come aggiungere una firma digitale in PDF?

Sono disponibili molte soluzioni per aggiungere una firma digitale a un file PDF. Tuttavia, UPDF è tra i migliori fornitori di servizi di firma digitale. Supporta le firme digitali semplicemente inserendo un campo per esse nel modulo.

È possibile aggiungere una firma digitale in PDF utilizzando UPDF seguendo i passaggi seguenti:

• Dopo aver aperto il file in UPDF, fai clic sulla funzione "Crea moduli".

• Clicca sull'icona "Firma digitale" nella barra degli strumenti in alto e seleziona un punto qualsiasi del documento per aggiungere un campo. Puoi personalizzare questo campo come preferisci, regolando dimensioni e altri parametri.

• Accedi alla modalità "Anteprima" cliccando sull'icona in alto a destra. Qui puoi aggiungere la tua firma digitale facendo doppio clic sul campo aggiunto.

• Nella finestra Firma, puoi importare un ID digitale dalla memoria locale cliccando sull'icona Importa. Ricorda che dovrai inserire una password per validare la tua identità.
• In alternativa, puoi creare un nuovo ID cliccando sull'icona Crea e inserendo le informazioni personali richieste. Puoi anche salvare l'ID appena creato per utilizzi futuri.

• Una volta completato, clicca sul pulsante "Firma" per aggiungere la firma digitale importata o creata al file PDF aperto.

Dopo aver firmato, puoi visualizzare l'anteprima della firma per autenticarla e inviare il documento firmato alle autorità. Come già accennato, puoi anche utilizzare UPDF Sign per firmare digitalmente i tuoi documenti. È un’alternativa a Docusign che consente di inviare, firmare e monitorare i PDF.

Conclusione

Sia la firma elettronica che quella digitale svolgono un ruolo cruciale nella gestione dei documenti in formato digitale, ma la scelta tra le due dipende dalle esigenze specifiche e dal livello di sicurezza richiesto. Mentre le firme elettroniche offrono una soluzione rapida e versatile, le firme digitali garantiscono una maggiore autenticità e protezione grazie alla crittografia avanzata. Con strumenti come UPDF Sign, puoi gestire entrambe le opzioni in modo semplice ed efficiente, assicurando un flusso di lavoro digitale moderno e sicuro.