大容量なPDFファイルを共有する方法

PDFファイルを共有する必要性は、ほとんどすべての業界の進歩とともに一般的になりつつあります。共有したい重要な文書があるが、ファイルが大きすぎて電子メールに添付できないというケースがあります。幸い、この問題を解決する簡単でわかりやすい方法があります。

この記事では、大容量なPDFファイルをスムーズに共有する方法を、メリットや役立つヒントとともにご紹介します。

Part 1. 大きいPDFファイルを共有するには？

大容量ファイルを共有する方法についてまだお悩みですか？もしそうなら、UPDF PDF Editorがこの疑問を簡単に解決します。この素晴らしいツールは、リンク、電子メール、QRコード経由でファイルを共有する3つの便利な方法を提供します。

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PDFファイルを共有する前に、UPDFはAIを搭載した様々な機能を提供し、文書の生産性を高めます。要約機能を使って概要を簡潔にまとめたり、PDFを様々な言語に翻訳したり、PDF内の複雑な用語をツールに説明させたりすることもできます。

さらに、このツールは共有する前にPDFファイルにセキュリティの追加を可能にするページツールを提供しています。透かしや背景を挿入したり、PDFを簡単に識別できるようにヘッダーやフッターを含めることもできます。

方法1. PDFファイルをリンクで共有する

最初に紹介するのは、UPDFを使用してリンクを介してファイルを共有する方法です。大容量ファイルを共有する方法を明確に理解するために、以下に示されている手順をお読みください：

ステップ1：PDFファイルを開く

デスクトップからUPDFをクリックして、起動します。ファイルサイズに関係なく、共有したいPDFファイルをインターフェイスにドラッグ＆ドロップしてインポートします。(注意：UPDFではWord、Excel、PowerPoint、PDF、画像ファイルを直接インターフェースにドラッグすることができ、自動的にPDF形式に作成されます。)

ステップ2：共有オプションを選択する

ファイルをインポートしたら、UPDFツールのインターフェースの右側にある「このファイルを他のユーザーと共有」をクリックします。

「リンクを共有」タブを開いていることを確認してください。次に、共有したPDFをユーザーがコピー、ダウンロード、印刷許可しないスイッチを有効にするオプションがあります。

さらに、ニーズに応じて「有効期限」を1日から「無期限」に設定することもできます。次に、「作成」ボタンを押してPDFのリンクを取得します。そのリンクをコピーして、必要な個人またはグループと共有します。

方法2. メールでPDFファイルを共有する

PDF リンクを共有したい人はたくさんいるが、全員とチャットを開始したくない場合があります。そんな時は、UPDFを使用して電子メールでPDFリンクを共有することもできます。ここでは、大容量ファイルをオンラインで共有する方法について、作業を簡単にするために以下に手順を示します：

ステップ1：ファイルをインポートした後、共有オプションを見つける

必要なPDFをインポートした前のステップのように「このファイルをほかのユーザと共有」ボタンをクリックします。そして、展開されたオプションから「他のユーザーと共有」タブへ移動します。

ステップ2：メールの詳細を挿入し、設定をカスタマイズする

次に、「メール」アイコンの隣に受信者の電子メールを入力し、その下のボックスに必要なメッセージを入力します。続いて、「コピー/ダウンロード/印刷を無効にする」オプションや「有効期限」などの設定を必要に応じて設置します。次に、「送信」ボタンを押して、このPDFリンクをメールで必要な相手に送信します。

方法3. 添付ファイルとしてメールで共有する

指定された相手からメールを受信しても、PDFのリンクを受け付けない場合があります。このような場合は、ファイルをメールに添付することができます。

手順： UPDFでファイルを開いた後、右側のパネルにある「ファイルを電子メールで送信」アイコンをクリックしてください。これで自動的にファイルをメールに添付し、必要な相手に送信することができます。(この機能を使用するには、Thunderbirdのメールサーバーを使用する必要があります。そうでない場合、この機能を使用することはできません。)

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Part 2. UPDFを使ってファイルを共有するメリット

UPDFを使ったファイル共有の方法はご理解いただけたと思いますが、なぜこの方法が好まれるのかを理解することは欠かせません。ここでは、UPDFを使ったファイル共有のメリットを紹介します：

1. 大容量ファイルをリンクで共有する

UPDFは大容量ファイルをリンクとして共有する包括的なシステムを提供し、プロセス全体を簡単にします。この特別な機能は、火災被害からも保護されています。この機能を使用することで、データやファイルを脅威にさらすことなく、簡単にアクセスできるリンクとしてファイルを送信することができます。

2. 許可の設定可能

文書の共有は、他の方法で行われる場合、脆弱性が生まれます。しかし、UPDFは他のユーザーと文書を共有するための異なるシステムを持っています。アクセス許可を設定するプログレッシブオプションにより、文書の所有者は、ユーザーが文書からコンテンツをコピー、ダウンロード、印刷できるかどうかを定義することができ、また、UPDFを通じて共有されるリンクの有効期限を設定することもできます。

3. PDFを圧縮する

UPDFでファイルを共有する場合、プラットフォーム上でPDFを圧縮するオプションが常に用意されています。文書の品質が受信者にとって決定的でない場合、PDFファイルを圧縮するすることができます。要件に応じて圧縮レベルを定義し、共有する前に完成した文書を圧縮して送信しやすくします。

4. 簡単で魅力的なインターフェース

UPDFは一貫したインターフェースを提供する究極のPDF管理システムです。インターフェイス全体に熟練したツールが配置されているため、初心者の方でも簡単に操作でき、必要なツールを見つけることができます。UPDFを通してファイルを共有することは、最も簡単なタスクの1つと考えられています。

5. クラウドへのアクセシビリティ

どこからでもPDFドキュメントにアクセスできるUPDFクラウドの機能により、ファイルを共有する方法も可能になります。オリジナルのドキュメントを持っていなくても、UPDFクラウドを通してPDFにアクセスすることで、他のユーザとPDFを共有することができます。

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Part 3. PDFファイルを共有するためのヒント

大容量PDFファイルを共有する方法についてのメリットを前のセクションで解説しました。ここで提供されるヒントに従って、PDF共有の苦手を克服していきましょう。

PDFファイルのサイズを縮小する：大きなPDFファイルを共有しやすくするために、オンラインツールやUPDFなどのソフトウェアを使ってPDFファイルを圧縮することができます。圧縮すると、文書の品質に影響を与えることなくファイルサイズが小さくなり、共有が簡単かつ迅速になります。
ファイル共有プラットフォームで共有する：電子メールの添付ファイルだけに頼るのではなく、Dropbox、Google Drive、UPDFなどのファイル共有サービスを活用しましょう。これらのプラットフォームでは、大容量のPDFファイルをアップロードし、共有可能なリンクを生成して受信者に送信できる便利な方法が提供されています。
事前に受信者に通知する：大容量のPDFファイルを電子メールやリンクで共有する場合、受信者に事前に知らせることが配慮につながります。おおよそのファイルサイズと、ダウンロードにかかる時間の目安を知らせておきましょう。そうすることで、受信者が適切な管理や計画を立てやすくなります。
明確な指示：ファイル共有サービスを使うにせよ、UPDFを通じてファイルを共有するにせよ、明確で簡潔なインストラクションを提示することが重要です。これには、共有されたリンクをクリックしたり、該当する場合はQRコードを使用するなどの段階的な案内が含まれます。
パスワードでPDFを保護された: 機密性の高いPDFファイルを扱う場合、パスワードで保護する必要があります。パスワードを追加すると、許可された個人のみにアクセスが制限されます。さらに、これは文書の機密性と安全性を維持することを保証します。

Part 4.ファイル共有に関するよくある質問

1. Google Driveでファイルを共有するにはどうしたら良いですか？

Google Driveでファイルを共有する場合の手順はいたって簡単です。アカウントにログインした状態でブラウザでGoogle Driveを開き、共有したいファイルを探します。右クリックして表示されるオプションから「共有」を選択し、続けて表示されるポップアップから「共有」オプションまたは「リンクをコピー」を選択してください。

「共有」オプションをクリックすると、ポップアップウィンドウが開き、文書を共有したいユーザーのメールアカウントを追加できます。さらに、「一般アクセス」ルールを定義し、必要なボタンでリンクをコピーします。

2. Dropboxでファイルを共有するにはどうしたら良いですか？

Dropboxのファイルを他のユーザーと共有するには、Dropboxのアカウントにサインインし、共有したいファイルに移動します。その後、ファイルを選択する際に上部にある「共有」アイコンをクリックします。ファイルを共有したいメール、名前、グループを追加します。編集可」または「閲覧可」の間で設定を変更し、最後に「ファイルを共有」または「フォルダを共有」ボタンをクリックします。