10+ astuces Excel pour les débutants et les utilisateurs avancés

Si vous êtes quelqu'un qui utilise régulièrement des feuilles de calcul, vous allez adorer ces conseils et astuces Excel. Nous passerons en revue quelques astuces Excel pour les débutants, ainsi que notre moyen favori pour trouver de nouveaux trucs et astuces Excel en 2024. Si vous avez déjà dépassé le stade du débutant, vous pourrez poursuivre votre lecture jusqu'à la troisième partie et les suivantes, où nous aborderons des astuces Excel plus avancées.

Partie 1: La meilleure façon d'apprendre des astuces Excel

Si vous voulez être la personne de référence pour les astuces Excel dans votre bureau, vous devez connaître notre méthode favorite pour apprendre de nouveaux trucs et astuces Excel. Doté des dernières technologies d’IA, l’assistant IA de UPDF est le moyen le plus rapide d'améliorer ses connaissances d'Excel. Il propose un format pratique de questions-réponses pour aborder toutes les compétences Excel que vous souhaitez apprendre.

Procurez-vous UPDF en cliquant sur le lien ci-dessous et suivez le cours.

Vous avez déjà UPDF et vous voulez savoir comment utiliser l'assistant IA pour apprendre Excel rapidement?

Voici la marche à suivre étape par étape.

Étape 1. Ouvrez UPDF et chargez n'importe quel document PDF.

Étape 2. Cliquez sur l'icône IA en bas à droite de votre écran pour ouvrir l'assistant, puis choisissez Discuter.

Étape 3. Utilisez maintenant la boîte de dialogue pour obtenir l'aide de l'assistant IA pour Excel. Voici quelques invites pour vous aider à démarrer:

1. "Veuillez jouer le rôle d'un expert en Excel et partager quelques conseils et astuces pour les débutants."

2. "Comment ajouter rapidement une colonne de chiffres dans Excel ? "

3. "Comment faire pour qu'une cellule Excel change de couleur en fonction de son contenu ? "

Prenez le temps d'expérimenter par vous-même. Poser des questions à l'IA est une compétence à part entière, mais vous parviendrez rapidement à formuler vos questions de manière à obtenir des réponses utiles. Vous pouvez mettre à niveau votre plan UPDF pour débloquer la limitation des questions que vous posez à l'IA de UPDF.

Partie 2: 3 astuces Excel pour les débutants

1. Formatez correctement les nombres dans Excel pour éviter les problèmes.

Dans n'importe quelle feuille de calcul, il est probable que vous ayez plusieurs types de nombres différents, des dates, des devises et des heures par exemple. Pour vous assurer que Excel traite ces nombres de manière appropriée et pour éviter les erreurs, vous devez utiliser la section Nombre de la barre d'outils.

Sélectionnez les cellules que vous souhaitez formater, ouvrez le menu déroulant de la section Nombre de la barre d'outils et définissez le type de nombre approprié.

2. Conservez la ligne supérieure visible lorsque vous faites défiler une feuille de calcul.

Si vous avez des en-têtes de colonne dans Excel, il est frustrant de les voir disparaître lorsque vous faites défiler la feuille. La solution est heureusement facile à mettre en œuvre.

Allez dans Affichage > Figer les volets

Vous pouvez désormais «Figer» la première ligne ou la première colonne d'une feuille de calcul, afin qu'elle reste visible quelle que soit la distance de défilement.

3. Additionnez facilement une série de chiffres.

L'utilisation des formules Excel peut sembler difficile, mais il est facile d'en apprendre les bases. La plupart des gens n'ont pas besoin de formules trop sophistiquées et vous pouvez aller très loin avec des formules simples.

Pour totaliser rapidement une série de nombres, vous avez besoin de la fonction SOMME. Pour additionner toutes les cellules comprises entre A1 et A12 par exemple, vous devez procéder comme suit:

• Allez dans une cellule vide et tapez SOMME(A1:A12) '.
• Excel effectuera le calcul pour vous et placera le résultat dans la cellule où vous avez tapé la formule.
• Remplacez A1 et A2 par la plage de cellules que vous souhaitez ajouter.  

Excel peut faire bien plus que ces opérations de base. Si vous cherchez des trucs et astuces Excel plus avancés en 2024, nous avons tout ce qu'il vous faut dans les sections ci-dessous. Nous allons examiner les astuces et raccourcis Excel pour les nombres, la gestion de projets et la simplification de la saisie de données. Nous vous proposons également une astuce bonus à la fin pour convertir Excel en différents formats de fichiers sans perdre le formatage.

Partie 3: 3 astuces et raccourcis Excel pour les nombres

La majeure partie de ce que la majorité des gens font dans Excel implique des nombres sous une forme ou une autre. Ces astuces vous aideront à travailler plus efficacement et à gagner du temps sur les processus manuels en permettant à Excel de faire le travail répétitif à votre place.

1. Gagnez du temps avec une calculatrice personnalisée.

Si vous vous retrouvez souvent à effectuer les mêmes calculs au travail, un peu de travail en amont en créant une calculatrice personnalisée, pourrait vous faire gagner beaucoup de temps à terme.

Si vous utilisez par exemple la méthode Profit d'abord pour gérer les finances de votre entreprise, vous devrez calculer des pourcentages deux fois par mois pour répartir correctement votre argent.

Excel peut le faire en une fraction de seconde une fois que vous l'avez configuré correctement. Il vous suffit de saisir vos revenus dans la case bleue et Excel calcule les pourcentages appropriés pour chaque catégorie, sur la base de vos formules.

2. Poursuivre facilement une séquence.

Une fois que vous avez commencé à remplir une colonne ou une ligne selon une séquence ou un schéma particulier, il n'est pas nécessaire de continuer à taper manuellement des nombres pour remplir les cellules restantes.

Remplissez manuellement les premières cellules pour établir le modèle, par exemple 2, 4, 6.

Mettez ces cellules en surbrillance.

Passez la souris sur le coin inférieur droit de la zone en surbrillance, de sorte que l'icône se transforme en un signe plus noir.

Faites glisser le coin vers le bas jusqu'à l'endroit où vous souhaitez que les chiffres se terminent, et laissez Excel faire le reste.

3. Faites ressortir les données importantes.

Utilisez la mise en forme conditionnelle pour rendre les éléments importants de votre feuille de calcul plus visibles.

Vous pouvez demander à Excel de remplir les cellules contenant les chiffres les plus élevés et les plus bas d'un ensemble, ou de mettre en évidence tout ce qui est inférieur à 100 £ par exemple.

Pour utiliser cet outil, allez dans Accueil > Styles > Mise en forme conditionnelle.

Partie 4: 3 astuces et raccourcis Excel pour la gestion de projets

Si vous devez organiser des projets comportant de nombreux éléments mobiles, différentes personnes et plusieurs échéances, ces astuces Excel devraient vous être utiles.

1. Utilisez des graphiques pour visualiser votre projet.

Vous avez probablement déjà utilisé Excel pour créer des graphiques et des diagrammes de données. Vous avez peut-être créé un diagramme circulaire à afficher dans le cadre d'une présentation, ou un diagramme linéaire pour suivre les recettes et les dépenses en fonction d'un budget.

Saviez-vous qu'il existe des graphiques Excel permettant d'afficher simultanément différents aspects des données d'un projet?

Jetez un coup d'œil aux types de graphiques suivants qui pourraient vous aider dans la gestion de vos projets:

• Diagrammes de Gantt - ils permettent de visualiser le travail planifié par rapport à l'état d'avancement des tâches.
• Diagramme à couloirs - ils permettent de visualiser le membre de l'équipe responsable de chaque tâche, ainsi que le flux global des activités.
• Feuilles de route stratégiques - elles fournissent une vue d'ensemble du projet dans un format concis.

• Calendriers - ils permettent de présenter les tâches et les étapes de manière chronologique.

2. Comparez les scénarios possibles sans modifier les données.

Il arrive que vous souhaitiez jouer avec vos données et étudier ce qui pourrait se produire si certains aspects étaient modifiés. C'est à ce moment-là que le gestionnaire de scénarios entre en jeu.

Utilisez le gestionnaire de scénarios intégré à Excel pour poser la question «Et si... ?» et explorer les résultats potentiels. Vous pouvez ainsi comparer des scénarios sans modifier les données réelles de votre feuille de calcul.

Allez dans Données > Analyse scénarioss > Gestionnaire de scénarios pour commencer.

3. Rendez les macros disponibles dans toutes les feuilles de calcul que vous créez.

Si vous avez l'habitude de travailler avec des macros, vous avez probablement des processus que vous utilisez régulièrement. Par défaut, les macros ne sont attachées qu'au classeur dans lequel elles ont été créées.

Cela fonctionne bien pour beaucoup de choses mais certains processus sont utilisés de façon répétée et il est pénible de devoir les configurer à chaque fois.

Chaque fois que vous démarrez Excel, il ouvre un classeur caché appelé Personal.XLSB.

Si vous y enregistrez vos macros, elles seront disponibles dans tous les fichiers de feuilles de calcul.

Voici comment procéder:

• Allez dans Fichier > Options > Personnaliser le ruban, puis choisissez Développeurs dans la boîte des onglets principaux, et cliquez sur OK.
• Ensuite, lors de l'enregistrement de la macro, choisissez 'Personal Macro Workbook' dans le champ Store Macro.

Partie 5: 1 Astuce rapide pour simplifier la saisie des données

Une grande partie de l'utilisation de Excel consiste simplement à saisir des données pour alimenter la feuille de calcul. On pourrait croire qu'il n'y a pas grand-chose à faire pour rationaliser ce processus, mais Excel dispose d'un outil pour y parvenir.

Le formulaire de données est l'un des secrets les mieux gardés de Excel, et il vaut la peine d'être maîtrisé.

Les formulaires de données prennent tout leur sens dans les feuilles de calcul de grande taille comportant de nombreuses colonnes. Ils facilitent la saisie des données sans avoir à faire défiler la feuille horizontalement et dispensent de naviguer d'une colonne à l'autre.

Voici comment les utiliser:

Étape 1. Ajoutez des titres à chaque colonne de votre feuille de calcul - ces titres deviendront les étiquettes des champs de votre formulaire.

Étape 2. Cliquez sur n'importe quelle cellule de la plage à laquelle vous souhaitez ajouter le formulaire.

Étape 3. Ajoutez le bouton Formulaire à la barre d'outils Accès rapide:

- Cliquez sur la flèche située à côté de la barre d'outils Accès rapide et choisissez «Autres commandes»

- Cliquez sur «Toutes les commandes» dans la boîte «Choisir les commandes dans», puis sélectionnez «Formulaire» dans la liste.

- Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Étape 4. Dans la barre d'outils Accès rapide, cliquez sur «Formulaire»

Étape 5. Remplissez le formulaire qui s'affiche et laissez Excel ajouter automatiquement les données à votre feuille de calcul.

Partie 6: Bonus! Convertir Excel en PDF et autres formats sans perte de formatage

Les feuilles de calcul Excel, c'est bien, mais qu'en est-il si vous collaborez avec quelqu'un qui n'a pas accès à Excel ? Ou si vous souhaitez enregistrer une version statique d'une feuille de calcul pour partager des informations avec quelqu'un?

Vous avez besoin pour cela d'un moyen fiable de convertir un fichier Excel dans un autre format sans en altérer l'apparence.

UPDF peut vous aider dans cette tâche - téléchargez-le pour tester les fonctionnalités de conversion dès maintenant.

En plus d'être un excellent outil d'édition de PDF, UPDF peut convertir des fichiers Excel en d'autres formats sans endommager la mise en forme.

Pour commencer, nous avons publié des articles sur la conversion de Excel en Word, et Excel en PowerPoint.

Comment apprendre les trucs et astuces Excel?

Même les personnes qui travaillent avec Excel tous les jours ne font souvent qu'effleurer ses capacités. Nous avons abordé quelques conseils Excel géniaux pour les débutants ainsi que des conseils et astuces Excel plus avancés, qui vous faciliteront la vie.

Si vous souhaitez apprendre encore plus de trucs et astuces Excel en 2024, vous devriez essayer d'utiliser l'assistant IA pour vous aider. C'est la meilleure façon et le moment propice d'aborder l'apprentissage des astuces Excel peu importe si vous êtes un débutant ou un utilisateur plus avancé, car vous pouvez demander à l'assistant IA de vous aider à réaliser la tâche spécifique que vous souhaitez accomplir.