Deixe de usar papel: transforme seu estilo de vida para um amanhã mais verde

A escassez de árvores levou a problemas graves como o aquecimento global e as alterações climáticas. Devido a isso, nosso entorno e meio ambiente enfrentam constantemente consequências como aumento de temperatura e poluição. Para desempenharmos o nosso papel individual e coletivamente, devemos tomar as medidas necessárias como cidadãos responsáveis. Uma das medidas significativas que você pode tomar para proteger o meio ambiente é deixar de usar papel. Neste artigo, vamos esclarecer como eliminar o papel para proteger as árvores.

Parte 1: O que significa ficar sem papel?

Deixar de usar papel indica preferir um novo meio de trabalhar sem o uso de papel. As áreas comuns onde o papel é amplamente utilizado são faturas, declarações fiscais, acordos, contratos, propostas e outros fins acadêmicos. Se pretendemos mudar para meios e tecnologias digitais para lidar com este fluxo de trabalho, podemos poupar o desperdício de papel.

Se um governo, indústrias empresariais e agências privadas adoptarem uma política de eliminação do papel, isso poderá fazer uma enorme diferença para o nosso ambiente em termos de controlo da poluição. Consequentemente, seriam preservadas as árvores nas nossas florestas e noutros ambientes, o que pode desempenhar um elemento-chave na abordagem de questões como as alterações climáticas. Esta pode ser uma grande iniciativa para preservar o nosso ecossistema e prevenir problemas como poluição do ar, aquecimento global, etc.

Parte 2: Por que é importante eliminar o papel?

As empresas sem papel podem trazer uma grande mudança ao meio ambiente. Nesta parte, abordaremos alguns benefícios principais de deixar de usar o papel que você deve conhecer.

1. Grande eficiência

O trabalho sem papel pode aumentar sua eficiência de várias maneiras. Você pode salvar seus documentos em seu computador e fazer edições ou modificações rápidas sempre que desejar. Você pode editar, criar e fazer cópias do mesmo documento rapidamente com um único clique. Além disso, você pode adicionar elementos extras aos seus documentos salvos, como imagens, planos de fundo, tabelas e gráficos, na perfeição.

2. Fornece segurança

Nossas informações confidenciais ou secretas podem ser facilmente roubadas ou copiadas por meio de documentação em papel. Ele pode ser deslocado ou perdido e não oferece backup. Por outro lado, os arquivos sem papel salvos em nossos sistemas oferecem várias opções de segurança de dados. Você pode proteger os arquivos por meio de uma senha e também recuperá-los em caso de exclusão acidental.

3. Econômico

Consumir papel no trabalho diário pode ser caro, especialmente na era da inflação. Você pode se proteger do custo da compra de papel mudando para meios digitais. Você pode criar e editar vários documentos em seu computador e dispositivos gratuitamente.

4. Melhor organização

Nossos sistemas e dispositivos baseados em tecnologia oferecem uma excelente oportunidade para organizar documentos e arquivos. Você pode criar pastas separadas para salvar seus arquivos, de preferência. Além disso, você pode se livrar de arquivos indesejados com um único clique, sem desperdiçar papel.

5. Acesso instantâneo

Com apenas alguns cliques, você pode ler e acessar seus documentos a qualquer hora e em qualquer lugar. Além disso, você pode compartilhar e exportar os arquivos para outras plataformas em segundos. Você não precisa de transporte ou qualquer meio de transporte para entregar os arquivos fisicamente. Em segundos, você pode transferir os dados com segurança e sem esforço.

6. Melhor experiência do cliente

Ao colocar seu negócio em um sistema sem papel, você influenciará um ambiente econômico, rápido e progressivo que essencialmente melhora a velocidade de conclusão das tarefas de seus clientes. Um sistema sem papel contribui diretamente para uma experiência bem-sucedida do cliente.

Parte 3: Como eliminar o papel no trabalho?

Existem várias maneiras de eliminar o uso de papel em trabalhos acadêmicos e de escritório. Nesta seção, lançaremos luz sobre várias maneiras de eliminar o papel no trabalho, através das quais você pode reduzir o consumo de papel.

Use o visualizador e editor de arquivos

A edição e a leitura de arquivos em papel restringem o usuário de várias maneiras. Você precisa imprimir e depois adicionar comentários e notas com sua caneta. É demorado e não atende aos requisitos profissionais. Para isso, você deve usar um editor e visualizador de arquivos como UPDF para visualizar, editar, anotar e destacar o trabalho em seus arquivos.

Isso pode economizar seu tempo e esforço com apenas alguns cliques, e você pode criar um documento com a ajuda de recursos avançados. Você pode alterar a fonte, o estilo e o tamanho do texto sempre que quiser, sem fazer nenhum esforço. Além disso, você pode ler os documentos em vários layouts e modos de página para melhorar seu foco durante a leitura do arquivo.

Aqui estão alguns recursos do UPDF:

• Leia documentos PDF em quatro modos diferentes, como rolagem de uma ou duas páginas e visualização de uma ou duas páginas.
• Edite texto, imagens e links em PDF sem esforço.
• Anotar PDF e adicionar comentários ao PDF.
• Organize páginas PDF facilmente, como extrair, substituir, girar, dividir e excluindo páginas em PDF.
• Usando senha para proteger PDF.
• Compartilhe arquivos PDF por meio de links, código QR e e-mail.
• Converta PDF para 14 formatos populares como Word, Excel, Powerpoint, HTML, CSV, imagem, texto, etc.

Prefira assinaturas eletrônicas ou digitais

Assinar documentos também consome papel desnecessário, além do incômodo de estar fisicamente presente ali. É por isso que as pessoas estão migrando para assinaturas digitais agora para assinar rapidamente documentos importantes, contratos, cartas de nomeação e propostas instantaneamente.

Para criar assinaturas eletrônicas personalizadas e perfeitas, você pode explorar ferramentas como UPDF e DocuSign; que contém muitas opções relacionadas. Além disso, as assinaturas eletrônicas não precisam da sua presença física, então você pode assinar o arquivo rapidamente com um único clique, mesmo se estiver ocupado em outro lugar. Isso pode economizar papel e o incômodo envolvido.

Armazene dados em armazenamentos em nuvem

Trabalhos de escritório e acadêmicos exigem o envio ou compartilhamento de arquivos com outras pessoas para diversos fins. Para isso, você precisaria de papel extra para imprimir o mesmo arquivo várias vezes e entregá-lo a outras pessoas. Se o seu arquivo for extenso e incluir conteúdo descritivo, será necessário mais papel para impressão. Para evitar essa tarefa agitada, você pode navegar até plataformas de armazenamento em nuvem como UPDF, Google Drive, Dropbox Box e OneDrive.

Essas plataformas de armazenamento em nuvem podem armazenar arquivos grandes instantaneamente. Além disso, você pode salvar seus arquivos lá e compartilhar o link com outras pessoas instantaneamente. Ao fazer isso, várias pessoas podem ler ou baixar seu arquivo compartilhado simultaneamente, sem precisar de papel.

Gerenciar finanças de clientes e funcionários

Trabalhar com finanças e contas exige muita papelada diariamente. Além disso, ao atribuir salários aos funcionários, você exigiria comprovantes de pagamento para verificação. Este procedimento não só consome papel, mas também é uma tarefa complicada para administrar as finanças. Para gerenciar seu fluxo de trabalho relacionado às finanças de seus clientes e funcionários, você deve experimentar um software de gerenciamento financeiro como Aceno.

O aplicativo Wave pode ajudá-lo a gerenciar as finanças relacionadas ao seu trabalho de maneira organizada. Você pode manter todos os registros e fazer cronogramas para cumprir as tarefas antes do prazo. Além disso, este software permite verificar rapidamente o registro de suas contas e finanças. Isso não apenas o ajudará a realizar seu trabalho com eficiência, mas também poderá economizar o desperdício de papel.

Oferecer serviços digitais

Para qualquer trabalho, o atendimento ao cliente é a principal prioridade para administrar uma empresa de sucesso. Você pode iniciar serviços digitais para seus clientes, como envolvê-los em atividades online e fornecer-lhes incentivos. Ao oferecer serviços digitais aos seus clientes ou consumidores, você pode construir relacionamentos sólidos sem precisar de papelada.

Além disso, você pode aproveitar esta oportunidade para obter feedback instantâneo de pesquisas online para melhorar seu desempenho. Com a ajuda de Hootsuite, você pode gerenciar todas as suas redes sociais em um só lugar. As empresas sem papel podem ajudá-lo a crescer no fórum digital com estratégias e técnicas eficazes. Portanto, aproveite esta oportunidade e floresça seu trabalho protegendo o meio ambiente.

Divulgue sua marca on-line

Evite gastar em panfletos caros e divulgue sua marca em plataformas online. Por meio de sites online e plataformas de mídia social, você pode alcançar seu público de forma mais eficaz. Você pode criar o site da sua empresa e compartilhá-lo com outras pessoas por meio de um link para divulgar sua marca. Além disso, você pode criar Google Ads para envolver o público com seu trabalho e transmitir sua mensagem com perfeição.

Conclusão

Você já pensou em deixar de usar papel no seu trabalho? Essa ideia é benéfica para salvar o ambiente em destruição e pode ajudá-lo a gerenciar o trabalho de forma estruturada. Este artigo forneceu detalhes descritivos sobre como usar um escritório sem papel de maneira conveniente. Você pode explorar os aplicativos e plataformas digitais recomendados para facilitar seu fluxo de trabalho e também fazer sua parte para salvar o ecossistema.