Wie Sie die Größe von PPT-Dateien komprimieren – 10 Möglichkeiten

PowerPoint ist in vielen Branchen ein weit verbreitetes Format, um Präsentationen zu erstellen und darzulegen. Aufgrund ihrer in der Regel Grafik-lastigen Inhalte mit zahlreichen Illustrationen, Bildern oder Diagrammen nehmen PPT-Dateien jedoch häufig viel Platz ein, sodass sie schwer zu speichern oder weiterzugeben sind.

Wenn Sie deshalb also nach Möglichkeiten suchen, die Größe Ihrer PPT-Dateien zu komprimieren, finden Sie in diesem Leitfaden die Antwort. Wir stellen Ihnen 10 effektive Möglichkeiten vor, die Größe von PPT-Dateien zu komprimieren, von denen gleich unsere erste und beste Ihre Dateigröße maßgeblich verringern kann. Also, legen wir los!

Teil 1. Warum sollten Sie PowerPoint Dateigröße komprimieren

Es mag die unterschiedlichsten Gründe geben, warum die Leute ihre PowerPoint-Präsentationen in der Größe komprimieren möchten. Nachfolgend finden Sie einige der häufigsten Punkte, warum eine Komprimierung der PPT-Dateigröße erforderlich sein könnte:

• Sie haben eine begrenzte Speicherkapazität und möchten Speicherplatz freigeben.
• Sie möchten das Hoch- und Herunterladen von PPT-Dateien erleichtern, damit Sie diese problemloser mit anderen teilen können.
• Sie möchten die Größe Ihrer E-Mail-Anhänge reduzieren.
• Sie möchten, dass die PPT-Datei auch bei langsamen Internetverbindungen zugänglich bleibt.
• Sie möchten Verzögerungen oder Pannen bei einer Live-Präsentation vermeiden.
• usw.

Teil 2. Der beste Weg, die PPT-Dateigröße deutlich zu komprimieren

Die beste Möglichkeit, die Größe einer PPT-Datei erheblich zu komprimieren, ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen, ist das Speichern der PPT-Datei als PDF mit der in PowerPoint integrierten Option „Optimieren“. PDFs haben eine deutlich geringere Dateigröße als PPTs und bewahren die Integrität der Originaldatei. Anschließend können Sie dieses PDF mit der intelligenten Dateigrößenreduzierung von UPDF sogar noch weiter komprimieren.

UPDF ist ein funktionsreiches und anerkanntes PDF-Editor-Tool, das alle erstklassigen und fortschrittlichen Funktionen bietet, die Sie jemals für die Bearbeitung Ihrer PDF-Dateien benötigen werden. Eine dieser integrierten Funktionen ist die Dateigrößenreduzierung, bei der UPDF die Dateigröße der PDF-Datei auf intelligente Weise reduziert, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Sehen Sie sich das Video unten an. Laden Sie UPDF jetzt herunter, um die Komprimierungsfunktion zu testen!

Schritt 1. Zunächst wandeln Sie Ihr PPT in PDF um.

Windows-Benutzer können hierfür die Funktion zur Erstellung von PPT in PDF herunterladen und verwenden (siehe unten).

Für Mac-Benutzer oder Benutzer, die eine alternative Methode bevorzugen, öffnen Sie die PPT-Datei, deren Größe Sie reduzieren möchten. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter. Wählen Sie unter dem Abschnitt „Speichertyp“ die Option „PDF“ und unter dem Abschnitt „Optimieren für“ die Option „Mindestgröße“. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“, um die PPT als PDF zu speichern.

Schritt 2. Installieren und starten Sie UPDF auf Ihrem PC. Öffnen Sie die PDF-Datei. Klicken Sie auf das Icon „Speichern unter“ in der rechten Symbolleiste und wählen Sie dann „Dateigröße komprimieren“.

Schritt 3. Wählen Sie eine der Qualitäten des Ausgabedokuments aus und klicken Sie auf „Speichern unter“.

Schritt 4. Sobald die stärker komprimierte PDF-Datei auf Ihrem PC gespeichert ist, öffnen Sie sie erneut in UPDF und konvertieren sie von PDF in PPT.

Wie Sie sehen, sind mit UPDF nur vier einfache, klickbasierte Schritten nötig, um die Größe Ihrer PPT-Datei einfach und sofort erheblich zu komprimieren, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Neben der Verringerung der Dateigröße bietet UPDF allerdings noch viele weitere hochmoderne Funktionen, darunter:

• Bearbeiten: UPDF hat eine breite Palette von PDF-Bearbeitungsfunktionen, z. B. für die Anpassung von Text und Bildern, das Hinzufügen von Wasserzeichen und Hintergründen usw.
• Beschriften: Es enthält viele Funktionen zum Beschriften von PDFs, wie das Hinzufügen von Formen, Unterschriften, Aufklebern, Stempeln, Kommentaren usw.
• Konvertieren: UPDF kann ein PDF in verschiedene gängige Formate umwandeln, z.B. Word, PowerPoint, Excel, Text, Bild, CSV, usw.
• Organisieren: Es vereinfacht die Organisation von PDF-Seiten, wie z. B. Hinzufügen, Ersetzen, Löschen, Drehen, Aufteilen usw.

Alles in allem ist UPDF ein echter All-in-One PDF-Editor, den wohl jeder auf seinem PC haben sollte, der seine Arbeitsabläufe optimieren möchte.

Teil 3. Weitere gängige Methoden zur Komprimierung der PPT-Dateigröße

Abgesehen von UPDF können Sie die Größe von PPT-Dateien auch mit anderen gängigen Methoden komprimieren. Nachfolgend finden Sie einige der effektivsten:

2. Im PPTX-Format speichern

Das PPTX-Format wurde mit Office 2007 als Ersatz für das PPT-Format veröffentlicht. Im PPTX-Format wird die Datei wie eine ZIP-Datei stärker komprimiert und verbraucht dadurch weniger Speicherplatz. Wenn Ihre PowerPoint-Datei also im PPT-Format vorliegt, führen Sie die folgenden Schritte aus, um sie im PPTX-Format zu speichern und ihre Größe zu verringern:

• Öffnen Sie die PPT-Datei.
• Klicken Sie auf Datei > Speichern unter. Wählen Sie unter „Speichertyp“ die Option „PowerPoint Präsentation“. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Damit wird Ihre PowerPoint-Datei jetzt im PPTX-Format mit einer geringeren Dateigröße als zuvor gespeichert.

3. Bilder komprimieren

Bilder sind ein wesentlicher Bestandteil der meisten Präsentationen. Wenn der PPT-Datei Bilder mit hoher Auflösung hinzugefügt werden, kann die Dateigröße demnach erheblich ansteigen. Enthält Ihre PPT-Datei also viele Bilder, sollten Sie sie komprimieren, um ihre Auflösung zu verringern und die Dateigröße insgesamt zu reduzieren.

Sie können Bilder manuell komprimieren, indem Sie sie einzeln auswählen und oben die Registerkarte „Bild formatieren“ verwenden. Es gibt jedoch auch eine viel einfachere Möglichkeit, alle Bilder auf einmal zu komprimieren, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Öffnen Sie die PPT-Datei.
• Klicken Sie auf Datei > Speichern unter. Klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche „Werkzeuge“ und wählen Sie „Bilder komprimieren“.

• Wählen Sie im Dashboard „Bilder komprimieren“ die von Ihnen bevorzugte Auflösung (150 ppi oder niedriger wird empfohlen) und aktivieren Sie außerdem das Kontrollkästchen „Ausgeschnittene Bereiche der Bilder löschen“. Klicken Sie anschließend auf „OK“ und speichern Sie die Datei.

So können Sie alle Bilder in Ihrer PPT-Datei sofort komprimieren und die Dateigröße erheblich verkleinern.

4. Bilder in kleinerem Format verwenden

Auch die Bildgröße ist direkt mit dem Speicherplatzbedarf der PPT-Datei verbunden. Daher empfiehlt es sich, Bilder in kleinerer Größe zu verwenden. Wenn Sie Bilder von Ihrem Smartphone einfügen möchten, versuchen Sie, diese mit einer geringeren Auflösung aufzunehmen. Ebenso sollten Sie bei der Verwendung von Archivbildern versuchen, Bilder mit geringerer Auflösung herunterzuladen. Weiterhin können Sie es in Betracht ziehen, Bilder in einem beliebigen Bildbearbeitungsprogramm wie Adobe Photoshop oder Microsoft Picture Manager zu öffnen und sie dann in einer niedrigeren Auflösung zu speichern.

5. Bilder einfügen nicht kopieren/einfügen

Anstatt Bilder in Ihre PPT-Datei zu kopieren und einzufügen oder zu ziehen und abzulegen, empfiehlt es sich, sie über die Funktion „Einfügen“ in Ihre Datei zu integrieren. Wenn Sie Bilder Ihrer Datei durch Kopieren und Einfügen hinzufügen, können sie ihre Komprimierung verlieren, den Dateityp ändern und zusätzliche Daten mit sich bringen. Hier sind die Schritte, um Bilder richtig in PowerPoint einzufügen:

• Gehen Sie zu der Folie, auf der Sie ein Bild einfügen möchten.
• Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf die Registerkarte „Einfügen“ und dann auf Bilder > Dieses Gerät.
• Wählen Sie das Bild, das Sie einfügen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Einfügen“.

So können Sie Bilder effektiv einfügen und dabei effektiv Speicherplatz einsparen.

6. Bilder in einem anderen Dateityp speichern

Auch der Dateityp, in dem das Bild gespeichert ist, kann seine Größe und die Gesamtgröße der PPT-Datei erhöhen. Bevor Sie also ein Bild in die PPT-Datei einfügen, sollten Sie es in einen anderen Dateityp umwandeln, der weniger Platz verbraucht.

Das JPEG- oder JPG-Format verbraucht im Vergleich zu anderen Formaten weniger Platz, da sein Komprimierungsalgorithmus die Dateigröße erheblich verkleinert. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Bilder in einem anderen Dateityp zu speichern:

• Öffnen Sie das Bild, das Sie einfügen möchten.
• Klicken Sie auf das Icon mit den „3 Punkten“ in der rechten oberen Ecke und dann auf „Speichern unter“.
• Wählen Sie unter „Dateityp“ die Option „.jpeg“ und klicken Sie auf „Speichern“.

Sobald Sie den Dateityp geändert haben, können Sie die Bilder einfügen.

7. Eine Kopie der Bilder für künstlerische Effekte speichern

Für die Bilder, auf die Sie einen künstlerischen Effekt angewendet haben, behält PowerPoint zwei Kopien des Bildes, sprich die Kopie mit dem künstlerischen Effekt und die Originalkopie. So können Sie das Bild zwar bei Bedarf einfacher zurücksetzen, allerdings zieht das auch eine erhöhte Dateigröße nach sich. Außerdem werden solche Bilder nicht viel kleiner, wenn Sie sie komprimieren.

Falls Sie also Bilder mit künstlerischen Effekten in Ihrer Präsentation haben, befolgen Sie die folgenden Schritte, um deren Dateigröße zu reduzieren:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild mit dem künstlerischen Effekt und klicken Sie auf „Als Bild speichern“.

• Wählen Sie den Ort, an dem Sie das Bild speichern möchten, und JPEG als Dateityp und klicken Sie auf „Speichern“.
• Löschen Sie das Bild mit dem künstlerischen Effekt aus Ihrer PPT-Datei und fügen Sie die Kopie des soeben erstellten Bildes mit dem künstlerischen Effekt ein.

8. Audio und Video komprimieren

Genau wie Bilder können Sie auch Audio- und Videodateien in Ihrer Präsentation komprimieren. Wenn Sie also eine Audio- oder Videodatei in Ihre PPT-Datei integriert haben, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Öffnen Sie die PPT-Datei.
• Klicken Sie auf Datei > Info. Klicken Sie auf „Medien komprimieren“ und wählen Sie dann die gewünschte Komprimierungsstufe.
• Warten Sie, bis PowerPoint die Komprimierung abgeschlossen hat und schließen Sie es dann.

So können Sie Audio- und Videodateien nach Ihren Wünschen komprimieren und die Größe der PPT-Datei entsprechend reduzieren.

9. PPT-Datei als ZIP-Datei komprimieren

Wenn Sie die PPT-Datei leichter mit anderen teilen möchten, ist ihre Komprimierung als ZIP-Datei eine effektive Lösung, um die Größe zu reduzieren und gleichzeitig die Bilder, Modelle, Videos und andere Elemente in ihrer ursprünglichen Form zu erhalten. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die PPT-Datei als ZIP-Datei zu komprimieren:

• Gehen Sie zu dem Ort, an dem Ihre PPT-Datei auf Ihrem PC gespeichert ist.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die PPT-Datei und wählen Sie „In ZIP-Datei komprimieren“.

Sobald die komprimierte ZIP-Datei erstellt ist, können Sie sie problemlos mit anderen teilen.

10. Online-PPT-Komprimierer verwenden

Die letzte Methode zur Komprimierung von PPT-Dateien ist die Verwendung eines Online-PPT-Komprimierers. Wenn Sie den Begriff „Online-PPT-Komprimierer“ googeln, werden Sie viele Online-Tools finden, die die PPT-Datei sofort für Sie verkleinern und Sie sie als reduzierte Version herunterladen lassen. So verwenden Sie einen Online-PPT-Komprimierer:

• Wählen Sie einen Online-PPT-Kompressor Ihrer Wahl.
• Laden Sie die PowerPoint-Präsentation hoch.
• Suchen Sie sich den gewünschten Komprimierungsgrad aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Komprimieren“.
• Laden Sie die komprimierte PPT-Datei herunter.

Diese Methode geht zwar einfach und schnell, wirft allerdings Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Sicherheit auf, da Sie die Datei ins Internet hochladen müssen. Wenn Sie sich für diese Methode entscheiden, sollten Sie daher nur einen vertrauenswürdigen Dienst nutzen.

Fazit

Enthält eine PowerPoint-Präsentation viele Grafiken oder Datensätze, ist es nicht unwahrscheinlich, dass sie viel Speicherplatz beansprucht. Eine große PPT-Datei bedeutet zwar mehr Ressourcen, bringt aber auch viele Herausforderungen mit sich, beispielsweise in Sachen Performance und der Freigabe mit anderen. Daher empfiehlt es sich, die Größe der PPT-Datei zu komprimieren, um dieses Problem aus dem Weg zu räumen und gleichzeitig die Qualität der Präsentation zu bewahren.

Wir würden Ihnen hierfür UPDF als bestes Tool empfehlen, dessen intelligente Größenkomprimierung mit einem intuitiven Ansatz es ideal für die Verkleinerung von PPT-Dateien macht. Alternativ können Sie natürlich auch die anderen 9 in diesem Artikel besprochenen Methoden ausprobieren und die Größe Ihrer PPT-Dateien nach Belieben reduzieren.