Wie gelingt die Umstellung auf ein papierloses Büro?

Wussten Sie, dass ein durchschnittlicher Arbeitnehmer jedes Jahr 10.000 Blatt Papier verbraucht und dass 45 % des am Arbeitsplatz gedruckten Papiers am Ende des Tages weggeworfen wird? Darüber hinaus bringt die Verwendung von Papier auch andere kostspielige Elemente mit sich, wie z. B. Lagerraum für Papier, Druckertinte, Druckerwartung usw. So belaufen sich die Kosten für die Wartung eines Aktenschranks auf etwa 1.500 € pro Jahr. In Anbetracht des technologischen Fortschritts und der zunehmenden Klimabelastung ist es ein Gebot der Stunde, am Arbeitsplatz auf Papier zu verzichten. Dieser Artikel befasst sich daher ausführlich mit dem papierlosen Büro, seinen Vorteilen und den Schritten zur Umwandlung des Arbeitsplatzes in einen papierlosen Arbeitsplatz, einschließlich der von UPDF angebotenen All-in-One-Lösung.

Teil 1. Was ist ein papierloses Büro?

Mit der zunehmenden Nutzung digitaler Geräte ist ein papierloses Büro in Unternehmen zu einem immer beliebteren Konzept geworden. Lassen Sie uns nun darüber sprechen, was es mit einem papierlosen Büro auf sich hat und welche Vorteile es bietet.

Was ist ein papierloses Büro?

Ein papierloses Büro ist ein Arbeitsplatz, an dem so wenig Papier wie möglich verwendet wird und der sich mehr auf digitalisierte Dokumente stützt. Anstatt Papier zu verwenden und Dokumente in Aktenschränken aufzubewahren, werden Dateien auf Computern und in der Cloud gespeichert. Viele Unternehmen unterhalten sogar ein zentrales Repository, um elektronische Dokumente zu verwalten und leicht zugänglich zu machen.

Wenn ein Unternehmen mit der digitalen Transformation beginnt, ist ein papierloser Arbeitsplatz eines der wichtigsten Ziele. Dazu gehört die Umstellung von herkömmlichen papierbasierten Prozessen auf digitale Arbeitsabläufe und elektronische Dokumentenverwaltungssysteme. Insgesamt bietet der Ansatz des papierlosen Büros den Unternehmen die Möglichkeit, die Abhängigkeit von physischem Papier zu verringern, die Zusammenarbeit in einer hybriden Arbeitskultur zu verbessern, die betriebliche Effizienz zu steigern und die Umweltbelastung zu verringern.

Die Vorteile des papierlosen Büros

Das Konzept des papierlosen Büros gibt es schon seit Jahrzehnten, aber die meisten Unternehmen zogen immer noch Papier gegenüber digitalen Dateien vor. Der Trend ändert sich jedoch mit der zunehmenden Erkenntnis der Vorteile eines papierlosen Arbeitsplatzes.

Im Folgenden finden Sie sechs wichtige Vorteile eines papierlosen Büros, die Unternehmen nutzen können, wenn sie sich auf die Reise zu einem papierlosen Arbeitsplatz begeben:

1. Zeit sparen

Die Suche nach Papierdokumenten nimmt viel Zeit in Anspruch, selbst wenn sie in Aktenschränken abgelegt sind. In einem papierlosen Büro werden jedoch alle digitalen Dokumente in einem zentralen Repository wie einem digitalen Aktenschrank gespeichert. Dies erleichtert die Suche und den Zugriff auf die Dokumente. Die integrierte Suchfunktion des Dokumentenmanagementsystems kann das gewünschte Dokument mit einem einzigen Mausklick auffinden. Auf diese Weise müssen die Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen.

2. Lagerplatz sparen

Das Papierdokument erfordert spezielle Aktenschränke. Manchmal stapeln die Mitarbeiter sogar die Schränke, ohne sie zu sortieren oder zu ordnen. Dadurch wird der Speicherplatzbedarf vor Ort nur noch größer. Ein papierloser Arbeitsplatz ermöglicht die Speicherung von Dokumenten in der Cloud oder auf einem Server vor Ort. Dadurch wird der Bedarf an physischem Speicherplatz erheblich reduziert und das Sortieren der Dokumente wird erleichtert.

3. Kostengünstig

Wie bereits erwähnt, kostet die Unterhaltung eines Aktenschranks jährlich etwa 1.500 Euro. Außerdem werden laut der Gartner-Studie 3 % der Einnahmen eines Unternehmens für Papier ausgegeben. Im Gegensatz dazu senkt ein papierloses Büro die Kosten erheblich, da kaum noch Geld für Papier, Tinte, Drucker und Büroraum ausgegeben wird.

4. Einfache Dateifreigabe

Die gemeinsame Nutzung von Papierdokumenten innerhalb oder außerhalb der Büroräume ist mühsam und zeitaufwändig. Digitale Dokumente hingegen lassen sich viel einfacher weitergeben. Da die meisten digitalen Dokumente im PDF-, DOCX- oder Bildformat vorliegen, lassen sie sich leicht per E-Mail oder über andere Anwendungen an jeden und überall weitergeben.

5. Geringerer Kohlenstoff-Fußabdruck

Ein weiterer wichtiger Vorteil des papierlosen Arbeitsplatzes ist sein Beitrag zur Verringerung des CO2-Fußabdrucks. Wenn ein Unternehmen seine Abhängigkeit von Papier reduziert, trägt es dazu bei, die mit der Papierproduktion, dem Transport und der Entsorgung verbundenen Umweltauswirkungen zu minimieren.

6. Erhöhte Sicherheit

Papierdokumente sind schwer zu verfolgen und können verloren gehen oder zerstört werden. Papierlose Dokumente werden jedoch in Dokumentenverwaltungssoftware mit erweiterten Sicherheitsfunktionen gespeichert. So können Systemadministratoren beispielsweise den Zugriff kontrollieren, während sensible Dokumente auch verschlüsselt werden können. Darüber hinaus trägt die Sicherung digitaler Dokumente dazu bei, das Risiko eines Datenverlusts durch versehentliches Löschen oder andere Datenbedrohungen zu verringern.

Teil 2. Wie Sie ein papierloses Büro/einen papierlosen Arbeitsplatz einrichten?

Wenn Ihr Unternehmen seine physische Papierabhängigkeit reduzieren möchte, finden Sie im Folgenden einige wirksame Möglichkeiten zur Umstellung auf ein papierloses Büro:

1. Eine Richtlinie für das papierlose Büro einrichten

Der erste Schritt auf dem Weg zum papierlosen Arbeitsplatz besteht darin, dies den Mitarbeitern klar zu vermitteln. Zu diesem Zweck können Sie eine Richtlinie erstellen und sie an alle Mitarbeiter senden. Die Richtlinie kann detailliert sein oder einfach nur die Verpflichtung des Unternehmens zur schrittweisen Reduzierung des Papierverbrauchs darlegen.

2. Eine Dokumentenmanagementlösung wählen

Sobald alle von der neuen Initiative für ein papierloses Büro wissen, müssen Sie sich für eine Dokumentenmanagementlösung entscheiden, die Ihnen als digitaler Aktenschrank dient. Die Dokumentenverwaltungslösung kann in der Cloud oder selbst gehostet sein und sollte Funktionen wie Sicherheit, Versionskontrolle, mobilen Zugriff, gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Zusammenarbeit usw. umfassen. Es wird jedoch empfohlen, sich für Cloud-basierte Speicherlösungen zu entscheiden, da diese mehr Komfort, Zugänglichkeit und Kosteneffizienz bieten als interne Speichersysteme.

3. Umstellung des Papieraktenschranks auf einen digitalen Aktenschrank

Der zeitaufwändigste Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro ist die Umstellung der Papierdokumente von physischen Aktenschränken auf ein digitales Ablagesystem. Dieser Prozess umfasst das Scannen, Organisieren und Digitalisieren vorhandener Papierdokumente, um ein umfassendes und leicht zugängliches digitales Repository zu erstellen.

Dazu benötigen Sie eine Scan-App zum Scannen und Digitalisieren von Papierdokumenten. Außerdem benötigen Sie ein leistungsstarkes OCR-Tool wie UPDF, um gescannte Bilder oder gedruckten Text in bearbeitbare und durchsuchbare Dokumente zu konvertieren. Stellen Sie daher nach und nach Ihre Papierablage auf eine zentrale digitale Ablage um.

4. Digitale Apps verwenden

Als Nächstes sollten Sie damit beginnen, alle Aspekte Ihres Unternehmens mithilfe der entsprechenden Apps zu digitalisieren. Heute gibt es Hunderte von Apps für fast alle Bürotätigkeiten, ob Buchhaltung, Zusammenarbeit, Projektmanagement oder andere. So können Sie beispielsweise in Asana integrierte Vorlagen verwenden, um Besprechungspläne zu erstellen. Finden Sie daher die für Ihre Geschäftsabläufe relevantesten digitalen Apps und beginnen Sie, sie zu nutzen.

5. Elektronische Signaturen praktizieren

Einer der häufigsten Verwendungszwecke von Papier in Büros ist die Einholung von Unterschriften auf verschiedenen Dokumenten. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen können Büros jedoch auf physisches Papier verzichten. UPDF beispielsweise bietet eine vereinfachte Lösung für elektronische Signaturen an, mit der die Mitarbeiter ihre elektronischen Unterschriften nahtlos erstellen und speichern und in jedes Dokument an jedem Ort einfügen können. Führen Sie daher die elektronische Unterschrift in Ihrem Unternehmen ein, um Papierabfälle zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

6. Dokumente elektronisch freigeben

Um ein papierloses Büro zu schaffen, sollten Sie den Austausch von Dokumenten auf Papier innerhalb oder außerhalb Ihres Arbeitsplatzes einstellen. Dank des technischen Fortschritts hat heute jeder Zugang zu Smartphones und Laptops/PCs. Darüber hinaus ist es mittlerweile ein Kinderspiel, digitale Dokumente per E-Mail, WhatsApp oder über jeden anderen Kanal mit anderen zu teilen. Ein weiterer Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro ist daher die Durchsetzung elektronischer Praktiken zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten.

7. Umstellung der Finanzen auf Digitaltechnik

Die Finanzabteilung ist die papierhungrigste Abteilung in jedem Unternehmen. In der Finanzabteilung gibt es viele papierbasierte Prozesse, von der Rechnungsstellung über Schecks und Vereinbarungen bis hin zu Finanzberichten und Spesenabrechnungen. Viele Online-Plattformen wie Wave, Bill.com, Xero usw. bieten jedoch inzwischen eine Komplettlösung für die gesamte Buchhaltung. Prüfen Sie daher die verfügbaren Optionen und stellen Sie Ihre Finanzabteilung schrittweise auf eine digitale Umgebung um.

8. Mitarbeiterschulung

Der letzte wichtige Schritt auf dem Weg zum papierlosen Arbeitsplatz besteht darin, die Mitarbeiter über papierlose Initiativen zu informieren und das digitale Ablagesystem effektiv zu nutzen. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter zur schrittweisen Umstellung auf einen papierlosen Arbeitsplatz beitragen.

Teil 3. UPDF - Der ultimative Dateibetrachter und Editor für das papierlose Büro

Wenn sich ein Büro auf den Weg zu einem papierlosen Arbeitsplatz macht, bringt die Digitalisierung ein großes Fragezeichen mit sich, nämlich die Frage, wie man Kommentare, Notizen oder Unterstreichungen in Dokumente einfügen und sie dann mit anderen teilen kann. Ebenso stellt sich die Frage, wie diese Dokumente bearbeitet werden können, z. B. durch die Bearbeitung von Text/Bildern, die Organisation von Seiten usw. Nun, die Antwort auf all diese Fragen ist ein ultimatives Werkzeug, „UPDF“.

UPDF ist ein komplettes PDF-Dateibetrachtungs- und -bearbeitungsprogramm, das alle Funktionen und Möglichkeiten bietet, die Mitarbeiter in einem papierlosen Büro benötigen. UPDF bietet eine All-in-One-Lösung zum Bearbeiten, Kommentieren, Konvertieren, Ausfüllen, Signieren oder OCR von PDF-Dateien auf allen Plattformen. Das Beste daran ist, dass UPDF keine steile Lernkurve erfordert. Alle Funktionen sind über eine intuitive, klickbasierte Oberfläche zugänglich.

Hauptmerkmale von UPDF für Paperless Office

• Mehrere PDF-Lesemodi: Es bietet vier Modi zum Anzeigen von PDFs, d.h. einseitiges Scrollen, zweiseitiges Scrollen, einseitige Ansicht und zweiseitige Ansicht.
• Bearbeiten: Es bietet leistungsstarke Bearbeitungsfunktionen, wie z. B. das Bearbeiten von Text/Bildern/Links, Hinzufügen von Wasserzeichen/Hintergründen, Ausfüllen von Formularen usw.
• Annotieren: Es unterstützt verschiedene Anmerkungsoptionen, wie z. B. das Hinzufügen von Kommentaren, Hervorheben, Unterstreichen, Hinzufügen von Haftnotizen, Einfügen von Textfeldern, Hinzufügen von Stempeln/Aufklebern, elektronisches Signieren usw.
• Organisieren: Es erleichtert die Organisation von PDF-Seiten, z. B. Hinzufügen, Beschneiden, Löschen, Drehen, Ersetzen, Extrahieren, Teilen oder Umordnen von Seiten.
• Konvertieren: PDFs können in verschiedene Formate konvertiert werden, z. B. Word, Excel, PowerPoint, Bilder, CSV, Text, usw.
• OCR: Die intelligente, KI-unterstützte OCR-Technologie wandelt gescannte Dokumente mit höchster Genauigkeit in bearbeitbare PDFs um.

Insgesamt machen all die funktionsreichen Angebote für papierlose Arbeitsplätze UPDF zu einem idealen Begleiter für Unternehmen, die sich auf den Weg zu einem papierlosen Büro machen.

Fazit

Bis 2030 wird sich die Nachfrage nach Papier voraussichtlich verdoppeln. Daher ist es von großer Bedeutung, dass Organisationen versuchen, ihre Rolle zu spielen und papierbasierte Prozesse zu minimieren. Die oben genannten Schritte können jedem Unternehmen dabei helfen, den Weg zum papierlosen Büro einzuschlagen und den Papierverbrauch schrittweise zu reduzieren. Da ein papierloser Arbeitsplatz auch ein umfassendes Tool zum Anzeigen, Organisieren und Verwalten von Dokumenten erfordert, erfüllt UPDF diesen Zweck effizient. Als renommierter Dateibetrachter und -editor bietet UPDF alle Funktionen und Möglichkeiten, von der Bearbeitung und Kommentierung bis hin zur Organisation und Konvertierung von Dateien, und ermöglicht so eine problemlose Verwaltung digitaler Dokumente.