PDFフォームに記入する方法｜保存・署名・共有まで解説

PDF形式の申込書、同意書、アンケート、社内申請書などを受け取った時、パソコンやスマホでそのまま入力して提出したい場面があります。印刷して手書きする方法もありますが、PDF上で直接記入できれば、修正や共有がしやすくなります。

ただし、PDFフォームへの入力方法は、使う環境によって少し異なります。専用のPDFソフトで記入する方法、Adobe Acrobatを使う方法、ブラウザで簡単に入力する方法があり、保存や署名、チェック欄への入力まで考えると、用途に合った方法を選ぶことが大切です。

この記事では、PDFフォームに記入する方法を3つ紹介します。文字入力、チェック欄の選択、署名、保存、共有までの流れを確認しながら、自分に合った方法を選びましょう。

なお、入力欄をクリックしても反応しない、保存後に文字が表示されないなどの場合は、PDFフォームそのものが入力可能な状態ではない可能性があります。その場合は、PDFフォームに入力できない時の対処法も確認してください。

PDFフォームを安定して記入・保存したい場合は、フォーム入力やPDF編集に対応したソフトを使うと安心です。UPDFなら、PDFフォームへの入力、署名、保存、共有まで一つの画面で行えます。

PDFフォームに記入する前に確認したいこと

PDFフォームに記入する前に、まずそのPDFが入力可能な形式かどうかを確認しましょう。入力欄のように見える枠があっても、実際にはただの線や画像で、クリックしても入力できない場合があります。

• 入力欄の反応：氏名や住所欄をクリックした時にカーソルが表示されるか確認します。
• チェック欄の動作：チェックボックスやラジオボタンをクリックして選択できるか確認します。
• 署名欄の有無：署名が必要な書類では、署名欄に電子署名や手書き署名を追加できるか確認します。
• 保存後の確認：入力後に保存し、ファイルを開き直して内容が残るか確認します。

まだ入力欄が設定されていないPDFを入力可能なフォームにしたい場合は、PDFフォームフィールドを追加する必要があります。詳しくは、PDFフォームフィールドの作成・編集方法を参考にしてください。

PDFフォームに記入する方法3選

PDFフォームに記入する方法は、主に3つあります。安定性を重視するなら専用PDFソフト、Adobe環境で作業しているならAdobe Acrobat、簡単な入力だけならブラウザを使う方法もあります。

方法1：専用PDFソフトでPDFフォームに記入する

提出用の申込書や業務フォームでは、文字入力だけでなく、チェック欄、ラジオボタン、プルダウン、リストボックス、署名欄などに入力する場面があります。ここでは、複数の入力形式を含むPDFフォームを例に、UPDFで記入する流れを紹介します。

UPDFでPDFフォームに記入する手順は次の通りです。

1. UPDFを起動し、「ファイルを開く」から記入したいPDFフォームを選択します。
   
2. 氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど、文字で入力する欄をクリックし、必要な情報を入力します。
   
3. チェックボックス、ラジオボタン、プルダウン、リストボックスなどの選択項目がある場合は、該当する内容をクリックして選択します。複数選択できる欄と、1つだけ選ぶ欄を区別して入力しましょう。
   
4. 署名欄がある場合は、署名機能を使って電子署名または手書き署名を追加します。
   
5. 入力漏れや選択ミスがないか確認し、「保存」または「名前を付けて保存」で記入済みPDFフォームを保存します。
   
6. 必要に応じて、保存したPDFフォームをメール送信、リンク共有、またはクラウド共有で相手に共有します。
   

チェック欄がないPDFに新しくチェックボックスを追加したい場合は、PDFにチェックボックスを追加する方法も確認してください。

方法2：Adobe AcrobatでPDFフォームに記入する

Adobe Acrobatを使ってPDFフォームに記入することもできます。すでにAdobe環境で作業している場合や、送られてきたPDFフォームがAdobe Acrobat向けに作成されている場合に向いています。

Adobe AcrobatでPDFフォームに記入する流れは次の通りです。

1. Adobe AcrobatでPDFフォームを開きます。
2. 入力欄をクリックし、文字を入力します。
3. チェックボックスや選択肢がある場合は、該当する項目をクリックします。
4. 署名が必要な場合は、「入力と署名」機能から署名を追加します。
5. 入力内容を確認し、保存または別名保存します。
6. 必要に応じて、メールやリンクで共有します。

Adobe AcrobatはPDFフォームの入力や署名に対応していますが、利用できる機能はプランや環境によって異なる場合があります。無料で簡単に確認したいだけなのか、業務書類として安定して保存したいのかを考えて選びましょう。

方法3：ブラウザでPDFフォームに入力する

Google ChromeやMicrosoft Edgeなどのブラウザでも、PDFフォームに入力できる場合があります。インストールなしで使えるため、簡単な確認や一時的な入力には便利です。

ブラウザでPDFフォームに入力する手順は次の通りです。

1. PDFファイルをブラウザで開きます。
2. 入力欄をクリックし、必要な文字を入力します。
3. チェック欄や選択肢が反応する場合は、該当する項目を選択します。
4. 入力後、ブラウザ上の保存ボタンまたはダウンロードボタンからPDFを保存します。
5. 保存したPDFを開き直し、入力内容が残っているか確認します。

ブラウザでの入力は手軽ですが、PDFフォームの種類や使用環境によっては、日本語入力、保存、印刷時の表示が不安定になる場合があります。提出用のPDFや、署名・チェック欄を含む重要なフォームでは、専用PDFソフトで開き直して確認することをおすすめします。

PDFフォームに記入する方法の比較

どの方法を選ぶべきか迷う場合は、入力するPDFの重要度や、署名・保存・共有の必要性で判断しましょう。

入力後のPDFフォームを保存・共有する時の注意点

PDFフォームは、入力した直後に画面上で正しく見えていても、保存後や共有後に表示が変わることがあります。提出前には、保存後のファイルを開き直して確認しましょう。

• 別名保存する：元のPDFを残したい場合は、入力後のファイルを別名で保存します。
• 開き直して確認する：保存したPDFを再度開き、文字、チェック、署名が残っているか確認します。
• 印刷前にプレビューする：紙で提出する場合は、印刷プレビューで入力内容が表示されるか確認します。
• 共有形式を確認する：メールやリンクで送る場合は、相手側でも入力内容が見える形式で共有します。

入力後にPDFを保存できない場合は、PDFが保存できない時の対処法も参考にしてください。

PDFフォームに記入できない時は？

入力欄をクリックしてもカーソルが出ない、チェック欄が反応しない、保存後に文字が表示されない場合は、PDFフォーム自体が入力可能な状態ではない、または使用環境に問題がある可能性があります。

その場合は、ブラウザではなく専用PDFソフトで開き直す、フォームフィールドの有無を確認する、スキャンPDFであれば入力欄を追加するなどの対応が必要です。詳しい原因別の対処法は、PDFフォームに入力できない時の対処法で解説しています。

PDFフォーム入力に関するよくある質問

まとめ

PDFフォームに記入する方法は、専用PDFソフト、Adobe Acrobat、ブラウザの3つに分けられます。簡単な入力ならブラウザでも対応できる場合がありますが、署名、保存、共有まで確実に行いたい場合は、PDFフォーム対応ソフトを使う方法が安心です。

記入後は、保存したPDFを開き直し、文字、チェック、署名が正しく表示されるか確認しましょう。入力欄が反応しない場合や保存後に表示されない場合は、PDFフォームが入力可能な状態かどうかも確認する必要があります。

UPDFを使えば、PDFフォームへの入力、署名、保存、共有をまとめて行えます。PDFフォームをスムーズに記入したい方は、ぜひ試してみてください。