PDF/Aとは？PDFとの違い・種類・メリットをわかりやすく解説

PDF/Aは、電子文書を長期間にわたって同じ状態で再現するための保存規格です。通常のPDFと見た目は似ていますが、フォントや色などの表示に必要な情報をファイル内に保持し、将来の閲覧環境が変わっても内容を確認しやすいように設計されています。

名称の「A」はArchive（アーカイブ）を表します。公文書、契約書、研究資料など、数年から数十年単位で保管する文書に向いています。

この記事では、PDF/Aの基本、通常のPDFとの違い、主な規格、メリット、PDF/A形式で保存する方法を順に解説します。

PDF/Aとは？

PDF/A（Portable Document Format for Archiving）は、電子文書の長期保存を目的とするPDFの国際規格です。ISO 19005として標準化されており、通常のPDFで利用できる機能の一部を制限することで、長期的な再現性を高めています。

表示に必要なフォントや色情報などを文書内に保持し、外部環境への依存を抑えることがPDF/Aの基本的な考え方です。

つまりPDF/Aは、機能を増やしたPDFではなく、長期保存に不要な機能を制限したPDFです。

PDF/Aの主要な属性

PDF/Aには、長期保存時の再現性を支える次の特徴があります。

自己完結型（Self-Contained）

テキスト、画像、フォント、色、グラフなど、ドキュメントを表示するために必要なすべての要素をファイル内部に含みます。外部参照（外部ファイルへのリンクなど）は許可されていません。これにより、ファイルが分離された場合でも、その内容が変わらず表示されることが保証されます。

メタデータを保持できる

作成者、作成日、文書の説明などのメタデータを保持できるため、保存した文書の管理や検索に役立ちます。

表示環境に依存しにくい

フォントや色情報を文書内に保持するため、使用する端末やソフトウェアが変わっても、作成時の表示を再現しやすくなります。

これらの要件により、PDF/Aは長期保存が必要な電子文書に適した形式となっています。

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PDF/Aの種類

PDF/Aには複数の規格と適合レベルがあり、対応するPDF仕様や求められるアクセシビリティによって区分されます。

この記事で扱う主な適合レベルは次の3つです。

• レベル B (Basic)：最も基本的なレベル。
• レベル A (Accessible)：アクセシビリティを考慮したレベル。
• レベル U (Unicode)：Unicode準拠を保証するレベル。

続いて、代表的な規格の違いを確認しましょう。

PDF/A-1b（基本的な長期保存）

PDF/A-1は、最も古い規格の一つです。その中でレベルb (Basic)は、以下の保証を提供します。

• 制限：しかし、これはテキストの読みやすさ（アクセシビリティ）や、テキストの内容がUnicodeで正確にエンコードされているかどうかまでは保証しません。
• 目的：コンピューター画面でドキュメントが正確に読み取り・表示されるという保証を提供します（視覚的な再現性）。

PDF/A-2b（PDF/A-2の基本レベル）

PDF/A-2は、PDF/A-1を基に、より新しいPDF技術を取り入れた規格です。その中のレベルb (Basic)は、以下の保証を提供します。

• 特徴：JPEG 2000などの最新の圧縮技術や、PDF/Aファイルを埋め込む（コンテナとして扱う）機能など、PDF/A-1にはなかったいくつかの機能が追加されています。
• 目的：PDF/A-1bと同様に、アーカイブドキュメントが将来にわたって視覚的に同じようにレンダリングされるという機能を提供します。

PDF/A-2u（Unicode対応）

PDF/A-2の派生規格であるPDF/A-2uの「U」はUnicodeを意味します。

• 目的：PDF/A-2bの視覚的な再現性に加え、テキストの検索性を保証します。
• 特徴：デジタルで作成されたPDFドキュメント（またはOCR処理されたPDF）から、Unicodeテキストを正確に検索およびコピーするための信頼できる方法を提供します。

上記のすべてのISO標準または適合レベルは、基本的にPDFコンテンツの永続的な保存という目的に沿って使用されます。

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PDFとPDF/Aの違い

PDF/AはPDFのサブセットであり、長い間デジタルで作成されたドキュメントを保存するために使用されていることをすでに知っています。しかし、通常のPDFと比較すると、これら2つの間には、それぞれの目的に基づいた多くの重要な違いがあります。

PDFとPDF/Aの主な違い

主な目的：

PDF/A：長期的な再現性と永続的な保存。将来、どの環境でもファイルの内容が視覚的に変わらず開けることを保証する。

PDF：汎用的な作成、共有、印刷。機能の柔軟性と多様性を優先する。

マルチメディア/外部コンテンツ：

PDF/A：厳しく制限される。オーディオ、ビデオ、実行可能ファイル、および外部参照の埋め込みは許可されない。

PDF：許可される。動画、音声、3Dモデル、外部Webへのリンクなど、多様なインタラクティブコンテンツを埋め込める。

セキュリティ（暗号化）：

PDF/A：許可されない。長期保存の保証を損なうため、ファイルやドキュメントの暗号化（パスワード保護など）は設定できない。

PDF：許可される。ユーザーと所有者のパスワード保護、印刷制限、コピー制限など、さまざまな種類の暗号化と制限を設定できる。

メタデータの要件：

PDF/A：必須。ドキュメントの長期的な管理のためにメタデータ（文書情報）が必須となる。

PDF：必須ではない。

重要なポイントのまとめ：

保存の永続性:

• PDF/A：ドキュメントを将来にわたって再現性高く保存するために設計されています。
• 標準のPDF：ドキュメントを保存すること自体が目的ではなく、その時点での利用が主な目的です。

制約の有無:

• PDF/A：将来の表示を妨げる可能性のある要素（動画、外部リンク、暗号化など）を意図的に排除することで、長期的な整合性を保証しています。

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PDF/Aのメリット

PDF/Aには機能上の制限がありますが、長期保存が必要な文書では次のメリットがあります。

• 長期保存に適している：表示に必要な情報を文書内に保持するため、公文書や契約書、研究資料などの保存に向いています。
• 文書管理がしやすい：メタデータを保持できるため、保存した文書の識別や検索に役立ちます。
• 表示の再現性を保ちやすい：フォントや色情報をファイル内に保持し、閲覧環境の変化による表示崩れを抑えます。
• 特定のソフトウェアに依存しにくい：PDF/Aに対応する環境であれば、長期的に閲覧しやすくなります。
• テキストを検索しやすい：Unicode情報を必要とする適合レベルでは、文字の検索やコピーに対応できます。
• アクセシビリティに配慮できる：構造情報を保持する適合レベルでは、文書の読み上げや内容の再利用に役立ちます。
• 用途に応じて規格を選べる：保存期間や必要な機能に合わせて、PDF/A-1、PDF/A-2などから選択できます。

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PDFをPDF/A形式で保存する方法

PDF/A形式への変換が必要な場合は、PDF編集ソフトの保存・変換機能を利用します。ここではUPDFを使う場合の流れを紹介します。

操作前に元のPDFを複製しておくと、変換後の表示や検索性を比較しやすくなります。

以下の手順でPDF/A形式として保存してください。

UPDFでPDFをPDF/Aとして保存する手順

ステップ 1. UPDFでPDFを開く

「ファイルを開く」ボタンをクリックするか、ファイルをドラッグ＆ドロップして、UPDFで対象のPDFドキュメントを開きます。

ステップ 2. 「保存」メニューにアクセス

画面の右上またはメニューバーにある「保存」の横にある狭いボタン（ドロップダウン矢印）をクリックします。

ステップ 3. PDF/A形式を選択

新しいポップアップまたはドロップダウンメニューが表示されるので、「PDF/A として保存...」を選択します。

ステップ 4. ファイルを保存

PDF/A ファイルを保存するフォルダーを選択し、「保存」をクリックします。これにより、ドキュメントはPDF/A規格に準拠した形式で保存されます。

UPDFで利用できる主なPDF機能

UPDFではPDF/A形式での保存に加え、PDFの編集、注釈、ページ整理、OCRなども利用できます。

• AI 機能：PDF の要約、説明、翻訳、さらには文書の書き込みや書き直し、AIチャットによる内容の質問など、高度な機能を提供します。
• PDF に注釈を付ける：スタイリッシュな図形の追加、コメントの追加、テキストの強調表示や下線、取り消し線など、プロフェッショナルな注釈付けが可能です。
• PDFの整理：ページ管理機能で、PDFから新しいページの追加、並べ替え、回転、不要なページの抽出、置き換え、削除などが簡単に行えます。
• OCR：高度な OCR テクノロジーを使用して、スキャンしたPDFや画像ベースのドキュメントを編集可能な形式に変換します。
• PDF の共有：編集が完了したら、電子メールでドキュメントを共有したり、リンクを介してリアルタイムの共同作業を行うことができます。
• 完全なPDF編集：テキストの編集、テキストプロパティの変更、テキストの削除、フォントサイズ、色、スタイルの変更が可能です。PDF文書の編集に不慣れでも、UPDFがすべてを直感的に処理します。

UPDFの機能や使用感を詳しく確認したい場合は、レビュー記事も参考にしてください。

PDF/Aに関するよくある質問

まとめ

PDF/Aは、電子文書を長期間保存し、将来も同じ状態で閲覧しやすくするための国際規格です。

通常のPDFより利用できる機能は制限されますが、フォントや色情報、メタデータなどを保持することで、長期的な再現性を高められます。

保存する文書の用途や必要なアクセシビリティに合わせて、PDF/A-1b、PDF/A-2b、PDF/A-2uなどの規格を選びましょう。

PDF/A形式への変換が必要な場合は、元ファイルを残したうえで、対応するPDF編集ソフトから保存してください。

UPDFを使用する場合は、PDFを開いて保存メニューからPDF/A形式を選択できます。変換後は、表示やテキスト検索が意図どおり機能するか確認してください。

長期保存が必要なPDFを扱う際は、用途に合うPDF/A規格を確認してから変換を進めましょう。