【実践ガイド】人事でAIを活用する方法：業務効率化を実現するプロンプト事例付き

人事 (HR) は、採用、従業員研修、業績評価、ポリシー開発など、組織の成功に不可欠な活動を一手に担う重要な部門です。HR チームは、日々の複雑な業務を処理するために、これまでもさまざまなツールやシステムを活用してきました。

しかし、現代のテクノロジー革命の中心にある人工知能（AI）は、このHR部門に根本的な変革をもたらそうとしています。興味深い質問は、AIが人事においてどのように活用されているか、そして具体的なメリットは何かということです。

AIは、すでに採用の自動化から従業員のエンゲージメント分析に至るまで、さまざまな分野で広く利用されており、人事部門も例外ではありません。

本ガイドでは、人事でAIを活用するための具体的な方法を深く掘り下げて解説します。さらに、AIの力を最大限に引き出し、業務効率化を実現するための実践的なプロンプトを使った実用的な例をご紹介します。

パート 1. デジタル変革における人事部門でのAIの重要性

今日のデジタル変革において、人事（HR）部門は、AIを活用して従来のHRプロセスを合理化し、従業員とHRチーム自身の負担を軽減することが不可欠になっています。

AIは、以下のような反復的なHR関連タスクを自動化し、戦略的な業務に注力できる環境を作り出します。

• 採用: 求人情報の作成、履歴書のスクリーニング（選別）
• オンボーディング: 従業員のオンボーディング資料のパーソナライズ
• 文書作成: 会社文書やポリシーの下書き、FAQの自動応答

言い換えれば、人事におけるAIの導入は、手作業の削減、効率の向上、データに基づいた意思決定の改善、そして最終的な従業員満足度の向上に直結します。これらすべての属性は、デジタル変革を成功させるために不可欠な要素です。

💡 HRチームを支援するAIツール：UPDF AIアシスタント

人事チームの業務を劇的に支援するAIツールとして、UPDFのAIアシスタントが非常に優れています。

このAIアシスタントは、HRチーム向けの強力なチャットボットスタイルのデスクトップAIアシスタントを提供しており、以下のようなタスクをサポートします。

• あらゆるコンテンツの下書き（メール、通知など）
• 大量の候補者の履歴書の迅速な分析
• 研修計画のアイデアや構成案の取得
• 複雑なポリシー文書の要約と質問応答

必要なのは、AIがHR活動を支援するための適切なプロンプトを指定することだけです。

UPDFをダウンロードして、すぐにHR活動向けのAIアシスタントをお試しになりませんか？

UPDFは、デスクトップ版と同じ機能と利点を同じアカウントで提供するAIアシスタントのオンライン版 (UPDF.ai) も提供しています。

ここまでくると、人事管理におけるAIの活用にわくわくしていることでしょう。UPDF AIの機能については、次のビデオをご覧ください。

パート 2. 人事でAIを活用する方法：会社文書作成

HRチームの中核的な責任の一つは、組織運営と従業員管理の基盤となる会社文書を作成・維持することです。これには以下のようなものが含まれます。

• 定款（会社の基本的なルール）
• 会社規定（就業規則、倫理規定など）
• 従業員ハンドブック（従業員が知るべき情報）
• 会社スローガンやミッションステートメント
• その他多数の公式文書

AIは、これらの文書作成において、HRチームの強力な右腕となり、ゼロからの作成にかかる時間を劇的に短縮できます。たとえば、UPDFのAIアシスタントを使用して、複雑な会社規定や定款の詳細な下書きを依頼することができます。

実践的なプロンプト事例：定款の下書き

以下は、人事における会社文書作成にAIがどのように活用されているかを理解するのに役立つ、プロンプトを使用した実用的な例です。

プロンプト#1：「当社のマネージド IT サービスを提供する中規模のテクノロジー企業です。会社の目的、取締役会の構成と責任、株主の権利と義務、および機密保持に関するセクションを含む、定款の詳細な下書きを作成してください。」

プロンプト #2: 「多様な人材を擁するグローバル太陽光発電機サプライヤー企業です。リモートワークに関する包括的な会社ポリシーを作成してください。従業員向けのガイドライン、生産性維持のためのベストプラクティス、関連する国際法への準拠などを網羅してください。」

プロンプト #3: 「リーディングコピーライティング会社として、生成系AI ツールの従業員使用に関するポリシーが必要です。倫理的配慮、データプライバシー、セキュリティ対策、会社内でAIの責任ある使用ガイドラインを網羅したポリシーを作成してください。」

プロンプト #4: 「国際的な電子商取引会社です。包括的なプライバシーポリシーを作成し、顧客データを収集、使用、保存、保護する方法を概説してください。GDPR、CCPA、その他の関連するデータ保護法へのコンプライアンスを確保してください。」

プロンプト #5: 「小売企業として、従業員ハンドブックが必要です。会社文化の概要、福利厚生の詳細、業績評価プロセス、職場での行動に関する主要なポリシーを含むハンドブックの構成案と下書きを作成してください。」

プロンプト #6: 「未来志向のマーケティングエージェンシーです。イノベーション、顧客重視、サステナビリティ（持続可能性）という価値観を反映し、ブランドの本質を捉えた、魅力的な企業スローガンを5つ提案してください。」

パート 3. 人事でAIを活用する方法：求人情報の作成

人事部門は採用プロセスの全体を扱いますが、その中でも反復的なタスクの一つが、さまざまな職種向けの求人情報（ジョブディスクリプション）の作成です。

AIは、職種や業界に関係なく、この求人情報の作成プロセスを劇的に自動化し、時間と労力を削減できます。たとえば、スクラムマスターや、特定の技術職の求人情報を作成したい場合、UPDFのAIアシスタントは類似の求人情報をインテリジェントにスキャンし、具体的かつ魅力的な完璧な求人情報を記述することができます。

実践的なプロンプト事例：UPDF AIオンラインでの求人情報作成

ここでは、UPDFのオンラインAIアシスタント（UPDF.ai）を活用して、求人情報を作成するプロンプトの例をご紹介します。

UPDF AIオンラインへのアクセス手順:

ステップ 1: UPDF.ai ウェブサイトにアクセスし、上部にある「ログイン」をクリックします。

ステップ 2: メールアドレスまたは Google/Apple アカウントを使用してサインアップするか、サインインします。

サインイン後、以下のプロンプトを使用して、求人情報の作成を試してみてください。

プロンプト #1: 「弊社、[会社 B] は、チームに加わる優秀なグラフィックデザイナーを探しています。この職種の200 ワード程度の求人情報を作成してください。理想的な候補者は、最低5 年の同様の職務経験を持ち、グラフィックデザインの学位を持っている必要があります。」

プロンプト #2: 「データアナリストを募集しているヘルスケア企業です。データ収集、分析、レポート作成などの責務、および SQL と Python の熟練さなどの必要なスキルを含む求人情報を作成してください。応募者は、最低 3 年の経験とデータサイエンスまたは関連分野の学位を持っている必要があります。」

プロンプト #3: 「テックスタートアップがシニアソフトウェアエンジニアを募集しています。フルスタック開発の経験、アジャイル手法の知識、少人数チームのリーダーシップ能力の必要性を強調した求人情報を作成してください。応募者は、最低 7 年の経験とコンピュータサイエンスまたはソフトウェアエンジニアリングの学位を持っている必要があります。」

プロンプト #4: 「弊社はスクラムマスターを採用しています。スクラムセレモニーの促進、障害の取り除き、チームへのアジャイルプラクティスに関するコーチングなどの責務を含む詳細な求人情報を作成してください。スクラム認定と同様の職務での経験の必要性を強調してください。応募者は、最低 3 年の経験とコンピュータサイエンス、情報技術、または関連分野の学位を持っている必要があります。」

プロンプト #5: 「自社電子商取引プラットフォームのカスタマーサービス代表者を採用しています。顧客対応、注文処理、返品管理などの責務を概説した求人情報を作成してください。顧客志向の強い人物像と、問題解決能力を必須スキルとして含めてください。」

パート 4. 人事でAIを活用する方法：履歴書の選考と面接

候補者が求人に応募した後、次に続くのは、履歴書の選考（スクリーニング）と面接の実施という、時間のかかる重要なプロセスです。ここでも、AIが活躍し、HRチームの負担を大幅に軽減できます。

UPDF AIによる選考と質問生成

UPDFのAIアシスタントには、「PDFを聞く」モードが搭載されており、HRチームが大量の履歴書を選考するのをインテリジェントに支援します。

1. 履歴書のスクリーニング: 必要なスキル、経験、または学歴といった選考基準をAIに指示するだけで、AIがPDF内の情報を分析し、基準に一致する候補者を迅速に絞り込むことができます。
2. 面接質問の生成: 候補者の絞り込みリストが完成したら、「チャット」モードを利用して、候補者の経歴や職種に合わせて聞くべき重要な面接質問を生成することができます。

このように、人事チームは履歴書の選考と面接質問の作成に時間を費やすことなく、最高の才能を採用することに集中できます。

実践的なプロンプト事例：選考と面接質問

プロンプト #1: 「アップロードされたこれらの履歴書はマーケティングマネジメントの職種に関連しています。これらの履歴書をスキャンし、最低5年の経験とマーケティングの学位を所持している候補者のみを絞り込んで、リストアップしてください。」

履歴書の情報元: Beamjobs

プロンプト #2: 「マーケティングマネージャーの職種向けに 10 個の面接質問を作成してください。戦略的計画、デジタルマーケティングの専門知識、チームリーダーシップのスキルを評価することに焦点を当ててください。」

プロンプト #3: 「カスタマーサービス代表者の職種向けに、問題解決力と困難な顧客対応スキルに焦点を当てた 5 つの行動面接質問を作成してください。STARメソッド（状況・課題・行動・結果）で回答を促すようにしてください。」

プロンプト #4: 「シニアフィナンシャルアナリストの職種向けに、分析スキル、複雑な財務モデリングの経験、および業界規制に関する最新の知識を重視した、専門的な面接質問を7つ作成してください。」

パート 5. 会社設立とオリエンテーション研修におけるAIの活用方法

人事部門は、新入社員がスムーズに会社に溶け込めるよう、効果的な会社設立（オンボーディング）のための研修資料の開発や、チームビルディング活動の強化も担当しています。AIは、これらの活動に最適なパートナーとして浮上しています。

オリエンテーション研修のためのAIの活用

オリエンテーション研修は、新入社員が会社の文化や規約に馴染むのに役立ちます。UPDFのAIアシスタントのようなAIツールは、新入社員にとって最高のオリエンテーション研修体験を提供するための研修計画やチェックリストの作成を支援することができます。

以下は、オリエンテーション研修の効率を劇的に高めるための、AIを活用するプロンプトの例です。

プロンプト #1: 「マーケティング部門の新入社員向けの包括的な 2 週間のオリエンテーション研修計画を作成してください。会社文化、部門概要、チーム構造、必要不可欠なツールやリソースのセットアップなど、重要トピックを含めてください。」

プロンプト #2: 「技術部門の新入社員向けの詳細なオンボーディングチェックリストを作成してください。ワークステーションのセットアップ、必要なソフトウェアへのアクセス権限の付与、直属の上司およびチームメンバーとの初期ミーティングなどのタスクを含めてください。」

プロンプト #3: 「新しい営業社員向けの最初の1週間のオリエンテーションスケジュールを作成してください。主要商品トレーニング、経験豊富なチームメンバーの顧客同行（シャドウイング）、主要営業ツールの紹介とハンズオンセッションなどの活動を含めてください。」

プロンプト #4: 「会社のコンプライアンスと倫理指針に関する、新入社員向けのインタラクティブなトレーニングモジュールを作成してください。コンテンツには、重要なポリシーの解説、実世界のシナリオに基づくクイズ、およびベストプラクティスを網羅してください。」

チームビルディングのための AI

コラボレーションと生産的な作業環境を実現するためには、チームビルディングが不可欠です。AIは、企業の文化や目的に合ったチームビルディング活動の計画を支援することができます。

UPDFのAI機能は、会社文化に合ったインタラクティブな活動の提案を提供することができ、HR担当者の企画負担を大幅に軽減します。

以下は、チームビルディングの目的に応じてAIを活用する方法を示すプロンプトです。

プロンプト #1: 「チームワークと問題解決能力を養うことができる、屋外でのチームビルディング活動のリストを5つ作成してください。活動は、企業環境に適したもので、身体的な負担が少ないものにしてください。」

プロンプト #2: 「チームメンバー間の対人関係スキルと信頼を向上させることに焦点を当てた、半日のチームビルディングワークショップを提案してください。グループディスカッションと実践的な活動の組み合わせを含めてください。」

プロンプト #3: 「リモートで働く技術チーム向けの、コラボレーションとコミュニケーションを促進するチームビルディング活動を提案してください。バーチャルゲームや短時間で完了できるインタラクティブセッションを含めてください。」

プロンプト #4: 「毎月開催されるチームミーティング（30分）に取り入れることができる、クイックなチームビルディング活動のアイデアを5つ生成してください。活動は迅速で魅力的で、チームの結束力を高めることを目指してください。」

プロンプト #5: 「アイスブレイク活動、チーム挑戦、振り返りセッションを含む、1泊2日のチームビルディング合宿の詳細な計画を作成してください。活動は、革新（イノベーション）とコラボレーションという会社の価値観に沿ったものにしてください。」

結論：UPDF AIで人事の未来を切り拓く

人事でAIを活用することは、まさに飛躍的な進歩です。

AIは、非常に賢く、時間のかかる反復的なHRタスクを自律的に処理できる仮想的なHRエージェントとして機能します。この記事でご紹介した具体的なプロンプト事例は、AIが会社文書の作成、求人情報の作成、履歴書の選考、面接質問の生成、さらにはオリエンテーションやチームビルディングの計画に至るまで、人事部門のほぼすべての日常業務をいかに効率化できるかを証明しています。

したがって、人事チームのパフォーマンスと戦略的な役割を最適化したいのであれば、UPDFのAIアシスタントのような強力なAIツールを活用することが最善の方法です。

もう悩む必要はありません！ UPDFのAIアシスタントを導入し、PDF文書の管理能力とAIのインテリジェンスを組み合わせることで、人事管理活動におけるAIの真の恩恵を受け始めましょう。