L'importanza della digitalizzazione di documenti e il miglior software per realizzarla

Con l'avvento dell'economia digitale e della tecnologia progressiva, la digitalizzazione dei documenti sta diventando la metodologia più frequentemente utilizzata per rendere più fluidi i flussi di lavoro e i processi degli individui e delle organizzazioni. Questo blog parlerà della digitalizzazione dei documenti, della sua importanza e di come digitalizzare facilmente i documenti utilizzando software come UPDF. Scopriamo di più a riguardo.

Parte 1. Cos'è la digitalizzazione dei documenti?

Per prima cosa definiamo cosa significa esattamente digitalizzazione dei documenti.

È il processo di conversione dei tuoi documenti cartacei in digitali e il suo obiettivo finale è automatizzare il flusso di informazioni e il processo di lavoro.

La digitalizzazione dei documenti è l’evoluzione dell’adattamento al mondo digitale in forte espansione.

Parte 2. Perché è importante la digitalizzazione dei documenti?

La digitalizzazione dei documenti è importante nello scenario mondiale attuale perché offre numerosi vantaggi che facilitano la nostra vita e fluidificano il flusso delle informazioni. I principali vantaggi includono:

• Maggiore ricercabilità e accessibilità: trovare file e contenuti digitali rilevanti è molto più semplice poiché sono ordinati per cartelle e filtri definiti ed è possibile accedervi con facilità in qualsiasi momento e istantaneamente.
• Maggiore sicurezza dei dati: la digitalizzazione dei documenti garantisce che i documenti importanti non vadano persi e che siano archiviati in modo sicuro in un sistema di archiviazione.
• Integrazione e collaborazione migliorate: la digitalizzazione dei documenti aiuta a classificare e integrare i dati con altri sistemi. In questo modo, aiuta a migliorare la condivisione e la collaborazione.
• Risparmia spazio e costi: la digitalizzazione dei documenti aiuta a risparmiare spazio fisico e, inoltre, a risparmiare sui costi operativi grazie allo spazio di archiviazione digitale e alle accurate funzionalità di tracciamento e reporting.

Parte 3. Digitalizzazione dei documenti in 3 fasi

Ora, esaminiamo i 3 passaggi che devi conoscere quando si tratta di digitalizzare documenti. Questi passaggi sono i seguenti:

Passaggio 1: scansione di documenti cartacei

Il primo passo è convertire i documenti cartacei in digitali. E il modo in cui viene fatto è scansionando i documenti. In questo caso è necessario l'OCR per identificare i caratteri e poterli trasmettere in informazioni digitali.

È essenziale disporre di sistemi di gestione dei documenti con potenti funzionalità OCR. Lo strumento OCR di UPDF  aiuta a rendere ricercabili e modificabili i PDF scansionati. Controlla la Parte 4 per passaggi più dettagliati utilizzando UPDF.

Passaggio 2: acquisizione dei dati

Il passaggio successivo del processo è l'acquisizione delle informazioni scansionate. Serve per convalidare i dati e semplificare la classificazione e l'accesso all'interno e all'esterno dei database.

Passaggio 3: archiviazione dei file in un archivio sicuro

Il terzo passo è archiviare questi file digitalizzati in uno spazio di archiviazione sicuro. Al giorno d'oggi, questo spazio di archiviazione che utilizziamo principalmente si presenta sotto forma di cloud storage che offre ampio spazio di archiviazione e buone capacità di backup dei dati.

Parte 4. Utilizzare l'OCR di UPDF per digitalizzare i documenti

Per digitalizzare facilmente i tuoi documenti importanti, il software con OCR integrato è fondamentale. E poiché la maggior parte di questi documenti essenziali sono archiviati come PDF, è qui che UPDF può rivelarsi di grande utilità.

UPDF è un efficace software di modifica e gestione dei PDF, con cui puoi soddisfare le tue esigenze relative ai PDF, inclusa l'archiviazione sicura dei documenti digitalizzati.

La versione per Windows, macOS e iOS supporta la digitalizzazione di documenti e la creazione di PDF scansionati modificabili e ricercabili tramite OCR.

Puoi imparare come farlo scaricando prima UPDF gratuitamente e i passaggi sono i seguenti:

• Avvia UPDF e apri il documento PDF che hai scansionato sull'app.
• Una volta aperto il PDF su UPDF, vai al pannello laterale destro e clicca su Riconosci testo utilizzando OCR.
• UPDF ti chiederà di scaricare il plugin se non l'hai già fatto prima.
• Seleziona l'opzione PDF ricercabile nella sezione Tipo di documento .
• Oltre a ciò, sotto Layout , puoi selezionare una qualsiasi delle tre opzioni di layout fornite dall'elenco a discesa.

• Puoi fare clic sul simbolo delle impostazioni accanto all'elenco a discesa per opzioni di layout più avanzate.
• Successivamente, puoi selezionare la lingua del documento da una qualsiasi delle opzioni di lingua disponibili dall'elenco a discesa.
• Per la Risoluzione immagine, puoi selezionare il valore dall'elenco a discesa che sembra appropriato. È anche possibile cliccare su Rileva risoluzione ottimale per rilevare automaticamente la risoluzione del PDF scansionato.
• Successivamente, puoi determinare l’ intervallo di pagine  per l'applicazione dell'OCR sul documento PDF filtrando l'elenco a discesa.
• Infine, clicca su Esegui OCR e questo salverà automaticamente un documento PDF modificabile dove vuoi sul tuo computer.

UPDF può essere parte integrante del tuo percorso di digitalizzazione dei documenti. Oltre alla funzionalità OCR, offre anche vantaggi come:

• Modifica il testo esistente nei PDF, aggiungi nuovo testo, elimina testo o aggiungi filigrane per ottimizzare il tuo documento.
• Inserisci nuove pagine, elimina pagine e riorganizza le pagine esistenti nei PDF per qualsiasi scopo.
• Annota i documenti con semplici strumenti di evidenziazione e marcatura in modo da poter contrassegnare e prendere nota dei dati importanti.
• Converti PDF in diversi formati di file come .docx,.pptx, .xlsx, .csv, .txt, .png e molto altro.
• Crittografa e condividi documenti riservati inviando collegamenti a e-mail e impostando la protezione tramite password e altre autorizzazioni.
• Le funzionalità AI integrate possono tradurre, riassumere, spiegare e scrivere documenti.
• Archivia i PDF in modo sicuro in UPDF Cloud e accedi immediatamente in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo (è sufficiente scaricare l'app UPDF su tali dispositivi).

Conclusione

Nella vita reale, il flusso di lavoro operativo degli individui e delle organizzazioni funziona in modo più fluido quando le loro informazioni più importanti sono al sicuro. Questo di solito avviene sotto forma di documenti ed è qui che la digitalizzazione dei documenti è cruciale.

Semplifica la gestione di documenti importanti, li archivia in modo sicuro e vi accede in qualsiasi momento senza problemi rispetto alla gestione dei documenti fisici in uno spazio di archiviazione fisico. Utilizza UPDF per scansionare, modificare e archiviare i documenti in modo efficiente in uno spazio di archiviazione sicuro.