Envoi de documents pour signature

Dans les domaines éducatifs, juridiques et autres secteurs professionnels, l'accès aux signatures numériques sur les documents, en particulier les PDF, est devenu essentiel. Ainsi, UPDF Sign se présente comme une solution innovante pour simplifier ce processus. Ce guide vous propose des instructions étape par étape pour faciliter l'ajout de signatures numériques avec UPDF Sign.

Ajouter des informations de base

Pour commencer, téléchargez votre document sur le site UPDF Sign après avoir configuré votre compte. Ensuite, consultez les guides ci-dessous pour apprendre à ajouter des informations de base et réaliser votre signature électronique.

1. Ajouter des documents

Les utilisateurs peuvent télécharger jusqu'à 10 fichiers PDF simultanément pour accélérer le processus de demande de signature. Ces fichiers seront combinés en un seul pour la demande de signature, avec des champs de signature ajoutés pour chaque document. Une fois les signatures collectées, les fichiers PDF seront séparés et restaurés dans leur format d'origine pour le téléchargement. Actuellement, seuls les fichiers PDF sont pris en charge, et ils peuvent être téléchargés depuis un appareil local ou glissés dans la zone désignée.

• Connectez-vous au site UPDF Sign avec vos informations d'identification. Passez la souris sur Utiliser un nouveau document et cliquez sur le bouton + Initier les signatures.

• Ensuite, cliquez sur l'onglet Télécharger un document sous la section Ajouter des documents et téléchargez votre fichier PDF.

2. Ajouter des destinataires

Lors du téléchargement d'un PDF, les utilisateurs peuvent ajouter jusqu'à 50 destinataires pour les demandes de signature. De plus, ils ont la possibilité d'activer l'option Définir l'ordre de signature s'ils souhaitent que les signataires reçoivent le document de manière séquentielle. Dans ce cas, lorsque le premier signataire termine sa signature, le deuxième signataire recevra une notification par e-mail. Si cette option n'est pas activée, tous les destinataires recevront les notifications par e-mail simultanément.

Le système permet également d'ajouter un message privé ou un code que seuls vous et le destinataire connaissez, garantissant ainsi la sécurité des fichiers confidentiels. Si l'adresse e-mail d'un destinataire est saisie incorrectement, l'expéditeur devra redemander des signatures avec la bonne adresse. En revanche, si l'une des adresses de destinataires a expiré, vous pouvez la remplacer par une adresse valide sans affecter les deux autres destinataires.

• Après avoir téléchargé le fichier PDF sur UPDF Sign, accédez à la section Ajouter des destinataires sous Ajouter des documents.

• Saisissez le prénom, le nom et l'adresse e-mail du destinataire 1 dans les zones de texte correspondantes.

• Cliquez sur l'option Ajouter un destinataire en bas de la section Ajouter des destinataires pour ajouter le destinataire 2 si nécessaire.

• Vous pouvez activer l'option Définir l'ordre de signature pour garantir que le destinataire 2 reçoive un e-mail à signer après que le destinataire 1 ait terminé la tâche. Selon vos besoins, les utilisateurs ont également la possibilité de désactiver cette option, permettant ainsi à tous les destinataires de recevoir la demande de signature simultanément.

• Développez le menu à droite de la fenêtre du destinataire en utilisant l'icône vers le bas à côté, puis choisissez l'option Doit signer. Vous pouvez également attribuer d'autres rôles, tels que Doit afficher ou Doit copier. UPDF Sign propose différentes options de rôle pour les destinataires.

• Utilisez l'icône à trois points à côté du même menu, puis sélectionnez Ajouter un code d'accès ou Ajouter un message privé, selon vos besoins.

3. Ajouter des messages

• Au fur et à mesure que vous téléchargez le document et ajoutez des destinataires, faites défiler vers le bas pour trouver la section Ajouter un message en bas.

• Saisissez votre texte dans la zone de texte Message électronique et assurez-vous qu'un nom de document est attribué.

Enfin, cliquez sur le bouton Continuer en bas à droite pour accéder à l’interface d’édition du contenu de la signature.