Wie Sie mit "Microsoft Print to PDF" Word/Excel/PPT in PDF drucken (Windows 11 & 10 & 7)

Die Funktion „Print to PDF“ war eine lang erwartete Funktion für Microsoft-Nutzer, die das Software-Unternehmen mit Windows 10 endlich eingeführt hat. Mac und Linux haben diese Funktion bereits seit geraumer Zeit im Angebot, doch jetzt (wenn auch etwas spät) ist die Funktion „Print to PDF“ in in fast allen druckfähigen Anwendungen von Microsoft wie Word, Excel, PowerPoint usw. ebenfalls zu finden, um Sie ganz einfach und im Handumdrehen ein druckbares PDF-Dokument erstellen zu lassen.

Wenn Ihnen die Funktion „Print to PDF“ jedoch recht neu ist und Sie lernen möchten, wie Sie sie verwenden, sind Sie bei diesem Artikel genau richtig. Hier finden Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung von Print to PDF in Windows 11, 10 und 7 sowie ein universelles PDF-Bearbeitungstool für alle Plattformen. Laden Sie es sich gleich herunter und erhalten Sie in Teil 2 eine ausführliche Einführung in dieses unverzichtbare Tool!

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Teil 1. Was Sie über Print to PDF wissen müssen

Print to PDF ist eine nützliche Funktion für alle, die schnell eine PDF-Datei aus einer Microsoft-Anwendung erstellen möchten. Lassen Sie uns nun alles Wissenswerte über die Funktion „Print to PDF“ besprechen.

1.1 Was ist „Print to PDF“? Kann man damit überhaupt etwas drucken?

Wie der Name schon sagt, ist Print to PDF eine Funktion, mit der Sie eine Datei in einem druckbaren PDF-Format speichern können. Wenn Sie eine der druckfähigen Anwendungen von Microsoft verwenden, wie z.B. Word, Excel oder PowerPoint, können Sie mit der Funktion Microsoft Print to PDF sofort ein PDF-Dokument der Microsoft-Anwendungsdatei erstellen.

Was ist "als PDF drucken"

Obwohl die Funktion das Wort „Print“ im Namen trägt, wird die Datei nicht sofort gedruckt, sondern stattdessen im PDF-Format gespeichert, wonach Sie sie entsprechend Ihren Druckanforderungen anzupassen können, z. B. hinsichtlich Ausrichtung, Papiergröße, Ränder usw. Auf diese Weise können Sie die PDF-Datei sofort mit den gewünschten Einstellungen ausdrucken, wenn Sie sie drucken möchten. Kurz gesagt, mit Print to PDF in Windows 10 und 11 können Sie die Datei einfach und sofort im PDF-Format speichern.

1.2 Was ist der Unterschied zwischen „Print to PDF“ und „Als PDF speichern“?

Viele Benutzer fragen sich, da Microsoft uns bereits die Option „Als PDF speichern„ zur Verfügung stellt, ob es einen Unterschied zwischen dieser Funktion und „Print to PDF“ gibt.

Die Funktion „Als PDF speichern“ speichert die ursprüngliche Dateiversion und wandelt sie in das PDF-Format um, ohne irgendwelche Änderungen vorzunehmen. Mit der Funktion „Print to PDF“ hingegen können Sie eine PDF-Datei im digitalen Papierlayout erstellen, die zeigt, wie sie beim Druck aussehen wird. Es werden also nur die Daten aus der Datei extrahiert, die den gewünschten Druckmaßen entsprechen.

Einige weitere Unterschiede zwischen „Print to PDF“ und „Als PDF speichern“ sind folgende:

  • Festes Layout: Print to PDF erstellt automatisch ein festes Layout, das dem Papierformat entspricht, während Als PDF speichern die ursprüngliche Layoutstruktur der Datei speichert.
  • Hyperlinks: Print to PDF macht die Hyperlinks in der Datei höchstwahrscheinlich inaktiv, während Als PDF speichern den Hyperlink aktiv hält.
  • Lesezeichen: Print to PDF entfernt die Lesezeichen aus der Datei, während Als PDF speichern die Lesezeichen beibehält.
  • Hintergrund: Print to PDF speichert nicht immer die gleiche Hintergrundfarbe der Datei, während Als PDF speichern die gleiche Hintergrundfarbe beibehält.

Kurz gesagt, die Funktionen „Print to PDF“ und „Als PDF speichern“ haben ihre eigenen Vor- und Nachteile. Wenn Sie ein druckfähiges PDF-Layout erstellen möchten, sollten Sie sich für Print to PDF entscheiden. Sollten Sie eine Originaldatei in PDF umwandeln möchten, wäre Als PDF speichern die bessere Wahl.

Teil 2. Wie Sie Microsoft Print to PDF schnell und einfach verwenden

Microsoft Print to PDF scheint eine praktische Funktion zu sein, mit der Sie im Handumdrehen ein PDF einer beliebigen Datei erstellen können. In Teil 3 zeigen wir Ihnen, wie Sie in Microsoft Print to PDF verwenden, doch zuvor sollten Sie sich einige der Einschränkungen dieser Funktion Bewusst machen:

  1. Es erstellt ein PDF mit einer großen Dateigröße.
  2. Sobald das Programm ein PDF erstellt hat, können Sie es nicht mehr bearbeiten, es sei denn, Sie verwenden ein Tool eines Drittanbieters.
  3. Es macht Hyperlinks inaktiv, entfernt Lesezeichen und ändert sogar den Hintergrund/das Layout.

Was wäre also, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es eine bessere Alternative zu Microsoft Print to PDF gibt, die nicht nur sofort PDFs erstellt, sondern auch eine breite Palette von Anpassungsmöglichkeiten bietet? Genau hier kommt UPDF ins Spiel.

UPDF ist ein Tool, mit dem Sie aus jeder druckfähigen Anwendung auf Windows PDFs erstellen können, ohne dass die Formatierung verloren geht. Es bietet alle leistungsstarken PDF-Tools, die Sie benötigen, um PDFs problemlos zu drucken und zu bearbeiten sowie eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es jedem leicht macht, seine PDFs auf Windows zu drucken. Laden Sie es jetzt herunter und probieren Sie alle Funktionen aus!

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Die Hauptfunktionen von UPDF

  • Es bietet eine klickbasierte Oberfläche, um sofort druckbare PDFs von Dateien zu erzeugen.
  • Es hat umfangreiche Druckeinstellungen.
  • UPDF ist mit allen wichtigen Plattformen kompatibel, einschließlich Windows, Mac, iOS und Android.
  • Das Tool bietet umfangreiche Bearbeitungsfunktionen, wie z.B. die Bearbeitung von Text, die Änderung von Bildern, usw.
  • Es ermöglicht das Annotieren von PDFs mit Markierungen, Haftnotizen, Aufklebern, Stempeln, Unterstreichungen usw.
  • UPDF hat eine Unternehmens-Version für geschäftliche Verwendungszwecke.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um UPDF zum Drucken eines PDF unter Windows zu verwenden:

Schritt 1. Öffnen Sie die Datei mit UPDF und klicken Sie auf Datei > Drucken.

PDF Drucken Option UPDF

Schritt 2. Legen Sie die Druckeigenschaften fest, z. B. Seitengröße, Ausrichtung, zu druckende Seiten usw.

Schritt 3. Wählen Sie die Option „Microsoft Print to PDF“. Klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche „Drucken“.

Wählen Sie „Microsoft Print to PDF“.

Das war's auch schon! Mit diesen drei Schritten können Sie Ihre Dokumente blitzschnell als PDF drucken, egal welche Windows-Version Sie verwenden. Als Bonus bieten wir Ihnen übrigens einen exklusiven Rabatt für UPDF an – stufen Sie jetzt hoch, solange er noch gilt!

Hier ist auch ein Video Tutorials zum UPDF allen Funktionen

Teil 3. Wie Sie in Microsoft als PDF drucken (nur Windows 10 und 11)

Jede druckfähige Microsoft-Anwendung ermöglicht Ihnen die Verwendung der Funktion Print to PDF auf ihre eigene Art und Weise. Lassen Sie uns nun herausfinden, wie Sie die Funktion „Print to PDF“ in beliebten Microsoft-Anwendungen verwenden können:

3.1 Print to PDF in Microsoft Word

Öffnen Sie die Datei in Microsoft Word und führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der linken oberen Ecke auf „Datei“ und dann auf „Drucken“. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination „Strg + P“ drücken.
  2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter dem Abschnitt „Drucker“ und wählen Sie „Microsoft Print to PDF“. Sie können auch andere druckbezogene Einstellungen anpassen, z. B. Ausrichtung, Papierformat, Ränder usw.
  3. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „Drucken“.
MS-Word Print to PDF

Auf diese Weise wird aus Ihrem Word-Dokument eine PDF-Datei erstellt.

3.2 Print to PDF in Microsoft Excel

Die Funktion „Print to PDF“ in Microsoft Excel ist ähnlich wie die in Microsoft Word. Öffnen Sie einfach die Datei in Microsoft Excel und folgen Sie den untenstehenden Schritten:

  • Klicken Sie auf „Datei“ > „Drucken“ oder drücken Sie alternativ die Tastenkombination Strg + P“.
  • Klicken Sie auf „Drucker“ > „Microsoft Print to PDF“.
  • Klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche „Drucken“.
MS-Excel Print to PDF

Auf diese Weise wird eine PDF-Datei aus Ihrer Excel-Datei erstellt.

3.3 Print to PDF in Microsoft PowerPoint

Wie Microsoft Word und Excel können Sie auch in PowerPoint mit der Funktion Print to PDF ganz einfach eine druckbare PDF-Datei erstellen. Sie können dazu die oben genannten Schritte befolgen, da sie so gut wie dieselben sind.

ppt Print to PDF

Teil 4. Bonustipps zum Thema „Microsoft Print to PDF“

4.1 Was tun, wenn „Microsoft Print to PDF“ nicht in der Druckerliste enthalten ist?

Wenn die Funktion „Microsoft Print to PDF“ in Ihrer Druckerliste fehlt, ist die Funktion wahrscheinlich derzeit deaktiviert. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese Funktion nur in Windows 10 und 11 verfügbar ist. Wenn Sie also in Windows 7 nach Microsoft Print to PDF suchen, werden Sie sie nicht finden.

Für Windows 10 und 11 führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Funktion Microsoft Print to PDF zu aktivieren:

  • Klicken Sie auf die Tasten „Win + X“ und wählen Sie „Systemsteuerung“.
  • Klicken Sie auf „Programm“ und dann auf „Windows-Funktionen ein- oder ausschalten“.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Microsoft Print to PDF“ und klicken Sie dann auf „OK“.

Das war's - jetzt sollte die Option Microsoft Print to PDF in Ihrer Druckerliste verfügbar sein.

4.2 Was kann ich tun, wenn ein Microsoft PDF-Drucker die Seiten in der falschen Reihenfolge druckt?

Wenn der Microsoft PDF-Drucker die Seiten in der falschen Reihenfolge druckt, können Sie das Problem mit den folgenden Schritten beheben:

  • Benennen Sie die Dateien entsprechend der Seitenzahl um, z. B. 1.jpg, 2.jpg usw.
  • Sortieren Sie die Dateien in aufsteigender Reihenfolge, indem Sie auf Ansicht > Nach Name sortieren > Aufsteigend klicken.
  • Wählen Sie alle Dateien aus, indem Sie die Tastenkombination „Strg + A“ drücken.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die erste Datei und wählen Sie „Drucken“. Es sollte nun eine Preview der Seiten in der richtigen Reihenfolge angezeigt werden.
  • Wählen Sie abschließend „Print to PDF“ und klicken Sie auf „Drucken“.

Auf diese Weise können Sie den Microsoft PDF-Drucker mit der richtigen Reihenfolge der Seiten verwenden.

Fazit

Microsoft Print to PDF ist eine praktische Funktion, mit der Sie schnell eine druckbare PDF-Datei aus einer beliebigen druckbaren Anwendung von Microsoft erstellen können. Sie funktioniert jedoch nur unter Windows 10 und 11, erstellt eine große PDF-Datei und bietet keine Bearbeitungs- und anderen Anpassungsfunktionen.

Wenn Sie also die Funktion „Print to PDF“ auf Windows oder anderen Betriebssystemen nutzen möchten, ohne dass die Formatierung verloren geht, und gleichzeitig Zugriff auf alle Bearbeitungs- und Anpassungsfunktionen haben möchten, sollte UPDF Ihre erste Wahl sein. Die intuitive Benutzeroberfläche und die umfangreichen Funktionen machen es zum besten PDF-Tool zum Speichern, Drucken oder Bearbeiten von PDFs. Laden Sie es jetzt kostenlos herunter, probieren Sie es aus und überzeugen Sie sich selbst!

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