Wie Sie Word-Dokumente komprimieren – die 8 wichtigsten Methoden [2024]

Manchmal wird die Dateigröße eines Word-Dokuments zum Problem und macht es schwierig, das Dokument zu speichern oder weiterzugeben. Viele Benutzer suchen deshalb nach Möglichkeiten, ihre Word-Dokumente zu verkleinern oder zu komprimieren, ohne die Qualität des Dokuments zu beeinträchtigen. Wenn also auch Sie Platz sparen oder zeitraubende Up- und Downloads vermeiden möchten, sind Sie bei diesem Artikel genau richtig. Lassen Sie uns gleich eintauchen und 8 effektive Methoden besprechen, wie Sie Word-Dateien komprimieren können (darunter auch die beste Lösung, der PDF-Editor UPDF).

Teil 1. Warum sollten Sie die Größe von Word-Dokumenten komprimieren?

Es gibt viele Gründe, die die Verkleinerung der Dateigröße von Word-Dokumenten nötig machen. Die wichtigsten lauten wie folgt:

• Sie sparen Speicherplatz auf Ihrem Gerät.
• Schnellere Up- und Downloads für bequemeren Dateiaustausch.
• Das Dokument wird für Personen zugänglich, die nur über begrenzte Daten oder langsames Internet verfügen.
• Prozesse der Dokumentenverwaltung werden optimiert

Auch wenn verschiedene Benutzer unterschiedliche Gründe haben könnten, warum Sie die Größe Ihrer DOCX-Dateien verkleinern möchten, brauchen sie für diesen Prozess einige effektive Lösungen. Konzentrieren wir uns jetzt also auf die 8 besten Möglichkeiten, um Word-Dateien zu komprimieren.

Teil 2. Wie Sie die Größe von Word-Dokumenten zeitsparend komprimieren

Bevor wir uns mit den gängigen Methoden zur Komprimierung von Word-Dokumenten befassen, würden wir Ihnen jedoch gleich vorweg die beste und einfachste Methode für diese Aufgabe empfehlen. Falls Sie sich eine deutliche Verkleinerung Ihrer Datei wünschen, ohne ihre Qualität zu beeinträchtigen, bietet sich UPDF als ideale Lösung an.

UPDF ist ein leistungsstarker PDF-Editor, mit dem Sie PDF-Dateien aus einer Hand bearbeiten, beschriften, umwandeln und organisieren können. Neben seinen erstklassigen Funktionen als PDF-Editor eignet sich dieses vielseitige Programm jedoch auch hervorragend, um Word-Dokumente zu verkleinern oder PPT-Dateien zu komprimieren. Dabei wird das Word-Dokument zunächst in eine PDF-Datei umgewandelt, die dann auf eine minimale Größe optimiert wird. Anschließend wird die Dateigröße mit dem intelligenten Ansatz von UPDF sogar noch weiter reduziert.

Hier sind die Schritte, wie Sie die Größe von Word-Dokumenten mit UPDF komprimieren:

Schritt 1. Laden Sie UPDF herunter, installieren Sie es, und starten Sie es auf Ihrem PC. Erstellen Sie ein PDF aus einer Word-Datei, indem Sie auf „Datei > Erstellen > PDF aus Word“ klicken.

Schritt 2. Die PDF-Datei wird in UPDF geöffnet. Klicken Sie anschließend auf das Icon „Als sonstige speichern“ in der rechten Symbolleiste und wählen Sie „Dateigröße reduzieren“.

Schritt 3. Wählen Sie im Popup-Fenster eine der vier Optionen, je nachdem, welche Qualität Sie für Ihr Dokument wünschen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern unter“.

Schritt 4. Sobald das verkleinerte PDF gespeichert ist, verwenden Sie die UPDF Konverter-Funktion, um das PDF wieder in das Word-Dateiformat umzuwandeln.

Das war's auch schon! Auf diese Weise können Sie die Größe des Word-Dokuments mit dem intuitiven Ansatz von UPDF einfach und sofort deutlich reduzieren. Darüber hinaus können Sie das PDF mit den integrierten Bearbeitungsfunktionen von UPDF weiter anpassen, z. B. Text und Bilder bearbeiten/hinzufügen, beschriften, organisieren usw.

Teil 3. 7 weitere Wege zur Komprimierung von Word-Dateien

Im Folgenden stellen wir Ihnen weitere 7 gängige Methoden zur Komprimierung von Word vor. Gehen Sie am besten einfach jede Methode durch und greifen Sie auf diejenige zurück, die Ihnen am ehesten zusagt:

2. Im DOCX-Format speichern

Microsoft hat das DOCX-Format mit MS Word 2007 als aktualisierte Version des .doc-Formats eingeführt. Das DOCX-Format ist eher eine ZIP-Datei, die das Dokument komprimiert und dadurch weniger Platz benötigt als ein .doc-Dokument.

Prüfen Sie also, ob das Word-Dokument, das Sie komprimieren möchten, im .doc- oder .docx-Format vorliegt. Wenn es sich um das .doc-Format handelt, führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Word-Dokument im .docx-Format zu speichern:

• Öffnen Sie das .doc Word-Dokument.
• Klicken Sie auf Datei > Speichern unter. Wählen Sie unter „Speichertyp“ die Option „Word-Dokument (.docx)“. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

So können Sie die Größe des Word-Dokuments ganz einfach reduzieren, indem Sie es im DOCX-Format speichern. Wenn Ihr Word-Dokument jedoch bereits im DOCX-Format vorliegt, fahren Sie mit den unten aufgeführten Methoden zur Komprimierung von DOCX-Dateien fort.

3. Bilder komprimieren

Bilder sind oft der Hauptgrund für eine unnötig sperrige Dateigröße in Word. Bei Dokumenten mit vielen Bildern bietet Word jedoch die Option, jene Bilder zu komprimieren, um die Gesamtgröße der Datei zu verringern. Wenn Ihr Dokument also Bilder enthält, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Öffnen Sie die Word-Datei, die Sie komprimieren möchten.
• Klicken Sie auf Datei > Speichern unter. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Extras“ neben der Schaltfläche „Speichern“ und wählen Sie dann „Bilder komprimieren“. Daraufhin wird das Dashboard Bilder komprimieren“ geöffnet.

• Vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen „Ausgeschnittene Bereiche von Bildern löschen“ aktiviert ist. Wählen Sie anschließend die Bildauflösung Ihrer Wahl. Klicken Sie anschließend auf „OK“ und speichern Sie die neue Version der Datei.

So werden die Bilder komprimiert, und die Größe Ihrer Word-Datei verringert sich entsprechend.

4. Bilder mit niedrigeren Auflösungen speichern

Neben der Komprimierung von Bildern mit der obigen Methode können Sie auch die Einstellungen der Bilder im Dokument weiter anpassen, um die Größe zu reduzieren, z. B. die Auflösungen verringern, Bearbeitungsdaten verwerfen usw. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Bilder mit niedrigeren Auflösungen zu speichern:

• Öffnen Sie die Word-Datei, die Sie komprimieren möchten.
• Klicken Sie auf Datei > Optionen > Erweitert.
• Aktivieren Sie im Abschnitt „Bildgröße und -qualität“ die Option „Bearbeitungsdaten verwerfen“, deaktivieren Sie die Option „Bilder in der Datei nicht komprimieren“ und wählen Sie unter der Option „Standardauflösung“ eine Auflösung von 150 PPI oder weniger. Klicken Sie anschließend auf „OK“.

Auf diese Weise können Sie die Bildauflösung verringern und die Größe von Word-Dokumenten komprimieren.

5. Schrifteinbettung entfernen

Wenn Sie in Ihrem Word-Dokument eine benutzerdefinierte Schriftart verwenden und die Datei für andere freigeben, können diese das Dokument nur schwer anzeigen, wenn sie diese benutzerdefinierte Schriftart nicht installiert haben. Um dieses Problem zu lösen, ermöglicht Word das Einbetten von Schriften in das Dokument. Allerdings verbraucht dies sehr viel mehr Platz. Daher empfiehlt es sich, die Schrifteinbettung zu entfernen, um die Dateigröße zu verringern. Führen Sie hierfür die folgenden Schritte aus:

• Öffnen Sie die Word-Datei, die Sie verkleinern möchten.
• Klicken Sie auf Datei > Optionen. Klicken Sie auf die Registerkarte „Speichern“.
• Deaktivieren Sie „Schriften in die Datei einbetten“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.

Nachdem Sie die oben genannten Schritte ausgeführt haben, hat das Dokument einen geringeren Platzbedarf als die Originaldatei.

6. Verfolgung von Änderungen beenden

Wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten, ist die Nachverfolgung von Änderungen in Word eine hervorragende Möglichkeit, den Überblick über die Änderungen zu behalten, die alle Beteiligten vornehmen. Allerdings erhöht sich dadurch auch die Dateigröße. Sobald Sie also alle Änderungen vorgenommen haben, sollten Sie den Tracker mit den folgenden Schritten beenden:

• Gehen Sie im Word-Dokument auf die Registerkarte „Überprüfung“.
• Klicken Sie unter dem Abschnitt „Nachverfolgung“ auf „Änderungen nachverfolgen“, um diese Funktion zu deaktivieren.

• Wenn Sie alle vorgenommenen Änderungen akzeptieren möchten, klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche neben „Akzeptieren“ und wählen Sie dann „Alle Änderungen akzeptieren und Tracking beenden“.

So reduzieren Sie die Dateigröße, die der Änderungstracker in Word benötigt.

7. Bilder einfügen, kein Copy/Paste

Es wird empfohlen, Bilder einzufügen, anstatt die schnellere Copy/Paste-Methode zu verwenden. Bei letzterer fügt Word die Datei im BMP- oder PNG-Format hinzu, was mehr Platz beansprucht. Außerdem kann die Komprimierung verloren gehen oder es werden andere Daten eingefügt, was die Gesamtgröße der Datei erhöhen kann. Wenn Sie das Bild jedoch einfügen, wird der Dateityp beibehalten und auch die Komprimierung bleibt erhalten. Hier sind die Schritte zum Einfügen von Bildern in Word:

• Öffnen Sie das Word-Dokument und gehen Sie zu der Stelle, an der Sie ein Bild einfügen möchten.
• Klicken Sie oben auf die Registerkarte „Einfügen“ und dann auf Bilder > Dieses Gerät.
• Wählen Sie das Bild, das Sie einfügen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Einfügen“.

Auf diese Weise können Sie ganz einfach Bilder einfügen, anstatt Copy/Paste zu nutzen, und so die Größe der Word-Datei verringern.

8. Online Word Komprimierer verwenden

Neben den integrierten Möglichkeiten zur Komprimierung von Word-Dokumenten gibt es auch Online-Word-Komprimierer, die die Datei komprimieren und Sie die verkleinerte Version herunterladen lassen können. Folgen Sie den nachstehenden Schritten, um einen Online-Word-Komprimierer zu verwenden:

• Wählen Sie einen Online-Word-Komprimierer Ihrer Wahl.
• Laden Sie Ihr Word-Dokument hoch.
• Wählen Sie den gewünschten Komprimierungsgrad und klicken Sie auf die Schaltfläche „Komprimieren“.
• Sobald die Datei komprimiert ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Herunterladen“, um sie herunterzuladen.

Online-Word-Komprimierer lassen Sie Ihre Word-Dateien mit nur wenigen Klicks schnell komprimieren. Allerdings sind Online-Dienste oft mit Datenschutz- und Sicherheitsbedenken verbunden, weshalb Sie unbedingt einen vertrauenswürdigen Dienst, ein Offline-Tool oder eine andere in diesem Artikel beschriebene Methode verwenden sollten.

Fazit

Angesichts der zunehmenden Abhängigkeit von digitalen Dokumenten ist es nicht ungewöhnlich, dass Word-Dokumente aufgrund von Bildern, eingebetteten Schriftarten, Diagrammen usw. eine beträchtliche Größe annehmen. Wenn Sie also mit großen Word-Dateien zu kämpfen haben, können Sie Ihre Word-Dokumente mit den oben beschriebenen Techniken komprimieren. Sollten Sie jedoch erheblichen Verkleinerungsbedarf haben und keine Kompromisse bei der Qualität eingehen wollen, ist UPDF die ideale Lösung. Seine intuitive Benutzeroberfläche, die sofortige Komprimierung der Dokumente und die leistungsstarken Bearbeitungsfunktionen machen es zum idealen Tool für die Komprimierung von Word-Dokumenten und viele weitere Anpassungen.