Vollständige Anleitung: Unterschrift extrahieren aus PDF

Als jemand, der häufig mit Dokumenten arbeitet, hatte ich früher große Schwierigkeiten damit, Unterschriften aus verschiedenen Dateitypen zu extrahieren. Insbesondere bei PDF-Dateien, die oft individuelle Strukturen haben, war mir oft unsicher, welcher Ansatz funktionieren würde, ohne dass ich die Qualität der Unterschrift beeinträchtige. Ich suchte deshalb nach Tools, mit denen ich alle Unterschriftformate reibungslos und konsistent verarbeiten konnte.

In dieser Anleitung möchte ich Ihnen die genauen Methoden erläutern, mit denen ich Unterschriften effektiv aus beliebigen Dokumenten extrahiere. Als Bonus zeige ich Ihnen auch genau, wie Sie mit UPDF Unterschriften aus PDF extrahieren können, um den gesamten Prozess zu vereinfachen.

Teil 1. Wann kann es erforderlich sein, eine Unterschrift aus einer PDF-Datei zu extrahieren?

Bevor wir uns damit befassen, wie Sie Unterschriften aus PDF-Dateien extrahieren, wollen wir uns zunächst mit den Situationen befassen, in denen dies erforderlich sein könnte.

1. Überprüfung und Compliance

Bei rechtlichen und behördlichen Dokumenten muss häufig bestätigt werden, wer sie tatsächlich unterzeichnet hat. Compliance-Teams und Rechtsberater können extrahierte Unterschriften anfordern, um deren Echtheit zu überprüfen und sie mit offiziellen Aufzeichnungen zu vergleichen. In diesen Situationen hilft das Extrahieren einer Unterschrift dabei, die Identität des Unterzeichners bei rechtlichen Überprüfungen zu bestätigen.

2. Dokumentenauthentifizierung

Manchmal muss bestätigt werden, dass ein bestimmter Geschäftsführer, Manager oder bevollmächtigte Vertreter eine Datei genehmigt hat, bevor sie verarbeitet wird. Wenn Unternehmen auf validierte Genehmigungsketten angewiesen sind, lässt sich durch das Extrahieren einer Unterschrift leicht überprüfen, ob die richtige Person den Vertrag und das Genehmigungsformular unterzeichnet hat.

3. Wiederverwendung in anderen Dokumenten

Es gibt viele Fälle, in denen eine Unterschrift auf mehreren Formularen wiederverwendet werden muss, z. B. bei sich wiederholenden Vereinbarungen und Onboarding-Dokumenten. Die Unterschrift kann bei Bedarf einfach extrahiert und wiederverwendet werden, anstatt den Unterzeichner jedes Mal erneut zum Signieren zu bitten. Dieser Ansatz rationalisiert Arbeitsabläufe und reduziert den Verwaltungsaufwand.

4. Betrugs- und forensische Analyse

In risikobehafteten Branchen müssen möglicherweise mutmaßliche Fälschungen oder unbefugte Änderungen untersucht werden. Analysten und interne Sicherheitsteams extrahieren häufig Unterschriften, um Muster zu analysieren und Anomalien zu überprüfen. Die Extraktion von Unterschriften erleichtert die Aufdeckung betrügerischer Aktivitäten oder die Bestätigung echter Autorisierungen.

5. Automatisierung von Arbeitsabläufen

In sich wiederholenden digitalen Prozessen werden Unterschriften manchmal für automatisierte Verifizierungsschritte, Identitätsbestätigungen oder die Speicherung in Datenbanken extrahiert. Unternehmen, die digitale Arbeitsabläufe, API-Integrationen oder automatisierte Tools zur Formularverarbeitung entwickeln, benötigen häufig isolierte Unterschriftbilder, um Identifizierungsverfahren zu optimieren.

6. Archivierung und Indizierung

Für die langfristige Speicherung werden Unterschriften häufig von den Hauptdateien getrennt, um sie effizienter zu indexieren. Archivare und Teams für die Aktenverwaltung verwenden diese Methode, um Genehmigungen zu kategorisieren und die zukünftige Zugänglichkeit sicherzustellen, ohne jede PDF-Datei manuell öffnen zu müssen.

7. Erstellung von Vorlagen

Bei der Erstellung von Verträgen und wiederkehrenden Formularen können genehmigte Unterschriften extrahiert und auf Vorlagen angewendet werden. Dies gewährleistet eine einheitliche Optik und verhindert das Risiko, dass in offiziellen Dokumenten nicht übereinstimmende oder veraltete Unterschriften erscheinen.

8. Forschung und Studium

In akademischen und technischen Studien werden manchmal Unterschriftmuster und stilistische Unterschiede analysiert. Studenten und forensische Handschriftenexperten extrahieren Unterschriften für Vergleiche, Mustererkennung oder qualitative Analysen in Studien zur Identitätsprüfung oder Psychologie.

Teil 2. Unterschriften in PDF-Dateien verstehen

Als ich lerne, wie man eine Unterschrift aus PDF-Dateien extrahieren kann, bin ich auf mehrere Unterschriftenarten getroffen. Die Unterschiede zwischen diesen Unterschriftenarten zu kennen, lässt mich die jeweils beste Extraktionsmethode für jede PDF-Datei bestimmen.

Arten von Unterschriften

Lassen Sie uns die verschiedenen Arten von Unterschriften in PDF-Dateien untersuchen, darunter handschriftliche, digitale und elektronische Unterschriften, und wie sie verwendet werden.

Handschriftliche Unterschrift

Sie ist eine persönliche Markierung, die mit einem Stift auf physischem Papier erstellt und zur Authentifizierung von Dokumenten und zur Zustimmung verwendet wird. Sie ist in den meisten Fällen rechtlich anerkannt und spiegelt individuelle Merkmale wie die Neigung und den Stil des Schreibers wider.

Digitale Unterschrift

Ein verschlüsselter Code wird an elektronische Dokumente angehängt, um die Identität des Unterzeichners mithilfe digitaler Zertifikate zu überprüfen. Digitale Unterschriften sind sicherer als einfache elektronische Unterschriften und werden für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei digitalen Transaktionen akzeptiert.

Elektronische Unterschrift

Ein elektronischer Prozess, der die Annahme und Genehmigung anzeigt, wird verwendet, um Namen einzugeben und eine Unterschrift auf einem Bildschirm zu zeichnen. Diese Art ist schnell und bequem und wird häufig für Online-Verträge oder -Formulare verwendet, wobei die Sicherheitsstufe je nach verwendeter Methode variiert.

Herausforderungen beim Extrahieren von Unterschriften

Bevor Sie sich mit den Extraktionsmethoden befassen, ist es wichtig, die häufigsten Herausforderungen beim Umgang mit Unterschriften in PDF-Dateien zu verstehen.

1. Erhaltung einer hohen Unterschriftqualität beim Zuschneiden oder Komprimieren von Dokumenten zur Wiederverwendung und Überprüfung.
2. Unterschriften müssen aus gescannten PDF-Dateien oder Bildern mit unterschiedlicher Auflösung, Verzerrung und Komprimierung präzise isoliert werden.
3. Entfernen von Störungen, Stempeln und komplexen Hintergründen, ohne dünne oder leicht geschriebene Unterschriftstriche zu löschen.
4. Erkennen unterschiedlicher Unterschriftstile, -größen und -positionen in verschiedenen Dokumentvorlagen und -layouts.

Teil 3. Wie Sie eine Unterschrift aus einer PDF-Datei (handschriftlich oder bildbasiert) extrahieren

Der Vorgang für das Extrahieren von handschriftlichen und bildbasierten Unterschriften sieht jeweils etwas anders aus. Glücklicherweise macht UPDF beide dank seiner einfachen Benutzeroberfläche unkompliziert und leicht. UPDF lässt mich Unterschriften auswählen und speichern, ohne dass die Qualität beeinträchtigt wird – egal ob auf Desktop- oder Mobilgeräten.

Im Gegensatz zu anderen Tools kann ich mit UPDF Unterschrift-Ebenen aus PDF-Dateien kopieren und extrahieren, ohne sie zu glätten, um die ursprüngliche Qualität zu erhalten. Handschriftliche und bildbasierte Unterschriften können dann als separate Dateien gespeichert und in mehreren Dokumenten wiederverwendet werden.

Wie Sie eine handschriftliche Unterschrift mit UPDF extrahieren

Hier sind die Schritte, wie Sie sowohl mit der Desktop- und Mobilanwendung von UPDF eine handschriftliche Unterschrift extrahieren können.

Extrahieren einer handschriftlichen Unterschrift mit UPDF Desktop

Befolgen Sie diese Schritte, um eine handschriftliche Unterschrift auf Ihrem Desktop-Gerät mit UPDF zu extrahieren:

Schritt 1. Öffnen Sie die Unterschriftdatei und kopieren Sie die handschriftliche Unterschrift

Nachdem Sie das Dokument mit der handschriftlichen Unterschrift geöffnet haben, wählen Sie die Unterschrift aus und klicken Sie auf das Icon „Kopieren“ im Popup-Fenster.

Schritt 2. Fügen Sie die Unterschrift in eine andere PDF-Datei ein

Öffnen Sie anschließend eine andere PDF-Datei und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, um die Option „Einfügen“ auszuwählen und die kopierte Unterschrift einzufügen. Sie können auch die Tastenkombination „Strg + V“ verwenden, um die Unterschrift direkt über die Tastatur einzufügen.

Extrahieren einer handschriftlichen Unterschrift mit UPDF Mobile

Befolgen Sie diese Schritte, um mit der UPDF Mobile-App eine Unterschrift aus einer PDF-Datei zu extrahieren:

Schritt 1. Öffnen Sie die PDF-Datei mit der Unterschrift und kopieren Sie die Unterschrift

Sobald Sie eine PDF-Datei mit handschriftlichen Unterschriften geöffnet haben, tippen Sie auf die Unterschrift und wählen Sie im Popup-Fenster die Option „Kopieren“.

Schritt 2. Fügen Sie die Unterschrift in eine andere PDF-Datei ein

Öffnen Sie nun eine andere PDF-Datei, tippen Sie auf eine beliebige Stelle, um ein Popup-Menü anzuzeigen, und verwenden Sie die Option „Einfügen“, um die Unterschrift in die aktuelle PDF-Datei einzufügen.

Wie Sie eine bildbasierte Unterschrift mit UPDF extrahieren

Als Nächstes erfahren Sie, wie Sie mit der Desktop- und Mobilanwendung von UPDF eine bildbasierte Unterschrift extrahieren können. Wir werden verschiedene Möglichkeiten zum Speichern, Hochladen und Wiederverwenden von Unterschriftbildern unter Beibehaltung ihrer ursprünglichen Qualität untersuchen.

Extrahieren einer bildbasierten Unterschrift mit UPDF Desktop

Lassen Sie uns nun in der UPDF-Desktop-Anwendung verschiedene Möglichkeiten zum Extrahieren einer bildbasierten Unterschrift untersuchen, ohne dass deren Qualität beeinträchtigt wird.

Methode 1: Auswählbare Unterschrift speichern

Stellen Sie vor dem Extrahieren sicher, dass die Unterschriftebene auswählbar ist, und befolgen Sie dann die folgenden Schritte, wie Sie die Unterschrift aus der PDF-Datei extrahieren:

Schritt 1. Auf „PDF bearbeiten“ zugreifen

Nachdem Sie die PDF-Datei geöffnet haben, klicken Sie auf die Option „Werkzeuge“ und dann auf „Bearbeiten“, um die Bearbeitungsoberfläche aufzurufen. Wählen Sie anschließend die bildbasierte Unterschrift aus und klicken Sie im Popup-Fenster auf das Icon „Bild extrahieren“.

Schritt 2. Bildbasierte Unterschrift extrahieren

Es wird ein neues Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie unter der Option „Format“ das gewünschte Format auswählen und auf die Schaltfläche „Extrahieren“ klicken müssen, um die Unterschrift zu extrahieren.

Schritt 3. Unterschriften zu anderen PDF-Dateien hinzufügen

Ziehen Sie anschließend die extrahierte Bilddatei per Drag-and-Drop in eine andere PDF-Datei.

Methode 2: Vorhandene Unterschrift hochladen

Falls Sie bereits eine gespeicherte Unterschrift haben, befolgen Sie die nachstehende Anleitung, um sie hochzuladen und zur Wiederverwendung zu extrahieren:

Schritt 1. Auf die Unterschriftfunktion zugreifen

Nachdem Sie die PDF-Datei hochgeladen haben, rufen Sie das Tool „Kommentar“ auf und klicken Sie oben auf das Icon „Unterschrift“. Klicken Sie anschließend auf die Registerkarte „Bild“ und wählen Sie die Option „Datei auswählen“, um die bildbasierte Unterschrift zu importieren.

Schritt 2. Bildbasierte Unterschriften erstellen

Klicken Sie anschließend auf die Option „Erstellen“, um die Unterschrift zu erstellen, oder auf die Option „In Cloud speichern“, um sie für die zukünftige Verwendung in der Cloud zu speichern.

Tipp: Erstellen und Speichern Ihrer Unterschrift

Um sich zukünftige Arbeit zu vereinfachen, führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Unterschrift in UPDF zu erstellen und sie für den einfachen Zugriff zu speichern:

Schritt 1. Neue Unterschrift erstellen

Nachdem Sie über die Option „Werkzeuge“ auf die Unterschriftfunktion zugegriffen haben, klicken Sie auf die Option „Erstellen“ und generieren Sie eine neue Unterschrift.

Schritt 2. Neue Unterschrift in der Cloud speichern

Klicken Sie anschließend auf das Icon „In der Cloud speichern“, um die Unterschrift für die zukünftige Verwendung zu speichern.

Extrahieren einer bildbasierten Unterschrift mit UPDF Mobile

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie eine Unterschrift mit UPDF Desktop aus einer PDF-Datei extrahieren können, sehen wir uns jetzt die Methoden für Mobilgeräte an.

Speichern der Bild-Unterschrift mit UPDF Mobile

Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre bildbasierte Unterschrift zu speichern und für die Wiederverwendung vorzubereiten:

Schritt 1. Auf das Bearbeitungswerkzeug zugreifen

Sobald Sie die PDF-Datei in UPDF geöffnet haben, tippen Sie auf die Option „Bearbeiten“, um die Bearbeitungsoberfläche aufzurufen.

Schritt 2. Bildbasierte Unterschrift extrahieren

Wählen Sie anschließend die Option „Bild“ in der Leiste unten und tippen Sie auf die bildbasierte Unterschrift. Wählen Sie dann die Option „Extrahieren“ aus dem Popup-Menü, um die Unterschrift als Bild oder PDF zu extrahieren.

Scannen der Bild-Unterschrift mit UPDF Mobile

Falls die Unterschrift nicht direkt ausgewählt werden kann, führen Sie die folgenden Schritte aus, um sie zu scannen und zu extrahieren:

Schritt 1. Auf die Unterschriftfunktion zugreifen und Bild scannen

Sobald Sie die PDF-Datei geöffnet haben, tippen Sie auf die Option „Ausfüllen & Signieren“ und verwenden Sie die Option „Unterschrift“, um fortzufahren. Tippen Sie anschließend auf die Option „Signatur scannen“, um die Kameraoberfläche zu öffnen.

Schritt 2. Unterschrift scannen und speichern

Nachdem die Kamera geöffnet wurde, tippen Sie auf die Option „Aufnehmen“ oder „Galerie“, um das Bild zu importieren. Verwenden Sie anschließend die Steuerelemente unten, um das Bild weiter zu bearbeiten, und tippen Sie auf die Option „Speichern“ oder „In Cloud speichern“, nachdem Sie auf die Schaltfläche „Fertig“ getippt haben.

Teil 4. Wie Sie digitale Unterschriften aus PDF-Dateien extrahieren

Nachdem wir nun die Extraktion von handschriftlichen Unterschriften aus PDF-Dateien besprochen haben, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie auch digitale Unterschriften aus PDF-Dateien extrahieren können. Lassen Sie also nochmals die Desktop- und mobile Version von UPDF verwenden und herausfinden, wie das geht.

Extrahieren einer digitalen Unterschrift aus PDF-Dateien mit UPDF Desktop

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um digitale Unterschriften als Bild zu speichern und in andere PDF-Dateien einzufügen:

Schritt 1. PDF öffnen und Screenshot erstellen

Nachdem Sie die PDF-Datei mit den digitalen Unterschriften geöffnet haben, erstellen Sie einen Screenshot des Bereichs, in dem sich die digitale Unterschrift befindet. Verwenden Sie bei Bedarf ein Bildbearbeitungsprogramm, um den Hintergrund des Unterschriftbildes zu entfernen.

Schritt 2: Das Bearbeitungswerkzeug aufrufen und das Bild einfügen

Klicken Sie anschließend auf die Option „Werkzeuge“ und dann auf „Bearbeiten“, um die Bearbeitungsoberfläche aufzurufen. Klicken Sie anschließend auf das Icon „Bild einfügen und bearbeiten“, um die digitalen Unterschriften hinzuzufügen.

Zusätzlicher Tipp: Erstellen und Speichern digitaler Unterschriften

Befolgen Sie diese Schritte, um eine neue digitale Unterschrift in UPDF zu erstellen und für die zukünftige Verwendung bereitzuhalten.

Schritt 1. Erstellen Sie ein Feld für digitale Unterschriften

Rufen Sie zunächst das Werkzeug „Formulare“ auf und klicken Sie auf das Icon „Digitale Unterschriften“, um die Oberfläche für digitale Unterschriften aufzurufen. Klicken Sie anschließend auf den Bereich, in dem Sie Unterschriften erstellen möchten, um ein Feld für digitale Unterschriften zu erstellen.

Schritt 2. Erstellen Sie eine digitale ID

Wechseln Sie in den Modus „Vorschau“ und klicken Sie auf das Feld „Digitale Unterschrift“, um ein Popup-Fenster anzuzeigen. Klicken Sie anschließend auf die Option „Erstellen“ und geben Sie Ihren Namen ein, um Ihre digitale ID zu erstellen. Ihre Unterschrift wird automatisch gespeichert, und wann immer Sie auf ein Unterschriftfeld klicken, können Sie Ihre eigene digitale Unterschrift verwenden.

Extrahieren einer digitalen Unterschrift aus PDF-Dateien mit UPDF Mobile

Nachdem Sie jetzt wissen, wie Sie eine digitale Unterschrift aus einer PDF-Datei auf einem Desktop-PC extrahieren können, lassen Sie uns auch die Schritte für Mobilgeräte durchgehen:

Schritt 1. Öffnen Sie die PDF-Datei mit der digitalen Unterschrift und erstellen Sie einen Screenshot

Sobald Sie eine PDF-Datei mit digitalen Unterschriften geöffnet haben, zoomen Sie den Bereich mit den Unterschriften heran und erstellen Sie einen Screenshot.

Schritt 2: Rufen Sie das Bearbeitungswerkzeug auf und fügen Sie ein Bild hinzu

Öffnen Sie anschließend eine weitere PDF-Datei und tippen Sie auf die Option „Bearbeiten“. Importieren Sie den Screenshot über die Option „Bild hinzufügen“ und schneiden Sie den Bereich der Unterschrift bei Bedarf zu.

Teil 5. Wie Sie eine Unterschrift aus einer gescannten PDF-Datei extrahieren

Gescannte Dokumente stellen viele Nutzer vor Probleme, unter anderem auch beim Extrahieren von Unterschriften. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie selbst aus gescannten PDFs Unterschriften extrahieren können. Digitale Unterschriften in diesen Dateien werden für diese Methode jedoch nicht empfohlen, da sie ihre ursprüngliche Klarheit verlieren können.

Extrahieren einer Unterschrift aus einer gescannten PDF-Datei mit UPDF Desktop

Befolgen Sie die nachstehende Anleitung, um mit den UPDF Desktop-Tools Unterschriften aus gescannten PDF-Dateien zu extrahieren:

Schritt 1. Das OCR-Tool aufrufen

Sobald Sie die gescannte PDF-Datei geöffnet haben, klicken Sie auf die Option „Werkzeuge“ und dann auf das „OCR“-Tool, um den Vorgang auszuführen.

Schritt 2. Unterschriftbild extrahieren

Nachdem Sie die OCR durchgeführt haben, öffnen Sie die neue PDF-Datei und klicken Sie auf die Option „Bearbeiten“. Klicken Sie anschließend auf das Icon „Bild einfügen und bearbeiten“ und wählen Sie die Option „Bild extrahieren“, um das Bild zu speichern.

Schritt 3. Unterschriftbild in eine andere PDF-Datei einfügen

Öffnen Sie anschließend eine andere PDF-Datei und ziehen Sie die extrahierte Bilddatei per Drag-and-Drop in eine andere PDF-Datei.

Extrahieren einer Unterschrift aus einer gescannten PDF-Datei mit UPDF Mobile

Befolgen Sie schließlich die folgenden Schritte, um mit der mobilen App von UPDF eine Unterschrift aus einem gescannten Dokument zu extrahieren.

Schritt 1. Eine OCR der gescannten PDF-Datei durchführen

Nachdem Sie die gescannte PDF-Datei geöffnet haben, wählen Sie die Option „OCR“ in der Leiste unten und tippen Sie auf „Weiter“, um die OCR durchzuführen.

Schritt 2. Unterschriftbild extrahieren

Nachdem die OCR durchgeführt wurde, wählen Sie die Unterschrift aus und klicken Sie auf die Option „Extrahieren“, um das Bild zu extrahieren.

Fazit

In diesem Leitfaden haben wir uns die verschiedenen Arten von Unterschriften und die Methoden zu ihrer Extraktion aus PDF-Dateien angesehen. Nach Dutzenden Tests mit verschiedenen Tools bin ich zu dem Schluss gekommen, dass UPDF die reibungsloseste und zuverlässigste Lösung für die Extraktion von Unterschriften aus PDF-Dateien bietet. Wenn Sie in Ihrer Arbeit häufig mit Verträgen, Vorlagen oder gescannten Dokumenten zu tun haben, würde ich Ihnen also klar UPDF empfehlen, um Unterschriften schnell, einfach und hochwertig aus PDF-Dateien zu extrahieren.