Digitale Dateien organisieren & von überall zugreifen

Wir leben in einem digitalisierten Zeitalter, in dem wir auf zahlreiche digitale Dateien zugreifen und diese auf unseren Computern speichern. Das Chaos ist wahrscheinlich noch größer geworden, als wenn ein Büroschreibtisch mit Papierakten überhäuft wird.

Die Organisation digitaler Dateien ist für jeden von entscheidender Bedeutung. Sie hilft Ihnen, beim Zugriff auf bestimmte Dateien Zeit zu sparen, Ihre Produktivität zu steigern und dank geistiger Klarheit bessere Entscheidungen zu treffen.

Darüber hinaus trägt es dazu bei, die Datensicherheit zu erhöhen, Kosten durch weniger Ressourcenverschwendung zu sparen und Dateien effektiv zu organisieren, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Um diese Vorteile zu nutzen, ist ein ordentliches Dateiorganisationssystem von entscheidender Bedeutung. Dieser Blog bietet Einblicke in die dateien organisieren und stellt Ihnen einige automatisierte digitale Organisationstools vor, die Ihre Effizienz steigern.

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Teil 1. So organisieren Sie digitale Dateien manuell

Es gibt viele Möglichkeiten, digitale Dateien auf Ihrem lokalen Computer oder in Ihrem Cloud-Speicher manuell zu organisieren (letzteres ist die sicherste und zugänglichste Option). Zuvor müssen Sie jedoch ein Organisationsziel festlegen.

• Bestimmen Sie zunächst, für wen Sie diese Dateien organisieren. Sind sie für Sie selbst? Oder sind sie für alle in Ihrer Organisation?
• Zweitens legen Sie fest, wann Sie diese regelmäßigen Organisationssitzungen durchführen und wie viel Zeit Sie dafür aufwenden, um alles auf dem neuesten Stand zu halten.
• Und drittens: Messen Sie Ihre Erfahrungen, nachdem Sie diese Organisationstipps angewendet haben, und analysieren Sie, ob sie Ihnen dabei geholfen haben, produktiver zu sein oder anderen in Ihrem Unternehmen geholfen haben.

Dies kann Ihnen helfen, Klarheit darüber zu gewinnen, wie Sie Ihre digitalen Dateien organisieren möchten. Hier sind ohne weitere Umschweife einige der wichtigsten Tipps, die Sie beachten und selbst ausprobieren sollten, um die Wirkung zu sehen:

1. Löschen oder Archivieren

Der erste Tipp ist, irrelevante oder doppelte Dateien zu entfernen. Gehen Sie jede Datei durch und löschen Sie sie  sofort, wenn Sie eine Datei finden, die Sie in Zukunft nicht mehr benötigen.

Wenn Sie eine Datei finden, die Sie jetzt nicht benötigen, und Zweifel haben, ob Sie sie behalten sollen oder nicht, erstellen Sie einen Ordner mit dem Namen „Archiv “ und speichern Sie diese Dateien dort.

2. Nach Namen organisieren

Das Sortieren von Dateien nach Namen ist ideal für Teams, die ein Projekt anhand des Kunden- oder Firmennamens leicht identifizieren können. Wenn ein Kunde Sie anruft, ist es einfacher, die Datei anhand seines Namens abzurufen.

Der einzige Nachteil besteht darin, dass es mehrere gleiche/ähnliche Namen geben kann oder dass Kunden ihren Firmennamen ändern können.

3. Nach Datum organisieren

Es eignet sich für Teams, die Dateien stark nach Zeiträumen sortieren (ideal für Buchhalter, Finanzunternehmen usw.). Es ist einfach, ein bestimmtes Jahr, Quartal, Monat usw. auszuwählen und auf die Dateien zuzugreifen. Wenn Sie mehrere Dateien herumliegen haben, können Sie diese jederzeit nach folgenden Kriterien sortieren:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste
• Zum Sortieren nach den Mauszeigern
• Datum auswählen
• Wählen Sie  direkt darunter „Absteigend“ aus.

Ihre Dateien werden automatisch sortiert. Anschließend können Sie Ordner wie Jahr, Quartal, Monat usw. erstellen und die einzelnen Dateien darin entsprechend sortieren. Die Sortierung nach Datum oder Jahr kann jedoch schwierig sein, da sich die Art des Projekts allein anhand der Daten nicht eindeutig ermitteln lässt.

4. Nach Projekt organisieren

Diese Methode ist maßgeschneidert für Dienstleistungsunternehmen, Projektmanager, Freiberufler, Auftragnehmer usw., die in hohem Maße auf die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte angewiesen sind. Sie können Dateien einfach anhand des Projektnamens oder -typs abrufen.

Es kann jedoch schwierig sein, verwandte Projekte zu finden, die mit anderen Kunden kollidieren können. Daher ist es wichtig, auch einige Namen anzugeben, um die Projekte voneinander zu unterscheiden.

5. Nach Abteilung organisieren

Dies ist ideal für Unternehmen mit mehreren Abteilungen. Die Sortierung kann beispielsweise nach Marketing, Vertrieb, Finanzen, Personalwesen, Einzelhandel usw. erfolgen. So kann jede Abteilung problemlos auf ihre jeweiligen Dateien zugreifen.

Das einzige Problem besteht jedoch darin, dass es bei der Zusammenarbeit zu Diskussionen und Verwirrung darüber kommen kann, wo bestimmte Dateien gespeichert werden sollen.

6. Führen Sie ein Ritual zur Dateibenennung durch

Auch die Benennung Ihrer Dateien kann Ihnen langfristig helfen. Verwenden Sie keine einteiligen Namen wie beispielsweise „Datei.pdf“, sondern eine ausführlichere Version.

Sie können Ihre Datei beispielsweise zunächst mit dem Datum im Format JJJJ-MM-TT benennen und anschließend den Kunden- und Projektnamen hinzufügen, z. B. „2023-04-28_Limbo-Agency_E-Mail-Newsletter“.

Oder Sie beginnen mit dem Kundennamen und dem Projekt und enden mit dem Datum, z. B. „Limbo-Agency_E-Mail-Newsletter_04-2023“.

7. Kennen Sie Ihren geänderten Versionsverlauf

Sie haben wahrscheinlich Dateien, die Sie und alle anderen ständig ändern und bei denen Sie den Überblick über die Version verlieren. Um dies zu vermeiden, können Sie angeben, wer die letzten Änderungen vorgenommen hat. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie im Team zusammenarbeiten.

Ihr erster Entwurf  heißt beispielsweise „Limbo-Agency_facebook-ads_draft.pdf“.

Alle von einer Abteilung vorgenommenen Änderungen  können „Limbo-Agency_facebook-ads_salesedit.pdf“ genannt werden.

Alle vom Kunden vorgenommenen Änderungen können „Limbo-Agency_facebook-ads_clientedit.pdf“ genannt werden.

Und die endgültige Version  der Datei kann „Limbo-Agency_facebook-ads_final-version.pdf“ heißen.

8. Bilder nach Volumen organisieren

Sie können die gleichen Tipps, die Sie oben gelernt haben, auch für die Benennung Ihrer Bilder nutzen, allerdings hängt dies von der Menge ab. Wenn Sie für ein bestimmtes Projekt oder etwas anderes weniger Bilder haben, können Sie diese in Formaten wie „2023-07-23_billboard-ad-soap.png“ benennen.

Wenn Sie jedoch viele Bilder speichern müssen, und ich meine Hunderte davon, nachdem Sie beispielsweise eine Veranstaltung besucht haben, können Sie sie sortieren, indem Sie Ordner für jede Veranstaltung, Konferenz, Besprechung usw. erstellen und sie alle auch in einem anderen Ordner sortieren, der nach Jahr kategorisiert ist.

9. Schützen Sie vertrauliche Dateien, wo immer nötig

Datenschutz ist wichtig, insbesondere wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten. Daher müssen Sie Datenschutzstrategien implementieren, wie zum Beispiel:

• Geben Sie Einstellungen für bestimmte Dateien/Ordner frei, auf die externe Parteien nicht zugreifen können.
• Integrieren Sie Passwörter für Dateien/Ordner, auf die nur bestimmte Personen zugreifen dürfen.
• Deaktivieren Sie die Download- Option für bestimmte Dateien.
• Fügen Sie  bestimmten vertraulichen Dateien Wasserzeichen hinzu, um Duplikate oder Diebstahl zu vermeiden.
• Deaktivieren Sie die Bearbeitungsoption  und gewähren Sie nur  bestimmten Personen Lesezugriff .

10. Dokumenttyp konvertieren oder komprimieren, um Speicherplatz zu sparen

Wenn Sie unter Speicherplatzmangel leiden, lohnt es sich, einen Blick auf bestimmte Dateien zu werfen und zu prüfen, wie Sie diese komprimieren können, um Speicherplatz freizugeben.

Sie können beispielsweise kostenlose Komprimierungsseiten im Internet aufrufen und auf diese Weise Speicherplatz sparen.

Oder Sie können einige Dateien, beispielsweise eine Powerpoint-Präsentation, in eine PDF-Datei konvertieren. Dadurch kann auch die Dateigröße reduziert werden, indem die hinzugefügten Animationen und Grafiken komprimiert werden.

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Teil 2. So organisieren Sie digitale Dateien automatisch

Das manuelle Organisieren von Dateien mit den oben genannten Methoden kann hilfreich sein, nimmt aber dennoch viel Zeit in Anspruch. Daher ist Automatisierung besonders wichtig, wenn Sie einen hektischen Zeitplan einhalten müssen.

Glücklicherweise ist es möglich, digitale Dateien mit Dokumentenmanagementsystemen automatisch zu organisieren. Software von Drittanbietern wie Huddle oder Nanonets kann dabei helfen. Es ist jedoch wichtig zu wissen, wie diese automatisierten Tools Ihnen helfen.

Hier sind einige Funktionen, auf die Sie achten müssen, um den Funktionsmechanismus zu verstehen:

• Ein automatisierter Dokumenten-Workflow ermöglicht Ihnen die Automatisierung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Sortierung, dem Zugriff, der Benennung usw. von Dokumenten, ohne dass Sie selbst eingreifen müssen.
• Die Klassifizierung von Dokumenten hilft bei der effektiven Organisation digitaler Dateien auf der Grundlage verschiedener Kategorien.
• Durch die Systemintegration können Sie verschiedene Dokumenttypen bequem hoch- und exportieren, ohne sie konvertieren zu müssen.
• Ein OCR-System unterstützt Sie dabei, Daten automatisch zu erfassen und Dateien nach Dokumenttyp zu sortieren.
• Ein robustes Dokumentenspeichersystem ist eine notwendige Funktion für die sichere Aufbewahrung wichtiger Dokumente.

Teil 3. Alle digitalen Dateien auf einer Plattform organisieren und von jedem Gerät aus darauf zugreifen

Apropos wichtige Funktionen: 
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• Nahtloser Dateizugriff über verschiedene Geräte hinweg.
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• Hochkarätige Verschlüsselung für die Sicherheit von Dokumentdaten.
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Fazit

Durch die Organisation Ihrer digitalen Dateien können Sie den Arbeitsdruck und die Verwirrung verringern und Ihre Arbeitsproduktivität steigern.

Daher kann Ihnen die Anwendung nützlicher Organisationstipps wie Benennungsrituale, eine Ordnerstruktur, die Nutzung von Cloud-Speicher, die Nachverfolgung des Versionsverlaufs usw. auf lange Sicht helfen.

Um mehr Zeit zu sparen und eine höhere Genauigkeit bei der Organisation Ihrer Daten zu erreichen, nutzen Sie ein automatisiertes Dokumentenverwaltungssystem wie UPDF und erleben Sie noch heute die massiven Veränderungen.