Les 7 meilleures façons d'augmenter la productivité du traitement PDF

Le format PDF s'est imposé comme le format de fichier universel parce qu'il est compatible avec toutes les plateformes et qu'il offre une excellente sécurité. Les employés qui utilisent les PDF pour partager du contenu gagnent un temps précieux car ils n'ont pas à se préoccuper du formatage des fichiers. De plus, en raison de leur petite taille, les PDF sont rapidement partagés. Les employés qui sont efficaces sur leur lieu de travail ont plus de chances d'être respectés par l'entreprise, et leurs chances de promotion sont élevées.

Incontestablement, le PDF est l'une des principales raisons de la réussite des employés, mais les modifications de ces fichiers ne peuvent pas être effectuées facilement sans un éditeur de PDF puissant. Cet article vous présentera le meilleur outil pour résoudre les problèmes liés aux PDF, ce qui vous permettra d'augmenter la productivité des documents.

7 façons d'augmenter la productivité des documents PDF

Tout le monde aime exceller dans la vie, en particulier sur le lieu de travail. Certains travaillent dur pour atteindre le sommet, tandis que d'autres travaillent intelligemment. Si vous cherchez également des moyens d'améliorer la productivité des documents, vous êtes au bon endroit. Cette section présente les 7 meilleures façons d'améliorer la productivité des documents avec les PDF.

1. Modifier des documents PDF

Modifier du texte dans Word ou PowerPoint est fastidieux car la mise en forme du fichier change lorsque vous ajoutez du texte. En revanche, le format PDF ne présente pas cet inconvénient, car il préserve la mise en forme du fichier. Grâce à cet attribut du PDF, vous pouvez améliorer l'efficacité de votre travail. Cependant, la plupart des grands systèmes d'exploitation ne disposent d'aucun outil intégré permettant de modifier le texte d'un PDF.

La seule solution innovante est UPDF, car elle vous permet de modifier autant de documents que vous le souhaitez. Vous n'avez pas besoin de créer de nouveaux accords à partir de zéro car les modifications peuvent facilement être effectuées dans des fichiers préexistants. Téléchargez-le et suivez les astuces suivantes pour augmenter votre productivité de travail.

Comment modifier le texte d'un document PDF

Pour augmenter la productivité du travail, suivez les étapes ci-dessous pour modifier le texte dans le PDF à l'aide de cet outil intuitif:

• Ouvrez le fichier PDF sur UPDF et accédez à l'icône "Éditer" dans le panneau d'outils de gauche. Placez le curseur sur le texte que vous souhaitez modifier.
• Une bordure violette apparaît autour du texte lorsque vous le sélectionnez. En double-cliquant, une barre d'outils apparaît autour du texte, à partir de laquelle vous pouvez éditer ou modifier le style, la police, la taille, la couleur, etc. du texte.

2. Remplir et signer des contrats plus rapidement

Les formulaires sont principalement utilisés dans les bureaux pour collecter des informations sur les employés, mener des enquêtes et tenir des registres. Les formulaires qui circulent d'un bureau à l'autre sont toujours au format PDF, car ce format de fichier ne contient pas de logiciels malveillants. Ces formulaires PDF sont facilement modifiables et il n'est donc pas nécessaire de les imprimer pour les remplir avec UPDF.

En outre, la signature d'un formulaire PDF est également possible, car ce format prend en charge les signatures électroniques. Le PDF est donc le meilleur format pour améliorer la productivité de votre document en vous permettant de remplir les formulaires sans en modifier le format. Avec un outil comme UPDF, vous pouvez remplir un formulaire PDF en quelques secondes et ajouter des signatures électroniques et manuscrites.

Comment puis-je remplir et signer des PDF plus rapidement

Les instructions suivantes permettent de remplir les formulaires PDF et d'y ajouter une signature à l'aide d'UPDF. Vous devriez d'abord télécharger UPDF dans votre logiciel via le bouton ci-dessous.

Remplir le formulaire PDF

• Lancez UPDF et appuyez sur le bouton "Ouvrir le fichier" . Sélectionnez le formulaire que vous souhaitez remplir et appuyez sur le bouton "Ouvrir".
• Lorsque le formulaire est ouvert, il devient automatiquement remplissable.
• Sélectionnez la case que vous souhaitez remplir et commencez à saisir les données. Vous pouvez également cocher la case d'un simple clic.

Signer le PDF

• Cliquez sur l'icône "Annoter" dans le panneau de gauche et amenez votre souris sur l'outil "Signature".
• Appuyez ensuite sur le bouton "Créer" et choisissez la méthode pour ajouter un signe.
• Dessinez votre signe et appuyez sur le bouton "Créer". Placez-le sur le PDF et appuyez sur "Ctrl/Commande + S" pour enregistrer les modifications.

3. Fusionner des fichiers pour augmenter la productivité des documents

La gestion d'un trop grand nombre de documents est gênante, car vous risquez d'omettre des fichiers essentiels. En outre, l'envoi de plusieurs fichiers un par un n'améliore pas la productivité. Au contraire, cela complique les choses. Il est préférable de fusionner tous les fichiers dans un seul format de document sécurisé.

Le format le plus fiable pour augmenter les choses est le PDF, car il n'y a aucun risque de perte de données et il prend moins de temps à partager. Pour fusionner plusieurs fichiers de formats identiques ou différents en un seul fichier PDF, vous pouvez utiliser UPDF. Cela vous permettra de stocker tous les documents de bureau essentiels, tels que les rapports d'activité, les chèques, les factures et autres, en un seul endroit.

Comment fusionner des fichiers

Vous pouvez fusionner des images et des documents PDF dans un seul fichier PDF en suivant les instructions données:

• Après avoir lancé UPDF, sélectionnez le bouton "Opérations par Lots" et cliquez sur l'onglet "Combiner".
• Cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter Des Fichiers" et choisissez les documents que vous souhaitez ajouter ou choisissez l'option "Ajouter Des Dossiers" dans le menu déroulant pour ajouter un dossier complet.
• Une fois le fichier ouvert, appuyez sur l'option "+Ajouter" et appuyez sur l'option "Ajouter" pour ajouter d'autres documents si vous le souhaitez.
• Enfin, cliquez sur le bouton "Appliquer" dans le coin inférieur droit et enregistrez le fichier fusionné à l'emplacement souhaité sur l'ordinateur.

4. Améliorer la collaboration pour une meilleure productivité

Pour améliorer l'efficacité de votre travail, vous devez disposer de vos documents dans un format facile à partager et compatible avec plusieurs plateformes. Le format PDF est celui qui présente une compatibilité multiplateforme, ce qui signifie que vous pouvez travailler avec ce format sur n'importe quel système d'exploitation. En outre, il est plus facile de visualiser les PDF que d'autres formats de documents tels que HTML ou XML.

Vous pouvez utiliser UPDF pour vous démarquer sur votre lieu de travail, car il fonctionne parfaitement comme annotateur de PDF. Grâce à cet outil, vous pouvez envoyer le projet terminé au client via un lien unique. UPDF prévoit également de lancer un service de stockage en nuage qui vous permettra de stocker des données supplémentaires.

Comment annoter et partager des fichiers PDF avec UPDF

Pour apprendre à annoter et à partager des fichiers PDF avec UPDF, lisez attentivement les étapes ci-dessous:

Annoter le PDF

• Après avoir ouvert le fichier PDF sur UPDF, sélectionnez l'outil "Annoter" pour activer la fonction d'annotation.
• Cliquez sur l'icône "Zone de Texte" dans la barre d'outils de navigation et choisissez le style, la police et la taille du texte.
• Ensuite, sélectionnez la partie du PDF où vous souhaitez ajouter le commentaire.
• De même, vous pouvez utiliser d'autres fonctions d'annotation telles que des marques de texte, des formes ou des autocollants.

Partager le PDF via un lien

• Pour partager le fichier annoté, sélectionnez l'icône "Partager".
• Sélectionnez la durée d'expiration du lien en cliquant sur le menu déroulant "Date d'Expiration", puis appuyez sur le bouton "Créer".
• Une fois que l'outil a généré un lien, copiez-le et partagez-le.

5. Fournir une sécurité élevée avec les mots de passe

Certaines données relatives au lieu de travail sont très sensibles car elles contiennent des informations confidentielles sur l'entreprise et les employés. Vous ne pouvez pas mettre en péril la confidentialité de votre entreprise en vous fiant à ces formats de documents, qui sont faciles à pirater. Il est judicieux d'utiliser des PDF pour protéger les documents importants, car il est facile d'y ajouter des mots de passe.

Si vous souhaitez ajouter un mot de passe à vos PDF, essayez UPDF. Cet outil permet d'ajouter deux types de mots de passe. L'un est un mot de passe de document ouvert qui empêche la personne d'ouvrir le fichier, tandis que l'autre est un mot de passe de permission qui limite l'impression et l'édition du document. Ces deux mots de passe permettent d'améliorer l'efficacité et la productivité.

Comment ajouter un mot de passe au document avec UPDF

Comme nous l'avons vu plus haut, vous pouvez ajouter deux types de mots de passe au PDF afin d'en accroître la sécurité. Pour savoir comment procéder, suivez les étapes ci-dessous:

Mot de passe d'ouverture

• Lancez UPDF et ajoutez-y le fichier par la méthode du glisser-déposer.
• Déplacez la souris sur l'outil "Protéger" et choisissez l'option "Ouvrir Le Document".
• Une nouvelle fenêtre s'ouvre, dans laquelle vous devez ajouter le mot de passe.
• Vous pouvez également définir le niveau de cryptage en accédant à l'option "Plus d'Options".
• Cliquez ensuite sur le bouton "Appliquer" pour ajouter un mot de passe au document ouvert.

Mode de passe de Permissions

• Si vous souhaitez ajouter un mot de passe de permission, accédez à la section "Permissions" et définissez le mot de passe.
• Ensuite, appuyez sur l'option "Plus d'Options" et ajustez les fonctions "Impression Autorisée", "Modifications Autorisées" et "Niveau de Cryptage".
• Cliquez sur le bouton "Appliquer", puis sur l'option "Enregistrer" pour sauvegarder le document sur votre appareil.

6. Convertir facilement des PDF en d'autres formats

Supposons que vous ayez placé toutes les données de vos employés dans un fichier PDF et que votre employeur vous demande de lui fournir ces données dans un fichier Excel. Vous n'avez pas à vous inquiéter, car le format PDF n'est pas un format rigide qui ne peut pas être modifié en d'autres formats de fichier. Vous pouvez facilement le transformer en Word, HTML ou JPEG. Toutefois, les formats de fichiers tels que JPG ou GIF ne peuvent pas être facilement transformés en formats de fichiers Office courants.

Pour augmenter l'efficacité de votre travail, essayez d'utiliser UPDF, qui convertit facilement les fichiers PDF en d'autres formats. Il s'agit d'un convertisseur parfait qui vous permet de convertir des fichiers dans les principaux formats de fichiers Office. De plus, vous pouvez convertir le document en image et en format Rich Text File. Si vous souhaitez archiver vos documents, vous pouvez également convertir le fichier PDF en PDF/A à l'aide d'UPDF.

Comment convertir des fichiers PDF en d'autres formats

Vous trouverez ci-dessous des instructions pour convertir des fichiers PDF en d'autres formats à l'aide d'UPDF, ce qui vous permettra d'accroître votre efficacité au travail:

• Ajoutez le fichier PDF à l'outil UPDF et cliquez sur l'icône "Exporter" dans la barre d'outils gauche de l'outil.
• Choisissez le format préféré dans la liste des formats multiples qui s'est affichée.
• Vous verrez une petite fenêtre "Exporter" sur votre écran; accédez au menu déroulant "Plage de Pages" pour sélectionner les pages paires ou impaires. Si vous souhaitez convertir l'intégralité du PDF, choisissez l'option "Toutes les pages".
• Appuyez ensuite sur le bouton "Exporter" et enregistrez le fichier à la destination souhaitée.

7. Permettre une opération par lots pour augmenter l'efficacité

Dans les bureaux, vous devez effectuer plusieurs tâches simultanément, comme convertir des documents dans d'autres formats, combiner les données des employés dans un seul fichier et insérer un seul document dans plusieurs fichiers. Pour améliorer la productivité des documents, vous devez accélérer votre vitesse de travail afin d'accomplir vos tâches en un temps limité. Cependant, l'être humain n'est pas une machine capable d'accomplir toutes ces tâches en un clin d'œil.

Vous vous demandez comment augmenter la productivité au travail avec les PDF? Ne vous inquiétez plus, car les fichiers PDF sont faciles à convertir, à combiner et à insérer en raison de leur petite taille. Un outil avancé comme UPDF peut être utilisé pour combiner et convertir plusieurs documents en quelques clics. En plus de ces fonctions, il peut également insérer un seul document dans plusieurs fichiers sans en perturber le formatage.

Comment réaliser des opérations par lots avec UPDF

Sans l'aide d'un professionnel, vous pouvez effectuer le traitement par lots en suivant les instructions ci-dessous:

Conversion par lots: Sélectionnez la fonction "Opérations par Lots" dans l'interface du PDF et passez à l'onglet "Convertir". Maintenant, cliquez sur le bouton "Ajouter Des Fichiers" et choisissez les fichiers que vous voulez ajouter ou ajoutez un dossier complet avec l'option "Ajouter Un Dossier". Après avoir ajouté tous les fichiers, allez à l'option "Format de Sortie" et sélectionnez le format de fichier requis. Vous pouvez également ajuster l'option "Paramètres de Mise en Page" et appuyer sur le bouton "Appliquer" pour terminer le processus de conversion.

Combinaison par lots: Pour combiner plusieurs fichiers, cliquez sur l'outil "Combiner" et, dans le menu déroulant "Ajouter Des Fichiers", choisissez l'option "Ajouter Des Fichiers" ou "Ajouter Un Dossier". Sélectionnez les fichiers ou le dossier et appuyez sur le bouton "Appliquer" pour combiner tous les fichiers en un seul fichier PDF.

Insertion par lots: Pour insérer un seul fichier dans plusieurs documents, accédez à la fonction "Insérer" et choisissez l'option souhaitée dans le menu déroulant "Ajouter Des Fichiers". Ajoutez ensuite les documents dans lesquels vous souhaitez ajouter le fichier en question. Ensuite, cliquez sur l'option "Insérer Un Fichier" et choisissez le fichier en question. Définissez l'emplacement où vous souhaitez ajouter ce fichier et appuyez sur le bouton "Appliquer".

Conclusion

Dans cet article, nous avons fait de notre mieux pour répondre à la question de savoir comment augmenter la productivité des documents au travail. En bref, UPDF est le meilleur choix pour traiter les PDF, qui est le format de fichier universel utilisé dans la plupart des lieux de travail. Grâce à cet outil rentable, vous pouvez regrouper toutes les données de l'entreprise dans un seul fichier et y ajouter un mot de passe afin qu'aucun tiers ne puisse y accéder.

En outre, il vous aide à renforcer votre collaboration avec votre client. Sans délai, vous pouvez gérer plusieurs documents de manière très professionnelle. Alors, commencez dès maintenant à utiliser UPDF pour vous démarquer sur votre lieu de travail.