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Cómo imprimir en PDF en Microsoft Word/Excel/PPT (Windows 11/10/7)

La función "Imprimir en PDF" de Microsoft era una función muy esperada que Microsoft introdujo finalmente con Windows 10. Mac y Linux ya ofrecen esta función a sus usuarios desde hace bastante tiempo. Aunque Microsoft se unió a la fiesta un poco tarde, la función Imprimir en PDF ya está disponible en casi todas las aplicaciones imprimibles de Microsoft, como Word, Excel, PowerPoint, etc. Con esta función, ahora puedes crear un documento PDF imprimible de forma fácil e instantánea. Si acabas de oír hablar de la función Imprimir en PDF y quieres aprender a utilizarla, este artículo es para ti. Aquí presentaremos una guía detallada paso a paso sobre cómo utilizar Imprimir a PDF en Windows 11, 10 y 7. Además, se presentará una herramienta universal de edición de PDF para todas las plataformas. Descárgala ahora y obtén una introducción completa sobre ella en Parte 2.

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Parte 1. Todo lo que debes saber sobre imprimir en PDF

Imprimir en PDF es una función útil para cualquiera que desee crear rápidamente un archivo PDF desde una aplicación de Microsoft. Por lo tanto, ahora vamos a cubrir todos los aspectos básicos acerca de la función Imprimir en PDF vale la pena conocer.

  • ¿Qué es "Imprimir en PDF"? ¿Realmente imprime algo?

Como su nombre indica, Imprimir en PDF es una función que permite guardar un archivo en formato PDF imprimible. Si estás utilizando una de las aplicaciones imprimibles de Microsoft, como Word, Excel o PowerPoint, puedes utilizar la función Imprimir en PDF de Microsoft para crear instantáneamente un documento PDF del archivo de la aplicación de Microsoft.

Aunque lleva la palabra "imprimir" en su nombre, no imprime el archivo inmediatamente. En su lugar, guarda el archivo en formato PDF pero te permite personalizar el archivo PDF según tus necesidades de impresión, como la orientación, el tamaño del papel, los márgenes, etc. De este modo, cuando desees imprimir el archivo PDF, podrás imprimirlo al instante con la configuración deseada. En definitiva, Imprimir en PDF en Windows 10 y 11 te permite guardar el archivo en PDF de forma fácil e instantánea.

  • ¿Cuál es la diferencia entre "Imprimir en PDF" y "Guardar como PDF"?

Muchos usuarios cuestionan que Microsoft ya nos ofrezca la opción de "Guardar como PDF", entonces ¿qué diferencia aporta "Imprimir en PDF"?

La función "Guardar como PDF" guarda la versión original del archivo y la convierte en formato PDF sin realizar ningún cambio. Por otro lado, la función "Imprimir en PDF" permite crear un archivo PDF en el diseño del papel digital, mostrando el aspecto que tendrá cuando se imprima. Por lo tanto, sólo extrae del archivo los datos que se ajustan a las dimensiones de impresión solicitadas.

Otras diferencias entre "Imprimir en PDF" y "Guardar como PDF" son las siguientes:

  • Diseño fijo: Imprimir en PDF crea automáticamente un diseño fijo que se ajusta al tamaño del papel, mientras que Guardar como PDF guarda la estructura de diseño original del archivo.
  • Hipervínculos: Lo más probable es que Imprimir en PDF haga que los hipervínculos del archivo queden inactivos, mientras que Guardar como PDF los mantiene activos.
  • Marcadores: Imprimir en PDF elimina los marcadores del archivo, mientras que Guardar como PDF los conserva.
  • Fondo: Imprimir en PDF no siempre guardará el mismo color de fondo del archivo, mientras que Guardar como PDF mantendrá el mismo color de fondo.

En resumen, las funciones Imprimir a PDF y Guardar como PDF tienen sus propias ventajas y resultados. Si deseas crear un diseño PDF imprimible, entonces Imprimir a PDF debe ser tu elección, mientras que si deseas convertir una versión original del archivo en PDF, entonces Guardar como PDF debe ser tu elección.

Parte 2. Una forma sencilla e instantánea de Microsoft Print to PDF

Microsoft Print to PDF parece una función muy útil para crear instantáneamente un PDF de cualquier archivo. En la Parte 3, te mostraremos los pasos para utilizar Microsoft Print to PDF. Pero antes de eso, es importante mencionar las limitaciones de esta función, como sigue:

  • Crea un PDF con un archivo de gran tamaño.
  • Una vez que creas un PDF, no puedes editarlo a menos que utilices una herramienta de terceros.
  • Hace que los hipervínculos queden inactivos, elimina los marcadores e incluso cambia el fondo/maquetación.

Entonces, ¿y si te decimos que tienes una alternativa mejor que Microsoft Print to PDF, que no sólo crea archivos PDF al instante, sino que también proporciona otra amplia gama de opciones de personalización? Ahí es donde UPDF entra en acción.

UPDF es una herramienta integral para crear PDF desde cualquier aplicación imprimible en Windows sin perder el formato. Proporciona todas las potentes herramientas PDF que necesita para imprimir y editar archivos PDF sin problemas. Además, ofrece una interfaz fácil de usar, lo que facilita a cualquiera la impresión rápida de un PDF en Windows. Descárgalo ahora y prueba todas sus funciones.

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Funciones principales de UPDF

  • Proporciona una interfaz basada en clics para generar al instante archivos PDF imprimibles.
  • Ofrece una gran variedad de opciones de impresión.
  • Es compatible con las principales plataformas, como Windows, Mac, iOS y Android.
  • Ofrece numerosas funciones de edición, como editar texto, modificar imágenes, etc.
  • Permite anotar PDF con resaltados, notas adhesivas, pegatinas, sellos, subrayados, etc.
  • Su versión empresarial está disponible para las empresas.

Sigue los siguientes pasos para imprimir PDF en Windows con UPDF:

Paso 1. Abre el archivo con UPDF y haz clic en Archivo > Imprimir.

microsoft print to pdf with updf

Paso 2. Configura las propiedades de impresión, como el tamaño de página, la orientación, las páginas a imprimir, etc.

Paso 3. Elige "Microsoft Print to PDF" en la sección de impresoras. Por último, haz clic en el botón "Imprimir".

microsoft print to pdf in updf

Ya está. Así, un proceso de tres pasos le permite imprimir rápidamente un PDF sin importar la versión de Windows que esté utilizando. Además, le ofrecemos un descuento exclusivo para UPDF y puedes actualizarte ahora antes de que caduque.

Parte 3. Cómo imprimir en PDF en Microsoft (sólo Win 10 y 11)

Cada aplicación imprimible de Microsoft permite utilizar la función Imprimir en PDF a su manera. Por lo tanto, ahora vamos a explorar cómo utilizar Imprimir a PDF en aplicaciones populares de Microsoft:

  • Imprimir a PDF con Microsoft Word

Abre el archivo en Microsoft Word y sigue los pasos que se indican a continuación:

  • Haz clic en "Archivo" en la esquina superior izquierda y luego en "Imprimir". Alternativamente, pulse las teclas de acceso rápido "Ctrl + P".
  • Haz clic en el menú desplegable de la sección "Impresora" y elige "Microsoft Print to PDF". También puedes personalizar otros ajustes relacionados con la impresión, como la orientación, el tamaño del papel, los márgenes, etc.
  • Por último, haz clic en el botón "Imprimir".
print ms word to pdf

De este modo, se creará un archivo PDF de tu documento Word.

  • Imprimir en PDF en Microsoft Excel

La función "Imprimir en PDF" de Microsoft Excel es similar a la de Microsoft Word. Basta con abrir el archivo en Microsoft Excel y seguir los pasos que se indican a continuación:

  • Haz clic en "Archivo" > "Imprimir" o pulsa alternativamente "Ctrl + P".
  • Haz clic en "Impresora" > "Microsoft Print to PDF".
  • Por último, haz clic en el botón "Imprimir".
print ms excel to pdf

De esta forma, se creará un archivo PDF de tu archivo Excel.

  • Imprimir a PDF en Microsoft PowerPoint

Al igual que Microsoft Word y Excel, puedes crear fácilmente un PDF imprimible en PowerPoint utilizando la función Imprimir en PDF. Sigue los pasos mencionados anteriormente para hacerlo ya que son similares.

print ppt to pdf

Parte 4. Consejos relacionados con "Microsoft Print to PDF"

¿Qué ocurre si "Microsoft Print to PDF" no aparece en la lista de impresoras?

Si la función "Microsoft Print to PDF" no aparece en la lista de impresoras, es probable que esté desactivada. Sin embargo, ten en cuenta que esta función sólo está disponible en Windows 10 y 11. Por lo tanto, si buscas Microsoft Print to PDF en Windows 7, no la encontrarás.

Para Windows 10 y 11, sigue los siguientes pasos para activar la función de Microsoft Imprimir en PDF:

  • Haz clic en las teclas "Win + X" y selecciona "Panel de control".
  • Haz clic en "Programa" y, a continuación, en "Activar o desactivar las funciones de Windows".
  • Marca la casilla situada junto a "Microsoft Print to PDF" y, a continuación, haz clic en "Aceptar".

Ya está. Ahora la opción Microsoft Print to PDF debería estar disponible en tu lista de impresoras.

¿Qué puedo hacer si una impresora Microsoft PDF imprime las páginas en un orden incorrecto?

Si la impresora Microsoft PDF imprime las páginas en un orden incorrecto, sigue los pasos que se indican a continuación para solucionar el problema:

  • Cambia el nombre de los archivos según el número de página, como 1.jpg, 2.jpg, etc.
  • Ordena los archivos en orden ascendente haciendo clic en Ver > Ordenar por nombre > Ascendente.
  • Selecciona todos los archivos pulsando "Ctrl + A".
  • Haz clic con el botón derecho en el primer archivo y seleccione "Imprimir". Ahora deberías proporcionar la vista previa de las páginas en el orden correcto.
  • Por último, elige "Imprimir en PDF" y haz clic en "Imprimir".

De este modo, podrás utilizar la impresora PDF de Microsoft con el orden correcto de las páginas.

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Conclusión

La función Imprimir en PDF en Microsoft es una práctica función para crear rápidamente un archivo PDF imprimible desde cualquier aplicación imprimible de Microsoft. Sin embargo, sólo funciona con Windows 10 y 11, crea un archivo PDF de gran tamaño y también carece de funciones de edición y otras funciones de personalización. Por lo tanto, si estás buscando utilizar la función Imprimir en PDF en Windows u otros sistemas operativos sin perder el formato, junto con el acceso a todas las funciones de edición y personalización, entonces UPDF es la opción ideal para ti. Su interfaz intuitiva y sus numerosas funciones lo convierten en la mejor herramienta PDF para guardar, imprimir o editar PDF. Descárgalo gratis ahora y pruébalo.

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