วิธีการพิมพ์เป็น PDF ใน Microsoft Word/Excel/PPT (Windows 11 & 10 & 7)

ฟีเจอร์"พิมพ์เป็น PDF " ของ Microsoft เป็นฟีเจอร์ที่หลายคนรอคอยซึ่ง Microsoft ได้เปิดตัวพร้อมกับ Windows 10 ในที่สุด โดย Mac และ Linux ได้มอบฟีเจอร์นี้ให้กับผู้ใช้มาระยะหนึ่งแล้ว แม้ว่า Microsoft จะเข้าร่วมงานนี้ช้าไปสักหน่อย แต่ฟีเจอร์พิมพ์เป็น PDF นั้นมีให้ใช้งานในแอปพลิเคชันที่พิมพ์ได้เกือบทั้งหมดของ Microsoft เช่น Word, Excel, PowerPoint เป็นต้น ด้วยฟีเจอร์นี้ คุณสามารถสร้างเอกสาร PDF ที่พิมพ์ได้อย่างง่ายดายและทันที ดังนั้น หากคุณเพิ่งเคยได้ยินเกี่ยวกับฟีเจอร์พิมพ์เป็น PDF และต้องการเรียนรู้วิธีใช้งาน บทความนี้เหมาะสำหรับคุณ ที่นี่เราจะนำเสนอคำแนะนำทีละขั้นตอนโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีใช้ Print to PDF ใน Windows 11, 10 และ 7 นอกจากนี้ เราจะแนะนำเครื่องมือแก้ไข PDF สากลสำหรับทุกแพลตฟอร์ม ดาวน์โหลดเลยตอนนี้และรับคำแนะนำฉบับสมบูรณ์ในส่วนที่ 2

ส่วนที่ 1 ทุกสิ่งที่คุณควรทราบเกี่ยวกับการพิมพ์เป็น PDF

การพิมพ์เป็น PDF เป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์สำหรับผู้ที่ต้องการสร้างไฟล์ PDF จากแอปพลิเคชันของ Microsoft อย่างรวดเร็ว ตอนนี้เรามาทำความเข้าใจพื้นฐานทั้งหมดเกี่ยวกับฟีเจอร์การพิมพ์เป็น PDF ที่ควรรู้กัน

1.1 "พิมพ์เป็น PDF" คืออะไร? สามารถพิมพ์อะไรได้จริงหรือไม่?

ตามชื่อที่บ่งบอก Print to PDF เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณบันทึกไฟล์เป็นรูปแบบ PDF ที่สามารถพิมพ์ได้ หากคุณใช้แอปพลิเคชันที่พิมพ์ได้ของ Microsoft เช่น Word, Excel หรือ PowerPoint คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ Microsoft Print to PDF เพื่อสร้างเอกสาร PDF ของไฟล์แอปพลิเคชัน Microsoft ได้ทันที

แม้ว่าจะมีคำว่า "พิมพ์" อยู่ในชื่อ แต่ก็ไม่พิมพ์ไฟล์ทันที แต่จะบันทึกไฟล์เป็นรูปแบบ PDF แต่ให้คุณปรับแต่งไฟล์ PDF ตามความต้องการในการพิมพ์ของคุณ เช่น การวางแนว ขนาดกระดาษ ขอบ ฯลฯ ด้วยวิธีนี้ เมื่อคุณต้องการพิมพ์ไฟล์ PDF คุณสามารถพิมพ์ได้ทันทีด้วยการตั้งค่าที่ต้องการ กล่าวโดยย่อ การพิมพ์เป็น PDF ใน Windows 10 และ 11 ช่วยให้คุณบันทึกไฟล์เป็น PDF ได้อย่างง่ายดายและทันที

1.2 ความแตกต่างระหว่าง "พิมพ์เป็น PDF" และ "บันทึกเป็น PDF" คืออะไร

ผู้ใช้หลายรายสงสัยว่า Microsoft ให้ตัวเลือก " บันทึกเป็น PDF " แก่เราแล้ว การ "พิมพ์เป็น PDF" จะมีความแตกต่างอย่างไร

คุณสมบัติ "บันทึกเป็น PDF" จะบันทึกไฟล์ต้นฉบับและแปลงเป็นรูปแบบ PDF โดยไม่ต้องเปลี่ยนแปลงอะไร ในทางกลับกัน คุณสมบัติ "พิมพ์เป็น PDF" ช่วยให้คุณสร้างไฟล์ PDF ในรูปแบบกระดาษดิจิทัล โดยแสดงลักษณะที่ไฟล์จะพิมพ์ออกมา ดังนั้น จึงดึงเฉพาะข้อมูลจากไฟล์ที่พอดีกับขนาดการพิมพ์ที่ต้องการเท่านั้น

ความแตกต่างอื่นๆ ระหว่าง “พิมพ์เป็น PDF” และ “บันทึกเป็น PDF” มีดังนี้:

• เค้าโครงคงที่:  พิมพ์ลง PDF จะสร้างเค้าโครงคงที่ที่พอดีกับขนาดกระดาษโดยอัตโนมัติ ในขณะที่บันทึกเป็น PDF จะบันทึกโครงสร้างเค้าโครงเดิมของไฟล์
• ไฮเปอร์ลิงก์:  พิมพ์ลงใน PDF จะทำให้ไฮเปอร์ลิงก์ในไฟล์ไม่ทำงาน ในขณะที่บันทึกเป็น PDF จะทำให้ไฮเปอร์ลิงก์ยังคงทำงานอยู่
• บุ๊กมาร์ก:  พิมพ์ลง PDF จะลบบุ๊กมาร์กออกจากไฟล์ ในขณะที่บันทึกเป็น PDF จะเก็บบุ๊กมาร์กไว้
• พื้นหลัง:  การพิมพ์ลง PDF จะไม่บันทึกสีพื้นหลังของไฟล์เป็นสีเดียวกันเสมอไป ในขณะที่การบันทึกเป็น PDF จะคงสีพื้นหลังไว้เป็นสีเดียวกัน

โดยสรุป ฟีเจอร์ Print to PDF และ Save as PDF ต่างก็มีข้อดีและผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน หากคุณต้องการสร้างเค้าโครง PDF ที่สามารถพิมพ์ได้ Print to PDF ควรเป็นตัวเลือกของคุณ ในขณะที่หากคุณต้องการแปลงไฟล์ต้นฉบับเป็น PDF Save as PDF ควรเป็นตัวเลือกของคุณ

ส่วนที่ 2 วิธีการพิมพ์เป็น PDF ใน Microsoft แบบง่ายและทันที

Microsoft Print to PDF ดูเหมือนจะเป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ในการสร้างไฟล์ PDF ของไฟล์ใดๆ ได้ทันที ในส่วนที่ 3 เราจะแสดงขั้นตอนต่างๆ ในการใช้ Print to PDF ใน Microsoft ให้คุณดู แต่ก่อนหน้านั้น สิ่งสำคัญคือต้องกล่าวถึงข้อจำกัดของฟีเจอร์นี้ ดังต่อไปนี้:

1. สร้างไฟล์ PDF ที่มีขนาดไฟล์ใหญ่
2. เมื่อสร้าง PDF แล้ว คุณจะไม่สามารถแก้ไขได้ เว้นแต่จะใช้เครื่องมือของบริษัทอื่น
3. ทำให้ไฮเปอร์ลิงก์ไม่ทำงาน ลบบุ๊กมาร์ก และยังเปลี่ยนพื้นหลัง/เค้าโครงอีกด้วย

แล้วจะเป็นอย่างไรหากเราบอกคุณว่าคุณมีทางเลือกที่ดีกว่า Microsoft Print to PDF ซึ่งไม่เพียงแต่สร้าง PDF ได้ทันทีแต่ยังให้ตัวเลือกในการปรับแต่งอื่นๆ อีกมากมาย นั่นคือจุดที่UPDFเข้ามามีบทบาท

UPDF เป็นเครื่องมือแบบครบวงจรสำหรับการสร้าง PDF จากแอพพลิเคชั่นที่สามารถพิมพ์ได้บน Windows โดยไม่สูญเสียการจัดรูปแบบ UPDF มอบเครื่องมือ PDF ที่ทรงพลังทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อพิมพ์และแก้ไข PDF โดยไม่ยุ่งยาก นอกจากนี้ UPDF ยังมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ทำให้ทุกคนสามารถพิมพ์ PDF บน Windows ได้อย่างรวดเร็ว ดาวน์โหลดตอนนี้และลองใช้คุณสมบัติทั้งหมด

คุณสมบัติหลักของ UPDF

• มีอินเทอร์เฟซแบบคลิกเพื่อสร้างไฟล์ PDF ที่สามารถพิมพ์ได้ทันที
• ให้การตั้งค่าการพิมพ์ที่หลากหลาย
• ใช้งานได้กับแพลตฟอร์มหลักทั้งหมด รวมถึง Windows, Mac, iOS และ Android
• มีความสามารถในการแก้ไขที่อุดมไปด้วยคุณสมบัติ เช่นแก้ไขข้อความปรับเปลี่ยนรูปภาพ ฯลฯ
• ช่วยให้สามารถใส่คำอธิบายประกอบใน PDF ด้วยการไฮไลท์ โน้ตติดกระดาษ สติ๊กเกอร์ สแตมป์ ขีดเส้นใต้ ฯลฯ
• เวอร์ชันองค์กรนั้น  มีไว้สำหรับธุรกิจ

ปฏิบัติตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อใช้ UPDF ในการพิมพ์ PDF ใน Windows:

ขั้นตอนที่ 1.  เปิดไฟล์ด้วย UPDF แล้วคลิก ไฟล์ > พิมพ์

ขั้นตอนที่ 2.  ตั้งค่าคุณสมบัติการพิมพ์ เช่น ขนาดหน้ากระดาษ ทิศทางการพิมพ์ หน้าที่จะพิมพ์ ฯลฯ

ขั้นตอนที่ 3  เลือก "Microsoft Print to PDF" ในส่วนเครื่องพิมพ์ สุดท้ายให้คลิกปุ่ม "พิมพ์"

เท่านี้ก็เรียบร้อย! ด้วยกระบวนการสามขั้นตอนนี้ คุณจึงสามารถพิมพ์ไฟล์ PDF ได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าคุณจะใช้ Windows เวอร์ชันใด นอกจากนี้ เรายังเสนอส่วนลดพิเศษสำหรับ UPDFและคุณสามารถอัปเกรดได้ก่อนหมดอายุ

ส่วนที่ 3 วิธีการพิมพ์เป็น PDF ใน Microsoft (เฉพาะ Windows 10 และ 11)

แอปพลิเคชันที่พิมพ์ได้ของ Microsoft ทุกตัวช่วยให้คุณใช้คุณลักษณะ Print to PDF ได้ในแบบของตัวเอง ดังนั้น มาดูวิธีใช้ Print to PDF ในแอปพลิเคชันยอดนิยมของ Microsoft กันเลย:

3.1 พิมพ์เป็น PDF ใน Microsoft Word

เปิดไฟล์ใน Microsoft Word และทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. คลิก " File " จากมุมซ้ายบน จากนั้นคลิก " Print " หรือกดปุ่มลัด " Ctrl+P "
2. คลิกเมนูแบบดรอปดาวน์ภายใต้ส่วน " เครื่องพิมพ์ " และเลือก " Microsoft Print to PDF " นอกจากนี้ คุณยังสามารถปรับแต่งการตั้งค่าอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์ได้ เช่น การวางแนว ขนาดกระดาษ ขอบกระดาษ เป็นต้น
3. สุดท้ายให้คลิกปุ่ม " พิมพ์ "

วิธีนี้จะสร้างไฟล์ PDF จากเอกสาร Word ของคุณ

3.2 พิมพ์เป็น PDF ใน Microsoft Excel

ฟีเจอร์ "พิมพ์เป็น PDF" ใน Microsoft Excel จะคล้ายกับการใช้งานใน Microsoft Word เพียงเปิดไฟล์ใน Microsoft Excel แล้วทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

• คลิก " ไฟล์ " > " พิมพ์ " หรือ กด " Ctrl + P " สลับกัน
• คลิก " เครื่องพิมพ์ " > " Microsoft Print to PDF "
• สุดท้ายให้คลิกปุ่ม " พิมพ์ "

วิธีนี้จะสร้างไฟล์ PDF จากไฟล์ Excel ของคุณ

3.3 พิมพ์เป็น PDF ใน Microsoft PowerPoint

เช่นเดียวกับ Microsoft Word และ Excel คุณสามารถสร้าง PDF ที่พิมพ์ได้ใน PowerPoint ได้อย่างง่ายดายโดยใช้ฟีเจอร์พิมพ์เป็น PDF คุณสามารถทำตามขั้นตอนที่กล่าวถึงข้างต้นได้เนื่องจากทั้งสองขั้นตอนมีความคล้ายคลึงกัน

ส่วนที่ 4 เคล็ดลับโบนัสที่เกี่ยวข้องกับ "Microsoft Print to PDF"

4.1 จะเกิดอะไรขึ้นถ้า "Microsoft Print to PDF" หายไปจากรายการเครื่องพิมพ์

หากฟีเจอร์ "Microsoft Print to PDF" หายไปจากรายการเครื่องพิมพ์ของคุณ แสดงว่าฟีเจอร์ดังกล่าวอาจถูกปิดใช้งานอยู่ อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าฟีเจอร์นี้ใช้งานได้เฉพาะใน Windows 10 และ 11 เท่านั้น ดังนั้น หากคุณกำลังมองหา Microsoft Print to PDF ใน Windows 7 คุณจะไม่พบฟีเจอร์ดังกล่าว

สำหรับ Windows 10 และ 11 ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเปิดใช้งานคุณสมบัติ Microsoft Print to PDF:

• คลิกปุ่ม " Win + X " และเลือก " แผงควบคุม "
• คลิก " โปรแกรม " จากนั้นคลิก " เปิดหรือปิดคุณลักษณะของ Windows "
• ทำเครื่องหมายที่ช่องกาเครื่องหมายข้างๆ " Microsoft Print to PDF " จากนั้นคลิก " ตกลง "

เท่านี้ก็เรียบร้อยแล้ว ตอนนี้ตัวเลือก Microsoft Print to PDF ควรพร้อมใช้งานในรายการเครื่องพิมพ์ของคุณแล้ว

4.2 ฉันจะทำอย่างไรเมื่อเครื่องพิมพ์ Microsoft PDF พิมพ์หน้าในลำดับที่ไม่ถูกต้อง

หากเครื่องพิมพ์ Microsoft PDF พิมพ์หน้าในลำดับที่ไม่ถูกต้อง คุณสามารถทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อแก้ไขปัญหา:

• เปลี่ยนชื่อไฟล์ตามหมายเลขหน้าเช่น 1.jpg, 2.jpg เป็นต้น
• เรียงลำดับไฟล์ตามลำดับจากน้อยไปมาก โดยคลิกมุมมอง > เรียงตามชื่อ > เรียงจากน้อยไปมาก
• เลือกไฟล์ทั้งหมดโดยการกด " Ctrl + A "
• คลิกขวาที่ไฟล์แรกและเลือก " พิมพ์ " ตอนนี้ควรแสดงตัวอย่างหน้าต่างๆ ในลำดับที่ถูกต้อง
• สุดท้ายให้เลือก " พิมพ์เป็น PDF " และคลิก " พิมพ์ "

ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถใช้เครื่องพิมพ์ Microsoft PDF โดยจัดลำดับหน้าให้ถูกต้องได้

บทสรุป

คุณสมบัติ Microsoft Print to PDF เป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์ในการสร้างไฟล์ PDF ที่พิมพ์ได้อย่างรวดเร็วจากแอปพลิเคชันที่พิมพ์ได้ของ Microsoft อย่างไรก็ตาม คุณสมบัตินี้ใช้งานได้กับ Windows 10 และ 11 เท่านั้น สร้างไฟล์ PDF ขนาดใหญ่ และไม่มีคุณสมบัติการแก้ไขและการปรับแต่งอื่นๆ ดังนั้น หากคุณต้องการใช้คุณสมบัติ Print to PDF บน Windows หรือระบบปฏิบัติการอื่นๆ โดยไม่สูญเสียการจัดรูปแบบ รวมถึงการเข้าถึงคุณสมบัติการแก้ไขและการปรับแต่งทั้งหมดUPDFเป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับคุณ อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและคุณสมบัติที่อุดมด้วยคุณสมบัติทำให้เป็นเครื่องมือ PDF ที่ดีที่สุดในการบันทึก พิมพ์ หรือแก้ไข PDF ดาวน์โหลดได้ฟรีตอนนี้และลองใช้ดู