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Cómo rellenar el formulario W-2 para un empleado

El formulario W-2 es un impreso fiscal obligatorio que los empresarios deben facilitar a sus empleados a más tardar el 31 de enero del año siguiente. Aunque el W-2 es un formulario sencillo y requiere introducir la información existente en los registros de personal y en las nóminas, muchos empresarios tienen dificultades para rellenarlo. Por ello, hemos elaborado para ti una guía completa en la que te explicaremos todos los pasos que debes seguir para cumplimentar una carta W-2 para un empleado. ¡Vamos al grano!

Cómo rellenar el formulario W-2 para todos los empleados rápidamente

Rellenar el ejemplo de W-2 es sencillo y requiere volver a introducir los datos de personal y nómina. Dado que es el empresario quien debe rellenar el formulario W-2, el proceso puede resultar abrumador si hay docenas de empleados. Para ello, se necesita un software potente que facilite y agilice la cumplimentación de los formularios W-2. Aquí es donde UPDF viene al rescate.

UPDF es una potente herramienta de edición de PDF que proporciona una interfaz rápida y fácil de usar para rellenar formularios W-2 con facilidad. Puede acceder de forma inteligente a las áreas de entrada del formulario W-2 y permitirte simplemente escribir la información en lugar de perder tiempo introduciendo los detalles manualmente.

Cumplimenta el formulario W-2 con los siguientes pasos fáciles con UPDF:

  • Descarga e inicia UPDF en tu sistema.

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  • Abre el archivo del formulario W-2 del IRS con UPDF.
  • Haz clic en Preparar formulario y, a continuación, en "Reconocimiento de campos de formulario" en el icono "Configuración" de la barra superior. Esto permitirá que la herramienta reconozca las entradas rellenables. Después, vuelve al modo "Lector".
w-2 form field recognition with updf on windows
  • Haz clic en las entradas del formulario una a una y rellena los datos. Una vez hecho, puedes compartirlo o imprimirlo al instante.
fill out w-2 form updf

En resumen, UPDF ahorra mucho tiempo y esfuerzo a la hora de rellenar el formulario W-2. Además de eso, también ofrece otras funciones relacionadas con PDF para ayudar en casi todas las actividades de PDF, como editar texto/imágenes, anotar, convertir, comprimir, fusionar, organizar y muchas más.

Es una herramienta de edición de PDF todo en uno que necesitas para rellenar fácilmente los formularios W-2 y obtener asistencia en otros asuntos también. ¡Descarga UPDF ya para rellenar el formulario W-2!

Cómo rellenar el formulario W-2: Paso a paso

W-2 es un formulario de una página que se divide en múltiples secciones rellenables en diferentes casillas con etiquetado de campos con letras y numéricos. Por lo tanto, vamos a explicar cómo rellenar un ejemplo de W-2 para un empleado separando los campos numéricos y de letras para una fácil comprensión.

fill out w-2 form

Antes de adentrarnos en los pasos detallados para rellenar un formulario W-2 para un empleado, me gustaría presentarte un editor de PDF ideal que puedes mejorar significativamente la eficiencia de este proceso: UPDF. Es un completo editor de PDF que reconoce automáticamente los campos rellenables de los formularios, facilitando tu cumplimentación. Además, ofrece una forma rápida de rellenar formularios al permitir copiar y pegar información en los campos de formulario. Comencemos descargando UPDF y sigamos con los pasos para rellenar el formulario W-2 que se indican a continuación. O bien, puedes obtener más información al respecto en la siguiente parte.

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1.Campos con letras (a-f)

Hay un total de seis campos con letras en el formulario W-2, situados principalmente en la parte izquierda del mismo. El propósito de estos campos es proporcionar información de identificación sobre el empleado y el empleador. Repasemos uno por uno cada uno de los campos:

fill out w-2 form letter fileds

Campo a: Número de Seguridad Social del empleado

Este campo requiere que introduzcas el número de seguridad social de 9 dígitos del empleado para el que estás creando el formulario W-2.

Campo b: Número de identificación patronal (NIP)

Este campo requiere introducir el Número de Identificación Patronal (NIP) único de 9 dígitos proporcionado por el IRS.

Campo c: Nombre, dirección y código postal del empleador

Introduce en este campo tu nombre completo, dirección profesional completa y código postal.

Campo d: Número de control

Este campo es opcional. Aquí, tienes que añadir el número W-2 único del empleado según el registro de tu empresa que has generado tu software de nóminas.

Campos e y f: Nombre, dirección y código postal del empleado

Este campo requiere introducir el nombre completo, la dirección y el código postal del empleado.

2.Campos numéricos (1-20)

Después de rellenar los campos con letras, debes empezar a rellenar los 20 campos numéricos. Estos campos se encuentran en la parte derecha del formulario W-2 y continúan hasta la parte inferior. Estos campos proporcionan información sobre impuestos salariales (columnas del lado derecho) e información sobre impuestos estatales/locales (columnas inferiores). Repasemos uno por uno cada uno de los campos:

fill out w-2 form numerical fields

Campo 1: Salarios, propinas y otras retribuciones

En este campo debes introducir todos los ingresos imponibles del empleado, incluidas las propinas, primas u otras compensaciones.

Campo 2: Impuesto federal sobre la renta retenido

Este campo se refiere al impuesto federal sobre la renta que has retenido del salario del empleado en cuestión y remitido al IRS. Depende principalmente del recuento de las retenciones designadas en el formulario W-4.

Campo 3: Salarios de la Seguridad Social

Este campo requiere el salario total del empleado sujeto al impuesto de la Seguridad Social. La cifra no debe ser superior a 160.200 dólares, ya que este es el límite de imposición de la Seguridad Social en 2023.

Campo 4: Impuesto de la Seguridad Social retenido

En este campo debes introducir el importe que has retenido del salario/tasas de la Seguridad Social del empleado. La parte correspondiente a la Seguridad Social de un empleado es el 6,2% de tu salario. Sin embargo, no debe ser superior a 9.932$ para 2023.

Campo 5: Salarios y propinas de Medicare

Introduce los ingresos totales del empleado procedentes de salarios y propinas de Medicare. Es igual que los salarios de la Seguridad Social (campo 3) pero no tiene límite de 160.200$.

Campo 6: Impuesto de Medicare retenido

En este campo debes introducir el importe que has retenido al empleado en concepto de Medicare. La cuota de Medicare de los empleados es del 1,45% de tu salario.

Campo 7: Consejos sobre Seguridad Social

Introduce las propinas que el empleado ha ganado y declarado. Asegúrate de que el Campo 7 + Campo 3 = Campo 1.

Campo 8: Propinas asignadas

Utilizarás este campo si diriges una gran empresa de alimentación o bebidas. Si las propinas declaradas por el empleado son inferiores al porcentaje aprobado por el IRS, se te permite compensar a los empleados mediante propinas asignadas. Sin embargo, estas propinas no forman parte de la base imponible, por lo que no tienes que mencionarlas en los campos 1, 3, 5 o 7.

Campo 9: Pago anticipado del EIC

Esta casilla permanece siempre en blanco.

Campo 10: Prestaciones por familiares a cargo

Este campo te permite introducir el importe que has compensado al empleado por los gastos del cuidado de la persona dependiente.

Campo 11: Planes no cualificados

Introduce cualquier cantidad que hayas dado a los empleados de un plan de compensación diferida no cualificado o de un plan de pensiones de la Sección 457 no gubernamental. Asegúrate de que este importe está incluido en el campo 1.

Campo 12: Compensación diferida

El IRS reconoce muchos tipos diferentes de compensación diferida, que pueden reducir la base imponible del empleado. Cada compensación diferida tiene su propio código fiscal. Por lo tanto, puedes utilizar este campo para informar de la compensación diferida con códigos correspondientes. Por ejemplo, si el empleado es elegido para un plan de jubilación de 1.000$, la entrada será "D | 1.000,00". Puedes añadir hasta 4 códigos en un formulario W-2.

Campo 13: Casillas para Empleados Estatutarios, Plan de Jubilación y Pago por Enfermedad a Terceros

Este campo requiere que marques las tres casillas de verificación según tu escenario:

  • Empleado estatutario: Representa a un empleado que trabaja con tu empresa pero no recibe una compensación como pago regular (más bien es un empleado 100% a comisión).
  • Plan de jubilación: Si el empleado tiene acceso al 403b o 401k en el trabajo, debes marcar esta casilla.
  • Indemnización por enfermedad de terceros: Si el empleado ha recibido alguna compensación del exterior, como una compañía de seguros, marca esta casilla.

Campo 14: Otros

Este campo te permite introducir cualquier otra retribución que hayas proporcionado al empleado y que no esté incluida en ninguna otra casilla del formulario W-2.

Campo 15: Número de identificación del Estado

El número de identificación estatal es similar al NIP, y sirve principalmente para reconocer tu empresa a efectos fiscales. Solo es válido para un Estado concreto.

Campo 16: Salarios estatales, propinas, etc.

Introduce los ingresos de los empleados que tributan a nivel estatal.

Campo 17: Impuesto estatal sobre la renta

En este campo debes introducir el importe del impuesto estatal sobre la renta que has retenido a lo largo del año de los cheques del empleado.

Campo 18: Salarios locales, propinas, etc.

Indica las rentas del asalariado sujetas a impuestos en tu localidad.

Campo 19: Impuesto local sobre la renta

Este campo se utiliza si las localidades en las que desarrollas tu actividad exigen a los empleados el pago del impuesto local sobre la renta.

Campo 20: Nombre de la localidad

Introduce una breve descripción del pueblo o ciudad del que se retiene el impuesto.

Ya está. Así es cómo rellenar la carta W-2 para un empleado. Todo lo que necesitas es acceso a la información personal y los datos de nómina para rellenar todas las entradas en el formulario.

Conclusión

En esta guía se ha explicado detalladamente cómo rellenar paso a paso el formulario W-2 para empleados. Se recomienda empezar rellenando los campos con letras (a-f) y luego dirigirse a los campos numéricos. Además, puedes agilizar el proceso con UPDF, que proporciona una forma rápida y sin problemas de rellenar las entradas e imprimirlas sobre la marcha.

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