Cómo insertar un documento de Word en Excel [Las 5 mejores maneras]

A veces necesitas incrustar contenido en un documento de Excel desde otros formatos de archivo. Supongamos que necesitas llevar tu contenido de Word a un archivo de Excel; puedes aprender a insertar un documento de Word en Excel. Hay múltiples maneras de hacerlo, y cada método es eficiente a su manera.

Ya sea que necesites insertar texto, tablas, diagramas o imágenes de Word, este artículo cubre todos los métodos eficientes que puedes probar. Así que, haz que tus archivos de Excel presenten todo perfectamente al insertar contenido de Word con cualquiera de los métodos discutidos a continuación.

Parte 1. ¿Cómo incrustar Word en Excel?

Una de las mejores características de las herramientas de Microsoft Office es la posibilidad de incrustar un documento dentro de otro. De esta manera, cuando compartes el archivo con alguien, no tiene que acceder al archivo original para ver su contenido. El proceso de incrustación crea una instancia de un archivo dentro de otro, que se puede visualizar dentro de ese segundo archivo.

Además, mantiene la integridad de los datos en el archivo original de Word incluso si los datos se actualizan en el archivo de Excel, lo que lo hace excepcionalmente útil y seguro para fines corporativos. Aquí hay diferentes formas en las que puedes incrustar archivos de Word en un archivo de Excel.

1. A través de Pegar Especial

Pegar Especial es una función disponible en MS Excel que te permite pegar elementos en una hoja de cálculo manteniendo su formato. Puedes usarlo para incrustar el texto de Word en el archivo de Excel siguiendo los pasos a continuación:

1. Después de copiar el texto de Word usando Control + C, ve a Excel y selecciona la pestaña de Inicio. Desde la opción del portapapeles/pegar, selecciona pegar especial. Allí debes seleccionar la opción de texto formateado, y tu texto de Word se incrustará en Excel tal como está.

2. A través de Insertar Objeto

Otro método que puedes utilizar aquí es insertando un objeto. Este método incrusta el documento de Word en tu hoja de cálculo de Excel, por lo que no tienes que copiar ni pegar nada. Recuerda que incrustar demasiados archivos en uno solo aumentará su tamaño, y abrir archivos se volverá más lento. Sin embargo, aquí te mostramos cómo puedes incrustar Word en Excel usando Objeto después de haber creado y guardado el archivo de Word:

• Abre la hoja de cálculo de Excel y ve a la pestaña de insertar; ahora dirígete al grupo de Texto y haz clic en Objeto. Allí debes seleccionar "Crear desde archivo".

• Luego, utilizando la opción de buscar, puedes seleccionar ese archivo de Word desde tu PC, marcar o desmarcar la opción "Mostrar como icono" y proceder a presionar OK.

Ahora el archivo de Word está incrustado, y puedes arrastrarlo a cualquier ubicación dentro de la hoja de cálculo.

3. A través de Insertar Enlace

El siguiente método que puedes probar es usar MS Word para crear tu documento de texto y editarlo como desees. Con la ayuda de UPDF, puedes incrustarlo en Excel insertando su enlace. El proceso es muy simple, y la mejor parte es que mantiene la integridad de tus datos ya que lo conviertes en PDF. Además, tu documento original de Word permanece guardado en tu dispositivo para futuras revisiones o usos. ¿Por qué no descargar UPDF y probarlo?

Podrías pensar que puedes hacerlo sin UPDF, pero el proceso y la experiencia son diferentes. UPDF asegura que proporciona una experiencia de compartición e incrustación instantánea sin problemas de permisos del lado de la otra persona. Viene con varios otros beneficios:

• La otra persona puede abrir este archivo en cualquier lugar si le das el hipervínculo.
• Si necesitas editar algo sin cambiar su formato, UPDF puede ayudarte con eso.
• Usar PDF dentro de Excel significa que nadie puede cambiar la información.
• Usar PDF dentro de Excel significa que tus datos se presentan tal como son, en lugar de tener nuevos problemas de formato y colocación.

Así que, si también quieres disfrutar de todos estos beneficios, puedes seguir los pasos a continuación:

• Crea tu documento de Word y edita tu texto con todos tus requisitos de formato. Al guardar ese documento, utiliza la opción "Guardar como PDF".
• Lanza UPDF haciendo clic en el ícono de UPDF en tu computadora, haz clic en el botón “Abrir archivo” para subir el archivo PDF, luego selecciona “Compartir este archivo con otros” en el menú del lado derecho. Ahora haz clic en el botón "Crear". La herramienta tomará unos segundos para generar un enlace para compartir. Ahora cópialo seleccionándolo y presionando Control + C, y habrás terminado con UPDF.

• Abre el documento de Excel y selecciona la celda donde deseas incrustar ese archivo de Word. Ve a la pestaña de insertar, selecciona "Enlace" y pega el enlace que copiaste en la dirección. Presiona OK, y habrás terminado con el proceso.

Descarga e instala UPDF ahora para disfrutar de esta función sin interrupciones. Y si deseas usarlo sin limitaciones, actualízalo con este descuento exclusivo.

Parte 2. ¿Cómo convertir una tabla de Word en Excel?

A veces no solo tienes datos de texto en tu documento de Word, sino que también hay una tabla que debes incrustar en archivos de Excel. Para tales requerimientos, puedes usar el método de conversión. En este método de conversión, la tabla se pega en las hojas de cálculo de Excel manteniendo su integridad, por lo que nunca enfrentas pérdida de datos o problemas de formato. A continuación se presentan las guías paso a paso sobre cómo convertir tablas de documentos de Word en datos de hojas de cálculo de Excel utilizando estos 2 métodos.

1. A través de Copiar y Pegar

El método más simple para convertir una tabla de Word en un archivo de Excel es copiar y pegar. Simplemente copias la tabla de un archivo y la pegas en otro, y listo. Sin embargo, este proceso también tiene algunas limitaciones. Antes de discutir sus limitaciones, veamos primero los pasos:

• Ve al documento de MS Word y crea tu tabla. Puedes llenarla con los datos que desees. Dado que estás usando Word, también puedes utilizar las opciones de formato de texto, y tu tabla se verá muy atractiva. Después de crear la tabla, selecciónala y copia usando la opción de clic derecho o presionando Control + C.
• Ahora abre la hoja de cálculo de Excel y haz clic en la celda que deseas que sea la celda superior izquierda de esta tabla. Presiona Control + V o usa el método de clic derecho para pegar tu tabla. Excel pegará instantáneamente toda la tabla manteniendo sus datos.

Aunque este proceso parece muy fácil, algunas limitaciones son:

• No es la solución más efectiva para tablas grandes.
• Si tienes múltiples tablas, el proceso no será eficiente.
• Pierdes el formato de Word al pegar en Excel, y solo se pega como texto normal.
• Puedes usar el formato de Word, pero es un proceso tedioso si tienes múltiples tablas.
• Los datos de la tabla se trasladan a la hoja de cálculo, pero los tamaños de fila y columna no se ajustan adecuadamente, por lo que no es estéticamente agradable. Puedes editar la tabla después.

2. A través de Convertidor PDF

Si tienes una tabla de Word que deseas convertir en Excel, entonces no hay necesidad de crear la tabla en Excel nuevamente de forma manual. En su lugar, puedes usar el convertidor PDF de UPDF para una experiencia fácil. Es una herramienta inteligente que puede convertir diferentes formatos de archivo hacia y desde archivos PDF. Así que, cuando lo usas para convertir un PDF con una tabla, automáticamente convierte la tabla en Excel para ti. Además, usarlo es muy simple con los pasos a continuación:

• Crea la tabla en un documento de Word, y cuando quieras guardarla, guárdala como un documento PDF. Puedes usar la opción Guardar como y seleccionar PDF de la lista desplegable. De lo contrario, usa Online MS Word para una experiencia más fácil.
• Ahora ve a UPDF y abre ese archivo buscando o arrastrándolo a UPDF. Al abrirse, necesitas seleccionar la opción Exportar PDF del menú del lado derecho y seleccionar EXCEL dentro de ella.

• Confirma los detalles del archivo de salida y haz clic en "Exportar". Ahora generará tu archivo de Excel en unos pocos segundos.
• Ahora localiza y abre el nuevo archivo de Excel creado con MS Excel, y verás cómo UPDF ha convertido perfectamente todos los valores de la tabla en este formato de hoja de cálculo.

En este ejemplo, solo mostramos una pequeña tabla, pero este procedimiento funcionará a la perfección con tablas de cualquier tamaño, y también funciona si tu documento tiene múltiples tablas con varias columnas y filas. Este método para convertir una tabla de Word en un archivo de Excel funcionará manteniendo la integridad de tus datos.

Palabras Finales

Esperamos que hayas aprendido a insertar un documento de Word en hojas de cálculo de Excel. Con los métodos anteriores, tu vida se volverá más fácil, y tus hojas de cálculo se verán atractivas con texto perfectamente formateado.

Si alguna vez te encuentras en una situación donde un archivo PDF interfiere con documentos de Word y Excel, la mejor solución para ti será usar UPDF. No solo te permite convertir archivos de PDF a otros formatos fácilmente, sino que también puedes editarlos como PDFs. Todo esto es extremadamente fácil; por lo tanto, UPDF mejora tu productividad. Descárgalo ahora y aumenta tu eficiencia.