¿Cómo comparar dos archivos de Excel?

Microsoft Excel es una de las mejores herramientas de hoja de cálculo, y como permite tener varias hojas en un mismo documento, las cosas pueden mejorar aún más. Sin embargo, a veces es necesario comparar dos listas en Excel en busca de valores diferentes o duplicados en los datos, y dependiendo del tamaño de los datos, eso puede llevar mucho tiempo si no conoces el proceso correcto. Aprende a cómo comparar dos archivos de Excel para ahorrar tiempo y esfuerzo.

Vamos a detallar las 5 formas más sencillas de comparar dos tablas en Excel. La mejor parte sobre el uso de estos métodos es que te ahorran tiempo. Todos los métodos son estudiados por UPDF. Puede descargarlo para disfrutar el mejor PDF Editor y Convertidor.

Parte 1. ¿Cómo comparar dos archivos de Excel para Diferencias y Duplicados con Organizar todo?

El primer método que compartiremos aquí es la función Organizar todo de Microsoft Excel. Este método es considerablemente más fácil que otros métodos, y la configuración toma menos tiempo y pasos. Por lo tanto, aquí están todos los pasos a seguir para utilizar el método Organizar todo:

• Abre el archivo y las listas de Excel que deseas comparar y abre la pestaña Ver. Entonces, haz clic en el botón "Ver en paralelo". Recuerda que este botón solo está disponible si hay varias tablas Excel abiertas.

• Las tablas de Excel aparecerán, por defecto, en orientación horizontal. Por lo tanto, debes hacer clic en el botón Organizar todo y seleccionar Vertical.

• Para facilitar la comparación, lo último que debes hacer es activar el desplazamiento sincrónico en la sección de vista. Con esta opción activada, ambas tablas se desplazarán juntas.

Este método es eficaz tanto al comparar dos listas de Excel como dentro del mismo documento. Además, utiliza este método cuando trabajes con un conjunto de datos pequeño, ya que es posible que se produzcan errores humanos. Sin embargo, este método seguirá aumentando tu eficacia al ahorrar tiempo.

Parte 2. ¿Cómo comparar dos archivos de Excel para Diferencias y Duplicados con Nueva ventana?

Otro método para saber cómo comparar dos archivos de Excel es el método de Nueva ventana. Es especialmente beneficioso cuando tienes un libro y diferentes tablas en ellos. Alternativamente, puedes seleccionar diferentes libros Excel y compararlos para comprobar si hay diferencias o duplicados.

Solo es posible gracias a la función Nueva ventana de Excel, y el método es sencillo y similar al anterior. Tomemos el ejemplo de un libro con 2 listas en el que se comparará con los siguientes pasos:

• Después de abrir el libro que contiene las tablas, abre la pestaña Vista y, dentro de ella, pulsa el botón Nueva Ventana. Se abrirá otra ventana para la misma tabla de Excel.

• Si la orientación de estas ventanas es horizontal, pero deseas comparar los datos en columnas, puedes hacer clic en el botón Organizar todo para seleccionar la orientación vertical.

• Además, si comparas tablas con columnas de datos largas, activa la opción de desplazamiento sincrónico en la pestaña de vista. Esto hace que ambas tablas se desplacen juntas, asegurando que las filas permanezcan iguales al comparar.

Este método es mejor para conjuntos de datos pequeños, ya que los datos se comparan manualmente. Hay muchas posibilidades de que se produzcan errores humanos al comparar dos tablas en Excel. Además, funciona excepcionalmente bien cuando tienes un libro de trabajo con dos tablas.

Parte 3. ¿Cómo comparar dos archivos de Excel y resaltar las diferencias?

Algo común a los dos métodos anteriores es que se comparan los datos manualmente. Eso solo es posible si tienes un pequeño número de filas en cada columna. Si tienes columnas más largas, puedes encontrarte con varios errores en ese método, por lo que es importante elegir una forma inteligente. Así que, en lugar de hacer las cosas manualmente, utiliza herramientas inteligentes de Excel para comparar dos tablas en Excel.

Lo mejor es que resalta las diferencias. Sin embargo, es esencial tener las tablas en un solo libro, ya que con este método no puedes comparar dos listas en Excel. Si tienes tablas en varios libros, puedes copiarlas en uno solo.

Para entender mejor los pasos, tomaremos el ejemplo de 2 conjuntos de datos, uno con las nuevas puntuaciones de los estudiantes y el otro con las antiguas. Utiliza la función Formato condicional, y aquí están los pasos para implementar este método:

• Selecciona los datos en la hoja "Nueva" y abre la pestaña de inicio, después haz clic en formato condicional y, a continuación, en nuevas reglas.

• En la sección de reglas, elecciona la última opción que utiliza una fórmula para determinar las celdas a formatear e introducir la fórmula "=B2<>¡Antigua!B2". Actualiza la fórmula según tu columna y el nombre de la tabla.

Después de introducir la fórmula, pulsa el botón de formato. Por último, elige un color en la pestaña Relleno de la ventana emergente y pulsa Aceptar. Ahora verás que los distintos valores se resaltan al instante.

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Parte 4. ¿Cómo comparar 2 columnas en excel para encontrar y resaltar diferencias?

Utiliza una solución aún más inteligente si el método anterior te resulta difícil. Esa solución consiste en utilizar una herramienta online conocida como Google Sheets. Se trata de una herramienta que te permite importar archivos xlsx en ella. Dado que ambos siguen la interfaz de tabla, muestra de forma similar tu libro Excel.

Sin embargo, funciona con la misma técnica de formato condicional, pero la experiencia es diferente. La comparación aquí se hace en una fase, mientras que el resaltado se hace en otra. Digamos que has subido tu libro de Excel con 2 tablas a Google Sheets y lo has abierto; ahora puedes seguir los siguientes pasos para encontrar diferencias:

• Haz clic en cualquier celda vacía y escribe un signo igual. A continuación, haz clic en la celda de la primera tabla que quieras comparar. De nuevo, escribe el signo igual, ve a la segunda tabla de este documento y haz clic en la celda de datos de la primera fila. Pulsa intro y verás que aparece verdadero/falso.

• Ahora copia y rellena esa fórmula arrastrando hacia abajo la esquina derecha de esa celda. Verás que aparece verdadero/falso en cada celda. Un verdadero representa valores iguales en las celdas seleccionadas, mientras que un falso indica valores diferentes.

• Selecciona la columna cuyos datos desea comparar. En el menú superior, haz clic en Formato y selecciona Formato condicional. En la opción "formatear celdas si", selecciona la fórmula condicional. En la barra de fórmulas, introduce "=C3=F".  C3 es la columna que representa Verdadero/Falso, y si utilizas alguna otra columna para ello, sustituye C por esa y 3 por la primera entrada de esa columna. Por último, tienes que elegir un color y hacer clic en Listo.

Ahora verás que todos los diferentes valores se resaltan al instante.

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Parte 5. ¿Cómo comparar dos archivos de Excel para Coincidencias y Resaltarlas?

Anteriormente hemos discutido formas de encontrar los diferentes datos para resaltarlos. Vamos a compartir cómo puedes encontrar los datos coincidentes o duplicados entre hojas y resaltarlos. El proceso es muy sencillo ya que también utilizas el formato condicional. Lo único que cambiaremos aquí es la fórmula. Todos los pasos y procesos también serán los mismos.

Sin embargo, para que este método funcione, es esencial tener ambas tabla en un mismo libro de Excel, ya que el formato condicional no funciona si los datos están presentes en 2 libros. Una solución para ello es copiar los datos en una nueva hoja del libro que se esté utilizando. Tomaremos el mismo ejemplo de hojas nuevas y viejas que contienen las puntuaciones de los alumnos. Por lo tanto, encuentra los datos coincidentes y resáltalos siguiendo los siguientes pasos:

• Selecciona los datos en la hoja "Nueva" arrastrando el ratón sobre ellos. Haz clic en la pestaña de inicio, formato condicional y luego en nuevas reglas.

• En esta pantalla, selecciona la opción de utilizar la fórmula para determinar el formato de las celdas. Escribe la fórmula "=B2=¡old!B2". Actualiza la fórmula de acuerdo con su columna y el nombre de la tabla.

Cuando termines el proceso, verás los valores coincidentes resaltados.

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Parte 6. Consejo extra: Convertir de PDF a Excel mejor

Supongamos que alguien te envía una tabla para comparar unos datos, pero esa tabla está guardada en formato PDF. Necesitas esa en formato xlsx para utilizar las mejores funciones para comparar dos listas en Excel con UPDF. Es tu mejor conversor PDF a Excel ya que proporciona una experiencia instantánea.

Lo mejor es que puedes editar esa tanla como PDF, compartirla, dividirla en diferentes archivos y utilizar muchas otras funciones como:

• Convertir PDF rápidamente: Convertir PDF a cualquier formato.
• Proteger con contraseña tablas PDF, etc.
• Almacenar en la nube con UPDF Cloud
• Añadir comentarios a PDF
• Organizar PDF sustituyendo, eliminando, reordenando, etc.
• OCR PDF

Con todas estas ventajas y muchas otras, UPDF es tu mejor opción para convertir PDF a Excel.

Conclusión

Perderás mucho tiempo y esfuerzo si no sabes cómo comparar dos archivos de Excel de forma inteligente y hacerlo manualmente. Con suerte, has aprendido las maneras más eficaces.

A veces recibes datos de Excel en forma de PDF. Ese archivo PDF contiene todas tablas, y comparar dos listas en Excel se vuelve significativamente difícil. Ya no, utiliza UPDF para la conversión. Convierte instantáneamente tus archivos manteniendo la integridad de los datos.