ไม่ว่าคุณจะทำงานในอุตสาหกรรมใด คุณจะต้องจัดการกับเอกสาร Word จำนวนมาก แบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้เป็นอุปสรรคอย่างหนึ่งที่คุณอาจต้องเผชิญระหว่างทำงาน แบบฟอร์มเหล่านี้ใช้สำหรับโต้ตอบกับผู้ใช้โดยกรอกข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ การสร้างแบบฟอร์มโดยใช้โปรแกรมประมวลผลคำจะทำให้การทำงานง่ายขึ้น
แต่จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณไม่รู้วิธีสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word ? มันคงน่าเขินใช่ไหม? หลังจากอ่านบทความนี้แล้ว คุณจะสามารถสร้างแบบฟอร์มใน Word ได้โดยไม่ต้องให้ใครช่วย ในตอนท้ายบทความนี้ เราจะแนะนำข้อเสียของการใช้ Word ในการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ รวมถึงวิธีแก้ปัญหาที่ดีกว่าด้วย
ส่วนที่ 1. วิธีการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word?
การสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน MS Word นั้นง่ายมาก หากคุณปฏิบัติตามคำแนะนำอย่างระมัดระวัง ก่อนที่จะเริ่มต้น คุณต้องทราบข้อกำหนดเบื้องต้นที่จะช่วยให้สร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ :
- ตาราง : ตารางมีความจำเป็นในการรักษาการจัดตำแหน่งและขอบเขตของแบบฟอร์มให้ถูกต้อง
- เทมเพลต : แบบฟอร์มใช้สำหรับบันทึกเป็นเทมเพลตเพื่อให้คุณสามารถใช้และปรับแต่งได้ในอนาคต
- การควบคุมเนื้อหา : การควบคุมเนื้อหาเป็นพื้นที่ที่ผู้ใช้โต้ตอบขณะกรอกแบบฟอร์ม
- การป้องกัน : ผู้ใช้ไม่สามารถทำอะไรได้เลยนอกจากการเขียน/เติมข้อมูล พวกเขาจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงเนื้อหาได้
ก่อนที่จะสร้างแบบฟอร์ม คุณต้องเพิ่มตัวเลือก "นักพัฒนา" เพื่อเข้าถึงคุณสมบัติขั้นสูงในเมนูแถบเครื่องมือ โดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ ดังต่อไปนี้:
ขั้นตอนในการแสดงตัวเลือกนักพัฒนาบน Windows:
ขั้นตอนที่ 1คลิกที่ "แท็บไฟล์" และเลือก "ตัวเลือก" จากแถบเครื่องมือนำทาง
![วิธีการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word](/wp-content/uploads/2022/11/create-a-fillable-form-in-word-01.webp)
ขั้นตอนที่ 2.หลังจากคลิกเมนู "Option" แล้ว หน้าต่าง "Word Option" จะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 3เลือกตัวเลือก "ปรับแต่ง Ribbon" จากเมนูการนำทางด้านซ้าย จากนั้นทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก "นักพัฒนา" จาก "แท็บหลัก" และคลิก "ตกลง" ตอนนี้ตัวเลือก "นักพัฒนา" จะปรากฏบนเมนูแถบเครื่องมือ (Ribbon)
![วิธีการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word](/wp-content/uploads/2022/11/create-a-fillable-form-in-word-02.webp)
ขั้นตอนในการแสดงตัวเลือกนักพัฒนาบน Mac:
ขั้นตอนที่ 1คลิกที่ "Word" จากแถบเครื่องมือด้านบน และเลือก "Preferences"
![วิธีการสร้างไฟล์ PDF ที่สามารถกรอกได้ใน Word](/wp-content/uploads/2022/11/create-a-fillable-form-in-word-03.webp)
ขั้นตอนที่ 2หน้าต่าง "Word Preferences" จะเปิดขึ้น คลิกที่ "Ribbon & Toolbar"
![วิธีการสร้างเอกสาร Word ให้สามารถกรอกได้](/wp-content/uploads/2022/11/create-a-fillable-form-in-word-04.webp)
ขั้นตอนที่ 3ตอนนี้ให้เลือกตัวเลือก “นักพัฒนา” ทางด้านขวาของหน้าต่างแล้วคลิก “บันทึก”
![วิธีการสร้าง PDF ที่สามารถกรอกได้ใน Word](/wp-content/uploads/2022/11/create-a-fillable-form-in-word-05.webp)
เท่านี้คุณก็ผ่านด่านแรกไปได้ ตอนนี้ถึงเวลาสร้างแบบฟอร์มใน Word แล้ว
ขั้นตอนการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word
ขั้นตอนที่ 1. ไปที่ "โหมดการออกแบบ" ในแท็บนักพัฒนา
หลังจากเปิดใช้งานแท็บ "นักพัฒนา" แล้ว คุณสามารถเริ่มต้นเพิ่มเนื้อหา (ฟิลด์) ลงในเอกสารของคุณได้ด้วยความช่วยเหลือของการควบคุมเนื้อหา
- คลิกบนพื้นที่ที่คุณต้องการเพิ่มฟิลด์ฟอร์ม จากนั้นคลิกบนแท็บ "นักพัฒนา" ในตัวเลือก "นักพัฒนา" คุณจะเห็นกลุ่มการควบคุมเนื้อหาที่แตกต่างกัน คุณสามารถเพิ่มกลุ่มใดก็ได้ตามความต้องการของคุณ
- ตอนนี้ ให้คลิกที่ "โหมดการออกแบบ" จากตัวควบคุมเนื้อหา ในโหมดการออกแบบ ตัวควบคุมที่แทรกเข้ามาจะไม่ทำงาน เว้นแต่คุณจะออกจากโหมดนั้น
![วิธีการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word](/wp-content/uploads/2022/11/create-a-fillable-form-in-word-06.webp)
ขั้นตอนที่ 2. ออกแบบแบบฟอร์มของคุณด้วยปุ่มควบคุมเนื้อหา
ตอนนี้ เลือกประเภทของการควบคุมเฉพาะจาก "การควบคุมเนื้อหา" ที่คุณต้องการแทรกในแบบฟอร์มของคุณ การควบคุมดังกล่าวจะถูกเพิ่มลงในฟิลด์ของคุณโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ คุณยังสามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏได้โดยตั้งค่ารายการใน "ตัวเลือกการควบคุม"
![วิธีการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word](/wp-content/uploads/2022/11/create-a-fillable-form-in-word-07.webp)
เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้เลือกโหมดการออกแบบอีกครั้งเพื่อยุติการทำงาน หลังจากออกจากโหมดการออกแบบแล้ว คุณสามารถใช้ตัวควบคุมที่คุณเพิ่มเข้าไปได้
ขั้นตอนที่ 3. ทำให้แบบฟอร์มสามารถกรอกได้ใน Word
แบบฟอร์มของคุณต้องมีการตกแต่งเพิ่มเติมก่อนจะแจกจ่ายให้ผู้อื่น คุณต้องกำหนดข้อจำกัดบางประการในแบบฟอร์มเพื่อไม่ให้ใครสามารถเปลี่ยนแปลงหรือลบเนื้อหาได้ขณะกรอก
- ในแท็บนักพัฒนา คลิกที่ตัวเลือก "จำกัดการแก้ไข" แผงจำกัดการแก้ไขจะปรากฏที่ด้านขวาของหน้าต่าง
- ทำเครื่องหมายที่ "อนุญาตให้แก้ไขเอกสารประเภทนี้เท่านั้น" ในลูกศรรายการ ให้เลือก "การกรอกแบบฟอร์ม" เมื่อเปิดใช้งานการตั้งค่าเหล่านี้แล้ว ใครๆ ก็สามารถกรอกข้อมูลในช่องได้ แต่จะไม่สามารถแก้ไขแบบฟอร์มได้
- สุดท้าย ให้เลือกตัวเลือก ใช่ เริ่มบังคับใช้การป้องกัน คุณสามารถเพิ่มรหัสผ่านเพื่อป้องกันไม่ให้ใครปิดการป้องกันได้
![วิธีการสร้างไฟล์ PDF ที่สามารถกรอกได้ใน Word](/wp-content/uploads/2022/11/create-a-fillable-form-in-word-08.webp)
ตอนนี้เอกสารของคุณเสร็จสมบูรณ์และพร้อมส่งมอบแล้ว
ส่วนที่ 2 ข้อดีและข้อเสียของการใช้ Word เพื่อสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้
ไม่มีอะไรสมบูรณ์แบบเว้นแต่คุณจะทำให้มันสมบูรณ์แบบ ใช่แล้ว การสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Microsoft Word มีทั้งข้อดีและข้อเสีย มาเริ่มด้วยสิ่งดีๆ ก่อน
ข้อดีของการใช้ Word ในการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้
- มีเทมเพลตที่มีประโยชน์บางอย่างที่คุณสามารถปรับแต่งตามความต้องการของคุณได้
- ในอดีต ขนาดสุดท้ายของเอกสาร Word มักจะค่อนข้างใหญ่ หลังจากปรับปรุงบางส่วนแล้ว พบว่าสามารถลดขนาดเอกสารลงได้สำเร็จ ทำให้ส่งหรือแชร์ได้ง่ายขึ้น
- Word มอบฟีเจอร์ต่างๆ มากมายให้กับคุณ ไม่ว่าจะเป็นตาราง กราฟิก รูปภาพ พื้นหลัง ขนาดหน้า ฯลฯ เพื่อให้แบบฟอร์มของคุณน่าดึงดูดใจและเป็นมืออาชีพมากขึ้นต่อหน้าผู้อื่น
- ไม่ใช่ทุกคนที่จะพกคอมพิวเตอร์ติดตัวตลอดเวลา คุณสามารถพิมพ์สำเนาออกมาได้อย่างง่ายดาย
- การสร้างแบบฟอร์มใน Microsoft Word ทำได้รวดเร็วมาก
ข้อเสียของการใช้ Word ในการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้
- คุณสามารถกรอกแบบฟอร์มได้โดยใช้ Microsoft Word เท่านั้น คุณไม่สามารถกรอกแบบฟอร์มได้หากไม่มี Word ไม่ใช่ทุกคนที่จะพกพาแล็ปท็อปหรือเดสก์ท็อปติดตัวไปด้วย
- ใครก็ตามสามารถเปลี่ยนแปลงเนื้อหาและโครงสร้างได้หากคุณไม่ได้กำหนดข้อจำกัดในเอกสารหรือลืมกำหนดข้อจำกัด
- ไม่มีการรับประกันว่าเค้าโครงแบบฟอร์มจะแสดงเหมือนกับต้นฉบับทุกประการ
- เวอร์ชัน Microsoft Word อาจทำให้เกิดปัญหาขณะกรอกแบบฟอร์ม
- การซื้อลิขสิทธิ์ Word เพื่อสร้างแบบฟอร์มจะมีราคาแพงมาก ผลิตภัณฑ์ของ Microsoft มักมีราคาไม่ถูก
ส่วนที่ 3 วิธีการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ในรูปแบบ PDF
คุณคงทราบวิธีการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ในรูปแบบ Word แล้ว ตอนนี้ถึงเวลาเรียนรู้วิธีการอื่น ๆ ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ในรูปแบบ PDF คุณควรตัดสินใจก่อนว่าจะใช้โปรแกรมแก้ไข PDF ตัวใด
เรากำลังใช้ UPDF เพื่อสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้UPDF เป็นหนึ่งในโปรแกรมสร้างแบบฟอร์ม PDF ที่ดีที่สุดเท่าที่มีมา โดยโปรแกรมจะช่วยให้คุณสามารถแปลงแบบฟอร์ม PDF ที่ไม่สามารถกรอกได้ให้เป็นแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว แก้ไขคุณสมบัติ PDF ที่สามารถกรอกได้ สร้างแบบฟอร์ม PDF ที่สามารถกรอกได้ตั้งแต่ต้น กรอกและลงนามในแบบฟอร์ม PDF และแบ่งปันแบบฟอร์ม PDF ที่สามารถกรอกได้ผ่านลิงก์ รหัส QR และอีเมล นอกจากนี้ยังมีราคาถูกกว่า Adobe Acrobat และมีคุณสมบัติมากกว่าโปรแกรมสร้างและแก้ไขแบบฟอร์ม PDF อื่นๆ คุณสามารถซื้อและตรวจสอบราคาได้ผ่านหน้าราคานอกจากนี้ คุณสามารถใช้ใบอนุญาตเดียวกันได้ในทุกแพลตฟอร์ม ไม่ว่าจะเป็น Windows, Mac, iOS และ Android คุณสามารถดาวน์โหลด UPDF ได้โดยใช้ปุ่มด้านล่างเพื่อตรวจสอบคุณสมบัติแบบฟอร์ม PDF ทั้งหมด
Windows • macOS • iOS • Android ปลอดภัย 100%
![วิธีการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word](/wp-content/uploads/2023/09/create-form-options-mac.webp)
คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้ยกเว้นแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องกับ PDF:
- UPDF AI: คุณสามารถสรุป PDF, แปล PDF, อธิบาย PDF, แชทสำหรับ PDFและอื่นๆ อีกมากมาย
- อ่าน PDF : คุณสามารถเปิดไฟล์ PDF ได้ฟรี ด้วยโหมดการดูที่หลากหลาย คุณสามารถเพลิดเพลินไปกับประสบการณ์การอ่าน
- ใส่คำอธิบายประกอบใน PDF: ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณมีอิสระในการดูเอกสารเท่านั้น แต่คุณยังสามารถเพิ่มคำอธิบายประกอบ มาร์กอัป และความคิดเห็นใน PDF ได้อีกด้วย
- แก้ไข PDF: คุณสามารถแก้ไขข้อความ รูปภาพ ลิงค์ ลายน้ำ ส่วนหัว ส่วนท้าย พื้นหลัง ฯลฯ ได้อย่างอิสระ
- แปลง PDF: ไม่ใช่แค่โปรแกรมแก้ไขและอ่านแบบธรรมดา แต่ยังมีฟีเจอร์แปลงเอกสาร PDF เป็น Word, Excel, PowerPoint และอื่นๆ
- OCR : นอกจากนี้ยังมีเทคโนโลยี Optical Character Recognition (OCR) เพื่อจดจำข้อความในเอกสารที่สแกนและแก้ไขได้
ต้องการทราบรายละเอียดเกี่ยวกับ UPDF หรือไม่ คุณสามารถอ่านบทความรีวิวนี้จาก Laptopmedia ได้
ขั้นตอนในการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ในรูปแบบ PDF:
ขั้นตอนที่ 1.ดาวน์โหลด UPDF ผ่านปุ่มด้านล่าง เปิด PDF หรือสร้างหน้าว่างหลังจากติดตั้ง UPDF และรันมันแล้ว หรือคุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตฟอร์ม PDF และเปิดบน UPDF
Windows • macOS • iOS • Android ปลอดภัย 100%
![สร้างแบบฟอร์ม PDF](/wp-content/uploads/2022/09/open-file-new-version.webp)
ขั้นตอนที่ 2คลิกที่ไอคอน " เตรียมแบบฟอร์ม " บนแถบเครื่องมือด้านซ้าย คุณจะเห็นตัวเลือกต่างๆ ที่ด้านบนของหน้า หากคุณต้องการสร้างแบบฟอร์ม PDF ที่สามารถกรอกได้ตั้งแต่ต้น คุณสามารถเพิ่มช่องข้อความ ช่องกาเครื่องหมาย ปุ่มตัวเลือก รายการแบบดรอปดาวน์ ปุ่ม และกล่องรายการได้
![เตรียมหน้าต่างแบบฟอร์ม](/wp-content/uploads/2023/11/prepare-form.webp)
หากคุณต้องการแปลงฟอร์ม PDF ที่ไม่สามารถกรอกได้ให้เป็นฟอร์มที่สามารถกรอกได้โดยตรง คุณสามารถคลิก "ไอคอนเครื่องมือ" และเลือก "การจดจำช่องฟอร์ม" ระบบจะจดจำฟอร์มทั้งหมดของคุณและทำให้สามารถกรอกข้อมูลได้
![สร้างแบบฟอร์ม PDF](/wp-content/uploads/2023/08/form-field-recognitio.webp)
ยังไม่สามารถดาวน์โหลด UPDF ได้ใช่หรือไม่ คลิกปุ่มด้านล่างเพื่อดาวน์โหลดทันที หากคำแนะนำพร้อมรูปภาพด้านบนไม่ชัดเจน คุณสามารถดูวิดีโอ YouTube ด้านล่างได้
Windows • macOS • iOS • Android ปลอดภัย 100%
ส่วนที่ 4 แบบฟอร์มที่กรอกได้ของ Word เทียบกับแบบฟอร์มที่กรอกได้ของ PDF
รูปแบบทั้งสองนี้มีความแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง รูปแบบหนึ่งใช้โปรแกรมประมวลผลคำ ส่วนอีกรูปแบบหนึ่งไม่ต้องใช้โปรแกรมประมวลผลคำ Microsoft Word รองรับรูปแบบ .docx ในขณะที่ PDF (Portable Document Format) เองก็เป็นรูปแบบไฟล์ แต่สิ่งหนึ่งที่เหมือนกันระหว่างทั้งสองรูปแบบคือใช้สร้างและแชร์เอกสาร
อย่างที่ทราบกันดีว่า PDF และ Word มีค่าเท่ากันในการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ แต่คำถามคือโปรแกรมใดดีกว่าในการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ Microsoft Word อาจเป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่ดีกว่าสำหรับการเขียนเอกสารยาวๆ การแทรกตาราง การตรวจสอบเนื้อหา และการรองรับส่วนเสริม คุณสมบัติทั้งหมดเหล่านี้จะมีประโยชน์หากคุณมีประสบการณ์เพียงพอที่จะใช้
หากคุณไม่คุ้นเคยกับฟีเจอร์ต่างๆ ก็เหมือนกับการพิชิตยอดเขาเอเวอเรสต์ การสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word อาจเป็นเรื่องยุ่งยากเล็กน้อยสำหรับมือใหม่ โดยบางครั้งผู้ที่มีประสบการณ์อาจพบว่าตนเองอยู่ในสถานการณ์ที่ยากลำบากในการสร้างแบบฟอร์มโต้ตอบใน Word คุณคงได้เห็นไปแล้วว่าต้องทำตามขั้นตอนต่างๆ มากมายในการทำให้แบบฟอร์มเสร็จสมบูรณ์
ในทางกลับกัน รูปแบบ PDF นั้นเรียบง่ายตามที่คุณต้องการ ดังที่คุณทราบดีอยู่แล้วว่ารูปแบบ PDF รองรับข้อความที่เข้ารหัสแบบฮาร์ดโค้ด ดังนั้นความปลอดภัยของเนื้อหาของคุณจึงไม่ใช่ปัญหา ซึ่งแตกต่างจาก MS Word คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ PDF บนโปรแกรมแก้ไขหรืออ่าน PDF ใดๆ ก็ได้ รูปแบบ PDF ไม่ได้จำกัดอยู่ที่แพลตฟอร์มเดียว คุณสามารถใช้โปรแกรมแก้ไข PDF ใดๆ ก็ได้ที่คุณต้องการ และการสร้างแบบฟอร์มที่กรอกได้ก็เป็นเรื่องง่ายเหมือนเช่นเคย
บทสรุป
คุณเพิ่งจะเข้าใจวิธีการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word แล้ว ด้วยคู่มือนี้ เราแน่ใจว่าคุณสามารถสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ตามที่คุณต้องการใน Word และเมื่อเทียบกับการสร้างแบบฟอร์ม PDF ที่กรอกได้ใน PDF แล้ว การทำเช่นนี้มีข้อเสียหลายประการใน Word นั่นคือเหตุผลที่เราแสดงคู่มือเกี่ยวกับวิธีการสร้างแบบฟอร์ม PDF ที่กรอกได้ใน PDF ให้คุณดูด้วย และในการทำเช่นนี้ คุณต้องใช้ UPDF ซึ่งเป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมอย่างหนึ่งในการนำเสนอเอกสารของคุณให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น คุณสามารถดาวน์โหลด UPDF ได้โดยใช้ปุ่มด้านล่างเพื่อสร้างแบบฟอร์ม PDF ที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย
Windows • macOS • iOS • Android ปลอดภัย 100%