วิธีการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word: คำแนะนำทีละขั้นตอน

ไม่ว่าคุณจะทำงานในอุตสาหกรรมใด คุณจะต้องจัดการกับเอกสาร Word จำนวนมาก แบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้เป็นอุปสรรคอย่างหนึ่งที่คุณอาจต้องเผชิญระหว่างทำงาน แบบฟอร์มเหล่านี้ใช้สำหรับโต้ตอบกับผู้ใช้โดยกรอกข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ การสร้างแบบฟอร์มโดยใช้โปรแกรมประมวลผลคำจะทำให้การทำงานง่ายขึ้น

แต่จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณไม่รู้วิธีสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word ? มันคงน่าเขินใช่ไหม? หลังจากอ่านบทความนี้แล้ว คุณจะสามารถสร้างแบบฟอร์มใน Word ได้โดยไม่ต้องให้ใครช่วย ในตอนท้ายบทความนี้ เราจะแนะนำข้อเสียของการใช้ Word ในการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ รวมถึงวิธีแก้ปัญหาที่ดีกว่าด้วย

ส่วนที่ 1. วิธีการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word?

การสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน MS Word นั้นง่ายมาก หากคุณปฏิบัติตามคำแนะนำอย่างระมัดระวัง ก่อนที่จะเริ่มต้น คุณต้องทราบข้อกำหนดเบื้องต้นที่จะช่วยให้สร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ :

• ตาราง : ตารางมีความจำเป็นในการรักษาการจัดตำแหน่งและขอบเขตของแบบฟอร์มให้ถูกต้อง
• เทมเพลต : แบบฟอร์มใช้สำหรับบันทึกเป็นเทมเพลตเพื่อให้คุณสามารถใช้และปรับแต่งได้ในอนาคต
• การควบคุมเนื้อหา : การควบคุมเนื้อหาเป็นพื้นที่ที่ผู้ใช้โต้ตอบขณะกรอกแบบฟอร์ม
• การป้องกัน : ผู้ใช้ไม่สามารถทำอะไรได้เลยนอกจากการเขียน/เติมข้อมูล พวกเขาจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงเนื้อหาได้

ก่อนที่จะสร้างแบบฟอร์ม คุณต้องเพิ่มตัวเลือก "นักพัฒนา" เพื่อเข้าถึงคุณสมบัติขั้นสูงในเมนูแถบเครื่องมือ โดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ ดังต่อไปนี้:

ขั้นตอนในการแสดงตัวเลือกนักพัฒนาบน Windows:

ขั้นตอนที่ 1คลิกที่ "แท็บไฟล์" และเลือก "ตัวเลือก" จากแถบเครื่องมือนำทาง

ขั้นตอนที่ 2.หลังจากคลิกเมนู "Option" แล้ว หน้าต่าง "Word Option" จะปรากฏขึ้น

ขั้นตอนที่ 3เลือกตัวเลือก "ปรับแต่ง Ribbon" จากเมนูการนำทางด้านซ้าย จากนั้นทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก "นักพัฒนา" จาก "แท็บหลัก" และคลิก "ตกลง" ตอนนี้ตัวเลือก "นักพัฒนา" จะปรากฏบนเมนูแถบเครื่องมือ (Ribbon)

ขั้นตอนในการแสดงตัวเลือกนักพัฒนาบน Mac:

ขั้นตอนที่ 1คลิกที่ "Word" จากแถบเครื่องมือด้านบน และเลือก "Preferences"

ขั้นตอนที่ 2หน้าต่าง "Word Preferences" จะเปิดขึ้น คลิกที่ "Ribbon & Toolbar"

ขั้นตอนที่ 3ตอนนี้ให้เลือกตัวเลือก “นักพัฒนา” ทางด้านขวาของหน้าต่างแล้วคลิก “บันทึก”

เท่านี้คุณก็ผ่านด่านแรกไปได้ ตอนนี้ถึงเวลาสร้างแบบฟอร์มใน Word แล้ว

ขั้นตอนการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word

ขั้นตอนที่ 1. ไปที่ "โหมดการออกแบบ" ในแท็บนักพัฒนา

หลังจากเปิดใช้งานแท็บ "นักพัฒนา" แล้ว คุณสามารถเริ่มต้นเพิ่มเนื้อหา (ฟิลด์) ลงในเอกสารของคุณได้ด้วยความช่วยเหลือของการควบคุมเนื้อหา

• คลิกบนพื้นที่ที่คุณต้องการเพิ่มฟิลด์ฟอร์ม จากนั้นคลิกบนแท็บ "นักพัฒนา" ในตัวเลือก "นักพัฒนา" คุณจะเห็นกลุ่มการควบคุมเนื้อหาที่แตกต่างกัน คุณสามารถเพิ่มกลุ่มใดก็ได้ตามความต้องการของคุณ
• ตอนนี้ ให้คลิกที่ "โหมดการออกแบบ" จากตัวควบคุมเนื้อหา ในโหมดการออกแบบ ตัวควบคุมที่แทรกเข้ามาจะไม่ทำงาน เว้นแต่คุณจะออกจากโหมดนั้น

ขั้นตอนที่ 2. ออกแบบแบบฟอร์มของคุณด้วยปุ่มควบคุมเนื้อหา

ตอนนี้ เลือกประเภทของการควบคุมเฉพาะจาก "การควบคุมเนื้อหา" ที่คุณต้องการแทรกในแบบฟอร์มของคุณ การควบคุมดังกล่าวจะถูกเพิ่มลงในฟิลด์ของคุณโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ คุณยังสามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏได้โดยตั้งค่ารายการใน "ตัวเลือกการควบคุม"

เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้เลือกโหมดการออกแบบอีกครั้งเพื่อยุติการทำงาน หลังจากออกจากโหมดการออกแบบแล้ว คุณสามารถใช้ตัวควบคุมที่คุณเพิ่มเข้าไปได้

ขั้นตอนที่ 3. ทำให้แบบฟอร์มสามารถกรอกได้ใน Word

แบบฟอร์มของคุณต้องมีการตกแต่งเพิ่มเติมก่อนจะแจกจ่ายให้ผู้อื่น คุณต้องกำหนดข้อจำกัดบางประการในแบบฟอร์มเพื่อไม่ให้ใครสามารถเปลี่ยนแปลงหรือลบเนื้อหาได้ขณะกรอก

1. ในแท็บนักพัฒนา คลิกที่ตัวเลือก "จำกัดการแก้ไข" แผงจำกัดการแก้ไขจะปรากฏที่ด้านขวาของหน้าต่าง
2. ทำเครื่องหมายที่ "อนุญาตให้แก้ไขเอกสารประเภทนี้เท่านั้น" ในลูกศรรายการ ให้เลือก "การกรอกแบบฟอร์ม" เมื่อเปิดใช้งานการตั้งค่าเหล่านี้แล้ว ใครๆ ก็สามารถกรอกข้อมูลในช่องได้ แต่จะไม่สามารถแก้ไขแบบฟอร์มได้
3. สุดท้าย ให้เลือกตัวเลือก ใช่ เริ่มบังคับใช้การป้องกัน คุณสามารถเพิ่มรหัสผ่านเพื่อป้องกันไม่ให้ใครปิดการป้องกันได้

ตอนนี้เอกสารของคุณเสร็จสมบูรณ์และพร้อมส่งมอบแล้ว

ส่วนที่ 2 ข้อดีและข้อเสียของการใช้ Word เพื่อสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้

ไม่มีอะไรสมบูรณ์แบบเว้นแต่คุณจะทำให้มันสมบูรณ์แบบ ใช่แล้ว การสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Microsoft Word มีทั้งข้อดีและข้อเสีย มาเริ่มด้วยสิ่งดีๆ ก่อน

ข้อดีของการใช้ Word ในการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้

• มีเทมเพลตที่มีประโยชน์บางอย่างที่คุณสามารถปรับแต่งตามความต้องการของคุณได้
• ในอดีต ขนาดสุดท้ายของเอกสาร Word มักจะค่อนข้างใหญ่ หลังจากปรับปรุงบางส่วนแล้ว พบว่าสามารถลดขนาดเอกสารลงได้สำเร็จ ทำให้ส่งหรือแชร์ได้ง่ายขึ้น
• Word มอบฟีเจอร์ต่างๆ มากมายให้กับคุณ ไม่ว่าจะเป็นตาราง กราฟิก รูปภาพ พื้นหลัง ขนาดหน้า ฯลฯ เพื่อให้แบบฟอร์มของคุณน่าดึงดูดใจและเป็นมืออาชีพมากขึ้นต่อหน้าผู้อื่น
• ไม่ใช่ทุกคนที่จะพกคอมพิวเตอร์ติดตัวตลอดเวลา คุณสามารถพิมพ์สำเนาออกมาได้อย่างง่ายดาย
• การสร้างแบบฟอร์มใน Microsoft Word ทำได้รวดเร็วมาก

ข้อเสียของการใช้ Word ในการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้

• คุณสามารถกรอกแบบฟอร์มได้โดยใช้ Microsoft Word เท่านั้น คุณไม่สามารถกรอกแบบฟอร์มได้หากไม่มี Word ไม่ใช่ทุกคนที่จะพกพาแล็ปท็อปหรือเดสก์ท็อปติดตัวไปด้วย
• ใครก็ตามสามารถเปลี่ยนแปลงเนื้อหาและโครงสร้างได้หากคุณไม่ได้กำหนดข้อจำกัดในเอกสารหรือลืมกำหนดข้อจำกัด
• ไม่มีการรับประกันว่าเค้าโครงแบบฟอร์มจะแสดงเหมือนกับต้นฉบับทุกประการ
• เวอร์ชัน Microsoft Word อาจทำให้เกิดปัญหาขณะกรอกแบบฟอร์ม
• การซื้อลิขสิทธิ์ Word เพื่อสร้างแบบฟอร์มจะมีราคาแพงมาก ผลิตภัณฑ์ของ Microsoft มักมีราคาไม่ถูก

ส่วนที่ 3 วิธีการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ในรูปแบบ PDF

คุณคงทราบวิธีการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ในรูปแบบ Word แล้ว ตอนนี้ถึงเวลาเรียนรู้วิธีการอื่น ๆ ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ในรูปแบบ PDF คุณควรตัดสินใจก่อนว่าจะใช้โปรแกรมแก้ไข PDF ตัวใด

เรากำลังใช้ UPDF เพื่อสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้UPDF  เป็นหนึ่งในโปรแกรมสร้างแบบฟอร์ม PDF ที่ดีที่สุดเท่าที่มีมา โดยโปรแกรมจะช่วยให้คุณสามารถแปลงแบบฟอร์ม PDF ที่ไม่สามารถกรอกได้ให้เป็นแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว แก้ไขคุณสมบัติ PDF ที่สามารถกรอกได้ สร้างแบบฟอร์ม PDF ที่สามารถกรอกได้ตั้งแต่ต้น กรอกและลงนามในแบบฟอร์ม PDF และแบ่งปันแบบฟอร์ม PDF ที่สามารถกรอกได้ผ่านลิงก์ รหัส QR และอีเมล นอกจากนี้ยังมีราคาถูกกว่า Adobe Acrobat และมีคุณสมบัติมากกว่าโปรแกรมสร้างและแก้ไขแบบฟอร์ม PDF อื่นๆ คุณสามารถซื้อและตรวจสอบราคาได้ผ่านหน้าราคานอกจากนี้ คุณสามารถใช้ใบอนุญาตเดียวกันได้ในทุกแพลตฟอร์ม ไม่ว่าจะเป็น Windows, Mac, iOS และ Android คุณสามารถดาวน์โหลด UPDF ได้โดยใช้ปุ่มด้านล่างเพื่อตรวจสอบคุณสมบัติแบบฟอร์ม PDF ทั้งหมด

คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้ยกเว้นแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องกับ PDF:

• UPDF AI: คุณสามารถสรุป PDF, แปล PDF, อธิบาย PDF, แชทสำหรับ PDFและอื่นๆ อีกมากมาย

• อ่าน PDF : คุณสามารถเปิดไฟล์ PDF ได้ฟรี ด้วยโหมดการดูที่หลากหลาย คุณสามารถเพลิดเพลินไปกับประสบการณ์การอ่าน
• ใส่คำอธิบายประกอบใน PDF: ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณมีอิสระในการดูเอกสารเท่านั้น แต่คุณยังสามารถเพิ่มคำอธิบายประกอบ มาร์กอัป และความคิดเห็นใน PDF ได้อีกด้วย
• แก้ไข PDF: คุณสามารถแก้ไขข้อความ รูปภาพ ลิงค์ ลายน้ำ ส่วนหัว ส่วนท้าย พื้นหลัง ฯลฯ ได้อย่างอิสระ
• แปลง PDF: ไม่ใช่แค่โปรแกรมแก้ไขและอ่านแบบธรรมดา แต่ยังมีฟีเจอร์แปลงเอกสาร PDF เป็น Word, Excel, PowerPoint และอื่นๆ
• OCR : นอกจากนี้ยังมีเทคโนโลยี Optical Character Recognition (OCR) เพื่อจดจำข้อความในเอกสารที่สแกนและแก้ไขได้

ต้องการทราบรายละเอียดเกี่ยวกับ UPDF หรือไม่ คุณสามารถอ่านบทความรีวิวนี้จาก Laptopmedia ได้

ขั้นตอนในการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ในรูปแบบ PDF:

ขั้นตอนที่ 1.ดาวน์โหลด UPDF ผ่านปุ่มด้านล่าง เปิด PDF หรือสร้างหน้าว่างหลังจากติดตั้ง UPDF และรันมันแล้ว หรือคุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตฟอร์ม PDF และเปิดบน UPDF

ขั้นตอนที่ 2คลิกที่ไอคอน " เตรียมแบบฟอร์ม " บนแถบเครื่องมือด้านซ้าย คุณจะเห็นตัวเลือกต่างๆ ที่ด้านบนของหน้า หากคุณต้องการสร้างแบบฟอร์ม PDF ที่สามารถกรอกได้ตั้งแต่ต้น คุณสามารถเพิ่มช่องข้อความ ช่องกาเครื่องหมาย ปุ่มตัวเลือก รายการแบบดรอปดาวน์ ปุ่ม และกล่องรายการได้

หากคุณต้องการแปลงฟอร์ม PDF ที่ไม่สามารถกรอกได้ให้เป็นฟอร์มที่สามารถกรอกได้โดยตรง คุณสามารถคลิก "ไอคอนเครื่องมือ" และเลือก "การจดจำช่องฟอร์ม" ระบบจะจดจำฟอร์มทั้งหมดของคุณและทำให้สามารถกรอกข้อมูลได้

ยังไม่สามารถดาวน์โหลด UPDF ได้ใช่หรือไม่ คลิกปุ่มด้านล่างเพื่อดาวน์โหลดทันที หากคำแนะนำพร้อมรูปภาพด้านบนไม่ชัดเจน คุณสามารถดูวิดีโอ YouTube ด้านล่างได้

ส่วนที่ 4 แบบฟอร์มที่กรอกได้ของ Word เทียบกับแบบฟอร์มที่กรอกได้ของ PDF

รูปแบบทั้งสองนี้มีความแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง รูปแบบหนึ่งใช้โปรแกรมประมวลผลคำ ส่วนอีกรูปแบบหนึ่งไม่ต้องใช้โปรแกรมประมวลผลคำ Microsoft Word รองรับรูปแบบ .docx ในขณะที่ PDF (Portable Document Format) เองก็เป็นรูปแบบไฟล์ แต่สิ่งหนึ่งที่เหมือนกันระหว่างทั้งสองรูปแบบคือใช้สร้างและแชร์เอกสาร

อย่างที่ทราบกันดีว่า PDF และ Word มีค่าเท่ากันในการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ แต่คำถามคือโปรแกรมใดดีกว่าในการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ Microsoft Word อาจเป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่ดีกว่าสำหรับการเขียนเอกสารยาวๆ การแทรกตาราง การตรวจสอบเนื้อหา และการรองรับส่วนเสริม คุณสมบัติทั้งหมดเหล่านี้จะมีประโยชน์หากคุณมีประสบการณ์เพียงพอที่จะใช้

หากคุณไม่คุ้นเคยกับฟีเจอร์ต่างๆ ก็เหมือนกับการพิชิตยอดเขาเอเวอเรสต์ การสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word อาจเป็นเรื่องยุ่งยากเล็กน้อยสำหรับมือใหม่ โดยบางครั้งผู้ที่มีประสบการณ์อาจพบว่าตนเองอยู่ในสถานการณ์ที่ยากลำบากในการสร้างแบบฟอร์มโต้ตอบใน Word คุณคงได้เห็นไปแล้วว่าต้องทำตามขั้นตอนต่างๆ มากมายในการทำให้แบบฟอร์มเสร็จสมบูรณ์

ในทางกลับกัน รูปแบบ PDF นั้นเรียบง่ายตามที่คุณต้องการ ดังที่คุณทราบดีอยู่แล้วว่ารูปแบบ PDF รองรับข้อความที่เข้ารหัสแบบฮาร์ดโค้ด ดังนั้นความปลอดภัยของเนื้อหาของคุณจึงไม่ใช่ปัญหา ซึ่งแตกต่างจาก MS Word คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ PDF บนโปรแกรมแก้ไขหรืออ่าน PDF ใดๆ ก็ได้ รูปแบบ PDF ไม่ได้จำกัดอยู่ที่แพลตฟอร์มเดียว คุณสามารถใช้โปรแกรมแก้ไข PDF ใดๆ ก็ได้ที่คุณต้องการ และการสร้างแบบฟอร์มที่กรอกได้ก็เป็นเรื่องง่ายเหมือนเช่นเคย

บทสรุป

คุณเพิ่งจะเข้าใจวิธีการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ใน Word แล้ว ด้วยคู่มือนี้ เราแน่ใจว่าคุณสามารถสร้างแบบฟอร์มที่สามารถกรอกได้ตามที่คุณต้องการใน Word และเมื่อเทียบกับการสร้างแบบฟอร์ม PDF ที่กรอกได้ใน PDF แล้ว การทำเช่นนี้มีข้อเสียหลายประการใน Word นั่นคือเหตุผลที่เราแสดงคู่มือเกี่ยวกับวิธีการสร้างแบบฟอร์ม PDF ที่กรอกได้ใน PDF ให้คุณดูด้วย และในการทำเช่นนี้ คุณต้องใช้ UPDF ซึ่งเป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมอย่างหนึ่งในการนำเสนอเอกสารของคุณให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น คุณสามารถดาวน์โหลด UPDF ได้โดยใช้ปุ่มด้านล่างเพื่อสร้างแบบฟอร์ม PDF ที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย