Cos'è il PDF/A e la differenza tra PDF e PDF/A?

La gestione dei documenti digitali sta diventando sempre più comune nella vita di tutti i giorni. Uno dei formati di file più utilizzati è ovviamente il PDF, ma avete mai sentito di PDF/A? PDF/A è un termine molto discusso nella gestione dei documenti digitali. In questo articolo scopriremo cosa è il PDF/A e come si differenzia dal formato PDF tradizionale. Esploriamolo insieme!

1. Che cos'è il PDF/A?

Il PDF/A (Portable Document Format Archivable) è la versione futuristica della creazione di contenuti o documenti PDF. Lo scopo del PDF A è praticamente lo stesso del Portable Document Format di Adobe. Ma stabilisce standard rigorosi per chi utilizza i PDF.

In altre parole, PDF/A non è altro che un'altra versione modificata di PDF con più caratteristiche e funzionalità. Ma questo non significa che sia superiore al formato PDF.

PDF/A è un nuovo formato di archiviazione dei documenti che promette di visualizzare lo stesso formato di documento per un periodo prolungato. PDF/A ha caratteristiche che lo differenziano da altri tipi di file. Di seguito sono riportati alcuni attributi di PDF/A che condividono valori diversi:

• Autosufficiente: Negli attributi autoconsistenti, visualizza il testo, le immagini, i font, i colori, i grafici, ecc. - tutte queste informazioni necessarie nello stato originale del documento. Tuttavia, ricorda che in questo tipo di file non sono ammessi riferimenti esterni.
• Autodocumentato: Nel formato PDF auto-documentato, puoi aggiungere metadati al tuo documento. I metadati aiutano a comprendere il contenuto del documento.
• Versione indipendente: La versione indipendente farà in modo di utilizzare i pezzi di software disponibili su ogni dispositivo standard (viste laterali RGB e colori CMYK specifici), consentendo al documento di essere stampato o visualizzato su qualsiasi dispositivo utilizzato.

2. Tipi di PDF/A

Come i diversi attributi, anche il PDF/A è disponibile in diversi tipi. Ogni tipo ha le proprie caratteristiche create da altri standard e livelli di congruenza. Ogni standard determina il numero di caratteristiche disponibili e le tecnologie di compressione delle immagini che aiutano ad archiviare il contenuto di un file.

Esistono tre livelli di congruenza o livelli di conformità: Il livello b, noto come livello base; il livello a, noto come livello accessibile; e il livello u, noto come livello Unicode. Di seguito sono riportati i tre tipi di PDF/A:

1. PDF/A-1b

PDF/A-1b è un livello di conformità B che ti garantisce la lettura e la visualizzazione sullo schermo del computer. Ma non garantisce la qualità del testo, che sia leggibile o meno.

2. PDF/A-2b

PDF/A-2b è un altro sottoinsieme di livello B dell'identificazione ISO PDF che viene utilizzato per creare versioni di documenti d'archivio con la possibilità di renderli esattamente come erano prima.

3. PDF/A-2u

PDF/A-2u è leggermente diverso dai precedenti. Il suo livello di conformità è diverso in quanto "u" sta per Unicode, il che ti offre un modo affidabile per cercare e copiare il testo Unicode da documenti PDF creati digitalmente e altri che sono stati scansionati con un successivo OCR (Optical Character Recognition).

Tutti gli standard o i livelli di conformità ISO di cui sopra sono utilizzati fondamentalmente per la conservazione eterna dei PDF.

3. Differenza tra PDF e PDF/A

Sai già che il PDF/A è un sottoinsieme del PDF ed è utilizzato per conservare a lungo i documenti creati digitalmente. Ma quando si tratta di fare un confronto con il PDF, ci sono molte differenze visibili tra questi due formati.

La prima differenza significativa e chiara tra PDF e PDF/A è la limitazione di un particolare tipo di contenuto. Non puoi inserire file audio, video ed eseguibili. Il visualizzatore di PDF non ti permetterà di aprire un file PDF/A che contiene questo tipo di contenuti. Inoltre, nessuno è sicuro di aggiungere un altro software o strumento che ti permetta di accedere a questi tipi di file in formato PDF/A.

L'altra differenza significativa tra PDF e PDF/A è che il secondo è destinato alla conservazione di documenti che possono essere ripristinati quando necessario. D'altra parte, un PDF standard non può conservare i documenti.

Un'altra cosa che non puoi fare nel formato PDF/A è la crittografia. Sì, non è possibile impostare la crittografia di file e documenti in questo formato. D'altra parte, il formato PDF consente diversi tipi di crittografia e restrizioni. Nel formato PDF, puoi aumentare la sicurezza del tuo documento PDF impostando le password di utente e proprietario. Altre protezioni includono l'impostazione di restrizioni sulla stampa e sulla copia del contenuto del PDF.

4. Vantaggi di PDF/A

PDF/A offre molti vantaggi nelle varie applicazioni;

• Conservazione a lungo termine: Come già sai, lo scopo principale del PDF/A è quello di archiviare le informazioni digitali per un lungo periodo di tempo. Questo può includere archivi, biblioteche, banche, compagnie assicurative, ecc.
• Rilegatura di documenti: Puoi anche rilegare legalmente i documenti con l'aiuto del formato PDF/A. Gli standard ISO consentono già di apporre firme elettroniche e altre funzioni in questo formato. Ciò significa che puoi firmare digitalmente i tuoi documenti con questa tecnologia.
• Integrazione mondiale: Con questo formato PDF puoi archiviare i tuoi contenuti in qualsiasi lingua straniera che supporti qualsiasi tipo di sistema di scrittura in tutto il mondo. Il formato PDF/A garantisce che le informazioni archiviate siano visualizzate e visualizzate correttamente su qualsiasi dispositivo nel mondo.
• Piattaforma indipendente: PDF/A non è legato a nessun canale. Forse, i documenti bloccati con questo formato possono essere consultati da diversi canali.
• Ricerca di testo: puoi trovare qualsiasi testo o informazione particolare all'interno del set di dati. È possibile farlo anche nei documenti scansionati, anche se un solo livello di conformità supporta questa funzionalità.
• Riutilizzare facilmente i contenuti: Il livello A facilita il riutilizzo dei contenuti. Questi file possono essere utili anche per la conversione in Word, HTML, e-Book e altri formati.
• Collabora con altri standard ISO: PDF/A prevede una serie di standard ISO. Ogni standard può collaborare con gli altri.

5. Convertire PDF in PDF/A

UPDF è un editor, convertitore, annotatore e lettore di PDF all-in-one in grado di soddisfare ogni tua esigenza con l'aiuto di funzioni avanzate. UPDF è dotato di un'eccellente interfaccia utente intuitiva che può essere utile per i principianti. La funzione PDF/A è un vantaggio per questo strumento. Scarica UPDF e sfrutta al massimo le sue incredibili funzionalità.

Di seguito sono riportati i passaggi per salvare un PDF come PDF/A:

• Passo 1. Apri il tuo PDF in UPDF cliccando sul pulsante "Apri file".
• Passo 2. Vedrai che c'è un'icona "Salva come altro" nella barra degli strumenti a destra. Cliccaci sopra.
• Passo 3. Apparirà un nuovo pop-up e scegli "Salva come PDF/A".
• Passo 4. Scegli una cartella per il file PDF/A e clicca su "Salva".

UPDF è un editor PDF all-in-one, ecco le sue altre caratteristiche:

• UPDF AI: Le funzionalità AI integrate possono tradurre, riassumere, spiegare e scrivere documenti.
• Organizza i PDF: UPDF può aggiungere nuove pagine, riordinare, ruotare, estrarre, sostituire ed eliminare le pagine indesiderate dal PDF.
• Condividi i PDF: Dopo aver completato la modifica, puoi condividere i documenti via e-mail o in collaborazione in tempo reale tramite un link.

Conclusione

In generale, PDF e PDF/A svolgono un ruolo importante nell'elaborazione dei documenti digitali. PDF, in quanto formato di file universale, ha un'ampia gamma di applicazioni. PDF/A, invece, si concentra maggiormente sulla conservazione a lungo termine e sulla leggibilità dei documenti, per garantire che i documenti possano essere conservati a lungo termine e presentati in modo affidabile. Spero che questo articolo vi aiuti a capire la differenza tra PDF/A e PDF.