Guida completa su come creare un elenco a discesa in Excel

La creazione di elenchi a discesa in Excel è una tecnica molto utile che può essere di grande aiuto, sia per facilitare l'inserimento dei dati che per migliorarne la precisione. Gli elenchi a discesa consentono agli utenti di scegliere tra opzioni predefinite, evitando errori di digitazione e riducendo al contempo il carico di lavoro dell'utente. In questo articolo presenteremo come creare elenchi a discesa in Excel, oltre ad alcuni suggerimenti e considerazioni utili.

Metodo 1. Creare un elenco a discesa in Excel con e senza convalida dei dati

Con convalida dei dati

Quando si crea un elenco a discesa in Excel, il metodo di convalida dei dati può fornire una soluzione affidabile e semplice. Segui i passaggi seguenti per aiutarti a svolgere facilmente l'attività:

Passaggio 1:  inizia individuando e accedendo al foglio Excel dal tuo computer. Successivamente, finalizza le celle in cui desideri aggiungere la funzionalità di elenco a discesa.

Passaggio 2:  ora vai alla scheda "Dati", quindi seleziona l'opzione "Convalida dati" dal gruppo "Strumenti dati". Si aprirà una finestra "Convalida dati". Quindi, nella sezione "Criteri di convalida", seleziona l'opzione "Elenco" nella casella "Consenti". Successivamente, assicurati che la casella "Elenco a discesa nella cella" sia abilitata.

Passaggio 3: andando avanti, nella casella "Origine", seleziona un intervallo di celle che desideri visualizzare nell'elenco a discesa. Successivamente, premere il pulsante “OK” per confermare le modifiche.

Senza convalida dei dati

Tuttavia, ignorando la convalida dei dati si aprono vari nuovi metodi se stai cercando un approccio alternativo alla creazione di un elenco a discesa in Excel. Vai ai passaggi seguenti per inserire un elenco a discesa senza utilizzare la funzione di convalida dei dati:

Istruzioni:  sposta il cursore e seleziona l'ultima cella in cui finiscono i dati. Ora, per applicare un elenco a discesa, premi il tasto "Alt" e il tasto freccia verso il basso sulla tastiera.

Metodo 2. Creare un elenco a discesa in Excel da un altro foglio

Gestire un elenco a discesa in Excel da un altro foglio può essere utile per trascurare l'immissione dei dati e garantire la coerenza. Collegando l'elenco a discesa a un foglio separato, puoi facilmente aggiornare e gestire le opzioni dell'elenco senza modificare direttamente i dati nel foglio principale. Seguire i passaggi seguenti:

Passaggio 1: apri la cartella di lavoro di Excel e aggiungi i dati che desideri utilizzare per creare l'elenco a discesa. Ora seleziona l'intera colonna cliccando sull'intestazione della colonna. Tuttavia, selezionare l'intera colonna è importante in modo che tutti i nuovi dati aggiunti in seguito vengano inclusi nell'elenco a discesa.

Passaggio 2: nella "casella Nome", assegna all'intervallo un nome che utilizzerai per farvi riferimento in seguito. Ad esempio, se stai creando un elenco a discesa di articoli di abbigliamento, potresti denominare l'intervallo "UPDF". Quindi, quando hai finito, premi il tasto Invio sulla tastiera.

Passaggio 3: quindi vai al foglio e seleziona la cella in cui desideri che venga visualizzato l'elenco a discesa. Successivamente, sulla barra multifunzione, seleziona la scheda “Dati”. Nella sezione "Strumenti dati", individuare e procedere con lo strumento "Convalida dati".

Passaggio 4: quando si apre la finestra di dialogo "Convalida dati", rimani nella scheda "Impostazioni". Tuttavia, nella sezione “Consenti”, seleziona “Elenco” dal menu a discesa. Successivamente, nella sezione "Origine", digita il segno uguale seguito dal nome dell'intervallo creato nel passaggio 2. Ad esempio, se hai denominato l'intervallo "UPDF", dovrai digitare "=UPDF". Infine, clicca sul pulsante "OK" per creare l'elenco a discesa.

Metodo 3. Creare un elenco a discesa in Excel con selezioni multiple

Il miglioramento delle funzionalità di immissione dei dati in Excel è reso più semplice dalla creazione di un elenco a discesa con la possibilità di selezionare più opzioni. Questa funzionalità consente agli utenti di scegliere più elementi da un elenco predefinito, fornendo flessibilità ed efficienza in varie attività come la gestione dei progetti, i sondaggi e l'organizzazione dei dati. Esplora i passaggi seguenti:

Passaggio 1: inizialmente, apri il foglio di lavoro Excel desiderato. Continua selezionando le celle che desideri includere nell'elenco. Ora individua la "Casella del nome" proprio a sinistra della barra della formula. Questa casella visualizza l'indirizzo di cella predefinito creato da Excel della cella attiva. Successivamente, clicca all'interno della "Casella del nome" e digita un nome per il tuo elenco.

Assicurati che il nome inizi con una lettera e non contenga spazi. Successivamente, premi il tasto Invio sulla tastiera per confermare il nome dell'elenco.

Passaggio 2: Successivamente, seleziona la cella o le celle in cui desideri che venga visualizzato l'elenco a discesa. Passare alla scheda "Dati" sulla barra multifunzione di Excel nella parte superiore dello schermo. Successivamente, premi l'icona "Convalida dati" nella sezione "Strumenti dati". La finestra di dialogo Convalida dati apparirà immediatamente.

Passaggio 3: ora, nella sezione "Consenti" della finestra di dialogo, seleziona "Elenco" dal menu a discesa. Andando avanti, clicca all'interno della casella "Sorgente". Qui, inserisci il segno uguale e quindi digita il nome del tuo intervallo di celle.

Passaggio 4: infine, cliccare sul pulsante "OK" per chiudere la finestra di dialogo. Successivamente, utilizza la scorciatoia da tastiera "ALT+F11" per avviare Visual Basic Editor. Assicurati che Project Explorer sia visibile. Nella finestra Esplora progetto, scegli il foglio di lavoro Excel che contiene l'elenco a discesa.

Passaggio 5: Successivamente, copia e incolla il seguente codice nella finestra Codice.

Option Explicit

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Destination As Range)

Dim DelimiterType As String

Dim rngDropdown As Range

Dim oldValue As String

Dim newValue As String

DelimiterType = ", "

If Destination.Count > 1 Then Exit Sub

On Error Resume Next

Set rngDropdown = Cells.SpecialCells(xlCellTypeAllValidation)

On Error GoTo exitError

If rngDropdown Is Nothing Then GoTo exitError

If Intersect(Destination, rngDropdown) Is Nothing Then

   'do nothing

Else

  Application.EnableEvents = False

  newValue = Destination.Value

  Application. Undo

  oldValue = Destination.Value

  Destination.Value = newValue

    If oldValue = "" Then

      'do nothing

    Else

      If newValue = "" Then

        'do nothing

      Else

        Destination.Value = oldValue & DelimiterType & newValue

        ' add new value with delimiter

      End If

    End If

End If

exitError:

  Application.EnableEvents = True

End Sub

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)

End Sub

Passaggio 7: alla fine, chiudi Visual Basic Editor (VBE). Ora dovresti essere in grado di selezionare più elementi dall'elenco a discesa.

Metodo 4. Creare un elenco a discesa Excel con suggerimenti di ricerca

Gli elenchi a discesa di Excel sono un potente strumento per la convalida dei dati, ma cosa succede se si desidera migliorarli ulteriormente aggiungendo suggerimenti di ricerca? Con creatività, puoi creare un elenco a discesa Excel con suggerimenti di ricerca per migliorare l'esperienza dell'utente. Fare riferimento ai passaggi guidati di seguito per implementare questa utile funzionalità in Excel:

Passaggio 1: all’inizio, vai alla scheda "Sviluppatore" nella barra multifunzione di Excel. Successivamente, clicca sul pulsante "Inserisci" nel gruppo "Controlli". Quindi, dal menu a discesa, trova la sezione "Controlli ActiveX", quindi individua l'icona "Casella combinata (controllo ActiveX)" e selezionala.

Passaggio 2: sposta il cursore sull'area del foglio di lavoro e clicca in un punto qualsiasi per inserire una casella combinata. Ora clicca con il pulsante destro del mouse sulla casella combinata e seleziona l'opzione "Proprietà". Nella finestra di dialogo, vai alla categoria "Alfabetico" e apporta le seguenti modifiche:

• Imposta "AutoWordSelect" su False.
• Imposta "LinkedCell" su B2.
• Imposta "MatchEntry" su 2 - fmMatchEntryNone.

Passaggio 3: chiudi questa finestra di dialogo, torna alla scheda Sviluppatore e clicca su "Modalità progettazione". Ciò ti consentirà di inserire testo nella casella combinata. Inoltre, poiché la cella B2 è collegata alla casella combinata, qualsiasi testo immesso nella casella combinata si rifletterà in B2 in tempo reale.

Passaggio 4: ora che la casella di ricerca è impostata, inserisci la seguente formula nella cella F3 e trascinala verso il basso per l'intera colonna (F3:F22).

• =-- ISNUMBER(IFERROR(SEARCH($B$2,E3,1),""))

Passaggio 5: inserisci la formula nella cella G3 e trascinala verso il basso per l'intera colonna (G3: G22).

• = IF(F3=1,COUNTIF($F$3:F3,1),"")

Passaggio 6: inserisci la seguente formula nella cella H1 e trascinala verso il basso per l'intera colonna (H3:H22):

• = IFERROR(INDEX($E$3:$E$22,MATCH(ROWS($G$3:G3),$G$3:$G$22,0)),"")

Passaggio 7:  ora che le colonne helper sono impostate, dobbiamo creare un intervallo denominato dinamico. Vai alla scheda "Formule" e clicca su "Gestione nomi" nel gruppo "Nomi definiti".

Passaggio 8: nella finestra di dialogo Gestione nomi, clicca su "Nuovo" per aprire la finestra di dialogo "Nuovo nome". Quindi, nel campo Nome, inserisci "DropDownList". Nel campo Si riferisce a, inserisci la seguente formula e chiudi la finestra di dialogo.

• =$H$1:INDEX($H$1:$H$20,MAX($G$1:$G$20),1)

Passaggio 9: infine, clicca con il pulsante destro del mouse sulla scheda del foglio di lavoro e seleziona "Visualizza codice". Quindi, nella finestra VBA, copia e incolla il seguente codice.

Private Sub ComboBox1_Change()

ComboBox1.ListFillRange = "DropDownList"

ComboBox1.DropDown

End Sub

Metodo 5. Creare un elenco a discesa in Excel con colori

Per migliorare l'aspetto visivo dei tuoi fogli di calcolo Excel, puoi creare elenchi a discesa con codifica a colori. Aggiungendo colore agli elenchi a discesa, puoi renderli visivamente più distinguibili e più facili da navigare. Segui attentamente ogni passaggio per raggiungere questo compito:

Passaggio 1: inizia creando un elenco di dati e decidi un intervallo in cui desideri posizionare i valori dell'elenco a discesa. Successivamente, clicca sulla scheda "Dati", quindi seleziona "Convalida dati" e scegli nuovamente "Convalida dati" dal menu a discesa. Nella finestra di dialogo "Convalida dati", clicca sulla scheda "Impostazioni" e seleziona "Elenco" dal menu a discesa denominato "Consenti".

Passaggio 2: Successivamente, scegli l'opzione "Origine", inserisci l'intervallo di celle e clicca su "OK". Ora dovresti vedere l'elenco a discesa qui sotto. Per aggiungere colore all'elenco a discesa, seleziona le celle in cui si trova l'elenco a discesa. Quindi, vai alla scheda "Home" e clicca su "Formattazione condizionale", quindi seleziona "Nuova regola".

Passaggio 3: nella finestra di dialogo "Nuova regola di formattazione" visualizzata, clicca sull'opzione "Formatta solo le celle che contengono" nella sezione "Seleziona un tipo di regola". Nella sezione "Formatta solo celle con", scegli "Testo specifico" dal primo elenco a discesa e l'opzione desiderata dal secondo elenco a discesa. Dopo aver confermato tutte le impostazioni delle regole, cliccare sul pulsante "Formato".

Passaggio 4: nella finestra di dialogo "Nuova regola di formattazione", cliccare sulla scheda "Riempimento" e scegliere il colore desiderato. Successivamente, cliccare su "OK" per chiudere la finestra di dialogo. Successivamente, conferma la nuova regola premendo il pulsante "OK" e riempirà le celle secondo la regola che hai impostato.

Metodo 6. Creare un elenco a discesa in Excel con l'istruzione If

Come sai, Excel fornisce un'utile funzionalità chiamata convalida dei dati, attraverso la quale è possibile creare elenchi a discesa per l'immissione semplificata dei dati. Incorporando l'istruzione IF, è possibile sviluppare ulteriormente questa funzionalità modificando le opzioni disponibili in base a condizioni specifiche. Qui, scopri come creare un elenco a discesa con un'istruzione IF in Excel:

Passaggio 1: innanzitutto, clicca sulla cella desiderata in cui desideri aggiungere l'elenco a discesa. Quindi, nella barra multifunzione nella parte superiore dello schermo, vai alla scheda "Dati". Dalla sezione “Strumenti dati”, scegli “Convalida dati”.

Passaggio 2: quindi, nella finestra di dialogo "Convalida dati" visualizzata, seleziona l'opzione "Elenco" dalla casella a discesa "Consenti". Nel campo "Origine", digita o inserisci la formula che specifica i nomi degli intervalli disponibili.

• =IF(C2="Show Fruit", ShowMeat, ShowFruit)

Passaggio 3: ora clicca sul pulsante "OK" per confermare le impostazioni di convalida dei dati. Ora noterai una piccola freccia a discesa accanto alla cella selezionata. Successivamente, clicca sulla freccia a discesa per aprire l'elenco dei frutti disponibili.

Passaggio 4: Tuttavia, se desideri passare all'elenco della carne, clicca su "Mostra carne" o su un'opzione appropriata. Dopo aver selezionato l'opzione "Mostra carne", fai nuovamente clic sulla freccia a discesa. Qui noterai che l'elenco è cambiato per mostrare le opzioni di carne, mentre il valore in alto nella casella a discesa sarà cambiato in "Mostra frutta" o qualsiasi indicazione pertinente.

Metodo 7. Estrarre dati da PDF a Excel durante la creazione di un elenco a discesa in Excel

UPDF  è un potente strumento di editor PDF  che offre una soluzione conveniente per estrarre dati da file PDF. Se i file contengono elenchi a discesa, questo strumento può convertirli in formato Excel. Con UPDF puoi recuperare facilmente informazioni da documenti PDF e trasferirle in un foglio di calcolo Excel. Inoltre, questo strumento garantisce precisione ed efficienza, quindi i tuoi dati non verranno danneggiati. Scarica UPDF in sicurezza e usa le sue incredibili funzionalità gratuitamente.

Questo strumento consente una rapida estrazione dei dati e consente di apportare le modifiche necessarie al contenuto. Fortunatamente, ti dà il pieno controllo sul file convertito. Se hai bisogno di estrarre dati da moduli o qualsiasi altro documento PDF con elenchi a discesa, UPDF semplifica il processo con una maggiore produttività.

Passaggi per aiutarti a convertire i PDF in fogli di calcolo Excel

Passo 1: apri il file PDF contenente i dati richiesti

Individua lo strumento UPDF sul tuo dispositivo e fai doppio clic per aprirlo. Ora tocca l'opzione "Apri file" per trovare e importare il file desiderato che contiene l'elenco a discesa.

Passo 2: seleziona il formato file in cui convertire il PDF

Dopo aver aperto il file, sposta il cursore sulla barra laterale destra e seleziona l'opzione "Esporta PDF". Tra i formati supportati disponibili, scegli il formato "Excel (.xlsx)".

Passo 3: personalizza le impostazioni di conversione

Qui, scegli il "Formato di output" come Excel, seleziona "Intervallo di pagine" e tocca il pulsante "Esporta". Nella nuova finestra, seleziona la cartella di destinazione e salva il file in formato Excel.

Conclusioni

Con questo articolo credo che abbiate imparato i trucchi e i suggerimenti per creare elenchi a discesa in Excel. L'uso degli elenchi a discesa può migliorare notevolmente l'accuratezza dell'inserimento dei dati e l'efficienza del lavoro, per aiutarvi a gestire e analizzare meglio i dati.

Inoltre, se disponi di file PDF esistenti che contengono elenchi a discesa e devi convertirli in formato Excel, ti consigliamo di utilizzare lo strumento UPDF. Questo strumento offre una soluzione comoda e facile da usare per convertire file PDF . Utilizzando questo strumento, gli utenti possono evitare la necessità di metodi complessi di conversione dei file.