In che modo UPDF aiuta a convertire i PDF finanziari scansionati in fogli di calcolo Excel consultabili e modificabili

Il formato PDF rappresenta un modo molto utile per condividere i rendiconti finanziari. Tuttavia, anche se i documenti in formato PDF possono essere semplici da gestire e condividere, gli istituti finanziari possono trovare piuttosto difficile trasferire i dati dal PDF ai database della banca, che spesso sono fogli di calcolo.

Un modo in cui le istituzioni finanziarie affrontano questo problema è assumere un team di specialisti di immissione dati per inserire i valori su un foglio di calcolo e mappare i valori in modo che corrispondano a quelli utilizzati da bn. Si tratta di un processo molto costoso e dispendioso in termini di tempo che può essere aggirato dalla tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).

L'OCR può rilevare il contenuto di un PDF scansionato e convertire correttamente i valori in un foglio di calcolo Excel ricercabile e modificabile. UPDF è uno strumento di conversione e modifica di PDF dotato di OCR integrato appositamente progettato per questo scopo. Qui, vedremo come può aiutare a convertire i PDF finanziari scansionati in fogli di calcolo modificabili.

I precedenti e le situazioni

Affinché i documenti finanziari siano considerati ufficiali nella maggior parte delle giurisdizioni, devono essere in formato PDF. Ma il formato PDF può rendere molto difficile classificare i dati specifici sul documento in valori di dati che la banca può utilizzare internamente.

Ad esempio, un'azienda manifatturiera che richiede un prestito può inserire un camion come parte dell'inventario dell'azienda. Ma nel processo di approvazione del prestito, la banca potrebbe dover classificare il camion come attività non corrente, magari nella sottocategoria del veicolo. Questo può aiutare la banca a calcolare o determinare determinati parametri finanziari che possono determinare se la banca può approvare o meno il prestito. L'unico modo per la banca di confrontare e proiettare la performance di questo prestito e di altri prestiti simili sui suoi libri contabili è classificare informazioni come il camion e il modo migliore per farlo è utilizzare un foglio di calcolo.

Di seguito sono riportati alcuni degli altri motivi per cui una banca può cercare di convertire i PDF finanziari scansionati in fogli di calcolo Excel;

• Avere i dati in un foglio di calcolo Excel può rendere più facile per la banca analizzare correttamente i dati. Un foglio di calcolo Excel consente all'utente di ordinare e filtrare i dati in tutti i modi, facilitando la ricerca del valore dei dati di cui ha bisogno.
• I fogli di calcolo possono anche rendere il budget molto più semplice. Questo perché possono consentire alla banca di monitorare efficacemente la spesa nel tempo, consentendo all'istituto di ridurre la spesa quando necessario.
• Un foglio di calcolo interno è anche più facile da condividere tra i vari reparti della banca, facilitando l'elaborazione rapida ed efficiente di prodotti e servizi.

In che maniera UPDF aiuta a convertire i PDF finanziari scansionati in fogli di calcolo Excel consultabili e modificabili

Per molto tempo le banche e altri istituti finanziari si sono affidati al metodo manuale per convertire i PDF scansionati in fogli di calcolo modificabili. Questo significa l'assunzione di migliaia di esperti di immissione dati per sottoscrivere manualmente i valori dei dati nelle loro categorie corrette. Questo è un esercizio lungo e costoso che può essere facilmente evitato con l'aiuto di uno strumento di conversione PDF come UPDF nel settore bancario.

Una delle funzionalità di base di UPDF è la conversione di documenti PDF da un formato all'altro. In questo caso, il PDF verrebbe convertito in Excel e poiché UPDF non altera in alcun modo il contenuto o la formattazione del documento, tutti i dati verrebbero convertiti così come sono, facilitando la ricerca e l'utilizzo dei dati nel documento Excel risultante.

UPDF fa un ulteriore passo avanti fornendo una tecnologia OCR (Optical Character Recognition) altamente efficace e molto facile da usare. L'OCR è una tecnologia che converte il testo dell'immagine (come un PDF scansionato) in un formato di testo leggibile dalla macchina. Quando un documento come un rendiconto finanziario PDF viene scansionato, viene salvato sul computer in formato immagine, rendendo impossibile la modifica del testo sul PDF. La funzione OCR di UPDF può convertire l'immagine del PDF scansionato in testo leggibile dalla macchina prima di convertire il file in formato Excel.

A parte la conversione dei documenti, UPDF è utile nella gestione dei documenti in vari modi che possono avvantaggiare un istituto finanziario, tra cui;

• UPDF può essere utilizzato per creare documenti PDF e modificare il testo e le immagini su di essi in modo semplificato ed efficace. Questo lo rende la soluzione più ideale per la preparazione di tutti i documenti finanziari che devono essere in formato PDF, nonché per la generazione di moduli e contratti necessari per le operazioni quotidiane della banca.
• UPDF dispone anche di funzionalità di firma che possono semplificare l'autenticazione dei contenuti del documento da parte dei clienti o dei dipendenti della banca. Puoi usarlo per aggiungere una firma a qualsiasi sezione del documento in modo facile e veloce. Le firme aggiunte al documento sono legalmente vincolanti e valide.
• È anche uno dei modi migliori per proteggere un documento PDF. Puoi garantire la sicurezza dei dati su qualsiasi documento PDF aggiungendo una password, limitando la modifica o aggiungendo una filigrana al documento PDF. Questo è un ottimo modo per condividere in modo efficace documenti sensibili senza doversi preoccupare della perdita di dati sensibili.
• Se integrate con la giusta piattaforma cloud, le funzionalità di UPDF possono semplificare il flusso di lavoro dei documenti, consentendo la razionalizzazione delle operazioni bancarie e riducendo i costi operativi come l'archiviazione della carta.
• L'utilissimo convertitore di documenti di UPDF converte i PDF (scansionati o meno) in diversi formati modificabili, tra cui i popolari Excel, Word, PowerPoint, TXT e molti altri.

Conclusione

L'estrazione di dati da un PDF può essere problematica senza le soluzioni di Machine Learning corrette. Ciò è particolarmente vero quando ci sono migliaia di documenti da trascrivere e solo un numero limitato di specialisti di data entry da utilizzare.

Fortunatamente, esistono strumenti come UPDF con un potente OCR in grado di convertire un PDF scansionato in un formato più modificabile come Excel. UPDF è particolarmente utile in quanto estrarrà in modo intuitivo i dati necessari, consentendo di apportare modifiche al file prima della conversione, se necessario.