Cómo crear un formulario PDF rellenable desde Word: Guía paso a paso

No importa en qué sector trabajes, debes lidiar con muchos documentos de Word. Los formularios rellenables son uno de esos obstáculos que puedes enfrentar en el trabajo. Estos formularios se utilizan para interactuar con los usuarios, permitiéndoles completarlos en sus computadoras. Crear formularios en un procesador de textos hará que tu vida laboral sea más sencilla.

Pero, ¿qué pasará si no sabes cómo crear un formulario rellenable desde Word? Sería un poco vergonzoso, ¿verdad? Después de leer este artículo, podrás hacerlo sin ayuda de nadie. Al final, también hablaremos de las desventajas de usar Word para crear formularios rellenables y te ofreceremos una mejor solución.

Parte 1: Cómo crear un formulario rellenable en Word

Crear un formulario rellenable en MS Word es bastante fácil si sigues las instrucciones. Antes de comenzar, debes conocer algunos elementos que te ayudarán:

• Tablas: Son esenciales para mantener la alineación y los bordes de los formularios.
• Plantillas: Los formularios se pueden guardar como plantillas para usarlas y personalizarlas en el futuro.
• Controles de contenido: Son las áreas donde los usuarios interactúan al llenar los formularios.
• Protección: Los usuarios solo podrán escribir; no podrán cambiar el contenido.

Primero, debes agregar la opción "Desarrollador" para acceder a las propiedades avanzadas en el menú. Sigue estos pasos:

Pasos para mostrar la opción Desarrollador en Windows:

Paso 1. Haz clic en la pestaña "Archivo" y selecciona "Opciones".

Paso 2. En el menú de "Opciones", aparecerá la ventana de "Opciones de Word".

Paso 3. Selecciona "Personalizar cinta de opciones" en el menú de la izquierda, marca la opción "Programador" y haz clic en "Aceptar". Ahora, aparecerá la opción "Programador" en el menú de herramientas.

Pasos para mostrar la opción Desarrollador en Mac:

Paso 1. Haz clic en "Word" en la barra superior y selecciona "Preferencias".

Paso 2. Se abrirá la ventana de "Preferencias de Word". Haz clic en "Cinta y barra de herramientas".

Paso 3. Marca la opción "Desarrollador" en el lado derecho de la ventana y haz clic en "Guardar".

¡Listo! Has superado la primera barrera. Ahora es momento de crear el formulario en Word.

Pasos para crear un formulario rellenable en Word:

Paso 1. Ve a Modo de Diseño

Es en la pestaña Desarrollador. Activar la pestaña "Programador" te permitirá añadir el contenido (campos) a tu documento.

Paso 2. Diseña tu formulario con botones de control de contenido

Selecciona el tipo de control que quieras y se añadirá automáticamente.

Paso 3. Haz el formulario rellenable en Word

Asegúrate de poner restricciones para que nadie pueda cambiar su contenido al llenarlo. Ve a la pestaña del desarrollador, haz clic en "Restringir edición" y selecciona "Permitir solo este tipo de edición en el documento". Elige "Rellenar formularios", y asegúrate de activar la protección.

Tu documento ahora está listo para ser compartido.

Parte 2: Ventajas y desventajas crear formularios PDF rellenables desde Word

Nada es perfecto. Hay ventajas y desventajas en la creación de formularios rellenable en Word. Primero, veamos lo bueno.

Ventajas:

• Hay plantillas útiles que puedes personalizar.
• El tamaño de los documentos se ha reducido, lo que facilita compartirlos.
• Word ofrece muchas funciones para hacer tus formularios más atractivos.
• Puedes imprimir copias físicas fácilmente.
• Crear formularios es rápido.

Desventajas:

• Solo puedes rellenar los formularios usando Microsoft Word.
• Si olvidas configurar restricciones, cualquiera puede cambiar el contenido.
• No hay garantía de que el diseño se mantenga igual al original.
• Las versiones de Word pueden causar problemas al llenar formularios.
• Comprar la licencia de Word puede ser costoso.

Parte 3: Cómo crear un formulario rellenable en PDF

Ahora que sabes cómo hacer un formulario en Word, es momento de aprender a hacerlo en PDF. Usaremos UPDF, uno de los mejores creadores de formularios PDF. Permite convertir PDFs no rellenables en rellenables, editar propiedades, crear formularios desde cero y más. Y todo esto puedes realizar en 4 plataformas (Windows, Mac, iOS, y Android). Puedes leer esta reseña de UPDF o ver el video:

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También puedes hacer las siguientes cosas con él, excepto las relacionadas con formularios PDF:

• UPDF AI: Puedes resumir PDF, traducir PDF, explicar PDF, chatear sobre PDF y más.
• Leer PDF: Puedes abrir y ver tu archivo PDF de forma gratuita. Con sus diferentes modos de visualización, puedes disfrutar de la experiencia de lectura.
• Anotar PDF: No solo te da la libertad de ver documentos. También puedes agregar anotaciones, marcas y comentarios en los PDFs.
• Editar PDF: Puedes editar libremente el texto, imágenes, enlaces, marcas de agua, encabezados, pies de página, fondo, etc.
• Convertir PDF: No es solo un editor y lector ordinario. Tiene la función de convertir tu documento PDF a Word, Excel, PowerPoint, etc.
• OCR: También cuenta con tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para reconocer el texto en los documentos escaneados y hacerlos editables.

Pasos para crear un formulario rellenable en PDF:

Paso 1. Descarga UPDF y abre un PDF o crea una página en blanco.

Paso 2. Haz clic en el icono "Preparar formulario" en la barra de herramientas. Puedes añadir campos de texto, casillas, botones, etc. También puedes convertir PDFs no rellenables a rellenables con un solo clic.

Y si deseas convertir los formularios PDF no rellenables en formularios rellenables directamente, puedes hacer clic en el 'ícono de herramienta' y seleccionar 'Reconocimiento de campos de formulario', reconocerá todos tus formularios y los hará rellenables.

Parte 4: Comparativa entre formularios rellenable en Word y PDF

Bueno, hay una diferencia completa entre estos dos formatos. Uno utiliza un procesador de textos y el otro no requiere un procesador de textos. Microsoft Word admite el formato .docx, mientras que el PDF (Formato de Documento Portátil) es en sí mismo un formato de archivo. Pero una cosa que comparten es que ambos se utilizan para crear y compartir documentos.

Como todos saben, el PDF y Word tienen el mismo valor al crear formularios rellenables. Pero la pregunta es cuál es mejor al crear formularios rellenables. Microsoft Word puede ser un mejor procesador de textos para redactar documentos largos, insertar tablas, revisar el contenido y soportar complementos. Todas estas características son útiles si tienes suficiente experiencia para usarlas.

Si no estás familiarizado con las funciones, sería como despejar la cima del Monte Everest. Especialmente, crear formularios rellenables en Word puede ser algo complicado para los principiantes. A veces, los más experimentados se encuentran en una posición difícil al crear formularios interactivos en Word. Ya has sido testigo anteriormente de cuántos pasos cubres al finalizar los formularios.

Por otro lado, el formato PDF es tan simple como desees. Como sabes, el formato PDF admite texto codificado, así que la seguridad de tu contenido no es un problema. A diferencia de MS Word, puedes acceder a archivos PDF en cualquier editor o lector de PDF. El formato PDF no está limitado a una sola plataforma. Puedes usar cualquier editor de PDF que te guste, y crear formularios rellenables es más fácil que nunca.

Conclusión

Ahora sabes cómo crear formularios rellenables en Word. Aunque hay desventajas al usar Word, también te mostramos cómo hacer formularios en PDF usando UPDF, que es una excelente solución para presentar documentos de manera profesional. Puedes descargar UPDF para crear tus formularios de PDF fácilmente.