Top 7 Formas dos Documentos no Trabalho com os Aumentos da Produtividade pelo UPDF

O formato de arquivo PDF se tornou conhecido como um padrão universal devido à sua compatibilidade entre plataformas e alta segurança de arquivos. O uso de PDFs por funcionários para compartilhamento de conteúdo pode economizar tempo valioso, já que não há preocupações com formatação de arquivos, além disso, o tamanho compacto dos PDFs permite uma rápida distribuição de informações. A eficiência no ambiente de trabalho é um fator importante para a conquista do respeito e reconhecimento pela empresa, e pode até mesmo aumentar as chances de promoção do funcionário.

Sem dúvida, o PDF é um dos fatores chave para o sucesso dos funcionários, no entanto, fazer alterações nesses arquivos pode ser uma tarefa desafiadora sem o auxílio de um editor de PDF poderoso. Este artigo apresentará a melhor ferramenta para lidar com problemas relacionados a PDF, auxiliando na aumento da produtividade de documentos.

7 Dicas para Aumentar a Produtividade no Uso de Documentos PDF

Todos gostam de se destacar na vida, especialmente no local de trabalho. Alguns trabalham duro para chegar ao topo, enquanto outros trabalham com inteligência. Se você também está procurando maneiras de aumentar a produtividade dos documentos, você está no lugar certo. As 7 melhores maneiras de melhorar a produtividade de documentos com PDFs são fornecidas nesta seção.

1. Modificações Simples no Texto

Realizar modificações de texto no Word ou PowerPoint pode ser complicado, pois a formatação do arquivo pode se alterar quando se adiciona novo conteúdo. Em contrapartida, o PDF não apresenta esse inconveniente, já que preserva a formatação original do arquivo. Esse atributo do PDF pode melhorar significativamente a eficiência no trabalho. No entanto, a maioria dos principais sistemas operacionais não possui ferramentas integradas que permitam a edição do texto em arquivos PDF.

A solução inovadora é o UPDF, que permite fazer quantas alterações em documentos forem necessárias. Com ele, não é preciso criar novos acordos do zero, pois as mudanças podem ser feitas facilmente em arquivos pré-existentes.

Como Posso Modificar o Texto em um PDF?

Para aumentar a produtividade no trabalho, siga os passos a seguir para editar o texto em um arquivo PDF utilizando esta ferramenta intuitiva:

• Abra o arquivo PDF no UPDF e acesse o ícone "Editar PDF" no painel de ferramentas localizado à esquerda. Em seguida, posicione o cursor sobre o texto que deseja modificar.
• Ao selecionar o texto, um contorno roxo aparecerá ao redor dele. Ao clicar duas vezes no texto, uma barra de ferramentas será exibida ao redor do texto, permitindo que você edite ou modifique o estilo, fonte, tamanho, cor e muito mais.

2. Preencha e Assine Documentos Rapidamente

Os formulários são amplamente utilizados em escritórios para coletar informações sobre funcionários, realizar pesquisas e manter registros. Geralmente, esses formulários são compartilhados entre escritórios no formato PDF, pois esse formato é imune a malware. Além disso, é fácil editar formulários PDF, portanto não é necessário imprimi-los para preenchê-los com o UPDF.

Além disso, é possível assinar um PDF porque o formato suporta assinaturas eletrônicas. Portanto, o PDF é o melhor formato para aumentar a produtividade do seu documento, permitindo que você preencha formulários sem alterar seu formato. Com uma ferramenta como o UPDF, é possível preencher um formulário PDF em questão de segundos e adicionar assinaturas eletrônicas e manuscritas.

Como Posso Preencher e Assinar Documentos PDFs de Maneira Mais Rápida?

Abaixo estão as orientações para preencher os formulários em PDF e acrescentar uma assinatura utilizando o UPDF:

Preencher Formulários PDF

• Abra o UPDF e clique no botão "Abrir arquivo". Escolha o formulário que você precisa preencher e clique em "Abrir".
• Ao abrir o formulário, ele será automaticamente transformado em um documento que pode ser preenchido.
• Escolha o campo que deseja preencher e insira as informações necessárias. Se necessário, marque uma caixa de seleção clicando no sinal.

Assinar o PDF

• No painel esquerdo, clique no ícone "Comentários" e em seguida selecione a ferramenta "Assinatura" com o mouse.
• Depois disso, clique no botão "Criar Assinatura" e escolha o método para adicionar a assinatura.
• Assine o documento com sua assinatura e clique em "Criar". Em seguida, posicione a assinatura no PDF e pressione "Ctrl/Command + S" para salvar as alterações.

3. Combinar Arquivos Rapidamente

Lidar com muitos documentos pode ser problemático, pois há o risco de perder arquivos importantes. Além disso, enviar vários arquivos um por um pode reduzir a produtividade e complicar as coisas. É melhor mesclar todos os arquivos em um único formato de documento seguro.

O formato mais confiável para melhorar a situação é o PDF, pois não há risco de perda de dados e também leva menos tempo para compartilhar. Para mesclar vários arquivos do mesmo formato ou de formatos diferentes em um único arquivo PDF, você pode usar o UPDF. Isso é útil para armazenar todos os documentos importantes do escritório, como relatórios de serviço, cheques, faturas e outros itens em um único lugar.

Como Combinar Arquivos?

É possível combinar imagens e documentos em formato PDF em um único arquivo PDF, seguindo as instruções fornecidas:

• Depois de abrir o UPDF, clique no botão 'Lote' e selecione a guia 'Combinar'.
• Em seguida, clique no botão 'Adicionar Arquivos' e selecione os documentos que deseja incluir ou escolha a opção 'Adicionar Pastas' no menu suspenso para incluir uma pasta inteira.
• Ao abrir o arquivo, clique na opção '+ Adicionar Arquivos' e selecione a opção 'Adicionar Arquivos' para adicionar mais documentos, caso deseje.
• Por fim, clique no botão 'Aplicar' no canto inferior direito e salve o arquivo combinado na localização desejada em seu computador.

4. Melhore a Colaboração Para Uma Melhor Produtividade

Para aumentar a eficiência do seu trabalho, é recomendável ter seus documentos em um formato que seja fácil de compartilhar e compatível com várias plataformas. O formato PDF é aquele que apresenta compatibilidade entre plataformas, o que significa que você pode trabalhar neste formato em qualquer sistema operacional. Além disso, visualizar os arquivos em PDF é mais fácil do que em outros formatos de documentos, como HTML ou XML.

O UPDF pode ser uma ajuda valiosa para se destacar no seu ambiente de trabalho, pois possui um recurso surpreendente de anotação de PDF. Com a ajuda desta ferramenta, você pode enviar o projeto concluído ao cliente por meio de um único link. Além disso, a UPDF está planejando lançar um serviço de armazenamento em nuvem que ajudará a armazenar dados adicionais.

Como Fazer Anotações e Compartilhar Arquivos PDF Usando o UPDF

Para aprender a fazer anotações e compartilhar arquivos PDF usando o UPDF, leia atentamente os seguintes passos:

Anotar PDFs

• Depois de abrir o arquivo PDF no UPDF, selecione a ferramenta 'Comentar' para ativar a função de anotação.
• Clique no ícone 'Caixa de texto' na barra de ferramentas de navegação e escolha o estilo, fonte e tamanho do texto.
• Em seguida, selecione a parte do PDF onde você deseja adicionar o comentário.
• Da mesma forma, você pode usar outras opções de anotação, como destacar texto, adicionar formas ou adesivos.

Compartilhe um PDF com um Link

• Para compartilhar o arquivo que foi anotado, clique no ícone "Compartilhar este arquivo com outros".
• Para definir o tempo de expiração do link, clique no menu suspenso "Tempo de expiração" e escolha uma opção, depois clique no botão "Criar".
• Depois que a ferramenta gerar um link para você, copie-o e compartilhe-o.

5. Obtenha um Alto Grau de Segurança Utilizando Senhas

Alguns dados do ambiente de trabalho são altamente sensíveis, pois contêm informações confidenciais sobre a empresa e os funcionários. Não se deve comprometer a privacidade da empresa confiando em formatos de documentos que são facilmente invadidos. É prudente usar arquivos PDF para proteger documentos importantes, já que senhas podem ser facilmente adicionadas a eles.

Se você deseja adicionar uma senha aos seus arquivos PDF, experimente o UPDF. Com esta ferramenta, é possível adicionar dois tipos de senhas. Uma é a Senha de Abertura do Documento, que restringe o acesso ao arquivo, enquanto a outra é a Senha de Permissão, que restringe a impressão e edição do documento. Ambas as senhas são úteis para melhorar a eficiência e a produtividade.

Como Adicionar uma Senha a um PDF Usando o UPDF?

Como mencionado anteriormente, você pode adicionar dois tipos de senhas a um PDF para aumentar sua segurança. Para saber como fazer isso, siga as instruções abaixo:

Senha Aberta

• Abra o UPDF e, usando o método "arrastar e soltar", adicione o arquivo a ser protegido.
• Clique na ferramenta "Proteger com senha" no menu e selecione a opção "Senha de Abertura de Documento".
• Uma nova janela irá aparecer, onde você deverá inserir a senha desejada.
• Você também pode definir o nível de criptografia acessando a opção "Mais Opções".
• Após configurar as opções desejadas, clique no botão "Aplicar" para adicionar a senha de abertura de documento.

Senha de Permissão

• Se você deseja adicionar uma senha de permissão, acesse a seção "Permissões" e defina a senha desejada.
• Em seguida, clique na opção "Mais Opções" e ajuste as configurações de "Impressão permitida", "Alterações permitidas" e "Nível de criptografia".
• Clique no botão "Aplicar" e, em seguida, selecione a opção "Salvar" para salvar o documento protegido em seu dispositivo.

6. PDFs Podem Ser Facilmente Convertidos Para Outros Formatos

Imagine que você tenha todos os dados dos seus funcionários em um arquivo PDF, mas seu empregador solicita que esses dados sejam fornecidos em um arquivo Excel. Não é preciso se preocupar, pois o PDF não é um formato rígido que não possa ser convertido para outros formatos de arquivo. É possível convertê-lo facilmente para Word, HTML ou JPEG. No entanto, formatos de arquivo como JPG ou GIF podem ser mais difíceis de serem convertidos para formatos populares de arquivos de escritório.

Para aumentar a eficiência do seu trabalho, experimente usar o UPDF, que permite converter arquivos PDF para outros formatos de forma fácil e rápida. É um conversor perfeito que permite converter arquivos para os principais formatos de arquivos do Office, bem como para imagens e arquivos Rich Text. Além disso, se você precisar arquivar seus documentos, é possível converter o arquivo PDF para o formato PDF/A usando o UPDF.

Como Posso Converter Arquivos PDF Para Outros Formatos?

Veja abaixo as orientações para converter arquivos PDF para outros formatos usando UPDF, as quais vão auxiliá-lo(a) a melhorar a eficiência em seu ambiente de trabalho:

• Para adicionar o arquivo PDF à ferramenta UPDF e realizar a conversão, basta selecionar o ícone "Exportar PDF" que se encontra na barra de ferramentas à esquerda da ferramenta UPDF.
• A partir da lista de múltiplos formatos disponíveis, escolha o formato desejado para realizar a conversão.
• Ao acessar a opção "Exportar" na tela, uma pequena janela será exibida. Nesta janela, utilize o menu suspenso "Faixa de Páginas" para escolher a opção desejada entre páginas pares ou ímpares. Se o objetivo for converter o PDF completo, selecione a opção "Todas as páginas".
• Por fim, clique no botão "Exportar" e salve o arquivo convertido no destino desejado.

7. Permita a Realização de Processos em Lote

No ambiente de escritório, é comum que haja diversas tarefas a serem realizadas simultaneamente, tais como a conversão de documentos para outros formatos, a combinação de dados de funcionários em um único arquivo e a inserção de um único documento em vários arquivos. Para aumentar a produtividade no tratamento desses documentos, é necessário realizar as tarefas de forma ágil e eficiente, respeitando o prazo disponível. No entanto, é importante lembrar que um ser humano não possui a mesma velocidade e capacidade de processamento de uma máquina.

Se você está buscando maneiras de aumentar sua produtividade no local de trabalho com documentos em PDF, não precisa mais se preocupar. Os arquivos PDF possuem tamanho reduzido, o que facilita sua conversão, combinação e inserção em outros documentos. Com o uso de uma ferramenta avançada como o UPDF, é possível realizar essas tarefas de maneira rápida e eficiente, com apenas alguns cliques. Além disso, o UPDF também permite a inserção de um único documento em vários arquivos sem alterar sua formatação original.

Como Realizar Processos em Lote com o UPDF?

É possível fazer processos em lote sem a necessidade de ajuda profissional, seguindo as instruções abaixo:

Conversão em Lote: Na interface do UPDF, escolha o recurso "Lote" e acesse a guia "Converter". Em seguida, clique no botão "Adicionar Arquivos" e selecione os arquivos que deseja incluir ou adicione uma pasta completa usando a opção "Adicionar Pasta". Depois de adicionar todos os arquivos, selecione o formato desejado na opção "Formato de Saída". Você pode ainda ajustar as configurações de layout em "Configurações de Layout" e clicar em "Aplicar" para finalizar o processo de conversão.

Combinação em Lote: Para juntar vários arquivos em um único arquivo PDF, acesse a ferramenta "Combinar" e clique na opção suspensa "Adicionar Arquivos". Em seguida, escolha a opção "Adicionar Arquivos" ou "Adicionar Pasta" e selecione os arquivos ou pasta que deseja combinar. Por fim, clique em "Aplicar" para juntar todos os arquivos em um único arquivo PDF.

Inserção em Lote: Para inserir um arquivo em vários documentos, vá para a função "Inserir" e escolha a opção desejada no menu suspenso "Adicionar Arquivos". Em seguida, adicione os documentos em que deseja inserir o arquivo. Pressione a opção "Inserir Arquivo" e escolha o arquivo correspondente. Escolha onde deseja adicionar o arquivo e clique em "Aplicar".

Conclusão

Neste artigo, nós nos esforçamos para responder à pergunta de como aumentar a produtividade dos documentos no ambiente de trabalho. Em resumo, o UPDF é a melhor opção para gerenciar documentos em formato PDF, que é o formato de arquivo universal mais utilizado na maioria dos locais de trabalho. Com esta ferramenta acessível, é possível combinar todos os dados da empresa em um único arquivo e adicionar uma senha para garantir que terceiros não possam acessá-lo.

Além disso, a ferramenta também ajuda a fortalecer a colaboração com seus clientes. Sem atrasos, é possível gerenciar vários documentos de forma muito profissional. Portanto, comece a utilizar o UPDF agora mesmo com os aumentos de produtividade para se destacar em seu ambiente de trabalho.