Assinatura digital PDF vs assinatura eletrônica: qual a diferença?

Bruna Almeida

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No PDF, a assinatura eletrônica e a assinatura digital têm finalidades diferentes:

A assinatura eletrônica é ideal para assinar documentos do dia a dia com rapidez, enquanto a assinatura digital é mais indicada para documentos formais que exigem verificação de identidade e integridade do arquivo.

No Brasil, contratos, orçamentos, recibos, procurações e documentos empresariais são cada vez mais assinados em PDF. O problema é que muitas pessoas pesquisam por assinatura digital PDF, mas nem sempre estão tentando resolver a mesma necessidade.

Alguns usuários só querem adicionar uma assinatura manuscrita ao PDF; outros precisam que o cliente confirme um contrato; e há casos em que o documento exige assinatura via gov.br, ICP-Brasil ou certificado digital. Escolher o tipo errado de assinatura pode fazer o arquivo ser recusado e até atrasar o processo contratual.

Neste artigo, você vai entender:

A diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital PDF;
Em quais situações usar cada tipo de assinatura;
Como escolher a forma de assinatura mais adequada para o seu PDF.

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital PDF?

Muitas pessoas acreditam que basta inserir uma imagem de assinatura em um PDF para que ele seja considerado uma assinatura digital.

Na prática, a assinatura em PDF pode ser classificada em diferentes tipos.

De forma simples:

A assinatura eletrônica está mais relacionada à “intenção de assinatura”, como uma assinatura manuscrita, o nome digitado ou uma imagem de assinatura. A assinatura digital, por outro lado, está mais relacionada à “verificação de identidade” e à “integridade do documento”, geralmente baseada em Digital ID, certificado digital ou outros mecanismos de autenticação.

As diferenças entre elas são as seguintes:

Critério de comparação	Assinatura eletrônica	Assinatura digital
Função principal	Indicar concordância ou confirmação	Validar a identidade do signatário e a integridade do documento PDF
Formas comuns	Assinatura manuscrita, nome digitado ou imagem de assinatura	Assinatura baseada em Digital ID ou certificado digital
Nível de segurança	Adequada para confirmações do dia a dia	Mais indicada para documentos formais
Suporte do UPDF	Suporte para criação e gestão de assinaturas visíveis	Suporte para assinatura digital padrão em PDF
Cenários comuns	Orçamentos, recibos e contratos simples	Contratos empresariais, documentos financeiros e jurídicos
Principais limitações	A outra parte pode não aceitar assinaturas em formato de imagem	Alterações no PDF após a assinatura podem afetar a validação

De forma simples:

Se o objetivo é “comprovar que alguém concordou”, a assinatura eletrônica geralmente é suficiente.
Se o objetivo é “comprovar quem assinou e se o documento foi alterado após a assinatura”, a assinatura digital é mais adequada.

Quando escolher a assinatura eletrônica?

Se o documento serve apenas para confirmar informações, expressar concordância ou concluir processos do dia a dia, a assinatura eletrônica geralmente é suficiente.

No Brasil, a assinatura eletrônica é muito utilizada em:

Contratos de serviço MEI
Acordos de projetos para freelancers
Orçamentos e recibos
Documentos de confirmação de aluguel
Formulários de aprovação interna
Confirmações de clientes

Por exemplo, quando um proprietário envia um contrato de aluguel e você apenas precisa confirmar as condições e assinar o documento, esse tipo de situação não exige verificação por certificado digital. Nesses casos, uma assinatura visível adicionada com o UPDF já é suficiente.

Como realizar a assinatura eletrônica de PDF com o UPDF

Abra o UPDF em um dispositivo Windows, Mac, iOS ou Android.

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Importe o arquivo PDF.

Acesse a ferramenta de comentários e clique Assinatura.
Crie uma assinatura manuscrita, digite o nome ou envie uma imagem de assinatura.

Insira a assinatura no local desejado do PDF.
Ajuste o tamanho e a posição.

Salve o arquivo final.

realizar a assinatura eletrônica de PDF com o UPDF — **Ideal para orçamentos, recibos, contratos e aprovações internas no Brasil.**

Se quiser ver o passo a passo, leia: Como criar assinatura eletrônica em PDF

Em que situações usar assinatura digital PDF?

Se o destinatário exigir verificação da identidade do signatário ou confirmação de que o PDF não foi alterado após a assinatura, a assinatura digital deve ser a opção escolhida.

No Brasil, a assinatura digital é comum em:

Assinatura de PDFs com certificado digital
Contratos de compras empresariais
Documentos de aprovação financeira
Autorizações jurídicas
Documentos relacionados a órgãos governamentais ou bancos
Documentos formais que exigem registro de validação

Tomando como exemplo um contrato de compras empresariais, o comprador não precisa apenas visualizar a assinatura, mas também verificar a identidade do signatário e confirmar se o documento foi alterado após a assinatura.

Nesse caso, uma imagem de assinatura comum não é suficiente, sendo mais adequado utilizar a assinatura digital em PDF.

Quais tipos de assinatura digital o UPDF suporta?

O UPDF suporta assinatura digital PDF baseada em padrão, ou seja, assinaturas realizadas com Digital ID ou certificado digital. Com esse recurso, o usuário pode assinar documentos PDF digitalmente e permitir que o destinatário verifique a identidade do signatário e a integridade do arquivo.

É importante destacar que:
A assinatura digital do UPDF não é uma integração direta com o portal gov.br. Caso uma instituição governamental, banco ou sistema empresarial exija obrigatoriamente o uso de gov.br, ICP-Brasil ou uma plataforma específica de assinatura, o usuário deve seguir as regras e o processo exigido por esse órgão.

O processo geral é o seguinte:

Abra o PDF no UPDF.
Acesse a ferramenta de assinatura digital.

Acesse a ferramenta de assinatura digital

Defina o local onde a assinatura será inserida no PDF.

Abra novamente a área de ferramentas e clique em “Comentário”, depois selecione a assinatura digital criada.

Crie ou envie seu Digital ID.

Configure a aparência da assinatura digital.

Clique em “Assinar” e salve o arquivo no seu dispositivo local.

Para ver o passo a passo completo, acesse: Como criar assinatura digital em PDF

Como escolher entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

É possível tomar essa decisão rapidamente com base no uso do documento:

Suas necessidades	Tipo recomendado	Motivo
Apenas assinar o PDF com um nome	Assinatura eletrônica	É a forma mais rápida e pode ser feita diretamente no UPDF
O cliente apenas solicita confirmação de assinatura	Assinatura eletrônica	Adequada para orçamentos, recibos e contratos comuns
A assinatura foi colocada no local errado e precisa ser refeita	Assinatura eletrônica	Permite remover a assinatura visível e reposicioná-la
A outra parte exige Digital ID / certificado digital	Assinatura digital	Necessária para verificação de identidade e integridade do documento
A instituição exige assinatura via gov.br	Processo do gov.br	O UPDF não oferece integração direta com gov.br
O processo exige ICP-Brasil específico	Processo indicado pela instituição	Cada órgão pode exigir um fluxo de certificação próprio
Documento é para governo, banco ou área jurídica	Confirmar exigência do destinatário	Esses casos geralmente exigem validação e conformidade mais rigorosas

Regra simples:

Para documentos de confirmação do dia a dia, use assinatura eletrônica.
Para comprovar “quem assinou” e “se o documento não foi alterado após a assinatura”, use assinatura digital.
Se a outra parte exigir gov.br ou ICP-Brasil, siga o processo indicado por ela.

O que fazer se escolher o tipo de assinatura errado?

1. O cliente não aceita imagem de assinatura

O cliente pode exigir uma assinatura verificável. Nesse caso, evite apenas substituir a imagem da assinatura repetidamente. Confirme com o cliente se ele precisa de uma assinatura digital padrão em PDF ou se é obrigatório utilizar gov.br, ICP-Brasil ou uma plataforma específica de assinatura.

2. O PDF aparece como inválido após assinatura digital

A assinatura digital protege a integridade do documento. Se o arquivo for alterado após a assinatura — como valores, datas, termos ou conteúdo da página — o status da assinatura pode ser invalidado. A solução correta é editar o PDF primeiro e depois realizar novamente a assinatura digital.

3. Não é possível usar assinatura via gov.br

A assinatura gov.br geralmente depende do nível da conta e dos requisitos da plataforma. O usuário deve verificar o status da conta gov.br antes de reenviar o PDF para assinatura.

4. Uso de processo complexo em documento interno

Documentos internos, como aprovações, orçamentos e recibos, normalmente não exigem um fluxo de assinatura complexo. Nesses casos, usar a assinatura eletrônica no UPDF é mais rápido e mais adequado ao fluxo de trabalho diário.

Perguntas Frequentes

1. Assinatura eletrônica e assinatura digital são a mesma coisa?

Não. A assinatura eletrônica e a assinatura digital não são iguais.
A assinatura eletrônica indica principalmente a intenção de assinatura do usuário, enquanto a assinatura digital também verifica a identidade do signatário e a integridade do arquivo PDF.

2. O UPDF pode criar assinatura digital em PDF?

Sim. O UPDF permite criar assinatura digital padrão em PDF.
A assinatura digital no UPDF é baseada em Digital ID ou certificado digital e não equivale ao sistema de assinatura do gov.br, que é um portal governamental separado.

3. Um contrato comum precisa obrigatoriamente de assinatura digital?

Não necessariamente.
Se as partes apenas precisam confirmar o conteúdo do contrato, a assinatura eletrônica geralmente é suficiente.
No entanto, em casos que envolvem transações de alto valor, contratos empresariais ou revisão jurídica, a assinatura digital é mais adequada.

4. ICP-Brasil e gov.br são a mesma coisa?

Não. O ICP-Brasil e o gov.br não são a mesma coisa.
O ICP-Brasil é a infraestrutura oficial de certificação digital do Brasil, responsável por emitir certificados digitais que garantem validade jurídica às assinaturas eletrônicas.
Já o gov.br é uma plataforma de identidade digital e serviços do governo, que pode ser usada em diferentes serviços públicos, incluindo alguns processos de assinatura.
Ambos podem aparecer em cenários de assinatura digital, mas têm funções e finalidades diferentes.

5. Um PDF assinado digitalmente ainda pode ser editado?

Um PDF assinado digitalmente ainda pode ser editado, mas qualquer alteração pode afetar o status de validação da assinatura.
Para documentos oficiais, recomenda-se editar o arquivo original e realizar a assinatura novamente.

Conclusão

A diferença entre assinatura digital PDF e assinatura eletrônica não está na aparência da assinatura, mas sim na necessidade de verificação da identidade do signatário e da integridade do documento.

Se o objetivo for assinar orçamentos, recibos, contratos de serviço ou documentos internos, a assinatura eletrônica do UPDF é mais rápida e prática.

Se o documento exigir Digital ID ou certificado digital para comprovar a identidade do signatário e o status do arquivo, a assinatura digital padrão em PDF do UPDF é a opção mais adequada.

Se a outra parte exigir gov.br, ICP-Brasil ou uma plataforma de assinatura específica, o usuário deve seguir obrigatoriamente o processo indicado por essa instituição.

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Bruna Almeida

Editora-chefe

É uma profissional com experiência em desenvolvimento backend, com 5 anos de experiência nessa área. Atualmente, ela é uma editora especializada em revisar softwares, e frequentemente avalia e testa-os sob a perspectiva do desenvolvimento de software. Ela tem grande interesse em softwares emergentes e está atenta aos lançamentos de novos softwares no mercado. Seu foco principal é escrever sobre dez softwares que podem aumentar a eficiência, as dez melhores opções para determinada indústria ou grupo de pessoas, além de realizar comparações entre diferentes softwares.