Guía paso a paso para organizar archivos digitales y acceder a ellos desde cualquier dispositivo

Vivimos en una era digitalizada en la que accedemos y guardamos numerosos archivos digitales en nuestros ordenadores. Probablemente se haya vuelto aún más desordenado que una mesa de oficina llena de archivos en papel.

Organizar los archivos digitales es fundamental para cualquiera. Te ayuda a ahorrar tiempo al acceder a determinados archivos, mejora tu productividad y te permite tomar mejores decisiones gracias a la claridad mental.

Además, contribuye a que los datos estén más seguros, a ahorrar costes al desperdiciar menos recursos y a organizar los archivos de forma eficaz para cumplir con los requisitos legales.

Un sistema de organización de archivos ordenado es clave para disfrutar de estas ventajas, y este blog le proporcionará información sobre cómo organizar archivos digitales y le presentará algunas herramientas de organización digital automatizadas que le ayudarán a ser más eficiente.

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Parte 1. Cómo organizar archivos digitales manualmente

Hay muchas formas de organizar manualmente los archivos digitales en tu ordenador local o en tu almacenamiento en la nube (esta última es la opción más segura y accesible). Pero antes de eso, debes establecer un objetivo de organización.

• En primer lugar, determine para quién está organizando estos archivos. ¿Es para usted mismo? ¿O es para todos los miembros de su organización?
• En segundo lugar, dedique tiempo a determinar cuándo llevará a cabo estas sesiones de organización periódicas y cuánto tiempo dedicará a ellas para mantener todo actualizado.
• Y en tercer lugar, evalúe su experiencia después de aplicar estos consejos de organización y analice si le han ayudado a ser más productivo o si han ayudado a otros miembros de su organización.

Esto puede ayudarte a aclarar cómo quieres organizar tus archivos digitales. Sin más preámbulos, aquí tienes algunos de los mejores consejos que debes tener en cuenta y probar por ti mismo para ver el efecto:

1. Eliminar o archivar

El primer consejo es eliminar los archivos irrelevantes o duplicados. Revisa cada archivo y, si ves alguno al que nunca vas a prestar atención o que no vas a necesitar en el futuro, ELIMÍNALLO inmediatamente.

Si encuentras un archivo que no necesitas ahora y tienes dudas sobre si conservarlo o no, crea una carpeta llamada "Archivo" y guarda allí esos archivos.

2. Organizar por nombre

Ordenar los archivos por nombre es ideal para equipos que pueden identificar fácilmente un proyecto basándose en el nombre del cliente o de la empresa. Cuando un cliente te llama, es más fácil recuperar el archivo basándose en su nombre.

La única desventaja es que puede haber varios nombres iguales o similares, o que los clientes pueden cambiar el nombre de su empresa.

3. Organizar por fecha

Es ideal para equipos que clasifican archivos en función de períodos de tiempo (perfecto para contables, empresas financieras, etc.). Es fácil seleccionar un año, trimestre, mes, etc. específicos y acceder a los archivos. Si tienes varios archivos dispersos, siempre puedes clasificarlos por:

• Haga clic con el botón derecho del ratón.
• Pase el cursor para ordenar por.
• Seleccione la fecha.
• Seleccione Descendente justo debajo.

Tus archivos se ordenarán automáticamente. A continuación, puedes crear carpetas como Año, Trimestre, Mes, etc., y ordenar cada archivo en ellas respectivamente. Sin embargo, organizar por fecha o año puede resultar complicado a la hora de recuperar la naturaleza del proyecto basándose únicamente en las fechas.

4. Organizar por proyecto

Este método está hecho a medida para empresas de servicios, gestores de proyectos, autónomos, contratistas, etc., que dependen en gran medida de la gestión simultánea de múltiples proyectos. Puede recuperar fácilmente los archivos según el nombre o el tipo de proyecto.

Sin embargo, puede resultar complicado encontrar proyectos relacionados que puedan entrar en conflicto con otros clientes. Por lo tanto, es importante incluir también algunos nombres para diferenciar los proyectos.

5. Organizar por departamento

Esto es ideal para empresas con varios departamentos. Se puede clasificar por marketing, ventas, finanzas, recursos humanos, comercio minorista, etc. Facilita a cada departamento el acceso a sus respectivos archivos.

Sin embargo, el único problema es que, durante la colaboración, puede surgir un debate y confusión sobre dónde guardar determinados archivos.

6. Establece un ritual para nombrar los archivos

Decidir cómo nombrar tus archivos también puede ayudarte a largo plazo. No deben ser nombres de una sola palabra, como «archivo.pdf», por ejemplo, sino una versión más detallada.

Por ejemplo, puedes empezar a nombrar tus archivos con la fecha en primer lugar, utilizando el formato AAAA-MM-DD, y a continuación el nombre del cliente y del proyecto, como "2023-04-28_Limbo-Agency_email-newsletters".

O puedes empezar con el nombre del cliente y el proyecto y terminar con la fecha, como "Limbo-Agency_email-newsletters_04-2023".

7. Conoce el historial de modificaciones de tu versión.

Probablemente tendrás archivos que tú y todos los demás seguirán modificando y perderán el rastro de la versión. Para evitarlo, puedes indicar quién ha realizado las últimas modificaciones. Esto es especialmente útil si colaboras en equipo.

Por ejemplo, tu borrador inicial se llama "Limbo-Agency_facebook-ads_draft.pdf".

Cualquier edición realizada por un departamento puede llamarse "Limbo-Agency_facebook-ads_salesedit.pdf".

Cualquier edición realizada por el cliente puede llamarse "Limbo-Agency_facebook-ads_clientedit.pdf".

Y la versión final del archivo puede llamarse "Limbo-Agency_facebook-ads_final-version.pdf".

8. Organiza las imágenes según su volumen

Puedes utilizar los mismos consejos que has aprendido anteriormente para nombrar tus imágenes, pero depende del volumen. Si tienes pocas imágenes para un proyecto concreto o cualquier otra cosa, puedes nombrarlas utilizando formatos como "2023-07-23_cartel-publicitario-jabón.png".

Sin embargo, si tienes muchas imágenes que guardar, y me refiero a cientos de ellas después de asistir a un evento, por ejemplo, puedes clasificarlas creando carpetas para cada evento, conferencia, reunión, etc., y también clasificarlas todas en otra carpeta categorizada por año.

9. Proteja los archivos confidenciales siempre que sea necesario

La protección de datos es importante, especialmente si trabaja en una gran organización. Por lo tanto, debe implementar estrategias de protección de datos como:

• Comparte la configuración de determinados archivos o carpetas a los que no pueden acceder terceros externos.
• Incorpora contraseñas para los archivos o carpetas a los que solo deben acceder determinadas personas.
• Desactiva la opción de descarga para determinados archivos.
• Añade marcas de agua a determinados archivos confidenciales para evitar su duplicación o robo.
• Desactiva la opción de edición y proporciona solo acceso de lectura a personas específicas.

10. Convierte el tipo de documento o comprímelo para ahorrar espacio de almacenamiento

Si te falta espacio de almacenamiento, vale la pena revisar ciertos archivos y ver cómo puedes comprimirlos para liberar espacio.

Por ejemplo, puede acudir a sitios web gratuitos de compresión que encontrará en Internet y ahorrar espacio de esa manera.

O puede convertir algunos archivos, por ejemplo, una presentación de Powerpoint a un archivo PDF. Esto también puede reducir el tamaño del archivo al comprimir las animaciones y los elementos visuales añadidos.

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Parte 2. Cómo organizar archivos digitales automáticamente

Organizar archivos manualmente con los métodos anteriores puede ser útil, pero sigue requiriendo mucho tiempo. Por lo tanto, la automatización es crucial, especialmente cuando se tiene una agenda muy apretada.

Afortunadamente, es posible organizar los archivos digitales automáticamente con sistemas de gestión de documentos. Algunos programas de terceros, como Huddle o Nanonets, pueden ser de ayuda. Sin embargo, es importante tener en cuenta cómo le ayudan estas herramientas automatizadas.

A continuación, se indican algunas características que debe tener en cuenta para comprender su mecanismo de funcionamiento:

• Un flujo de trabajo documental automatizado le permite automatizar tareas relacionadas con la clasificación, el acceso y el nombramiento de documentos, entre otras, sin que usted tenga que intervenir.
• La clasificación de documentos ayuda a organizar eficazmente los archivos digitales en función de diversas categorías.
• La integración del sistema le permite cargar y exportar cómodamente diferentes tipos de documentos sin necesidad de convertirlos.
• Un sistema OCR ayuda a capturar datos automáticamente y a clasificar los archivos según el tipo de documento.
• Un sistema de almacenamiento de documentos robusto es una característica necesaria para almacenar de forma segura los documentos importantes.

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Parte 3. Organizar todos los archivos digitales en una sola plataforma y acceder a ellos desde cualquier dispositivo

En cuanto a todas esas importantes funciones mencionadas anteriormente, UPDF Cloud es un eficaz sistema de almacenamiento para trabajar con archivos PDF, guardarlos y acceder a ellos al instante desde diversas plataformas y dispositivos. Descárguelo para obtener una prueba gratuita.

Puede organizar cómodamente sus archivos digitales en una sola plataforma y disfrutar de estas ventajas con UPDF:

• Acceso fluido a los archivos desde distintos dispositivos.
• Sincronización de archivos en tiempo real entre distintas plataformas.
• Cifrado de alto nivel para la seguridad de los datos de los documentos.
• Fácil capacidad para compartir archivos.
• Un modelo OCR para PDF que captura el contenido del documento.
• También funciona con otras funciones destacadas, como la edición, lectura, anotación, conversión y organización de archivos PDF.

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Cambie hoy mismo la forma en que organiza sus archivos digitales...

Organizar sus archivos digitales puede ayudarle a aliviar la presión del trabajo y la confusión, y puede mejorar su productividad laboral.

Por lo tanto, utilizar consejos útiles para la organización, como rituales de nomenclatura, una estructura de carpetas, el uso del almacenamiento en la nube, el seguimiento del historial de versiones, etc., puede ayudarle a largo plazo.

Para ahorrar más tiempo y mejorar la precisión en la organización de sus datos, utilice un sistema de gestión de documentos automatizado como UPDF y compruebe hoy mismo el enorme cambio.