8 modi per ridurre le dimensioni dei documenti Word

A volte la dimensione del file di un documento Word diventa troppo grande e rende difficile archiviare o condividere il documento. Per questo motivo, molti utenti intendono cercare modi per ridurre o comprimere le dimensioni del documento Word senza compromettere la qualità del documento.

Quindi, se stai cercando di risparmiare spazio o vuoi evitare caricamenti e download che richiedono molto tempo, questo articolo fa per te. Qui discuteremo in dettaglio 8 modi efficaci per comprimere file Word, incluso il modo migliore per ridurre significativamente le dimensioni del documento con UPDF. Quindi, iniziamo la discussione.

Metodo 1. Comprimere un file Word con UPDF

Prima di approfondire i metodi comuni per comprimere le dimensioni di un documento Word, elencheremo innanzitutto il modo migliore e più semplice per farlo. Se stai cercando una riduzione significativa delle dimensioni senza compromettere la qualità del documento, allora UPDF entra in azione.

UPDF è un potente editor PDF che funge da strumento unico per modificare, annotare, convertire e organizzare i file PDF. Oltre ad essere uno strumento di editing PDF di prim'ordine, può anche servire come strumento ideale per comprimere documenti Word o PPT. Inoltre, ha un'intelligenza artificiale integrata in grado di tradurre, riassumere, spiegare, riscrivere documenti e convertirli in mappe mentali.

Scarica UPDF e segui i passaggi seguenti per sapere come comprimere le dimensioni del documento Word con UPDF:

• Dopo aver aperto UPDF, trascina il documento Word direttamente nell'area “Apri file”. UPDF apre il documento Word in formato PDF.

• Fai clic sull'icona "Salva come altro" nella barra degli strumenti a destra e scegli "Riduci dimensione file".

• Scegli una delle quattro opzioni nella finestra pop-up in base alla qualità del documento desiderata. Una volta terminato, fai clic su "Salva con nome".

• Una volta archiviato il PDF di dimensioni ridotte, utilizzare la funzione di conversione UPDF per riconvertire il PDF nel formato file Word.

Questo è tutto! In questo modo, puoi ridurre facilmente e istantaneamente le dimensioni del documento Word in modo significativo con l'approccio intuitivo UPDF. Inoltre, puoi personalizzare ulteriormente il PDF con le funzionalità di modifica integrate di UPDF, come modificare/aggiungere testo e immagini, annotare, organizzare, ecc.

Di seguito presentiamo altri 7 modi comuni per comprimere Word. Quindi, esamina ciascun metodo e utilizza quelli che meglio si allineano alle tue esigenze:

Metodo 2. Salva il file Word in formato DOCX

Microsoft ha introdotto il formato DOCX con MS Word 2007. È una versione aggiornata del formato .doc. Il formato DOCX è più simile a un file ZIP che comprime il documento, facendogli così consumare meno spazio rispetto a un documento .doc.

Quindi, controlla se il documento Word che vuoi comprimere è in formato .doc o .docx. Se è in formato .doc, segui i passaggi seguenti per salvare il documento Word in formato .docx:

• Apri il documento Word .doc.
• Fare clic su File > Salva con nome. In "Salva come tipo", seleziona "Documento Word (.docx)". Una volta terminato, fai clic su " Salva".

In questo modo potrai ridurre facilmente le dimensioni del documento Word salvandolo in formato DOCX. Tuttavia, se il tuo documento Word è già in formato DOCX, procedi con i metodi seguenti per comprimere i file DOCX.

Metodo 3. Comprime le immagini nel file Word

Le immagini sono spesso la ragione principale delle grandi dimensioni dei file in Word. Per i documenti che contengono molte immagini, Word consente di comprimere le immagini per ridurre la dimensione complessiva del file. Pertanto, se il tuo documento contiene immagini, segui i passaggi seguenti per comprimerle:

• Apri il file Word che desideri comprimere.
• Fare clic su File > Salva con nome. Fare clic sul pulsante "Strumenti" situato accanto al pulsante "Salva" e quindi scegliere "Comprimi immagini". Si aprirà la dashboard "Comprimi immagini".

• Assicurati che l'opzione "Elimina aree ritagliate delle immagini" sia selezionata. Successivamente, scegli la risoluzione dell'immagine che preferisci. Una volta terminato, fai clic su "OK" e salva la nuova versione del file.

In questo modo, le immagini verranno compresse e le dimensioni del file Word si ridurranno di conseguenza.

Metodo 4. Salva immagini con risoluzioni inferiori

Oltre a comprimere le immagini utilizzando il metodo sopra descritto, puoi anche personalizzare ulteriormente le impostazioni delle immagini nel documento per ridurne le dimensioni, ad esempio abbassando le risoluzioni, eliminando i dati di modifica, ecc. Segui i passaggi seguenti per salvare le immagini con risoluzioni inferiori:

• Apri il file Word che desideri comprimere.
• Fare clic su File > Opzioni > Avanzate.
• Nella sezione "Dimensioni e qualità immagine", seleziona "Elimina dati di modifica", deseleziona "Non comprimere le immagini nel file" e scegli una risoluzione di 150 PPI o inferiore sotto l'opzione "Risoluzione predefinita". Una volta terminato, fare clic su "OK".

In questo modo, puoi ridurre la risoluzione delle immagini e comprimere le dimensioni del documento Word.

Metodo 5. Rimuovi carattere incorporato

Quando utilizzi un carattere personalizzato nel tuo documento Word e condividi il file con altri, troveranno difficile visualizzare correttamente il documento se non hanno installato quel carattere personalizzato. Per risolvere questo problema, Word consente di incorporare caratteri nel documento per farlo funzionare per tutti. Tuttavia, così facendo consumerai molto più spazio. Pertanto, si consiglia di rimuovere l'incorporamento dei caratteri per ridurre le dimensioni del file. Segui i passaggi seguenti per rimuovere il carattere incorporato:

• Apri il file Word che desideri comprimere.
• Fare clic su File > Opzioni. Fare clic sulla scheda "Salva".
• Deseleziona "Incorpora caratteri nel file" e fai clic sul pulsante "OK".

Dopo aver eseguito i passaggi precedenti, il documento avrà un ingombro ridotto rispetto al file originale.

Metodo 6. Blocca il rilevamento delle modifiche

Se collabori con altri, tenere traccia delle modifiche in Word è un modo eccellente per tenere traccia dei cambiamenti che tutti stanno apportando. Tuttavia, ciò aumenta anche la dimensione del file. Quindi, una volta completate tutte le modifiche, si consiglia di interrompere il tracker seguendo i passaggi seguenti:

• Vai alla scheda "Revisioni" nel documento di Word.
• Nella sezione "Rilevamento modifiche", fai clic su "Blocca rilevamento" per disattivarlo.

• Se desideri accettare tutte le modifiche apportate, fai clic sul pulsante a discesa accanto a "Accetta" e quindi seleziona "Accetta tutte le modifiche e interrompi il monitoraggio".

In questo modo, ridurrai la dimensione del file consumata dal tracker delle modifiche in Word.

Metodo 7. Inserisci immagini invece di copiarle e incollarle

Si consiglia di inserire immagini invece di fare copia/incolla. È perché quando incolli un'immagine, Word aggiunge il file in formato BMP o PNG, che occupa più spazio. Inoltre, può anche perdere la compressione o importare altri dati, il che può aumentare la dimensione complessiva del file.

Tuttavia, quando inserisci l'immagine, mantiene il tipo di file e inoltre non perde la compressione. Segui i passaggi seguenti per imparare come inserire immagini in Word:

• Apri il documento Word e vai nel punto in cui desideri inserire un'immagine.
• Fare clic sulla scheda "Inserisci" dall'alto, quindi fare clic su Immagini > Questo dispositivo.
• Scegli l'immagine che desideri inserire e fai clic sul pulsante "Inserisci".

In questo modo puoi inserire facilmente immagini invece di copiare/incollare, riducendo così le dimensioni del file Word.

Metodo 8. Comprimere file Word online con YouCompress

YouCompress è uno strumento online per la compressione di file che consente agli utenti di ridurre rapidamente le dimensioni di vari documenti, tra cui documenti Word, file PDF, immagini e altro. L'uso di questo strumento è molto semplice: basta caricare il file e il sistema procederà automaticamente alla compressione, fornendo un link per il download.

Ecco i passaggi per utilizzare YouCompress per comprimere un documento Word online:

1. Apri il browser e vai al sito ufficiale di YouCompress.
2. Nella homepage, vedrai un'area di caricamento. Clicca sul pulsante "Seleziona file", sfoglia e seleziona il documento Word che desideri comprimere.
3. Dopo aver caricato il file, clicca su un pulsante "Invia File & Comprimi".
4. Una volta completata la compressione, riceverai un link per il download. Clicca sul link per salvare il file compresso sul tuo dispositivo.
5. Apri il file scaricato e verifica l'efficacia della compressione e l'integrità del contenuto.

I vantaggi di YouCompress consistono nella sua facilità d'uso, non richiede l'installazione di alcun software e supporta la compressione di vari formati di file.

In questo modo, i compressori Word online possono comprimere rapidamente i file Word con pochi clic. Tuttavia, i servizi online spesso comportano problemi di privacy e sicurezza. Pertanto, è preferibile utilizzare un servizio affidabile o optare per altri metodi discussi in questo articolo.

Conclusione

Con la crescente dipendenza dai documenti digitali, non è raro vedere documenti Word consumare dimensioni significative a causa del coinvolgimento di immagini, caratteri incorporati, grafici, ecc. Pertanto, se hai difficoltà con file Word di grandi dimensioni, le tecniche discusse sopra può aiutarti a comprimere documenti Word. Tuttavia, se desideri ridurre significativamente le dimensioni del file Word senza comprometterne la qualità, UPDF è la soluzione ideale. La sua interfaccia intuitiva, la compressione istantanea dei documenti e le potenti funzionalità di modifica lo rendono lo strumento ideale per comprimere documenti Word e persino eseguire ulteriori personalizzazioni.