Come compilare il modulo W2 per un dipendente

Il modulo W2 è un modulo fiscale obbligatorio che i datori di lavoro devono fornire ai propri dipendenti entro e non oltre il 31 gennaio dell'anno successivo. Anche se il modulo W2 richiede solamente di inserire informazioni già presenti nei registri del personale e nelle buste paga, molti datori di lavoro faticano a compilarlo. Pertanto, abbiamo preparato una guida completa con tutti i passaggi necessari per compilare il modulo W2 per un dipendente.

1. Che cosa significa ogni casella del modulo W2?

Il modulo W2 è un documento di una pagina suddiviso in varie sezioni, ognuna delle quali contiene caselle identificate da lettere e numeri. Per rendere la compilazione più facile, in questa guida spiegheremo come compilare un modulo W2 per un dipendente distinguendo i campi con lettere da quelli numerici.

Prima di addentrarci nei passaggi dettagliati necessari per compilare un modulo W2 per un dipendente, ti presento uno strumento che può migliorare notevolmente l'efficienza di questo processo. Sto parlando di UPDF, un editor PDF completo che riconosce automaticamente i campi compilabili del modulo, semplificandone la compilazione. Inoltre, UPDF ti consente di completare i moduli rapidamente, copiando e incollando le informazioni nei campi corrispondenti. Inizia a scaricare UPDF e poi esegui i vari passaggi per la compilazione del modulo W2 qui sotto.

1. Caselle con lettere (a-f)

Il modulo W2 contiene in totale sei caselle contrassegnate da lettere, principalmente posizionate sul lato sinistro del modulo, che richiedono informazioni essenziali per identificare il dipendente e il datore di lavoro. Per garantire la corretta compilazione del documento, esamineremo attentamente ciascuna di queste caselle, una per una.

Casella a: Numero di previdenza sociale del dipendente

Questa casella richiede di inserire il numero di previdenza sociale a 9 cifre del dipendente per il quale si sta creando il modulo W2.

Casella b: Numero di identificazione del datore di lavoro (EIN)

Questa casella richiede di inserire il numero di identificazione univoco del datore di lavoro, conosciuto come EIN. Questo codice composto da 9 cifre è fornito dall'IRS e identifica in modo univoco l'azienda per scopi fiscali.

Casella c: Nome, indirizzo e CAP del datore di lavoro

In questa casella devi inserire il tuo nome completo, l'indirizzo completo dell'azienda e il CAP.

Casella d: Numero di controllo

Questa casella è facoltativa e si riferisce al numero W2 univoco del dipendente, generato dal software di gestione delle buste paga della tua azienda.

Casella e e f: nome, indirizzo e CAP del dipendente

In queste caselle vanno inseriti nome completo, indirizzo e CAP del dipendente.

2. Caselle numeriche (1-20)

Dopo aver compilato le caselle identificate con lettere, procedi con quelle numeriche, che in totale sono 20. Queste caselle, che si trovano sul lato destro del modulo W2 e proseguono verso il basso, forniscono dettagli riguardanti l'imposta sui salari (colonne a destra) e le informazioni fiscali statali/locali (colonne più in basso). Esaminiamo attentamente ciascuna casella, una per una, come fatto con quelle dalla a alla f.

Casella 1: Salari, mance, altri compensi

Questa casella richiede di inserire tutto il reddito imponibile del dipendente, comprendendo eventuali mance, bonus o altri compensi.

Casella 2: Trattenuta dell'imposta sul reddito

Questa casella indica l'imposta sul reddito trattenuta dal salario del dipendente e versata all'IRS. Questo importo è determinato principalmente dal conteggio delle ritenute alla fonte specificato nel modulo W4 compilato dal dipendente.

Casella 3: Salari soggetti a contributi previdenziali

Questa casella richiede il totale dei salari del dipendente soggetti all'imposta sulla previdenza sociale. Questo importo non dovrebbe superare i $ 160.200, poiché tale cifra rappresenta il limite fiscale della previdenza sociale per l'anno fiscale corrente, 2023.

Casella 4: Ritenuta d'acconto dell'imposta previdenziale

Questa casella richiede di inserire l'importo trattenuto dagli stipendi/mance della previdenza sociale del dipendente. La quota fiscale della previdenza sociale di un dipendente è pari al 6,2% del suo salario. Tuttavia, è questa trattenuta non dovrebbe superare i $ 9.932 per il 2023.

Casella 5: Salari e mance Medicare

Inserisci i guadagni totali del dipendente da stipendi e mance Medicare. È lo stesso dei salari della previdenza sociale (casella 3), ma non ha un limite di $ 160.200.

Casella 6: Ritenuta fiscale Medicare

Questa casella richiede di inserire l'importo trattenuto dal Medicare del dipendente. La quota fiscale Medicare dei dipendenti è pari all'1,45% del loro salario.

Casella 7: Mance per la previdenza sociale

Inserisci le mance che il dipendente ha guadagnato e segnalato, assicurandoti che la somma della Casella 7 e della Casella 3 equivalga alla Casella 1.

Casella 8: Mance assegnate

Utilizza questa casella se gestisci un’azienda di alimenti o bevande di grandi dimensioni. Se le mance segnalate dal dipendente scendono al di sotto del tasso percentuale approvato dall'IRS, puoi compensare i dipendenti tramite mance assegnate. Tuttavia, queste mance non fanno parte del reddito imponibile, quindi non è necessario menzionarle nelle caselle 1, 3, 5 o 7.

Casella 9: Pagamento anticipato del CEI

Questa casella deve rimanere sempre vuota.

Casella 10: Prestazioni per l'assistenza ai non autosufficienti

In questa casella va inserito l'importo pagato al dipendente per coprire le spese relative all'assistenza a carico.

Casella 11: Piani non qualificati

Inserisci l'importo che hai versato ai dipendenti da un piano di retribuzione differita non qualificato o da un piano pensionistico non governativo della Sezione 457. Assicurati che questo importo sia incluso nella casella 1.

Casella 12: Compensazione differita

L'IRS riconosce diversi tipi di retribuzione differita, che possono ridurre l'importo imponibile del dipendente. Ogni compenso differito ha un proprio codice fiscale. Pertanto, è possibile utilizzare questa casella per segnalare la retribuzione differita con i relativi codici. Ad esempio, se il dipendente viene scelto per un piano pensionistico di $ 1.000, la voce da inserire sarà “D | 1.000,00”. Considera che in un modulo W2 è possibile aggiungere fino a 4 codici.

Casella 13: Caselle di controllo per dipendenti statutari, piano pensionistico e indennità di malattia di terzi

Questa sezione richiede di selezionare tre caselle di controllo in base a determinati scenari.

1. Dipendente statutario: questa casella va selezionata nel caso in cui un dipendente lavora per la tua azienda ma non riceve un compenso come pagamento regolare (ad esempio, un dipendente pagato interamente a commissioni).
2. Piano pensionistico: seleziona questa casella di controllo se il dipendente ha accesso a un piano pensionistico 403b o 401k.
3. Indennità di malattia di terze parti: seleziona questa casella di controllo se il dipendente ha ricevuto un risarcimento da una fonte esterna, ad esempio una compagnia assicurativa.

Casella 14: Altro

Questa casella consente di immettere qualsiasi altro compenso fornito al dipendente che non rientri in nessun'altra casella del modulo W2.

Casella 15: Numero identificativo dello Stato

Il numero identificativo dello Stato è simile all’EIN, in quanto serve principalmente a riconoscere la tua attività ai fini fiscali. È valido solo per un determinato stato.

Casella 16: Salari statali, mance, ecc.

Inserisci il reddito da dipendente soggetto a tassazione statale.

Casella 17: Imposta statale sul reddito

Questa casella richiede di inserire l'importo dell'imposta sul reddito statale che hai trattenuto nel corso dell'anno dagli assegni del dipendente.

Casella 18: Salari locali, mance, ecc.

Inserisci il reddito imponibile del dipendente nella propria località.

Casella 19: Imposta locale sul reddito

Questa casella viene utilizzata se le località in cui si svolge l'attività richiedono ai dipendenti di pagare l'imposta locale sul reddito.

Casella 20: Nome località

Inserisci una breve descrizione della città che ha trattenuto le imposte.

Finito! Abbiamo visto tutti i passaggi come compilare il modulo W2 per un dipendente. Per compilare tutte le voci del modulo basta avere accesso alle informazioni personali e ai dati delle buste paga.

2. Il miglior strumento per compilare i moduli W2

La compilazione del modulo W2 è semplice, in quanto richiede il reinserimento dei dati del personale e delle buste paga. Tuttavia, considerando che spetta al datore di lavoro compilare il modulo W2, il processo può diventare estenuante, specialmente quando si deve far fronte a una grande quantità di dipendenti. Per questo, hai sicuramente bisogno di un software potente che renda facile e veloce la compilazione dei moduli W2. Ed è qui che UPDF viene in tuo soccorso.

UPDF è un strumento di editor PDF potente e intuitivo, progettato per semplificare e velocizzare la compilazione dei moduli W2. Grazie alla sua interfaccia facile da usare, è in grado di individuare e accedere rapidamente alle aree di immissione nel modulo W2, consentendoti di digitare le informazioni direttamente anziché perdere tempo inserendole manualmente.

Per farti capire quanto sia semplice utilizzare UPDF per compilare il modulo W2, dai uno sguardo ai passaggi necessari, che trovi qui di seguito!

1. Scarica e avvia UPDF sul tuo sistema.

2. Apri il file del modulo IRS W2 con UPDF.
3. Fai clic su “Prepara modulo” e poi su “Riconoscimento casella modulo” sotto l'icona “Impostazioni” nella barra in alto. In questo modo, lo strumento riconoscerà le voci compilabili. Successivamente, torna alla modalità “Lettore”.

4. Fai clic sulle voci del modulo una per una e compila i dettagli. Una volta terminata la compilazione, puoi condividere o stampare istantaneamente il modulo.

In pratica, UPDF ti consente di risparmiare tempo e fatica nella compilazione del modulo W2. Oltre a ciò, offre altre funzionalità per assisterti in quasi tutte le attività sui PDF, come la modifica di testo/immagini, l'annotazione, la conversione, la compressione, l'unione, l'organizzazione e molte altre. Insomma, scarica UPDF e usalo subito per compilare il modulo W2!

Conclusione

In questa guida abbiamo visto i passaggi necessari per compilare il modulo W2 per i dipendenti. Si consiglia di iniziare compilando i campi identificati con lettere (a-f) e poi procedere con i campi numerici. Inoltre, per accelerare il processo, potresti utilizzare UPDF, un tool che offre un modo semplice e veloce per compilare le voci e stamparle in modo pratico quando sei in movimento.