為什麼要使用 PDF 檔案而不是 Word、Excel 或 PowerPoint 文件？

PDF是一种“唯讀”文檔，這意味著任何更改都必須以數位方式記錄。因此，該文件被設定為“只讀”，適合在法庭上使用。此外，PDF 格式的文件是可移植的，易於合併到任何網路中，並且佔用的空間非常小，因此很容易將它們保存在組織用來保存文件的伺服器上。

下面，讓我們看看為什麼 PDF 文件比 Word、Excel 和 Powerpoint 文件更好。

第 1 部分：為什麼要使用 PDF 檔案？

以下是您應該使用 PDF 文件而不是 Word、Excel 和 Powerpoint 的十大原因：

普遍的

PDF 檔案可以在任何電腦上打開，無論使用什麼軟體、硬體或作業系統。在 Microsoft Word 中編輯文檔比較簡單，但如果使用者在 Mac 上儲存 Word 文檔，則在將文檔直觀地傳輸到執行 Windows 作為其作業系統的電腦時可能會出現問題。

如果使用者將文件儲存在 Windows 電腦上，則不會出現該問題。另一方面，PDF 文件文件的呈現在所有平台和作業系統上保持一致。用戶還可以在行動裝置上輕鬆查看 PDF 文件。

可移植性

便攜式文件格式 (PDF) 顧名思義：一種便攜式文件格式。這意味著在傳輸或移動檔案時不必考慮任何依賴性。開啟 Word 文件時，您多久會收到一則警告，提示缺少某些字型？

使用 PDF 時這是不必要的。如果另存為 PDF，則 PDF 文件中的任何字體、圖形、表格和格式都可以與文件一起傳輸。

可靠性

PDF 文件的內容比 Word 文件的內容更不可能被更改。 PDF 文件的安全功能使其他人難以在未經作者許可的情況下進行更改，從而確保文件保持不變。

在處理合約或其他法律文件時，這一點至關重要，因為任何變更都可能產生嚴重影響。

安全

PDF 檔案提供各種安全功能，可用於保護文件在未經作者許可的情況下不被複製、編輯或列印。這些功能可以受密碼保護，這意味著只有具有正確密碼的人才能存取該文件。這對於避免落入壞人之手的敏感或機密文件來說是理想的選擇。

易於創作

建立 PDF 文件非常簡單。有許多軟體程式只需點擊幾下即可將 Word、Excel 和 PowerPoint 文件轉換為 PDF。

還有許多線上服務免費提供此功能。將文件儲存為 PDF 後，可以與任何人共享，而無需他們擁有特殊的軟體或硬體。

減少檔案大小

PDF 檔案的大小通常比 Word、Excel 或 PowerPoint 檔案小得多。這是因為 PDF 被壓縮並且使用更少的磁碟空間。

這在處理大型文件或透過電子郵件發送文件時非常有用。較小的檔案大小還可以更輕鬆地將 PDF 儲存在伺服器或其他儲存裝置上。

詳細回饋

共用 PDF 文件時，作者可以追蹤該文件的使用情況。這是透過在文件中嵌入「標籤」來追蹤文件開啟的時間和位置以及查看文件的時間來完成的。

此資訊可用於確定誰在閱讀該文件以及他們如何使用該文件。

版本獨立性

共用 PDF 文件時，收件人可以確信他們正在查看該文件的最新版本。這是因為 PDF 不會受到查看它們的軟體、硬體或作業系統的變更的影響。

這與 Word、Excel 和 PowerPoint 文件形成對比，這些文件在不同平台之間傳輸時可以更改。

專業精神

PDF 文件具有 Word、Excel 和 PowerPoint 文件所缺乏的專業水平。這是因為 PDF 在所有裝置和作業系統上都保持其格式和佈局。

與客戶或其他企業共用文件時，這一點至關重要。 PDF 文件的一致外觀表明您注重細節並對自己的工作感到自豪。

多功能性

PDF 幾乎被所有企業和組織接受。這是因為 PDF 可以在任何裝置或作業系統上開啟。

這與 Word、Excel 和 PowerPoint 文件相反，後者只能在某些裝置或特定軟體程式上開啟。

第 2 部分：UPDF 如何幫助您提高處理 PDF 文件的效率？

UPDF是最快、最容易使用、功能最豐富、最精簡的PDF 編輯器。

在 PDF 編輯器中，Superace Software 的 UPDF 提供了最高效的工作流程。其介面簡單明了，可即時存取建立和修改 PDF 文件所需的所有功能。 UPDF 與多種文件格式相容，並且可以使用任何系統範圍的字型系列。

UPDF 的目的是透過提供一組易於使用的複雜功能，使管理、閱讀、修改、簽署和共享高品質 PDF資訊變得容易，您可以下載試用。

以下是 UPDF 的主要特點：

查看PDF

就 PDF 閱讀器而言，UPDF 是第一個提供四種不同閱讀模式的公司。它有多種不同的頁面佈局可供選擇，包括單頁、單頁滾動、兩頁視圖和兩頁滾動。

縮放功能增強了 PDF 的可讀性。儘管大多數文件檢視器允許使用者放大和縮小，但 PDF 工具不提供此功能。但UPDF提供了這個功能。

註釋 PDF

使用 UPDF，您可以放心，即使文件中最複雜的材料也可以輕鬆閱讀。它可以精確地註釋 PDF。

一個簡單的在相關段落下劃線的動作就能讓你成為主題的焦點。或者，您可以使用刪除線功能來強調某些單字或短語。

便簽盒可讓您在工作中保留重要或時間敏感的資訊。對於您的資訊需求，它們是一個很好的資源。

轉換PDF

如果您需要將 PDF 轉換為文本，那麼 UPDF 就是最佳選擇。

當然是這樣。當我們稱之為可用的最佳選擇時，我們並沒有誇大其詞。它的特點不言而喻。毫無疑問，UPDF 是一個強大的捆綁包，為客戶提供了廣泛的選擇和特權。

將 PDF 檔案轉換為其他格式的過程非常簡單。它具有先進的光學字元辨識 (OCR) 功能，可協助您將掃描的 PDF 轉換為可編輯的格式。它可以刪除 PDF 文件的密碼保護並將其匯出為各種格式。

編輯PDF

UPDF 預先安裝了多種可自訂的文字編輯功能，以方便您使用。

當用戶使用這些工具時，他們將有機會以他們認為合適的任何方式編輯文本，無論是修復語法錯誤、拼寫錯誤還是用戶需要修改的短語。此功能將允許使用者以他們認為合適的任何方式編輯文字。

在建立文件時，使用者可以選擇多種字體大小和樣式。使用者可以選擇此選項。

組織 PDF 頁面

UPDF 的內建頁面管理功能讓重新排列 PDF 檔案變得比以往更容易，我們可以完全控制PDF文件的頁面。我們可以選擇以奇數或偶數方式排列頁面，也可以以縱向或橫向查看頁面，還可以取代 PDF 中的頁面或在已開啟的頁面中新增頁面。

保護PDF

保護 PDF 最有效、最直接的方法之一是添加密碼，而 UPDF 是實現此目的的絕佳工具。這是一款免費增值產品，可讓使用者透過設定權限密碼以及開啟密碼來保護 PDF 免遭未經授權的更改、複製和列印。

將 PDF 顯示為幻燈片

使用 UPDF 可以以幻燈片格式顯示 PDF。這是UPDF發布的新功能。此功能可讓您無需使用 Powerpoint 投影片進行簡報。使用 UPDF，您也可以將 PDF 顯示為幻燈片。

UPDF的優點：

• UPDF 應用程式利用最新的技術，讓您能夠加快閱讀和編輯過程。
• Windows、macOS、iOS 和 Android 都是它支援的平台。交叉相容性為 UPDF 的應用提供了更大的靈活性。
• 編輯、註釋、組織、轉換、組合和分割只是 UPDF 應用程式中包含的眾多功能以及各種其他選項中的一部分。
• 使用 UPDF 的免費版本，您最多可以轉換 5 個文檔，而不會產生任何進一步的費用。
• UPDF 是一個非常安全、值得信賴且使用者友好的程式。
• UPDF 的可靠性很高，比當今市場上各種其他 PDF 閱讀器和編輯器更好。
• UPDF 的使用者介面非常簡潔，使用起來非常簡單，即使是非技術人員也可以使用它。
• UPDF 的價格相當合理，只需要Adobe的1/6。
• UPDF 的功能非常有效且完全沒有錯誤，此外，它還得到頻繁的升級，進一步提升了使用者體驗的品質。

結論

PDF 是比 Word、Excel 和 PowerPoint 文件更好的選擇，它們更加可靠、安全且易於創建。 PDF 還提供了許多功能，使它們更加專業和普遍接受。

分享文件時，重要的是要考慮哪種格式最適合您的需求。在大多數情況下，PDF 是最佳選擇。我們建議您使用 UPDF 來滿足所有 PDF 閱讀和編輯需求。