¿Cómo utilizar el OCR de OneNote para archivos PDF o imágenes escaneados? (Guía detallada)

Normalmente utilizamos OneNote de Microsoft para tomar notas de texto, pero a veces nuestras notas deben incluir un documento PDF escaneado o una imagen para completar la información. Aunque esto es bueno para la visualización, es posible que no pueda seleccionar o editar el texto dentro de esa imagen o PDF escaneado. Por lo tanto, en esta guía de OCR de OneNote, le enseñaremos cómo puede obtener texto de esos formatos no editables sin salir de la aplicación OneNote.

Además, también presentamos otra potente herramienta de OCR, que también es un editor de PDF profesional: UPDF. Puede considerarla como una alternativa a OneNote. Si le interesa, haga clic en el botón de abajo para descargarla y le explicaré en detalle por qué vale la pena probarla.

Parte 1. ¿OneNote tiene OCR?

Sí, Microsoft ha añadido la función OCR a su aplicación OneNote. Ahora, los usuarios pueden utilizar esta función para extraer texto de archivos PDF, capturas de pantalla, imágenes escritas a mano, fotos de cámara/móvil y escaneos de escáneres portátiles o planos. Además, esta tecnología OCR permite extraer texto de notas escritas a mano y actualmente admite 21 idiomas.

El proceso es extremadamente sencillo, pero es posible que se encuentre con problemas de formato e integridad del contenido al utilizar este OCR. Lo bueno es que puede utilizar esta función en las plataformas Windows, macOS, iOS y Android.

Nota: El OCR de OneNote puede extraer texto de imágenes o archivos PDF, lo que permite seleccionarlo, buscarlo y copiarlo, pero no hace que el texto sea directamente editable dentro del propio PDF. Si desea editar el texto dentro del PDF, necesitará un editor de PDF específico como UPDF, que ofrece la función OCR para convertir PDF escaneados en documentos totalmente editables y con capacidad de búsqueda. Permite modificaciones directas en el documento y admite más de 38 idiomas. Y lo que es más importante, UPDF admite OCR por lotes, por lo que puede convertir varios archivos PDF escaneados a formatos editables simultáneamente.

Para editar texto PDF después del OCR, una herramienta como UPDF sería la mejor opción. Los usuarios interesados pueden hacer clic en el botón de abajo para probarla.

Parte 2. ¿Cómo utilizar OneNote para realizar OCR en PDF? (Documentos escaneados)

Puede utilizar la aplicación OneNote en su smartphone o PC para realizar OCR en sus documentos PDF escaneados. El proceso consiste en añadir primero los documentos PDF a los blocs de notas de OneNote como impresiones y, a continuación, realizar el OCR para copiar el texto de esas impresiones. A continuación se ofrece una guía detallada sobre cómo OneNote puede ayudarle a realizar OCR en documentos escaneados.

1. Abra el PDF como una impresión en OneNote.

Abra la aplicación OneNote y abra un bloc de notas en ella. Ahora, debe abrir el PDF en OneNote y, para ello, haga clic en «Insertar» y Impresión de archivo. Se le dirigirá a la ventana de exploración, donde deberá seleccionar un PDF haciendo clic en él y luego en Abrir. Espere a que se procese la impresión del PDF y se muestre en el bloc de notas de OneNote.

2. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la imagen y seleccione la opción de copiar texto.

Una vez que se muestre la impresión en PDF, debe hacer clic con el botón derecho del ratón sobre ella y seleccionar la opción de copiar texto. En documentos con varias páginas, aparecerán las siguientes opciones:

• Copiar texto de esta página de la impresión.
• Copiar texto de todas las páginas de la impresión.

Puedes seleccionar cualquiera de las dos opciones en función del contenido que desees copiar.

3. Pegue el texto del PDF.

Ahora haga clic en cualquier otro lugar del mismo documento y pulse Ctrl + V. Se pegará todo el texto copiado en formato de texto editable. Del mismo modo, puede pegarlo en cualquier otro archivo, documento o aplicación para editarlo y reutilizarlo.

Parte 3. ¿Cómo utilizar OneNote para realizar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en imágenes?

OneNote se puede utilizar con archivos de imagen, además de con archivos PDF escaneados. No obstante, debe tener en cuenta que el rendimiento puede verse afectado por el tamaño y la calidad de las fotografías. A continuación, encontrará un tutorial detallado sobre cómo utilizar la función OCR de OneNote en sus dispositivos.

1. Abra la imagen en OneNote.

Después de abrir el bloc de notas en la aplicación OneNote, haga clic en Insertar > Imágenes > Desde archivo para abrir la ventana de exploración. Aquí, debe localizar la imagen con texto y hacer clic en Abrir. La imagen se abrirá instantáneamente en la aplicación OneNote.

2. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la imagen y seleccione la opción Copiar texto.

Ahora debe hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la imagen y, esta vez, solo habrá una opción: Copiar texto de la imagen. Haga clic en esta opción y todo el texto de la imagen se copiará en el portapapeles de su dispositivo.

3. Pegar texto de la imagen.

De nuevo, haga clic en cualquier lugar del bloc de notas y pulse Ctrl + V para pegar el texto copiado. Si desea pegar ese texto en otra aplicación o archivo, también puede utilizar el mismo comando en esa aplicación.

Parte 4. Cómo realizar OCR en PDF con la alternativa a OneNote: UPDF

Aunque OneNote te ofrece la función OCR, se trata básicamente de una aplicación para tomar notas y no está diseñada para fines de OCR. Por lo tanto, la experiencia del usuario no es tan buena en este caso. Además, plantea múltiples problemas durante la conversión OCR, como que el archivo PDF escaneado no se abre como tal, problemas de formato del contenido al copiar texto, problemas de integridad del contenido después de pegar el texto, y más.

UPDF ofrece la solución perfecta a todos estos problemas. Abre fácilmente todo tipo de documentos PDF en su visor de PDF nativo. El procesamiento OCR tiene una precisión de hasta el 99 % y no afecta al formato del contenido. Además, admite varios idiomas con la misma precisión. Una vez probamos a reconocer un documento OCR que contenía tres idiomas y lo gestionó a la perfección.

UPDF ofrece muchas otras funciones en comparación con las funciones OCR de OneNote, y hemos realizado una comparación exhaustiva en la tabla siguiente. Si en esta comparación se observa que UPDF ofrece mejores funciones, puede descargarlo en su PC o dispositivo móvil y probar la herramienta usted mismo.

Artículos	UPDF	OneNote
PDF escaneados con OCR
Imágenes OCR
Convierta documentos escaneados en formatos editables
Idiomas admitidos	38+	21
Personalizar la configuración del OCR
Editar PDF e imágenes OCRED
Traducir documentos escaneados
Utiliza la IA para extraer texto mediante OCR.

Con esta tabla, UPDF ofrece una mejor experiencia si solo tenemos en cuenta sus capacidades de OCR. Si tenemos en cuenta las demás funciones PDF que ofrece UPDF, OneNote no le hace competencia. De hecho, el proceso de realizar OCR con UPDF es mucho más sencillo y rápido con los pasos que se describen a continuación. Le mostraremos cómo realizar OCR tanto en el móvil como en el ordenador:

Realizar OCR en el escritorio

Paso 1: En primer lugar, deberá descargar el software UPDF. Para ello, haga clic en el botón Descarga gratuita.

Paso 2: Una vez instalado, vaya a la opción Herramientas en la parte superior izquierda de la pantalla. Ahora, en el menú Herramientas, seleccione la opción OCR para iniciar el proceso. Si es la primera vez que utiliza UPDF OCR, aparecerá una ventana para instalar el OCR.

Paso 3: UPDF OCR le ofrece tres opciones diferentes de tipo de documento, que incluyen PDF editable, solo texto e imagen, y solo PDF con capacidad de búsqueda.

• PDF editable: este modo conserva las imágenes de fondo y las ilustraciones del documento original y coloca el texto reconocido encima. Como resultado, el tamaño del archivo suele ser mayor que el de los archivos creados con el modo «Solo texto e imágenes». Visualmente, el resultado puede parecer ligeramente diferente del original.
• Solo texto e imágenes: este modo guarda el texto y las imágenes reconocidos, lo que da como resultado un archivo PDF más pequeño. Sin embargo, la apariencia puede diferir ligeramente del documento original.
• Solo PDF con capacidad de búsqueda: en este modo, se conserva la imagen de la página y el texto reconocido se añade en una capa invisible debajo de ella. De este modo, el documento se mantiene visualmente casi idéntico al original.

Elija el modo que desee en función de sus necesidades. Para obtener resultados de OCR más precisos, debe seleccionar correctamente el idioma que desea reconocer, como el inglés. Si su documento contiene varios idiomas, también debe seleccionar esos idiomas en las opciones de idioma.

Cuando haya terminado la configuración, puede hacer clic en el botón Convertir para convertir su PDF escaneado en un archivo editable.

La función OCR de UPDF también te permite aclarar los PDF de forma eficaz. Descarga UPDF ahora y empieza a aplicar OCR a tus PDF siguiendo los pasos anteriores.

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Realizar OCR por lotes en el escritorio

UPDF también cuenta con una herramienta de OCR por lotes, con la que puede transformar varios archivos PDF escaneados en documentos editables o con función de búsqueda para realizar el trabajo más rápidamente.

Simplemente vaya a «Herramientas» en la interfaz de UPDF y seleccione OCR, añada todos los archivos que desee convertir a formatos PDF con capacidad de búsqueda, seleccione el idioma adecuado del documento y haga clic en Aplicar.

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Realizar OCR en el móvil

Paso 1. Inicie UPDF y abra el archivo.

• Abre la aplicación UPDF en tu teléfono (Android/iOS). Puedes descargar UPDF Mobile desde App Store y Google Play. Haz clic en el icono + de la esquina inferior derecha y pulsa Archivos para abrir el PDF escaneado.

En la ventana emergente, haz clic en el botón OCR situado en la parte inferior de la página.

Paso 2. En Tipo de reconocimiento OCR, elija una de las siguientes opciones:

Paso 3. Haga clic en Seleccionar idioma del PDF y elija el idioma del documento. Seleccione varios idiomas si el documento contiene texto en más de un idioma.

Paso 4. Configure la ubicación Exportar a para especificar dónde desea guardar el PDF con OCR y pulse el botón Hecho para iniciar el OCR.

Paso 5. Espere a que finalice el OCR. Una vez completado el OCR, vaya a la pestaña Archivos y abra el PDF con OCR recién generado. Copie el texto o utilice la función de edición de UPDF para editar el texto y las imágenes.

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Realice OCR durante la conversión de formatos de archivo

Aún más conveniente, puede disfrutar de OCR sin interrupciones mientras convierte formatos, por ejemplo, Word, PPT, Excel, JPG, etc., todo en un solo paso. Con su tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) integrada, UPDF reconoce de forma inteligente el texto de los escaneos mientras los convierte al formato deseado, lo que elimina la necesidad de un preprocesamiento OCR por separado.

Ventajas principales:

• Conversión con un solo clic: se acabaron los pasos manuales de OCR; convierta y extraiga texto simultáneamente para obtener resultados más rápidos.
• Conservación del diseño original: mantenga el formato, las tablas y las imágenes durante la conversión para obtener documentos de aspecto profesional.
• Compatibilidad con múltiples dispositivos: UPDF le permite ejecutar el OCR durante la conversión de archivos, tanto si utiliza un teléfono como un ordenador.
• Procesamiento por lotes: ahorre tiempo convirtiendo varios archivos escaneados a la vez sin perder calidad.

Estos son los pasos:

• Para documentos escaneados individuales:

Paso 1: Arrastra y suelta los documentos escaneados para subirlos después de iniciar UPDF.

Paso 2: Después de abrir tus documentos en UPDF, ve a la sección Herramientas > Convertidor de PDF para elegir el formato al que deseas convertir (por ejemplo, Word).

Paso 3. En la ventana emergente, comprueba que has seleccionado el formato de salida correcto. Puedes establecer el rango de páginas y el estilo del contenido si eliges Word como formato de salida. Activa la opción Reconocimiento de texto OCR y selecciona correctamente el tipo de idioma de los documentos. Haz clic en el botón morado Aplicar (abajo a la derecha) para iniciar la conversión.

Paso 4: Seleccione una ubicación para guardar estos archivos convertidos y procesados con OCR. Ahora veamos una vista previa de los resultados: tras el procesamiento OCR en UPDF, el PDF convertido a Word mantiene un formato y diseño casi idénticos al documento original, al tiempo que permite editar todo el texto.

• Para varios documentos escaneados:

Paso 1: Haga clic en el botón Herramientas después de iniciar UPDF y, en el menú emergente, seleccione Convertir en el panel OPERACIONES MÚLTIPLES.

Paso 2: Arrastra y suelta los documentos escaneados para subirlos. En el menú desplegable Convertir a, selecciona el formato de salida al que deseas convertir (por ejemplo, Word). Activa la opción Reconocimiento de texto OCR y selecciona correctamente el tipo de idioma de los documentos. Haz clic en el botón morado Aplicar (abajo a la derecha) para iniciar la conversión por lotes.

Para los usuarios de dispositivos móviles, después de abrir un archivo en UPDF Mobile, pulsa Convertir en la barra de menú inferior → selecciona el formato que necesites, como Word. En el menú emergente, puedes activar el reconocimiento OCR. ¡Así de sencillo!

Para obtener más información sobre cómo aplicar OCR a un PDF, vea la siguiente guía en vídeo.

Parte 5. Preguntas frecuentes sobre el OCR de OneNote

Reflexiones finales

La función OCR de OneNote ahora te permite extraer texto de imágenes, notas manuscritas e incluso documentos PDF escaneados. Aunque puede que cumpla su función, no es la mejor de su clase si tenemos en cuenta la función OCR. Por lo tanto, debes buscar una herramienta OCR mejor, y UPDF es una sólida candidata en este sentido. Con su alta precisión, su IA y su amplia compatibilidad con idiomas, UPDF puede facilitarle mucho la vida si lo descarga y utiliza las funciones OCR junto con sus otras funciones de edición de PDF.